1.2.1 .Khái niệm
2.5 Phân tích hệ thống
2.5.1 Mục tiêu của hệ thống:
Cập nhật và quản lý quá trình cập nhật về trị giá gốc của vật tư nhập kho trong kỳ.
Quản lý được sự tăng giá khi đánh giá lại vật tư. Quản lý trị giá vật tư thừa phát hiện khi kiểm kê.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Giúp Công ty tận dụng được năng lực tài nguyên máy tính cũng như năng lực con người nhằm giảm bớt chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Ngoài ra, yêu cầu đặt ra của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng. Đáp ứng được việc truy suất dữ liệu theo nhiều tiêu chí của nhà quản lý thơng tin .
2.5.2 Xác định yêu cầu và mơ tả bài tốn
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý, năm trước hoặc căn cứ vào yêu cầu đột xuất. Để tiến hành mua vật tư thì phịng vật tư gửi đề nghị lên Ban giám đốc, sau khi được phê duyệt thì phịng vật tư gửi yêu cầu đến nhà cung cấp về chủng loại, nhãn hiệu, số lượng để được cung cấp vật tư. Thông qua hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp được phê duyệt thì nhà cung cấp tiến hành xuất vật tư về kho. Vật tư về nhập kho, thủ kho kiểm tra hàng nhập về theo tiêu chuẩn chất lượng, vật tư đạt yêu cầu sẽ được người chịu trách nhiệm sẽ lập thẻ cân và chuyển cho thủ kho; Người lập phiếu viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm có 3 liên: 1 liên nộp cho kế toán vật tư vào sổ cuối tháng, 1 liên cung cấp cho nhà cung cấp để làm căn cứ thanh toán, 1 liên để cho thủ kho giữ.
- Khi các đơn vị nhận gửi phiếu yêu cầu xuất vật tư lên Ban giám đốc, được phê duyệt thì người lập phiếu viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho bao gồm 3 liên: 1 liên cung cấp cho kế toán vật tư vào sổ cuối tháng, 1 liên cung cấp cho đơn vị nhận, 1 liên cho thủ kho giữ.
- Khi nhập vật tư về kho người lập phiếu lập phiếu chi, phiếu chi được giao cho thủ quỹ, và cung cấp cho nhà cung cấp. Nếu chưa chi bằng tiền mặt sẽ có ủy nhiệm chi giao cho Ngân hàng, Ngân hàng sẽ cung cấp lại một giấy báo Nợ.
- Phát hiện vật tư nhập kho kém chất lượng, thiếu phẩm chất, bộ phận quản lý vật tư sẽ yêu cầu đến nhà cung cấp trả lại vật tư. Người lập phiếu lập phiếu thu giao cho nhà cung cấp và thủ quỹ. Chưa thu tiền ngay bằng tiền mặt sẽ có ủy nhiệm thu giao cho Ngân hàng, được Ngân hàng cung cấp lại giấy báo có.
- Căn cứ vào vào các phiếu nhập, phiếu xuất và các biên bản để ghi vào thẻ, sổ chi tiết. Ở kho cuối ngày thủ kho phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng loại vật tư để vào thẻ kho sau đó nộp cho phịng kế tốn.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
- Định kỳ 3 ngày một lần kế toán xuống kho thu phiếu nhập - xuất. Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ ký vào thẻ kho, xác định lượng tồn kho trên thẻ kho. Kế toán mang phiếu nhập - xuất kho về phịng kế tốn phân loại theo nhóm, loại, mục đích và các đối tượng sử dụng, định khoản và cập nhập theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hàng tháng Bộ phận quản lý vật tư lập các báo cáo: Báo cáo sử dụng vật tư, Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn và một số báo cáo khác theo yêu cầu quản trị gửi lên Ban giám đốc.
2.5.3 Mơ hình nghiệp vụ
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
2.5.3.3 Tài liệu đặc tả chức năng:
(1.0) Nhập vật tư:
Hợp đồng mua: Căn cứ vào hợp đồng mua được thỏa thuận với nhà cung cấp, tiến hành mua vật tư theo chủng loại, số lượng và đơn giá đã thỏa thuận.
Lập phiếu nhập: Viết phiếu nhập theo số lượng thực nhận, theo giá trị ghi trên thẻ cân; và chỉ ghi trên cột số lượng.
Lập thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập). (2.0) Xuất vật tư:
Lập phiếu xuất: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên), ghi trên cột yêu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
Lập thẻ kho: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất trên phiếu xuất.
(3.0) Nhập chứng từ:
Nhập phiếu nhập: Cuối kỳ kế toán sẽ tổng hợp tất cả các phiếu nhập.
Tính đơn giá BQGQ: Thủ kho sẽ căn cứ chi tiết vào từng loại vật tư, tính đơn giá bình quân cho từng lần nhập.
Nhập phiếu xuất: Cuối kỳ kế toán sẽ tổng hợp tất cả các phiếu xuất.
Ghi sổ chi tiết vật tư: Sau khi đã nhập tất cả phiếu nhập và phiếu xuất, kế toán vật tư sẽ ghi từng nghiệp vụ nhập, xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.
(4.0) Kiểm kê- đối chiếu:
Lập bảng kê kiểm kê: Dựa vào tình hình kiểm kê thực tế từng loại vật tư, từ đó lập biên bản kiểm kê theo mẫu.
Đối chiếu: Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ tiến hành đối chiếu biên bản với tình hình thực tế xem có sai xót gì khơng.
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Xử lý: Sau khi kiểm kê và đối chiếu tình hình thực tế, nếu phát hiện sai xót sẽ tiến hành xử lý.
(5.0) Báo cáo:
Báo cáo Nhập - xuất - tồn vật tư: Dựa vào bảng kê nhập - xuất - tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng).
Báo cáo sử dụng vật tư: Dựa trên cơ sở báo cáo sản xuất do bộ phận sản xuất gửi đến để lập báo cáo về tình hình sử dụng vật tư cho sản xuất.
2.5.3.4 Hồ sơ dữ liệu sử dụng
a/ Phiếu nhập kho b/ Phiếu xuất kho c/ Thẻ kho
d/ Hóa đơn GTGT e/ Bảng tài khoản f/ Sổ chi tiết vật tư g/ Bảng kê N- X- T h/ Biên bản kiểm kê i/ Báo cáo N- X- T vật tư k/ Báo cáo sử dụng vật tư Một số mẫu hồ sơ dữ liệu: a/ Phiếu nhập kho
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
g/ Bảng kê N-X-T
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nơng thơn 6
2.5.4 Phân tích mơ hình khái niệm – logic 2.5.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
2.5.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
a/ Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “1.0: Nhập vật tư”
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
c/ Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: “3.0: Nhập chứng từ”
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
e/ Biểu đồ luồng dũ liệu mức 1: “5.0: Báo cáo”
2.5.4.3 Thiết kế mơ hình khái niệm dữ liệu
2.5.4.3.1 Liệt kê, chính xác hóa và chọn lọc thơng tin
Tên được chính xác của các
đặc trưng Viết gọn tên đăc trưng
Đánh dấu loại ở mỗi bước 1 2 3 a. PHIẾU NHẬP KHO Số phiếu nhập Số phiếu N √ Ngày nhập Ngày N √ (Số hiệu) TK nợ/phiếu nhập TK NợN √ (Số hiệu) Tk có/phiếu nhập TK CóN √ Tên nhà cung cấp Tên NCC √ Địa chỉ nhà cung cấp Địa chỉ NCC √
Lí do nhập Lý do N √
Tên kho Tên kho √
Tên Loại vật tư Tên Loại VT √
Tên vật tư Tên VT √
Mã vật tư Mã VT √
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Số lượng nhập số lượng N √
Đơn giá nhập Đơn giá N √
Thành tiền nhập Thành tiền N √ Tổng số tiền nhập Tổng số tiền N √ Số tiền nhập bằng chữ Số tiền N bằng chữ √
Tên nhà cung cấp Tên NCC √ Tên Thủ kho Tên Thủ kho √
b. PHIẾU XUẤT KHO
Số phiếu xuất Số phiếu X √
Ngày xuất Ngày X √
(Số hiệu) TK nợ/phiếu xuất TK NợX √ (Số hiệu) TK có/phiếu xuất TK CóX √ Tên đơn vị nhận Tên dvnhan √ Địa chỉ đơn vị nhận Địa chỉ dvnhan √
Lí do xuất Lý do X √
Tên kho Tên kho √
Tên vật tư Tên VT √
Mã vật tư Mã VT √
Đơn vị tính ĐVT √
Số lượng xuất Số lượng X √
Đơn giá xuất Đơn giá X √
Thành tiền xuất Thàng tiền X √ Tên Thủ kho Tên Thủ kho √
f. SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tên kho Tên kho √
Tên vật tư Tên VT √
Mã vật tư Mã VT √
Đơn vị tính ĐVT √
Số phiếu (Phiếu nhập/xuất) Số phiếu N/ Số phiếu X √ Diễn giải Diễn giải √ Ngày nhập/xuất Ngày N/ Ngày X √ Số lượng nhập Số lượng N √ Đơn giá nhập Đơn giá N √ Thành tiền nhập Thành tiền N √
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại cơng ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Số lượng tồn đầu kì Số lượng tồn ĐK √ Đơn giá tồn đầu kì Đơn giá tồn ĐK √ Thành tiền tồn đầu kì Thành tiền tồn ĐK √ Số lượng tồn trong kì Số lượng tồn ĐK √ Đơn giá tồn trong kì Đơn giá tồn TK √ Thành tiền tồn trong kì Thành tiền tồn TK √ Số lượng tồn cuối kì Số lượng tồn CK √ Đơn giá tồn cuối kì Đơn giá tồn CK √ Thành tiền tồn cuối kì Thành tiền tồn CK √
g. BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN
Ngày tháng Nhập/ Xuất/ Tồn Ngày N/ Ngày X/ Ngày T √
Đơn vị tính ĐVT √
Tên vật tư Tên VT √
Số lượng nhập Số lượng N √ Số lượng xuất Số lượng X √ Số lượng tồn kho cuối kỳ Số lượng tồn kho CK √
i. BÁO CÁO NHẬP- XUẤT- TỒN
Ngày tháng Nhập/ Xuất/ Tồn Ngày N/Ngày X/Ngày T √
Mã kho Mã kho √
Mã vật tư Mã VT √
Tên vật tư Tên VT √
Đơn vị tính ĐVT √
Số lượng tồn đầu kỳ Số lượng tồn ĐK √ Số tiền tồn đầu kỳ Số tiền tồn ĐK √ Số lượng nhập Số lượng N √ Số tiền nhập Số tiền N √ Số lượng xuất Số lượng X √ Số tiền xuất Số tiền X √ Số lượng tồn cuối kỳ Số lượng tồn CK √ Số tiền tồn cuối kỳ Số tiền tồn CK √
k. BÁO CÁO SỬ DỤNG VẬT TƯ
Ngày tháng sử dụng Ngày SD √
Tên vật tư Tên VT √
Đơn vị tính ĐVT √
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Số lượng nhập trong kỳ Số lượng nhập trong kỳ √ Số lượng thực sử dụng Số lượng thực SD √ Số lượng tồn cuối kỳ Số lượng tồn CK √
2.5.4.3.2. Xác định các thực thể và thuộc tính
Tên Nhà cung cấp => Nhà cung cấp (mã NCC, tên NCC, địa chỉ NCC, số điện thoại, số tài khoản NH).
Tên vật tư => Vật tư (mã VT, tên VT, đvt).
Tên loại vật tư => Loại vật tư (mã loại VT, tên loại VT). Tên thủ kho => Thủ kho (mã Thủ kho, tên Thủ kho, ngày). Tên kho => Kho (mã kho, tên kho, địa chỉ).
Tên đơn vị nhận => Đơn vị nhận (mã dvnhan, tên dvnhan, địa chỉ dvnhan). Số hiệu tài khoản Nợ, Số hiệu tài khoản Có => Tài khoản (Số hiệu TK, tên TK, loại TK)
2.5.4.3.3. Xác định mối quan hệ và các thuộc tính
Khi duyệt các thuộc tính cịn lại cảu bảng trên từ trên xuống ta gặp hai động từ: “Nhập” và “Xuất”.
Xét lần lượt các động từ và khi trả lời các câu hỏi của nó ta sẽ xác định được các thực thể và thuộc tính tương ứng trong các bảng dưới đây:
<Nhập>
Câu hỏi cho động từ
Nhập Trả lời Thực thể Thuộc tính Ai nhập? THỦ KHO Nhập cái gì? VẬT TƯ TÀI KHOẢN Nhập từ ai? NHÀ CUNG CẤP
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Tại sao nhập ? Lí do nhập
Nhập theo cái gì? Đơn giá nhập
Nhập bao nhiêu? Số lượng nhập
Thành tiền nhập
Như vậy mối quan hệ nhập liên kết bốn thực thể THỦ KHO, VẬT TƯ, TÀI KHOẢN, NHÀ CUNG CẤP, KHO và có các thuộc tính là:
Số phiếu nhập ngày nhập lý do nhập. đơn giá nhập số lượng nhập Thành tiền nhập <Xuất>
Câu hỏi cho động từ Xuất Trả lời
Thực thể Thuộc tính Ai xuất? THỦ KHO
Xuất cái gì? VẬT TƯ
TÀI KHOẢN
Xuất cho ai? ĐƠN VỊ NHẬN
Xuất ở đâu? KHO
Xuất bằng cách nào? Số phiếu xuất
Xuất khi nào? Ngày xuất
Tại sao xuất? Lý do xuất
Xuất theo cái gì? Đơn giá xuất
Xuất bao nhiêu? Số lượng xuất
Thành tiền xuất
Như vậy, mối quan hệ xuất liên kết bốn thực thể THỦ KHO, VẬT TƯ, TÀI KHOẢN, ĐƠN VỊ NHẬN, KHO và có các thuộc tính là:
Tin học hóa cơng tác kế tốn vật tư tại công ty CP Xây dựng và phát triển Nông thôn 6
Lý do xuất
Đơn giá xuất
Số lượng xuất
Thành tiền xuất
Bằng cách tương tự và xét các quan hệ sở hữu hay phụ thuộc giữa các cặp thực
thể, ta xác định được các mối quan hệ còn lại và các thuộc tính của chúng dưới đây:
Mối quan hệ Thực thể tham gia Thuộc tính
CĨ KHO, VẬT TƯ - Số lượng tồn - Đơn giá tồn
THUỘC -VẬT TƯ, LOẠI VẬT
TƯ
CỦA THỦ KHO, KHO
Đến đây ta sử dụng hết tất cả các thuộc tính trong bảng liệt kê và khơng cịn tìm thấy một mối quan hệ nào khác nữa.