CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.4 Đánh giá về thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
3.4.3 Những nguyên nhân
Nguyên nhân chủ quan :
Do trình độ đội ngũ cán bộ cịn hạn chế. Trong q trình tuyển dụng, Cơng ty chưa thực sự chú ý đến chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm thực tế của nhân viên. Mặc dù phần lớn số nhân viên trong Cơng ty tốt nghiệp trình đọ đại học khối kinh tế và quản trị kinh doanh, nhưng trong số đó hầu hết mới chỉ biết một ngoại ngữ, có người chưa thơng thạo một ngoại ngữ.
Thêm nữa, do Cơng ty hạn chế về tài chính để đầu tư cho trang thiết bị kỹ thuật, kho bãi, phương tiện vận tải nên dẫn đến việc thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, bị động, lệ thuộc vào cơng ty th ngồi, đồng thời nguồn lợi to lớn từ loại hình dịch vụ tổng hợp này vẫn tiếp tục chảy vào túi các doanh nghiệp khác
Ngồi ra cịn có các ngun nhân chủ quan khác phát sinh trong các khâu của quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển như sau:
Phát sinh trong khâu chuẩn bị chứng từ:
Vì sự chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách của Công ty. Khi chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo Hải quan, do nhân viên PHP kiểm tra không kỹ, làm thiếu chứng từ hoặc khai báo sai sót các thơng số ở các loại chứng từ khác nhau. Đây là lỗi rất dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ bao gồm rất nhiều loại giấy tờ kèm
theo rất nhiều khoản mục trên đó. Các thơng số khai báo khơng khớp nhau dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất rất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị Hải quan trả lại hoặc phải mất thời gian sửa chữa hoàn thiện lại bộ chứng từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của q trình nhận hàng nhập khẩu.
Đơi khi, bộ chứng từ bị thiếu lại do bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song do nhân viên của Công ty đã không kịp thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ sung, cũng có thể do trình đọ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời những thiếu sót này.
Phát sinh trong khâu nhận hàng nhập khẩu:
Nếu nhận viên của PHP không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót như nhận hàng không đúng, không đủ, thiếu về trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói khơng đúng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng… Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết.
Phát sinh trong khâu vận chuyển hàng hóa:
Trong q trình vận chuyển hàng hóa nhiều khi gặp những trở ngại ngoài dự định, chẳng hạn như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt…, kích cỡ các con tàu chở hàng từ nước ngồi q lớn, khơng đi sâu vào cảng được. Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có cách giải quyết hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi này rất hay xảy ra khiến hàng nhập chậm lại.
Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu khác nhau trong đó có các khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa như khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng…Chúng cũng ít nhiều liên quan, ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ…làm giảm chất lượng nhận hàng của cơng ty.
Tiến độ nhận hàng bị chậm còn do việc phối hợp giữa các bộ phận tham gia trực tiếp vào quy trình giao nhận cịn thiếu nhịp nhàng, chưa có sự phói hợp ăn ý giữa các nhân viên phụ trách các khâu khác nhau ( nhân viên làm chứng từ, nhận viên kiểm hàng, nhận viên vận chuyển hàng, bộ phận thuê tàu,…).
Nguyên nhân khách quan :
- Trong làm thủ tục hải quan, cán bộ Hải quan gây khó khăn trong q trình làm thủ tục khai hải quan, thuế nộp cho cán bộ hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước.
- Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn hoặc tàu đến trễ.
- Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định.
- Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hóa chính là đối tượng của hoạt động giao nhận.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH MTV PANDA LOGISTICS 4.1 Định hướng phát triển nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH MTV Panda Logistics
Để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, PHP đã đề ra mục tiêu giữ vững tỷ lệ lãi trên doanh thu trong mấy năm tiếp theo ở mức từ 10%- 20%. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với tồn bộ các hoạt động của Cơng ty. Để thực hiện được mục tiêu khó khăn này, Cơng ty đang nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp XNK vừa và nhỏ ở trong nước. Cùng với đó, Cơng ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:
- Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi, thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận
- Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống.
- Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, chú trọng tới thị trường Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, nhưng vẫn chủ yếu chú trọng vào phương thức giao nhận bằng đường biển trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm.
- Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong văn phịng cơng ty, giữa văn phòng với chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau vì lợi ích chung và lợi ích của từng đơn vị.
- Thường xuyên tổ chức hội thảo, đưa ra các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn cho các cán bộ nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hồn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao được ý thức trách nhiệm đối với Cơng ty.
Ngồi những định hướng chung của Công ty trong thời gian tới, Cơng ty cịn đưa ra phương hướng nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Đó là hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Cơng ty, đồng thời đơn giản hóa và hiện đại hóa việc thực hiện quy trình đó.
4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH MTV Panda Logistics
Để nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, từ những tồn tại như đã nêu trên tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nói riêng và hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung tại cơng ty TNHH MTV Panda Logistics Hải Phòng như sau
* Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo Hải quan, chứng từ giao nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết, nhân viên PHP khơng thể nhận hàng đúng hạn. Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thơng suốt, dễ dàng hơn. Cơng ty nên có những giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như:
- Phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào cịn chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bêb liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc khơng phù hợp.
- Cần phân cơng người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
* Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên PHP sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực hiện tốt khâu này là:
+ Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên cơng ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục.
+ Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu
+ Khó khăn cịn do chủ quan xuất phát từ phía các cán bộ hải quan thiếu trình độ, thiện chí và sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng nhập của cơng ty, nhất là những hàng hóa khó xác định mã thuế. Khi đó, PHP sẽ rất cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với tình huống, có vậy mới tạo dựng được một mối quan hệ tốt, dành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của cán bộ hải quan, giúp công việc nhận hàng nhập khẩu được thực hiện trôi chảy.
-Đối với khẩu kiểm hóa:
Đây sẽ là khâu quyết định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay khơng, vì thế nhân viên Cơng ty cần làm tốt khâu này.
+ Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hoá thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho chủ hàng đúng về thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng.
+ Phân cơng cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được mặt hàng nhập khẩu và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hỉa quan chất vấn.
* Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng
Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, phù hợp với các chứng từ được giao, đồng thời có đúng với những điều khoản của hợp đồng hay
khơng. Khâu kiểm háo có thực hiện tốt mới đảm bảo cho công ty bảo vệ được quyền lợi của mình vì đã có căn cứ xác nhận khi có vấn đề phát sinh đối với chất lượng, số lượng hàng.
- Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa tại đâu, khi nào là nội dung đầu tiên mà nhân viên PHP phải hết sức lưu ý. Bởi chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hoặc địa điểm diễn ra công tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại quá trình nhận hàng. Địa điểm kiểm nghiệm có thể tại kho của khách hàng, tại kho của cảng… vào lúc trong hoặc sau khi nhận hàng.
- Công ty cũng phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng. Cấn cử thêm cán bộ chuyên trách trong Công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra để tránh những đổ vỡ, hư hỏng khơng đáng có ngay thời điểm nhận và kiểm hàng. Vì vậy, những cán bộ có chun mơn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên được lựa chọn.
- Kiểm tra hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác. Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có đúng hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn.
- Số lượng và chất lượng hàng là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm. Nhân viên Công ty cần căn cứ vào bản thảo hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho chính xác. Q trình kiểm hàng cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép.
- Kiểm tra cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu trên bao bì sản phẩm (nếu có) cũng phải được lưu ý đối với nhân viên PHP khi kiểm hàng để chắc chắn hàng nhận còn nguyên vẹn. Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thấy cần thiết.
* Hồn thiện cơng tác nhận hàng với tàu
Nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển yêu cầu phải được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm về chi phí và thời gian của khách hàng theo đúng địa điểm và thời gian đã định nhưng vẫn đảm bảo được hàng hóa trước và sau khi nhập có
chất lượng và số lượng như nhau. Để có thể nhận hàng đúng tiến độ mà khách hàng của Công ty yêu cầu thì các nhân viên PHP phải nỗ lực rất nhiều, lên kế hoạch cụ thể, làm từng bước chắc chắn theo tuần tự đã vạch ra, không làm tắt cũng như không được xem nhẹ khâu nào, đồng thời phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu, các bước đó.
Trong nhiều trường hợp tàu đến trễ nhưng mọi việc chuẩn bị cho cơng tác nhận hàng với tàu thì đã xong khiến nhiều xe và người được điều động phải chờ đợi ở cảng, gây lãng phí nguồn lực và mất rất nhiều thời giancho nhận hàng. Cũng có khi vì các nguyên nhân khác mà việc nhận hàng chậm lại cũng sẽ gây khơng ít khó khăn, tổn thất cho Cơng ty. Để khắc phục những rủi ro này, Công ty cần:
- Làm tôt các khâu chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa, chuyên chở hàng… Thường xuyên giữ liên lạc với nhà ủy thác để họ cung cấp thông tin cũng như các chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng.
- Lên lịch nhận hàng phù hợp với giờ tàu đến. Theo dõi diễn biến, hành trình của tàu chun chở để có thơng tin sớm nhất, kịp thời có những ứng phó khi cần thiết.
- Nên cân nhắc cử ra một người lãnh đạo phụ trách hợp đồng nhận hàng để người này chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đơn đốc, móc nối các khâu trong quy trình nhận hàng được thuận lợi, kịp tiến độ.
* Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới
Con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải có những người tài. Để PHP phát triển lâu dài, Công ty cần phải không ngừng nâng cao trình độ đội ngũ lao động của mình.
Trước hết là trình độ về nghiệp vụ, cho dù mỗi nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng vai trị của Cơng ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mình là khơng thể phủ nhận. Cơng ty cần thường xun tổ chức các khóa học về nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các cán bộ kinh doanh. Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo giữa ngắn hạn và dài hạn, vừa học hỏi, vừa tích