Sơ đồ 2 .3 Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung
2.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỒ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC KẾ TỐN TRƯỞNG CÁC PHĨ GIÁM ĐỐC (3 Phó Giám đốc) Phịng Tổ chức – Hành chính Phịng Tài chính – Kế tốn Phịng kỹ thuật An tồn Phịng kế hoạch kinh doanh CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Xí nghiệp SXVL & XDTH Đội QLĐS 3 Đội QLĐS 4 Xí nghiệp XDCT Đội QLĐS 2 Đội QLĐS 1 Khách sạn đường sắt 4 Cung cầu đường: Lạc Sơn;Lệ Sơn;Minh Lệ;Ngân Sơn Đội Sản xuất vật liệu Đội Xây dựng cơng trình 5 Cung cầu đường: Long Đại;Mỹ Đức;Phú Hịa;Mỹ Trạch; Thượng Lâm 5 Cung cầu đường: Thọ Lộc;Hoàn Lão;Phúc Tự;Đồng Hới;Kệ Kỳ 5 Cung cầu đường: Tân Ấp;Khe Nét;Kim Lũ;Đồng Lê;Ngọc Lâm Đội Xây dựng tổng hợp
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ
phần đường sắt QB
2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
- Hội đồng quản trị (HĐQT): Gồm 4 thành viên do đại hội cổ đông bầu chọn, nhiệm kỳ của HĐQT là 3 năm. HĐQT có trách nhiệm lập chương trình kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn bị nổi dung nghị sự, tài liệu thảo luận và biểu quyết các văn bản thuộc quyền HĐQT hoặc lấy ý kiến bằng văn bản
- Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, đồng thời là người chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đứng ra
giải quyết những vẫn đề có tính chiến lược. Ngồi ra, giám đốc cịn chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi mặt hoạt động của cơng ty.
- Phó Giám đốc: Là người giúp việc đắc lực cho Giám đốc, được ủy quyền trực tiếp điều hành chỉ huy sản xuất kinh doanh triển khai thực hiện các quyết định của giám đốc quy định chế độ nội dung báo cáo của cấp dưới cho mình để tổng hợp vào báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm. Tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của trung tâm kinh doanh thị trường sao cho hiệu quả nhất. Ngoài ra, phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp và duy trì, phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có
- Phịng kỹ thuật an tồn: Tham mưu cho Giám đốc cơng ty lập kế hoạch sửa chữa và bảo dưỡng tài sản thiết bị, lập kế hoạch cung ứng vật tư và thu mua nguyên liệu chế biến hàng tự chế, lập và kiểm tra định mức cho từng mãn ăn phù hợp với thị hiếu khách hàng
- Phịng tài chính kế tốn: Thực hiện những cơng việc về chun mơn nghiệp vụ tài chính kế tốn theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kết toán,.... Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế dộ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh
- Phịng tổ chức hành chính: Phịng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào. Bộ phận này không chỉ mang trọng trách tham mưu cho lãnh đạo về cơng tác nhân sự mà cịn có trách nhiệm hồn thành các nhiệm vụ lưu trữ, văn thư hành chính và quản lý tài sản cho cơ quan. Phòng Tổ chức hành chính chịu sự quản lý tồn diện, trực tiếp của Giám đốc tổ chức, có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
2.4. NỘI DUNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG SẮT QUẢNG BÌNH
2.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty2.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của phịng kế tốn 2.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của phịng kế tốn
Kế toán trưởng:
+ Là người trực tiếp điều hành cơng tác kế tốn, tham mưu cho giám đốc quản lý kế tốn tài chính. Là người xác định hình thức kế tốn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng kế tốn viên của cơng ty, theo dõi tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh, lưu trữ bảo quản các tài liệu kế toán và lập các báo cáo kế tốn.
+ Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các phần hành kế toán, xử lý số liệu và tập hợp chi phí, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm, thực hiện kế toán thuế và các phần hành còn lại. Trên cơ sở số liệu ghi chép, tổng hợp từng phần hành của các kế tốn viên, kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra, ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính của cơng ty, xác định kết quả kinh doanh của công ty. Các tổ trưởng quản lý và theo dõi tình hình lao động, trên cơ sở bảng chấm cơng do các tổ gửi đến lập bảng thanh tốn tiền lương cho tổ. Sau đó gửi về phịng kế tốn làm căn cứ để phát trả lương cho nhân công. Sau khi hoạt động kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán thu thập chứng từ ban đầu chuyển về phịng kế tốn và mở sổ theo dõi
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp Kế tốn cơng nợ
số lượng vật liệu, số công nhân lao động, số chi phí sử dụng máy tiêu hao,…để thơng tin cho kế tốn được chính xác.
+ Phịng kế tốn sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp, cung cấp thơng tin cho việc quản lý và phân tích kế tốn.
Kế tốn cơng nợ:
+ Là một phần vô cùng quan trọng đối với bộ máy kế tốn, có chức năng chính là quản lý tồn bộ cơng nợ của cơng ty. Đồng thời cũng có vai trị tích cực đối với hỏa động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động tài chính, bởi kế tốn cơng nợ chính là cầu nối vững chắc giữa cơng tác trong doanh nghiệp với cơng tác tài chính.
+ Kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong doanh nghiệp.
+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh tốn phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh tốn có kết hợp với thời hạn thanh tốn, đơn đốc việc thanh toán, tránh chiếm đụng vốn lẫn nhau.
Kế toán tổng hợp
+ Là bộ phận thu thập, tổng hợp, xử lý, kiểm tra, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về số liệu chi tiết đến tổng hợp trên sổ kế toán.
+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về nhập, xuất, về các loại vốn, quỹ của cơng ty, xác định kế tốn lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước với ngân hàng,...
+ Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về các cơng tác kế tốn trình Giám đốc ban hành: quy định về việc luân chuyển chứng từ, cung cấp ố liệu, phân công lập báo cáo.
+ Ghi chép sô liệu vào sổ tổng hợp, lập bảng cận đối kế tốn và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách. Kiểm tra lại tính chính xác, trung thực của các báo cáo của các đơn vị trước khi đưa Giám đốc kí duyệt
+ Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế tốn – thống kê, thơng tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộp hận, cơ quan có liên quan
Cùng với việc đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc, từ lâu Cơng ty đã áp dụng hạch tốn kế tốn bằng máy vi tính nhằm giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế tốn các phần hành, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin cung cấp.
Hiện nay công ty Cổ phần đường sắt Quảng Bình đang sử dụng phần mềm kế tốn “MISA”. Phần mềm này được áp dụng đối với hình thức “Nhật ký chung”
Sơ đồ hạch toán kế toán Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hằng ngày, định kỳ Ghi cuối kỳ
Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ hạch tốn theo hình thức nhật ký chung
Phần mềm MISA được cơng ty sử dụng Chứng từ gốc
Sổ thẻ kế tốn chi tiết Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối, sổ phát sinh
2.6. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCHTHEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG SẮT QUẢNG BÌNH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG SẮT QUẢNG BÌNH 2.6.1. Đặc điểm về lao động,tình hình lao động và cơng tác chi trả lương trong công ty
2.6.1.1 Đặc điểm chung về lao động của công ty
Với quy mô mở rộng đang càng ngày càng nhân rộng thì Cơng ty Cổ phần đường sắt Quảng Bình đang tạo cơ hội việc làm cho rất nhiều người từ những trình độ văn hóa trung bình khá đến những người có chun mơn cao siêu. Hiện nay, Các tổ chức đảng, đồn thể: có Đảng bộ cơ sở, Cơng đồn cơ sở, Đồn TN Cơng ty trực thuộc Tổng công ty ĐSVN;
+ Về chun mơn gồm có: Hội đồng quản trị; Ban kiểm sốt; Ban điều hành; 4 phịng nghiệp vụ; 4 đội quản lý Đường sắt (gồm 19 cung cầu đường); 02 chi nhánh (Chi nhánh - Xí nghiệp Xây dựng cơng trình và Chi nhánh - Xí nghiệp Sản xuất vật liêu và Xây dựng tổng hợp).
+ Về nhân sự: Cơng ty có trên 550 cán bộ cơng nhân viên, trong đó có gần 60 Kỹ sư, Cử nhân có kiến thức chun mơn sâu và giàu kinh nghiệm, hơn 480 công nhân kỹ thuật lành nghề….
Với định hướng phát triển của Công ty cổ phần Đường sắt Quảng Bình là đa djang hóa sản phẩm, dịch vụ; mở rộng lĩnh vực sản xuất công nghiệp như sản xuất cấu kiện BT, cấu kiện thép, phụ kiện chuyên ngành Đường sắt, đầu tư xây dựng và các dự án xây dựng có tiềm năng. Vậy nên Tổng cơng ty cùng các cơng nhân viên trong tồn bộ công ty ngày càng nổ lực k kém để đưa công ty một ngày càng phát triển hơn.
2.6.2. Các hình thức tính tiền lương của cơng ty
Tiền lương:
Tiền lương và thu nhập khác của người lao động phụ thuộc vào kết quả lao động cuối cùng của từng người. Việc trả lương và phân phối các khoản thu nhập khác đối với người lao động theo nguyên tắc phân phối theo kết quả lao động, khuyến khích người lao động hồn thành nhiệm vụ cơng tác với chất lượng và hiệu quả cao, tự giác học tập nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ góp phần đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty.
Tiền lương của người lao động nhận được phải gắn liền với hiệu quả SX-KD của đơn vị mình. Chỉ tiêu để phân phối là mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu kết hợp với lợi nhuận của đơn vị. Tiền lương hàng tháng của người lao động được trả trực tiếp, một lần, đúng kỳ hạn vào tháng liền kề tại nơi làm việc bằng tiền mặt hoặc qua thẻ ATM (đối với lao động gián tiếp). Bảng chấm cơng được tính từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng. Thời gian chi trả:
+ Đối với người lao động gián tiếp thanh toán từ ngày 05-10 của tháng liền kề; + Đối với người lao động trực tiếp thanh tốn sau khi có đầy đủ các thủ tục hồ sơ nghiệm thu, thanh toán nhưng chậm nhất không được quá ngày 15 của tháng liền kề.
Do đặc điểm của các Công ty quản lý đường sắt là quá trình chạy tàu được diễn ra liên tục 24h/ ngày đêm, do vậy công nhân trong các Công ty đường sắt trực 3 ca/ngày đêm.
Các khoản trích theo lương tại các công ty được thực hiện theo đúng quy chế hiện hành bao gồm: BHXH (25%), BHYT (1,5%), BHTN (1%), KPCĐ (2%).
* Căn cứ trả lương:
phức tạp, tính trách nhiệm và mức độ hồn thành công việc của mỗi cá nhân để làm căn cứ trả lương cho người lao động và thông báo công khai trong đơn vị.
+ Cuối tháng các phịng, đơn vị họp, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao trong tháng và triển khai nhiệm vụ của tháng tiếp theo. Tổ chức phân loại chất lượng lao động (A, B, C) của từng cá nhân, tập thể và gửi văn bản phân loại về tổ đánh giá, phân loại chất lượng lao động của Công ty trước ngày 28 của tháng đó.
+ Tổ đánh giá, phân loại chất lượng lao động của Cơng ty tiến hành họp bình xét và ra thơng báo bằng văn bản cụ thể của các cá nhân và tập thể phòng, đơn vị.
+ Công ty trả lương trên cơ sở chất lượng công tác hàng tháng của người lao động đã được tổ đánh giá, phân loại của Công ty họp và thông báo.
- Các bộ phận lao động trực tiếp (khối hiện trường): căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng cơng việc hồn thành, bảng chấm cơng, bình điểm của đơn vị trong tháng để trả lương.
Ngồi ra cơng ty cịn có chế độ ăn giữa ca cho tồn bộ cán bộ công nhân viên với mức 25.000đ/ngày.
* Công tác tiền thưởng:
Ngoài tiền lương và phụ cấp theo quy định, người lao động còn được hưởng các chế độ tiền thưởng. Công ty áp dụng chế độ tiền thưởng như sau:
+ Tiền thưởng năng suất: Được tính thưởng trên khối lượng cơng việc sản xuất có hệ số khuyến khích động viên cá nhân và đơn vị hoàn thành vượt mức kế hoạch, cách tính cụ thể hàng năm theo hướng dẫn của hội đồng thi đua khen thưởng công ty.
+ Thưởng đề tài khoa học, sáng kiến kinh nghiệm, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất - kinh doanh: Tập thể, cá nhân người lao động khi có đề tài nghiên cứu khoa học, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa SX-KD…. phải báo cáo bằng văn bản có tính hiệu quả kinh tế rõ ràng, được hội đồng khoa học xét, đề nghị sẽ được công ty thưởng tuỳ theo mức độ làm lợi cho cơng ty nhiều hay ít.Mức thưởng chi tiết như sau:
- Mỗi cá nhân được có sáng kiến được cơng nhận được 500.000 đồng. - Người có nhiều sáng kiến nhất năm nhận 5.000.000 đồng
- Tập thể có sáng kiến nhiều nhất được thưởng 5.000.000 đồng + Thưởng danh hiệu cá nhân, tập thể lao động giỏi các cấp:
Đơn vị được ngành, tỉnh hoặc Bộ khen thưởng được cấp trên công nhận là đơn vị lao động giỏi thì ngồi mức thưởng của cấp trên, cơng ty sẽ có thưởng khuyếnkhích do Hội đồng quản trị quyết định sau khi có ý kiến của hội đồng thi đua nhưng cao nhất bằng mức thưởng do cấp trên quyết định thưởng.
Đơn vị hoặc tổ lao động giỏi cấp công ty được công ty thưởng với mức không thấp hơn 200.000 đ/tổ viên.
Cá nhân có thành tích xuất sắc được ngành, tỉnh, bộ khen thưởng hoặc công nhân đạt lao động giỏi, ngồi phần thưởng của cơng ty, cơng ty cịn có thưởng khuyến khích, mức thưởng cao nhất bằng mức cấp trên đó khen thưởng.
Cá nhân đạt lao động giỏi cấp công ty được công ty khen thưởng, mức thưởng không thấp hơn 100.000đ/người.
* Nguồn hình thành quỹ khen thưởng:
Lợi nhuận của Cơng ty còn lại sau khi đã nộp thuế thu nhập doanh nghiêp cho Nhà nước, trả cổ tức, trích nộp quỹ dự phịng tài chính theo quy định được phân phối cho 3 quỹ trong đó có quỹ khen thưởng của cơng ty do hội đồng quản trị quyết định chi tiêu phân phối cho người lao động.
Quỹ khen thưởng của công ty trước hết trích 10% lập quỹ khen thưởng của Giám đốc để thưởng cho các cá nhân có nhiều đóng góp xây dựng cơng ty theo quy