2.4 .1Những thành công đã đạt được của Công ty
3.2 Các đề xuất giải pháp về hoàn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty
3.2.1. Các đề xuất các giải pháp về việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tạ
hàng tại cơng ty TNHH KNiC – Shoptretho.com.vn
Để hoàn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng từ hoạt động bán hàng tới kiểm sốt lực lượng bán hàng thì đầu tiên nhà quản trị cần phải luôn theo dõi, nghiên cứu và đánh giá các hoạt động bán hàng. Thơng qua đó, nhà quản trị điều chỉnh và đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá, hình thức kiểm sốt phù hợp và khoa học, dễ ứng dụng.
Các kết quả của hoạt động kinh doanh bán hàng sẽ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới cơng tác đánh giá hoạt động kiểm sốt.
a. Về quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng tại Cơng ty
- Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm sốt : Cơng ty đang sử dụng khá tốt và khá phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, chiến lược mở rộng thị trường , hệ thống phân phối của mình nên Cơng ty cần phải điều chỉnh và đánh giá lại các tiêu chuẩn để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của từng nhóm hàng và từng chi nhánh khác nhau hơn nữa. Các tiêu chuẩn phải phù hợp với quy mô kinh doanh và hoạt động kinh doanh của Công ty luôn phải đảm bảo được sự thực thi như :
+ Dựa vào các tiêu chuẩn đã xây dựng để điều chỉnh bổ sung và sửa đổi: như năng suất làm việc của nhân viên, chất lượng công việc, đạo đức tác phong làm việc.. Các báo cáo giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban chưa được thường xuyên và đề đặn do vậy cần có những quy định nghiêm ngặt trong vấn đề này. Ý thức trách nhiệm tổ chức kỷ luật của một số nhân viên còn yếu kém cần được xem xét lại và có những hình thức đào tạo và xử lý phù hợp nhằm tạo được một đội ngũ nhân viên bán hàng chuyển nghiệp.
Về các tiêu chuẩn phản ánh kết quả bán hàng ngồi doanh thu từ hoạt động bán hàng thì Cơng ty cũng phải cần quan tâm tới tiết kiệm các chi phí bán hàng và những lợi nhuận để duy trì hoạt động kinh doanh. Ngồi dựa vào các báo cáo kinh doanh của từng kỳ thì bên phía Cơng ty cần phải dựa vào tình hình kinh doanh thực tế và những mức dự báo tương lai để lên được những chỉ tiêu , mục tiêu đề ra. Từ những yếu tố đó sẽ giúp Cơng ty có thể sử dụng nguồn vốn hữu ích nhất để tạo lợi thế trong chiến lược mở rộng hoạt động kinh doanh. Ngồi ra, Cơng ty cần có sự kết hợp các tiêu chuẩn định tính và định lượng : mức độ thỏa mãn nhu cầu khách hàng, các dịch vụ bổ sung thực hiện trước, trong và sau khi bán, trình độ văn hóa của nhân viên. Bởi hoạt động kinh doanh chính của Cơng ty là mang lại một chất lượng dịch vụ và cung cấp các sản phẩm hữu ích dành cho Mẹ và Bé nên những tiêu chí này rất là quan trọng.
+ Để có thể kiểm sốt tốt hoạt động bán hàng thì cần phải nghiên cứu các bộ phận liên quan tới hoạt động bán hàng như: bộ phận nhập hàng, kho bãi hay bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hóa .. của Cơng ty để từ đó có những tiêu chuẩn phù hợp nhất và chính xác nhất. Sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa và đồng bộ thống nhất giữa các bộ phận sẽ giúp cho hoạt động bán hàng được liên tục, tránh các tình trạng thiếu hàng
hay mức tồn quá nhiều gây trở ngại cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Ngồi ra, với sự kết hợp tốt giữa các bộ phận tốt sẽ giúp các khâu diễn ra nhanh chóng để mang lại cho khách hàng sự hài lòng về những chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Trong quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng thì Cơng ty ln phải xây dựng cho mình một hệ thống các tiêu chuẩn kiểm soát rõ ràng và tạo được sự đồng tình của các lực lượng bán hàng. Như vậy, mục tiêu của Cơng ty đặt ra sẽ nhanh chóng được thực hiện và hiệu quả nhất.
- Đánh giá về kết quả kiểm sốt hoạt động bán hàng : Tuy Cơng ty đã dựa vào các kết quả báo cáo kinh doanh hàng tuần và kết quả báo cáo của bộ phận kiểm sốt bán hàng nhưng nhà quản trị cần phải ln đặt ra được những vấn đề xảy ra trong mọi tình huống đối với nhân viên bán hàng để từ đó nhà quản trị có thể nắm bắt tốt hơn tình hình thực tế hoạt động kinh doanh. Công ty đã sử dụng những phương pháp đánh giá khá là hiệu quả nhưng Cơng ty cần tích cực sử dụng tốt hơn và biết kết hợp những phương pháp khác nhau để nhận thấy được rõ hơn thực trạng hoạt động kinh doanh của từng chi nhánh, từng nhóm hàng. Để kết hợp tốt hơn thì Cơng ty có thể sử dụng :
+ Tăng cường tiếp xúc trực tiếp với các nhân viên của từng chi nhánh thông qua các buổi đi thực tế thị trường của các nhà quản trị hoặc ban kiểm sốt của Cơng ty. Tuy khá mất thời gian nhưng từ những cuộc tiếp xúc nhân viên như vậy , nhà quản trị có thể nắm bắt được mong muốn của nhân viên, đánh giá được năng lực trong quá trình làm việc và tạo sự gần gũi giữa cấp trên và cấp dưới. Để từ đó, mơi trường làm việc thân thiện và tạo nguồn cảm hướng phát triển , sáng tạo của nhân viên trong q trình bán hàng.
+ Ngồi ra, ban kiểm sốt sẽ theo lịch định kỳ và thường xun thì có thể tổ chức kiểm sốt đột xuất như vậy, ban kiểm soát sẽ biết thêm được những vấn đề tồn tại trong q trình bán hàng tại các chi nhánh.
+ Ngồi ra, sức cạnh tranh trên thị trường về ngành kinh doanh cung cấp các dịch vụ cho Mẹ và Bé ngày càng gay gắt. Do vậy, Công ty cần chú trọng hơn công tác đánh giá thị trường, thu thập, nghiên cứu những thơng tin về chất lượng, mẫu mã hàng hóa của các bên và nâng cao, hoàn thiện chất lượng phục vụ để tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường đối với những đối thủ cạnh tranh mạnh như : Bibomart, Kisplaza, Tuticare….. Để từ đó, đánh giá mức độ cạnh tranh và xu thế của thị trường về số
lượng, chủng loại nâng cao khả năng phát triển sản phẩm và đưa ra chiến lược cạnh tranh, tăng thị phần, nâng cao uy tín
+ Tăng cường các hoạt động xúc tiến quảng cáo , giới thiệu các sản phẩm hàng hóa và hệ thống mạng lưới phân phối tại Công ty.
Khi Công ty đã đứng vững trên thị trường và nhận được những phản hồi tích cực, sự chấp nhận trung thành từ phía khách hàng thì Cơng ty cần phản nỗ lực hơn nữa để duy trì và phát huy thương hiệu.
- Đối với hoạt động điều chỉnh hoạt động bán hàng tại Công ty
+ Hoạt động điều chỉnh là không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp thương mại nào. Đi từ những tiêu chuẩn tới các phương pháp đánh giá hoạt động bán hàng cần được nâng cao và hoàn thiện về chất lượng. Mọi hoạt động điều chỉnh phải dựa vào tình hình thực tế khách quan của Cơng ty để có thể điều chỉnh một cách phù hợp và khơng được q phức tạp, khó áp dụng gây khó khăn cho người thực hiện và quá chuyên môn với ban kiểm sốt của Cơng ty. Để đảm bảo được các u cầu chất lượng của công tác kiểm sốt thì nhà quản trị cần phải có những đánh giá và nhận xét trên các bản báo cáo hoạt động kinh doanh từng kỳ và bảng báo cáo của bộ phận kiểm soát gửi lên. Như vậy, nhà quản trị sẽ đưa ra được những nguyên nhân và những vấn đề cịn tồn tại đã dẫn đến những thiếu sót, khơng đảm bảo được chất lượng tới cho khách hàng. Tổng hợp những vấn đề , nguyên nhân để ban lãnh đạo công ty cùng họp bàn lại và đưa ra những phương án tối ưa nhất và nhanh , phù hợp nhất. Mọi hoạt động điều chỉnh phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời và đúng lúc và phù hợp với định hướng phát triển của Cơng ty. Ngồi ra, sự điều chỉnh kịp thời sẽ giúp Công ty tránh được những rủi ro khơng đáng có và tổn thất cũng như cơ hội phát triển trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Sự đa dạng và phong phú sản phẩm hàng hóa của Cơng ty là những sản phẩm có sự cạnh tranh và sự gia nhập ngành của các đối thủ cạnh tranh trên thị trường khá dễ dàng trên thị trường.
+ Những hoạt động điều chỉnh hoạt động bán hàng cần được thơng báo và triển khai nhanh chóng xuống cho các nhân viên cấp dưới. Bởi như vậy, các nhân viên bán hàng sẽ nắm được nhanh chóng và có thể áp dụng ngay trong hoạt động bán hàng. Khi những hoạt động điều chỉnh hoạt động bán hàng như thay đổi cách quản lý phần mềm bán hàng thì cần được nhanh chóng hồn thiện và hướng dẫn mọi người một cách
nhanh chóng để được sử dụng dễ dàng. Trong q trình áp dụng cần có đội ngũ theo sát những hoạt động để hướng dẫn và khắc phục tình trạng lỗi. Về cơ sở hạ tầng lắp đặt camera, cửa từ cần được theo sát và phân công trách nhiệm cho cán bộ nhân viên kiểm soát của Cơng ty. Như vậy, các cán bộ ngồi những chuyển kiểm sốt tại các chi nhánh thì họ có thể dựa vào sự theo sát hàng ngày qua hệ thống của cơng nghệ sẽ giúp nắm bắt tình hình thực tế hơn tại các chi nhánh.
+ Phân công trách nhiệm cho từng bộ phận, từng chi nhánh như vậy sẽ nâng cao được ý thức trách nhiệm của nhân viên trong q trình làm việc. Ví dụ như: Đối với bộ phận kho bãi thì cần được kiểm tra, theo dõi định mức tồn thường xuyên và chặt chẽ như vậy sẽ khơng gây ra tình trạng thất thốt hàng hóa hay hoạt động bán hàng phải gặp những phàn nàn từ phía khách hàng.
b. Về cơng tác kiểm sốt lực lượng bán hàng
- Đối với quy trình đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên
Nhân viên bán hàng là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Họ là cầu nối giữa Công ty với khách hàng. Do vậy, công ty cần phải chú trọng tới :
+ Tuyển chọn lực lượng bán hàng : Nhà quản trị cần đưa ra những tiêu chuẩn, yêu cầu cần thiết cho từng vị trí ứng tuyển của nhân viên. Để có thể dễ dàng nắm bắt theo dõi được trình độ chun mơn, những đánh giá nhận xét về quá trình làm việc của nhân viên đó. Việc lựa chọn nhân viên phù hợp sẽ đem lại được hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm các chi phí liên quan như : chi phí tuyển dụng,… Tránh các trường hợp tuyển dụng những nhân viên không đạt yêu cầu sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả kinh doanh của Cơng ty. Hơn nữa, ban kiểm sốt sẽ dễ dàng hơn đối với công tác thực hiện đánh giá.
+ Đào tạo và hướng dẫn : Ngoài những buổi đạo tạo về kiến thức sản phẩm của Cơng ty thì cần thường xun tổ chức các buổi đào tạo về văn hóa của Cơng ty nhằm khích đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Đồng thời, để giữ chân người tài thì Cơng ty cần phải tạo mọi điều kiện cho những nhân viên có khả năng, trình độ chun mơn và thành tích đạt được trong cơng việc, đào tạo họ có thể làm những cơng việc ở vị trí khó khăn, phức tạp hơn. Cơng tác đào tạo và huấn luyện phải dựa vào kết quả báo cáo kinh doanh và ban kiểm soát về tinh thần làm việc hay sự năng động trong cơng việc, đóng góp ý kiến, sự nhanh nhẹn xử lý các tình huống xảy ra trong quá trình làm việc…
Để từ đó làm cơ sở điều chỉnh , có những chính sách đào tạo lại nhân viên bán hàng nhằm đem tới hoạt động kinh doanh được thực hiện liên tục mà không bị gián đoạn.
- Công ty cần phải nâng cao chất lượng đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên. Hoạt động đánh giá thành tích hiệu quả cơng việc của nhân viên bán hàng là rất cần thiết. Bởi đánh giá này không chỉ giúp nhà quản trị nhận thấy được mức độ hồn thành và hiệu quả cơng việc mà còn là giúp cho nhân viên nhận ra được những ưu nhược điểm của bản thân. Thơng qua đó, nhà quản trị có những phương án đào tạo, chính sách tạo điều kiện để cho nhân viên cấp dưới nỗ lực không ngừng phát triển nghiệp vụ chun mơn và khuyến khích tinh thần làm việc của họ. Qua những kỳ đánh giá mức độ hồn thành thành tích của nhân viên sẽ thúc đẩy hơn tinh thần làm việc, tạo động lực cho các nhân viên bán hàng nhằm đem lại hiệu quả cao trong cơng việc.
Ngồi ra, để có đánh giá khách quan và cơng bằng, minh bạch giữa các nhân viên bán hàng thì nhà quản trị cần phải dựa vào các phẩm chất , đạo đức, năng lực chuyên môn, tinh thần làm việc và hơn hết tinh thần u cơng việc, nhiệt tình trong cơng việc của nhân viên.
+ Trình độ, kỹ thuật năng lực chun mơn : điểm mạnh ở đâu và điểm yếu là những gì?
+ Phẩm chất, đạo đức, tinh thần của nhân viên : những điểm được và chưa được? Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp thông qua các báo cáo kết quả kinh doanh từng kỳ và phương pháp theo dõi, đánh giá nhân viên. Do vậy, để tăng tính cơng bằng và sự đánh giá chính xác, thưởng phạt rõ ràng thì cơng ty có thể sử dụng kết hợp phương pháp thang điểm để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên bán hàng. Ví dụ như:
+ Đánh giá mức độ hồn thành cơng việc được giao : Nếu nhân viên hoàn thành tốt và được khách hàng đánh giá cao sự nhiệt tình trong cơng việc thì kết quả sẽ được đánh giá mức độ hồn thành cơng việc xuất sắc và ngược lại.
+ Đánh giá mức độ năng động sáng tạo của nhân viên: Trong quá trình bán hàng thì nhân viên có thể đóng góp ý kiến của mình để thực hiện công việc được hiệu quả nhất và đem lại sự hài lòng tới khách hàng. Nhân viên bán hàng có thể phản ánh, phản hồi lại những vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện để nhà quản lý có những phương án điều chỉnh kịp thời và nhanh nhất.
+ Đánh giá mức độ chấp hàng nội quy, nguyên tắc đặt ra: Phản ánh qua thái độ làm việc có nghiêm túc hay không?, chấp hành nội quy : đi đúng giờ, mặc đồng phục hay tác phong trong q trình làm việc…
Cơng ty có thể xây dựng phương pháp đánh giá thang điểm để đánh giá thành tích mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên trong quá trình thực hiện:
Bảng 3.1 : Bảng đánh giá nhân viên
STT Tiêu chí đánh giá Thang điểm
1 Mức độ hồn thành kế hoạch cơng việc 4
2 Thực hiện chấp hành quy định của Công ty 1
3 Trình độ chun mơn, kỹ năng trong cơng việc 2
4 Khả năng sáng tạo trong công việc 3
Dựa vào bảng đánh giá nhân viên với các tiêu chí đánh giá thì Cơng ty sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lực lượng bán hàng. Đồng thời, Cơng ty sẽ có những chính sách đãi ngộ, khen thưởng phù hợp cho những nhân viên xuất sắc đã hồn thành cơng việc được giao.Từ đó tạo động lực, khích lệ nhân viên tham gia tích cực hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Sau khi đánh giá được các tiêu chí đã đưa ra để đánh giá mức độ hồn thành công việc của nhân viên thì cần có những kết luận hay tổng hợp lại thông báo công khai cho tất cả nhân viên được biết như : nêu bật ra những điểm mạnh, điểm yếu, những điều cần chỉnh sửa hay thay đổi, khắc phục. Những phương án điều chỉnh , sắp xếp các vị trí phù hợp và phương án đào tạo, huấn luyện phù hợp.
Nhìn chung để kiểm sốt tốt lực lượng bán hàng thì Cơng ty cần phải nỗ lực nâng