3.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của Bộ ngoại thương cấp, đơn xin
phép xuất nhập khẩu 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 5 tháng 12 năm trước, đơn xin phép xuất nhập khẩu 6 tháng cuối năm gửi trước ngày 5 tháng 6 năm thực hiện. Trên cơ sở, giấy phép 6 tháng Bộ Ngoại thương cấp, đối với từng chuyến hàng nhập khẩu, công ty làm thủ tục xin cấp giấy phép nhập khẩu từng chuyến với tổ cấp giấy phép xuất nhập khẩu do Bộ Ngoại thương thành lập ở cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn. Công ty làm tờ khai hàng nhập khẩu với cơ quan hải quan cửa khẩu và xuất trình giấy phép do tổ cấp giấy phép cấp.
Bộ hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu bao gồm: Đơn xin giấy phép nhập khẩu, bản sao hợp đồng, các giấy tờ liên quan( Tờ khai xanh, tờ khai nhập khẩu, phụ lục tờ khai xanh).
3.3.2 Đơn đặt hàng nhập khẩu
Cơng ty hoạt động dưới hình thức là cơng ty TNHH, song là công ty con, với 100% số vốn nước ngồi từ cơng ty mẹ là tập đồn Faw Trung Quốc. Phịng kinh doanh của cơng ty có một bộ phận chuyên về mảng thị trường, đi khai thác thị trường, tìm kiếm các đơn hàng từ các cơng trình đang thi cơng và các cơng ty đang hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Phòng kinh doanh lập bản báo cáo chi tiết về thị trường và đưa ra lượng cầu cần thiết để ra quyết định lượng cung cụ thế. Tiếp theo, công ty sẽ gửi fax cho bên bán – chính là cơng ty mẹ là tập đồn Faw Trung Quốc nội dung của đơn đặt hàng bao gồm: Tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của công ty, số ngày tháng lập đơn hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, thời hạn và địa điểm hàng tới Việt Nam.
3.3.3 Thuê phương tiện vận tải
Công ty là bên A ký hợp đồng vận chuyển với bên B là công ty cổ phần thương mại và dịch vụ vận tải Trường Sơn Việt ở địa chỉ số 812 Trần Nhân Tông, Nam Sơn, Kiến An, Hải Phịng. Đối với tất cả các lơ hàng nhập của công ty đều do Trường Sơn Việt phụ trách vận chuyển tới kho hàng. Là đơn vị duy nhất giúp cơng
ty vận chuyển hàng hóa, làm việc cùng nhau đã lâu năm. Tất cả các hợp đồng được thông qua rất nhanh do có sự uy tín và tin tường lẫn nhau.
Tất cả các hợp đồng được ký kết trong đó, bên A đưa ra địa điểm, thời gian giao và nhận hàng cho bên B. Bên A có trách nhiệm giao nhận xe tại địa điểm quy đinh cho bên B, làm đăng ký biển tạm cho xe, giao chứng từ đầy đủ và hợp lệ để bên B tiến hành các thủ tục vận chuyển xe và thanh tốn chi phí cho bên B đúng thời gian quy định.
Bên B có trách nhiệm làm các thủ tục xin cấp phép để vận chuyển xe theo quy định (trừ đăng ký tạm thời), mua bảo hiểm cho xe, chi trả tồn bộ các chi phí trong q trình điều xe như phí xăng dầu, phí cầu đường…. và các chi phí phát sinh khác, nhận và giao xe cho bên A theo đúng thời gian quy định trong hợp đồng. Trong quá trình bên B vận chuyển xe cho bên A nếu xảy ra hỏng hóc do lỗi kỹ thuật xe của bên A gây ra hoặc các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, lũ lụt, chiến tranh… thì bên B phải thơng báo ngay cho bên A trong vòng 1 tiếng đồng hồ khi sự cố phát sinh để hai bên cùng nhau giải quyết. Nếu bên B khơng thơng báo cho bên A kịp thời thì bên B sẽ phải đền bù toàn bộ tổn thất. Bên B có trách nhiệm bảo quản hàng hóa cho bên A trong suốt q trình vận chuyển, nếu để xảy ra hư hỏng, thất thốt thì phải bồi thường cho bên A theo đúng giá trị xe.
Do có sự tin tưởng và uy tín trong cơng việc, hoạt động thuê phương tiện vận tải của cơng ty khơng hề gặp khó khăn nào. Việc có một đối tác lâu dài giúp cơng ty tiết kiệm khá nhiều chi phí bên cạnh đó cịn đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của mình.
3.3.4 Làm thủ tục hải quan
3.3.4.1 Chuẩn bị tài liệu xin số đăng ký đăng kiểm
Căn cứ vào thông tư 31/2011/TT-BGTVT ngày 15 tháng 4 năm 2011của Bộ giao thông vận tải, ban hành quy định về kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu, công ty chuẩn bị các tài liệu liên quan từ cục đăng kiểm chuẩn bị cho quy trình nhập khẩu, cơng ty chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau để lập một bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra theo quy định của thông tư và nộp trực tiếp cho Cơ quan kiểm tra:
+ Bản chính giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa có mẫu kèm theo của cục đăng kiểm cho mỗi lô hàng nhập khẩu. Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng bản chính được lưu vào bộ hồ sơ lơ hàng nhập khẩu đầu tiên. Những lô hàng tiếp theo, công ty tiến hành nộp bản sao để cơ quan hải quan theo dõi, khơng phải nộp bản chính hoặc phải đăng ký kiểm tra chất lượng lại đối với từng lô hàng nhập khẩu tiếp theo, chỉ yêu cầu nộp bản kết luận chất lượng hàng hóa nhập khẩu theo qui định tại Điểm b
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty + Giấy giới thiệu
+ Phiếu đầu xe
+ Giấy kiểm tra y tế (trạm kiểm tra dịch tễ cấp) + Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
+ Catalog và thông số kỹ thuật của xe
3.3.4.3 Làm thủ tục xin cấp biển tạm
Thực hiện làm thủ tục xin cấp biển tạm với các loại giấy tờ sau: + Giấy khai đăng ký xe có mẫu kèm theo
+ Tờ khai nhập khẩu
+ Bản kê chi tiết số khung số máy theo mẫu + Bản cà chi tiết số khung số máy theo mẫu + Hợp đồng thương mại
+ Giấy chứng nhận xuất xứ +Giấy giới thiệu
3.3.4.4 Làm thủ tục thơng quan hàng hóa
Sau khi làm đăng kiểm hiện trường xong, công ty tiến hành làm thủ tục thông quan hải quan, các giấy tờ cần chuẩn bị:
+ Tờ khai hải quan bản gốc
+ Tờ khai nguồn gốc 3 liên bản gốc
+ Giấy chứng nhận an tồn kỹ thuật và bảo vệ mơi trường 3 liên ( bản gốc do Cục đăng kiểm Việt Nam cấp)
3.3.5 Giao nhận, kiểm tra hàng hóa
Cơng ty tiến hành nhập khẩu theo phương thức DAF tại cửa khẩu Hữu Nghị Lạng Sơn. Tại đây, đại diện của công ty và bên bán sẽ kiểm tra và cung cấp - nhận hàng ngay tại cửa khẩu Hữu Nghị, Lạng Sơn, đồng thời bên bán phải một tập hợp các tài liệu trong bản chính cho cơng ty bao gồm:
+ Ký hố đơn thương mại + Danh sách đóng gói chi tiết
+ Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng do nhà sản xuất cấp( Trung Quốc FAW Group Import & Export Co, Ltd)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E do nước cộng hòa nhân dân Trung Quốc kiểm tra xuất nhập cảnh và kiểm dịch văn phịng
+ Tiếp nhận hàng hóa đã ký và đóng dấu của đại diện của người mua và người bán + Giấy chứng nhận xuất xứ do Hội đồng Trung Quốc để thúc đẩy thương mại quốc tế
Đối với mặt hàng xe tải hạng nặng, công ty được thông quan theo luồng đỏ hoặc vàng. Đối với luồng đỏ thì kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thơng quan hàng hóa. Đối với luồng vàng thì kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa.
Trước khi xe đến cửa khẩu, bên bán sẽ thông báo trước cho công ty một khoảng thời gian nhất định để công ty lập kế hoạch nhận và vận chuyển xe. Sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan, công ty nhận xe và tiến hành giao cho bên vận chuyển.
3.3.6 Làm thủ tục thanh tốn
Cơng ty tiến hành thanh toán bằng phương thức T/T (Telegraphic transfer - điện chuyển tiền) thường thường là T/T sau, sau khi nhận hàng thì tiến hành thanh tốn, có hợp đồng được trả chậm 6 tháng. Cơng ty thanh tốn bằng đồng CNY hoặc USD vào tài khoản của bên bán. Công ty làm việc trực tiếp với Ngân hàng công thương Trung Quốc chi nhánh ở Trần Duy Hưng Hà Nội, sau khi nhận hàng cùng với bộ chứng từ hợp lệ, cơng ty thanh tốn tiền hàng cho ngân hàng và nhận giấy báo có từ bên bán.
3.3.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quá trình thực hiện hợp đồng có xảy ra các trường hợp bất khả kháng hay chậm trễ trong giao hàng hoặc khơng giao hàng thì sẽ được giải quyết bằng thương lượng và hịa giải giữa các đại diện có thầm quyền của mỗi bên. Nếu giải quyết bằng trọng tài thì phù hợp với luật thương mại quốc tế Trung Quốc hoặc Ủy ban trọng tài kinh tế sau đó sẽ có hiệu lực của ba trọng tài viên theo quy định. Thủ tục tố tụng và quyết định bằng tiếng anh. Quyết định của trọng tài sẽ là cuối cùng và rang buộc các bên. Các bên theo đây sẽ nhận và thực thi các quyết định ở trong nước của mình. Trọng tài sẽ diễn ra tại Bắc Kinh Trung Quốc, ngôn ngữ trọng tài là tiếng anh. Trọng tài được quản lý và phù hợp với pháp luật của Cộng hòa Nhân dân Trung Quốc.
3.4 Kết luận về quy trình nhập khẩu mặt hàng xe tải hạng nặng của công ty TNHH quốc tế Faw Việt Nam