QUY TRÌNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ CHO THUÊ VĂN PHÒNG

Một phần của tài liệu (Luận văn Đại học Thương mại) Hoàn thiện công tác tổ chức cung ứng dịch vụ thƣơng mại ở công ty cổ phần Sông Đà 9 (Trang 52 - 60)

Bước 1: Xác định diện tích cho thuê và mức giá cho th: Diện tích cịn lại mà cơng ty có thể cho th thay đổi theo thời gian. Vì vậy, cơng ty cần phải liên tục cập nhật diện tích cịn lại để khi khách hàng đến thuê có thể giới thiệu cho khách hàng xem, tránh nhầm lẫn.

Bước 2: Thỏa thuận, đàm phán, ký kết hợp đồng:

Trong bước này, khách hàng đến thuê văn phòng phải lần lượt thực hiện các thao tác sau:

- Đến Phòng kinh tế - chiến lược hỏi thuê phòng, nhân viên tại Phòng kinh tế - chiến lược hỏi diện tích khách cần th là bao nhiêu, số lượng đó cịn hay khơng và báo giá th văn phịng cho khách. Khách sẽ được xem bản vẽ thiết kế văn phòng mà Phòng kỹ thuật - cơng nghệ lưu giữ. Tiếp theo,nhân viên Phịng kinh tế - chiến lược sẽ dẫn khách đi xem phòng.

- Sau khi đồng ý ký kết thỏa thuận hợp đồng, khách th phải đến Phịng tài chính - kế tốn để đặt cọc tiền th.

Số tiền cịn lại phải thanh tốn trong thời gian bao lâu còn tùy thuộc vào từng hợp đồng

Xác định diện tích cho thuê và mức giá cho thuê

Thỏa thuận, đàm phán, ký kết hợp đồng

Bước 3: Thanh lý hợp đồng: hợp đồng tự thanh lý sau khi hết hạn thuê văn phòng được ghi trong hợp đồng. Sau khi đã thanh lý hợp đồng, khách hàng muốn thuê lại văn phịng thì tiếp tục ký kết hợp đồng, nếu khơng th nữa thì phải nhanh chóng di dời các tài sản của khách hàng để tiếp tục cho doanh nghiệp khác thuê. Thời hạn di dời các tài sản này cũng được quy định rõ trong hợp đồng.

Nhận xét: Các thao tác cho thuê văn phòng khá rườm rà. Nhiều khách hàng phải chờ đợi rất lâu mới hồn thiện xong các thủ tục th nhà.

2.2.4. Phân tích và đánh giá thực trạng dịch vụ xây dựng cơng trình tại Cơng ty Cổ phần Sơng Đà 9.

2.2.4.1. Phân tích, đánh giá thực trạng dịch vụ và cung ứng dịch vụ xây dựng cơng trình tại cơng ty cổ phần sơng Đà 9

- Chuẩn bị xây dựng cơng trình:

Dịch vụ tư vấn xây dựng và đấu thầu các cơng trình

Cơng ty tư vấn xây dựng để giúp cho khách hàng - chủ đầu tư xây dựng - tổ chức việc khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng và tổ chức đấu thầu để mua sắm thiết bị đầu tư, đấu thầu xây lắp cơng trình, giám sát thi cơng xây dựng, nghiệm thu cơng việc đã hồn thành. Thông thường, đối với các dự án cơng trình hạ tầng kỹ thuật, chỉ có một cơng ty tư vấn đầu tư và xây dựng đảm nhiệm công việc từ đầu đến cuối.

- Trong q trình xây dựng cơng trình

+ Dịch vụ tư vấn xây dựng: bao gồm việc tư vấn mua sắm thiết bị đầu tư, giám sát thi công xây dựng, cơng ty có các chuyên gia tư vấn về chuyên ngành về cầu đường, tư vấn thiết kế chuyên ngành về nền móng và nhà cao tầng,…

+ Dịch vụ xây dựng: công ty tổ chức mua sắm thiết bị, thuê công nhân xây dựng, thực hiện thi công, giám sát tiến độ thi công, đảm bảo đạt đúng tiến độ và chất lượng mỗi cơng trình…

Ngày 26/10 tại Hà Nội, Công ty TNHH điện lực AES-TKV Mông Dương đã tổ chức lễ công bố khánh thành nhà máy nhiệt điện BOT Mông Dương II, đồng thời vinh danh và ghi nhận sự đóng góp của các Nhà thầu thi cơng trong việc hồn thành dự án đúng tiến độ và đảm bảo an tồn lao động trên cơng trường.

Sông Đà 9 là nhà thầu thi cơng gói thầu xây dựng bãi thải xỉ số 2 thuộc dự án Nhiệt điện Mơng Dương 2 (Quảng Ninh). Đây là gói thầu theo hình thức EPC, nên Sơng Đà 9 phải thực hiện trọn gói từ khâu thiết kế, mua sắm, thi cơng và vận hành chạy thử. Phạm vi cơng việc chính của gói thầu bao gồm hệ thống đường ống tiếp nhận và vận chuyển xỉ thải có 03 đường ống tổng chiều dài 26,5 km và 01 đường ống nước tuần hoàn dài 5 km, có đường kính ngồi 219 mm, cường độ lắp đặt 8km/tháng; cơng trình đập và hồ chứa có khối lượng đào 4 triệu m3, đắp 3,2 triệu m3, cường độ đắp đất là 500.000m3/tháng; lớp vải địa kỹ thuật và màng chống thấm HDPE 1,2 triệu m2; trạm bơm nước tuần hồn cơng suất 200 m3/h; hệ thống thu nước lòng bãi (trạm bơm nổi) công suất 526 m3/h; trạm xử lý nước thải cơng suất 526 m3/h; các cơng trình phụ trợ (trạm phát điện dự phịng - cơng suất 250 KVA, hệ thống điện, nhà xưởng, nhà bảo vệ, hàng rào bảo vệ, đường nội bộ...).

Trải qua 19 tháng, Sông Đà 9 đã huy động mọi nguồn lực để thi công các hạng mục công việc đúng tiến độ. Đặc biệt, trong công tác thiết kế và cơng tác an tồn, sức khỏe, môi trường và an sinh xã hội, Sơng Đà 9 đã có nhiều giải pháp kỹ thuật đột phá nhằm mang lại lợi ích cho dự án như rút ngắn thời gian thi cơng, đảm bảo an tồn trong thi cơng và vận hành. Với những đóng góp này, Sơng Đà 9 đã nhiều lần được Chủ đầu tư AES-TKV Mông Dương 2 ghi nhận và trao chứng nhận 1 triệu giờ và 2 triệu giờ An tồn khơng tai nạn xảy ra.

Việc hồn thành gói thầu EPC xây dựng bãi thải xỉ 2 - Nhiệt điện Mông Dương 2 đúng tiến độ trong khoảng thời gian gấp rút đã góp phần khẳng định sự uy tín, chất lượng cơng trình của Sơng Đà 9 trong lĩnh vực Tổng thầu xây dựng và tổng thầu EPC các cơng trình hạ tầng kỹ thuật và thi công cơ giới. Cũng qua dự án này, cán bộ công nhân viên Công ty đã tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm trong quản lý, thi cơng xây dựng các dự án do nước ngồi đầu tư.

- Sau khi xây dựng cơng trình

+ Dịch vụ bảo trì: bao gồm các hoạt động

 Qt sơn, làm mới cơng trình

 Kịp thời khắc phục những sai hỏng, lỗi kỹ thuật

 Bảo dưỡng các thiệt bị điện

 Vệ sinh đánh bóng bảo dưỡng các loại sàn đá, xẻ đá Granit, đá Mable…các loại sản gạch thông thường, gạch Bông, gạch Đỏ

2.2.4.2. Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình cung ứng dịch vụ xây dựng cơng trình của cơng ty cổ phần sơng Đà

Sơ đồ 2.5:Quy trình cung ứng dịch vụ xây dựng

Bước 1: Xác định dịch vụ cung ứng: bao gồm việc xác định quy mơ cơng trình xây dựng, xác định các nhà thầu, số lượng và yêu cầu của các nhà thầu đó đối với cơng trình sắp xấy dựng

Bước 2: Tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu:

Trình tự dự thầu xây lắp của cơng ty được tiến hành theo các bước sau:

 Tìm kiếm thơng tin về cơng trình cần đấu thầu

Có thể tìm kiếm thơng tin về cơng trình cần đấu thầu dựa trên các luồng thông tin chủ yếu sau:

- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng. - Thư mời thầu do bên mời thầu gửi tới.

- Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ cơng nhân viên của nhà thầu.

Tóm lại, thơng qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt được những thơng tin cần thiết ban đầu về cơng trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra quyết định có hay khơng dự thầu. Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh được việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà khơng đem lại cơ hội tranh thầu thực tế.

 Tham gia sơ tuyển (nếu có)

Xác định dịch vụ cung ứng

Tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu

Tổ chức cung ứng dịch vụ Thanh lý các hợp đồng có liên quan

Trong trường hợp cơng trình cần đấu thầu được bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển.

Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ được tiếp tục tham gia dự thầu ở bước tiếp theo.

Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vịng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thơng tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo.

 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu

Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là cơng việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không.

Tiếp theo, nhà thầu tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, được khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện trường, các khu vực xung quanh để có tất cả các thơng tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi cơng cơng trình. Nhà thầu phải chịu các chi phí cho việc đến thăm hiện trường. Trong bước này, nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng như kinh tế đi khảo sát hiện trường. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm được thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng như nắm được tình hình thị trường nơi đặt thi cơng, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi cơng cơng trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu.

Sau khi nắm chắc các thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành cơng việc quan trọng nhất của q trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu.

Nội dung của hồ sơ dự thầu xây lắp bao gồm: Các nội dung về hành chính, pháp lý

Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của người có thẩm quyền) Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.

Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có). Văn bản thoả thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu).

 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu

Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngồi, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao".

Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định.

 Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu)

Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mơ của hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì.

Bước 3: Tổ chức cung ứng dịch vụ

Bước 4: Thanh lý các hợp đồng có liên quan: các hợp đồng có liên quan được thanh lý hay tự thanh lý tùy thuộc vào nội dung hợp đồng.

2.2.5. Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị chất lượng cung ứng dịch vụ thương mại tại công ty Cổ phần sông Đà 9

2.2.5.1. Phân tích và đánh giá các tiêu chí đánh giá chất lượng cung ứng dịch vụ thương mại tại Công ty.

Một trong những khó khăn của quản trị chất lượng là đo lường và đánh giá chất lượng dịch vụ so với chất lượng sản xuất là khó đo lường, đánh giá kết quả cuối cùng và do đó khó xác định được tiêu chuẩn ban đầu để mọi người thống nhất làm theo.

Từ những kết quả nghiên cứu và đánh giá khách hàng. Công ty Cổ phần Sông Đà 9 đưa ra các tiêu chí sau để đánh giá chất lượng cung ứng dịch vụ:

- Độ tin cậy: Tại công ty luôn luôn nhất qn trong q trình vận hành phát triển của cơng ty, thực hiện đúng lời hứa hẹn, nâng cao lòng tin của khách hàng cũng như uy tín của cơng ty. Cơ sở vật chất triển khai dịch vụ tốt, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật.

- Sự đảm bảo: Khi xây dựng cơng trình, cơng ty ln kiểm tra, giám sát để đảm bảo cơng trình đạt chuẩn chất lượng, đảm bảo an tồn. Khi khách hàng đến với cơng ty, sự bí mật của khách hàng được cơng ty quan tâm hàng đầu. Nhân viên cơng ty ln phục vụ hết mình các thắc mắc của khách hàng. Ví dụ như việc ký kết hợp đồng giữa hai bên thì mọi thơng tin về khách hàng đều được giữ kín hay việc khách hàng trả chậm, trả góp cũng đều được giữ bí mật để đảm bảo khơng xảy ra sai sót trong q trình thực hiện việc mua bán.

- Giao tiếp: Đến với công ty thông tin với khách hàng bằng ngôn ngữ của họ; lắng nghe ý kiến khách hàng; điều chỉnh cách giao tiếp đối với những nhóm khách hàng khác nhau; giải thích về bản thân quá trình quá trình cung ứng dịch vụ; chi phí hết bao nhiêu và nó giúp giải quyết những vấn đề gì. Đối với khách hàng là người ngoại quốc thì cơng ty sẽ giao tiếp với khách bằng ngôn ngữ của họ, đảm bảo việc mua bán trao đổi sẽ diễn ra dễ dàng hơn. Hay khi đến với cơng ty, nhân viên cơng ty ln tận tình trao đổi, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách tốt nhất.

- Thấu hiểu khách hàng: Công ty ln nỗ lực tìm hiểu nhu cầu của khách hàng; ghi nhớ những yêu cầu cụ thể của từng người; tạo ra sự chú ý tới từng cá nhân; nhận biết các khách hàng thường xuyên và trung thành của công ty. Khi đã là khách hàng của công ty, công ty luôn thường xuyên thăm hỏi khách hàng và tìm hiểu nhu cầu của họ để đáp ứng tốt hơn nữa về dịch vụ mà công ty mang lại.

- Tinh thần trách nhiệm: Cơng ty ln sẵn lịng giúp đỡ khách hàng một cách nhanh nhất có thể, có tinh thần trách nhiệm cao với cơng việc được giao và cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

2.2.5.2. Phân tích và đánh giá quy trình quản trị chất lượng cung ứng dịch vụ thương mại tại Công ty Cổ phần Sông Đà 9.

Ban lãnh đạo Công ty nhận thấy được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng DV đối với hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cơng ty đã xây dựng mơ hình quản trị chất lượng cung ứng dịch vụ theo vòng tròn quản lý Deming như sau:

Một phần của tài liệu (Luận văn Đại học Thương mại) Hoàn thiện công tác tổ chức cung ứng dịch vụ thƣơng mại ở công ty cổ phần Sông Đà 9 (Trang 52 - 60)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(78 trang)