1.1.2 .Tài sản trong doanh nghiệp
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tải sản
3.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn
3.2.1.1 Quản lý chặt chẽ ngân quỹ
Xây dựng quy trình quản lý tiền mặt
Xây dựng mơ hình quản lý tiền mặt với mục tiêu xác định đúng lượng tiền dự trữ tối ưu tại Công ty nhưng chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu quản lý tiền mặt trong các hoạt động chi tiêu. Do đó, ngồi việc xây dựng mơ hình quản lý tiền mặt, Cơng ty cần xây dựng những quy tắc rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ của bộ phận, cá nhân có liên quan trong q trình thanh tốn. Thiết lập quy trình cụ thể khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với quyết phê duyệt của các cấp quản lý để xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh tốn, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi trong nội bộ đơn vị cũng như giữa đơn vị với các tổ chức, cá nhân bên ngồi vẫn đảm bảo tính chặt chẽ trong quản lý tiền mặt.
Để đạt được hiệu quả cao trong việc quản lý, sử dụng tiền mặt cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Các cá nhân có trách nhiệm đối với một tài sản thì khơng được giữ sổ sách kế tốn đối với loại tài sản đó, kế tốn thì khơng được kiêm nhiệm thủ quỹ... Tiền nhập vào hay xuất ra khỏi đơn vị phải có chứng từ hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao và các bên có trách nhiệm liên quan, đặc biệt là thủ quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và đưa ra biện pháp giải
quyết. Ngồi ra, phịng tài chính – kế tốn cần tổ chức cơng tác kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất tiền mặt tồn quỹ. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của doanh nghiệp với sổ phụ ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch. Nếu công ty áp dụng chặt chẽ biện pháp trên trong công tác quản lý, sử dụng tiền mặt thì hiệu quả sử dụng tài sản nói chung cũng được nâng cao đáng kể.
Xây dựng mơ hình quản lý tiền mặt
Tiền là một trong các loại tài sản trọng yếu và đóng vai trị quan trọng trong tất cả các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Chính vì thế việc xây dựng kế hoạch để quản lý một cách hiệu quả tiền mặt sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng đồng tiền của doanh nghiệp, đồng thời giúp ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính.
Trong thời gian qua, cơng tác quản lý tiền mặt của Cơng ty cịn nhiều hạn chế, chưa đạt hiệu quả cao, gây lãng phí nguồn lực. Nguyên nhân của tình trạng này là sự dư thừa lượng tiền dự trữ cần thiết, do cán bộ quản lý không xác định được mức dự trữ. Để cải thiện tình hình trên Công ty nên loại bỏ việc xác định lượng tiền cần thiết dựa vào kinh nghiệm cán bộ, xây dựng mơ hình quản lý tiền mặt phù hợp với điều kiện sản xuất, kinh doanh tại đơn vị.
Việc áp dụng mơ hình quản lý tiền mặt giúp Công ty chủ động hơn trong công tác quản lý, sử dụng tiền. Khi lượng tiền dự trữ tối ưu được xác định có căn cứ, có tính chính xác cao sẽ giảm được sự lãng phí nguồn lực của Cơng ty, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn cũng như tài sản nói chung.
3.2.1.2 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục, việc dự trữ nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Lượng hàng tồn kho này liên quan đến các chi phí như: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hố trong q trình dữ trữ, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lãi tiền vay, …
Hiện tại, Cơng ty chưa áp dụng một mơ hình hay phương pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý theo kinh nghiệm,
việc đặt hàng với khối lượng như thế nào, lượng dự trữ trong kho bao nhiêu chưa được quản lý một cách khoa học và bài bản. Vì vậy, Cơng ty cần nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp.
Để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, Công ty cần quản lý thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Cơng ty, từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho tồn Cơng ty nhằm kiểm soát được định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm sốt được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty. Việc đưa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm với cơ chế tiền lương phù hợp để thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong Cơng ty tăng cường tiết kiệm, nỗ lực tìm tịi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần được thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lượng.
Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu
Đây là việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không gây tồn đọng vốn cho Công ty. Công ty cần xác định rõ danh mục các loại nguyên vật liệu cần dự trữ, nhu cầu số lượng, thời gian cung cấp.
Trên cơ sở kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu, phòng vật tư sẽ nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý việc cung cấp và kiểm tra chất lượng. Yêu cầu trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu này là phải tăng cường quản lý nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các hiện tượng tiêu cực. Với nguồn cung ứng ngày càng đa dạng, Công ty cần luôn cập nhật thông tin về thị trường để lựa chọn được nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất, chất lượng cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Cơng ty.
Lập dự tốn thành phẩm
Để quản lý chặt chẽ thành phẩm, Cơng ty cần tiến hành hồn thiện thu thập thông tin tương lai liên quan đến khâu lập dự toán.
Dự toán về hàng tồn kho là một trong những dự toán cơ bản, quan trọng trong hệ thống dự tốn của doanh nghiệp, có liên quan mật thiết đến việc xác định các dự toán khác. Do vậy dự toán về hàng tồn kho cần được xây dựng chính xác, tiên tiến, phù hợp với khả năng, điều kiện của doanh nghiệp. Dự tốn hàng tồn kho có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, quản lý, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung.
Nhiệm vụ chính của dự tốn hàng tồn kho là giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ” với tình hình kinh doanh thực tế, đặc tính sản xuất của doanh nghiệp. Đặc điểm của hàng tồn kho của Cơng ty chỉ chia thành 2 nhóm: nhóm NVL và nhóm thành phẩm. Cả 2 nhóm đều bị ảnh hưởng bởi yếu tố giá cả thị trường và nếu dự trữ lâu sẽ gây hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng. Do vậy, việc lập kế hoạch hàng tồn kho phải chia tách cụ thể từng nhóm hàng tồn kho bởi đặc điểm, tính chất khác nhau. Vì vậy các cơng ty cần tiến hành lập bảng dự toán cho tất cả các loại nguyên vật liệu, bổ sung dự toán thành phẩm để có kế hoạch sản xuất phù hợp.
3.2.1.3 Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Nên tránh tình trạng khoản phải thu ở mức cao để giảm khả năng bị chiếm dụng vốn của Công ty. Với các khách hàng với giá trị hóa đơn nhỏ Cơng ty nên thực hiện chính sách mua đứt bán đoạn, khơng để nợ hoặc chỉ nên cung cấp chiết khấu ở mức thấp với khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên. Với khách hàng lớn, trước khi kí kết hợp hợp đồng cần phải tiến hành phân loại khách hàng, tìm hiểu kĩ về khả năng thanh tốn của đối tác. Hợp đồng phải quy định rõ, chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh tốn và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng.
- Xác định điều kiện thanh tốn
Cơng ty cần quyết định thời hạn thanh tốn và tỷ lệ chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán là phần giảm trừ một số tiền nhất định cho khách hàng khi khách hàng trả tiền trước thời han thanh toán. Chiết khấu thanh toán được xác định
bằng một tỷ lệ phần trăm tính theo doanh số mua hàng ghi trên hoá đơn. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu.
- Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu
Công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh tốn với khách hàng, thường xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đốn nợ phải thu từ khách hàng. Định kì Cơng ty cần tổng kết các khoản nợ đọng để tiền hành địi nợ tránh tình trạng các khoản nợ rơi vào tình trạng nợ khó địi. Bộ phận kế tốn tổng hợp phải:
- Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh tốn, Cơng ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh tốn, nhắc nhở, đơn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Cơng ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, Cơng ty phải tìm hiểu ngun nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
Ngồi ra, việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi để chủ động bảo tồn vốn ngắn hạn phải dựa trên cơ sở là thời gian quá hạn trả nợ và tổng mức nợ của khách hàng. Công ty cần chia thời gian quá hạn trả nợ và tổng nợ ra các mức khác nhau, tương ứng với mỗi mức sẽ có tỷ lệ trích lập dự phịng phù hợp. Mặt khác, việc thường xuyên nhận định, đánh giá về khoản phải thu sẽ nâng cao nhận thức, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động thu nợ.