1.2.1 .Khái niệm
2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần xây dựng và phát triển
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Sơ đồ 1.2: Bộ máy quản lý của công ty.
Cơ cấu tổ chức tại công ty bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất tại công ty.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, quyết định mọi vấn đề
liên quan đến mục đích và quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề liên quan đến thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Thành viên đại hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu ra hoặc miễn nhiệm.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
- Tổng giám đốc: Là người giữ vai trò lãnh đạo chung, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thay mặt công ty chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Nhà nước và Tổng công ty.
- Các Phó tổng giám đốc: Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc trong
cơng tác nội chính và trực tiếp quản lý các xí nghiệp, các phịng ban thuộc trách nhiệm của mình, thu thập, cung cấp, thơng tin sản xuất kinh doanh đầy đủ giúp Tổng giám đốc đề ra các quyết định sáng suốt lãnh đạo công ty.
- Các phịng ban có nhiệm vụ:
+ Phịng Tài chính - Kế tốn:
• Quản lý chặt chẽ tài chính, tổ chức ghi chép các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, lập báo cáo tài chính.
• Tham mưu cho Tổng giám đốc về cơng tác tài chính, thơng tin kinh tế. • Tổ chức hạch tốn nội bộ cơng ty theo chế độ chính sách và phát luật của Nhà nước, điều lệ tổ chức kế toán và những quy định cụ thể khác của cơng ty, Tổng cơng ty.
+ Phịng Kinh tế - Kế hoạch:
• Đơn đốc, hướng dẫn các ban, đội triển khai thi công theo đúng tiến độ, yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ thiết kế và của chủ đầu tư dưới sự lãnh đạo của Tổng giám đơc và Phó tổng giám đốc.
• Tăng cường các mối quan hệ, tìm kiếm thị trường, đối tác để tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng , thi cơng, cung cấp vật tư…
• Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ vật tư nhằm cung cấp kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh.
+ Phòng Tổ chức - Hành chính:
• Tính lương, thưởng, tuyển dụng lao động, phụ trách vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ tiếp khách.
+ Các ban, đội xây dựng:
• Tổ chức thi cơng các cơng trình của cơng ty theo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật dưới sự quản lý của đội trưởng, các nhân viên kinh tế kỹ thuật…
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
2.3 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty cổ phần xây dựng và phát triển nông thôn 6
2.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty cổ phần xây dựng và phát triển nơng thơn 6. triển nơng thơn 6.
Bộ máy kế tốn là bộ phận quan trọng trong bộ máy của công ty, là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong những năm qua bộ phận này đã có những đóng góp khơng nhỏ đối với những thành quả mà công ty đạt được.
Công ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung: Tồn bộ cơng tác kế tốn của cơng ty được làm tập trung trên Phịng Tài chính - Kế tốn từ khâu kiểm tra, xử lý, hệ thống hoá, chứng từ, nhập dữ liệu cho đến việc ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích thơng tin kế tốn. Như vậy, cơng việc của cán bộ công nhân viên trong phịng kế tốn rất thuận lợi vì các kế tốn viên chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế tốn trưởng mà khơng phải qua khâu trung gian nào. Tại các ban, đội chỉ biên chế nhân viên kế tốn làm cơng tác thống kê, thu thập, tập hợp chứng từ, tổng hợp số liệu ban đầu sau đó gửi lên Phịng Tài chính - Kế tốn của cơng ty để các nhân viên kế tốn tại cơng ty xử lý.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trưởng:
+ Là người đứng đầu Phịng Tài chính - Kế tốn, chịu trách nhiệm tổ chức cơng tác kế tốn, hạch tốn kế tốn, trực tiếp phân cơng, chỉ đạo các nhân viên kế tốn của cơng ty.
+ Là người trực tiếp giúp Ban giám đốc tập hợp số liệu về kế tốn, tổ chức phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh ở khía cạnh tài chính, kế tốn để tìm ra biện pháp quản lý, các quyết định kịp thời, chính xác nhằm đảm bảo đem lại hiệu quả cao cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
- Kế tốn ngân hàng:
+ Chịu trách nhiệm về tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiến hành làm các thủ tục vay vốn, bảo lãnh các cơng trình. Chủ động làm việc với các đơn vị để hoàn tất hồ sơ vay vốn, hồ sơ bảo lãnh các cơng trình.
+ Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản vay.
+ Theo bóc tách các khoản lãi vay ngân hàng, phí bảo hành phân bổ cho từng cơng trình.
+ Theo dõi tài khoản chi phí chờ phân bổ.
- Kế tốn thanh tốn:
+ Đảm nhiệm phần kế toán thanh toán, là phần kế toán phức tạp gồm nhiều mối quan hệ phải đối chiếu hàng tháng.
+ Theo dõi tài khoản tạm ứng, theo dõi tiền về của các cơng trình, thuế VAT được khấu trừ của các cơng trình.
+ Chủ động làm việc với các đơn vị về tình hình cơng nợ, nhắc nhở các đơn vị về chứng từ, hố đơn cho hợp lệ.
+ Có trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ căn cứ vào thu, chi tiền mặt.
+ Cuối mỗi cơng trình quyết tốn, chủ động làm việc với các đơn vị phần chứng từ cịn cần phải thanh tốn, tổng số thuế VAT đầu vào được khấu trừ, số thuế VAT cịn phải nộp.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
- Thủ quỹ:
+ Làm cơng tác thủ quỹ, cùng kế tốn thanh tốn đối chiếu số dư hàng ngày, cùng kế toán ngân hàng giao dịch vay vốn tiền mặt và rút tiền về két tại ngân hàng.
+ Ngoài ra, thủ quỹ giúp các bộ phận theo dõi các khoản chi phí phân bổ cho từng ban, đội theo dõi từng cơng trình.
- Kế tốn tổng hợp chi phí và tính giá thành:
+ Đảm nhiệm phần kế tốn tính giá thành chi tiết cho từng cơng trình, theo từng khoản chi phí.
+ Tổng hợp, theo dõi chi phí quản lý cơng ty cho từng khoản mục chi phí để phục vụ cơng tác quản trị kinh doanh.
+ Cuối kỳ kế toán, lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tài chính. - Kế tốn các ban, đội xây dựng:
Tổng hợp các chứng từ ban đầu về vật liệu, tiền lương, các khoản chi phí khác đồng thời theo dõi doanh thu cơng trình, thanh tốn nội bộ giữa công ty và các ban, đội gửi về Phịng Tài chính - Kế tốn cơng ty.
2.3.2 Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế tốn tại Cơng ty cổ phần xây dựng và phát triển nông thôn 6.
Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Kỳ kế tốn năm (bắt đầu từ ngày 01/01/N kết thúc vào ngày 31/12/N). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: VNĐ.
- Hình thức sổ kế tốn: Chứng từ ghi sổ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước - xuất trước. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn thơng nhất do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
Việc ghi sổ kế tốn được các kế tốn thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế tốn mà thiết kế phù hợp với hoạt động của cơng ty. Phần mềm kế tốn đó là: SAO VIỆT ACCOUTING.
Căn cứ vào số lượng tài khoản cũng như quy mô, đặc điểm hoạt động của công ty, hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ của cơng ty được thực hiện như sau:
Sơ đồ 1.4: Trình tự kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ ở công ty.
Error: Reference source not found
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra
2.4 Thực trạng cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty
2.4.1 Cơng tác kế tốn Vật tư tại công ty CP xây dựng và phát triển nông thôn 6
- TK sử dụng :
TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Kết cấu tài khoản:
TK 153- Công cụ, dụng cụ: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến
động của cơng cụ, dụng cụ trong kỳ theo giá gốc. Kết cấu TK 153 giống hệt TK 152.
TK 153 có 3 tài khoản cấp 2:
Tk 1531- Công cụ, dụng cụ, phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại cơng cụ, dụng cụ sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
TK 1532- Bao bì ln chuyển, phản ánh giá trị hiện có và tình hình hiện có của bao bì ln chuyển sử dụng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
TK 1533- Đồ dùng cho thuê, phản ánh giá trị hiện có và tình hình cho th đồ dùng của doanh nghiệp
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
- Yêu cầu cung cấp:
Cung cấp các chứng từ gốc, đề đưa số liệu vào máy tính, đáp ứng các nhu cầu của nhà quản trị, ban lãnh đạo cơng ty.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
2.4.2 Đánh giá cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP xây dựng và phát triển nông thôn 6
- Ưu điểm: cơng tác kế tốn vật tư đã được có phần mềm quản lý, dễ dàng hơn cho cơng tác kế tốn, khơng cịn thủ cơng.
- Nhược điểm: hiện nay cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP xây dựng và phát triển nông thôn 6 đã được đưa vào sử dụng trên máy tính, nhưng cịn có nhiều bất cập, cơng việc báo cáo về vật tư chưa được nhanh chóng, kịp thời cho việc ra các quyết định của nhà quản trị.
- Hướng khắc phục: cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty cần phát triển thêm, nhìn nhận xem xét những điểm yếu, xem tại đơn vị cịn thiếu xót những khía cạnh nào, để tin học hóa, giúp cơng tác hồn thiện hơn.
2.5 Phân tích hệ thống
2.5.1 Mục tiêu của hệ thống:
Cập nhật và quản lý quá trình cập nhật về trị giá gốc của vật tư nhập kho trong kỳ.
Quản lý được sự tăng giá khi đánh giá lại vật tư. Quản lý trị giá vật tư thừa phát hiện khi kiểm kê.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Giúp Công ty tận dụng được năng lực tài nguyên máy tính cũng như năng lực con người nhằm giảm bớt chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Ngoài ra, yêu cầu đặt ra của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng. Đáp ứng được việc truy suất dữ liệu theo nhiều tiêu chí của nhà quản lý thơng tin .
2.5.2 Xác định u cầu và mơ tả bài tốn
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý, năm trước hoặc căn cứ vào yêu cầu đột xuất. Để tiến hành mua vật tư thì phịng vật tư gửi đề nghị lên Ban giám đốc, sau khi được phê duyệt thì phịng vật tư gửi yêu cầu đến nhà cung cấp về chủng loại, nhãn hiệu, số lượng để được cung cấp vật tư. Thông qua hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp được phê duyệt thì nhà cung cấp tiến hành xuất vật tư về kho. Vật tư về nhập kho, thủ kho kiểm tra hàng nhập về theo tiêu chuẩn chất lượng, vật tư đạt yêu cầu sẽ được người chịu trách nhiệm sẽ lập thẻ cân và chuyển cho thủ kho; Người lập phiếu viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm có 3 liên: 1 liên nộp cho kế toán vật tư vào sổ cuối tháng, 1 liên cung cấp cho nhà cung cấp để làm căn cứ thanh toán, 1 liên để cho thủ kho giữ.
- Khi các đơn vị nhận gửi phiếu yêu cầu xuất vật tư lên Ban giám đốc, được phê duyệt thì người lập phiếu viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho bao gồm 3 liên: 1 liên cung cấp cho kế toán vật tư vào sổ cuối tháng, 1 liên cung cấp cho đơn vị nhận, 1 liên cho thủ kho giữ.
- Khi nhập vật tư về kho người lập phiếu lập phiếu chi, phiếu chi được giao cho thủ quỹ, và cung cấp cho nhà cung cấp. Nếu chưa chi bằng tiền mặt sẽ có ủy nhiệm chi giao cho Ngân hàng, Ngân hàng sẽ cung cấp lại một giấy báo Nợ.
- Phát hiện vật tư nhập kho kém chất lượng, thiếu phẩm chất, bộ phận quản lý vật tư sẽ yêu cầu đến nhà cung cấp trả lại vật tư. Người lập phiếu lập phiếu thu giao cho nhà cung cấp và thủ quỹ. Chưa thu tiền ngay bằng tiền mặt sẽ có ủy nhiệm thu giao cho Ngân hàng, được Ngân hàng cung cấp lại giấy báo có.
- Căn cứ vào vào các phiếu nhập, phiếu xuất và các biên bản để ghi vào thẻ, sổ chi tiết. Ở kho cuối ngày thủ kho phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng loại vật tư để vào thẻ kho sau đó nộp cho phịng kế tốn.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thơn 6
- Định kỳ 3 ngày một lần kế tốn xuống kho thu phiếu nhập - xuất. Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ ký vào thẻ kho, xác định lượng tồn kho trên thẻ kho. Kế toán mang phiếu nhập - xuất kho về phịng kế tốn phân loại theo nhóm, loại, mục đích và các đối tượng sử dụng, định khoản và cập nhập theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hàng tháng Bộ phận quản lý vật tư lập các báo cáo: Báo cáo sử dụng vật tư, Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn và một số báo cáo khác theo yêu cầu quản trị gửi lên Ban giám đốc.
2.5.3 Mơ hình nghiệp vụ
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6