2.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Theo đăng ký kinh doanh ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM là:
- Thiết kế website - Thiết kế logo
- Thiết kế đồ họa nhận diện thương hiệu
- Gia công giao diện web và các sản phẩm phần mềm - Cung cấp dịch vụ hosting & tên miền
- Thiết kế TVC truyền hình - Ðào tạo Kỹ thuật viên đồ họa
Trong đó, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là thiết kế đồ họa, logo và xây dựng website. Công ty ln tn thủ nghiêm ngặt qui trình phát triển sản phẩm theo chuẩn, nhằm tạo ra những sản phẩm chất lượng, đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu của doanh
2.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty
Trong vịng 3 năm 2010 – 2012, dù bị cạnh tranh gay gắt bởi các cơng ty trong và ngồi nước cũng như ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nhưng doanh thu của công ty vẫn tăng, hoạt động kinh doanh của cơng ty có nhiều biến động tích cực.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 – 2012
(đơn vị: nghìn đồng)
Tiêu chí Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 So sánh các năm (%)
2011/2010 2012/2011 Doanh thu 96.178.642 101.259.456 109.854.689 105,28 108,49 Giá vốn hàng bán 82.257.387 86.475.380 90.473.342 105,13 104,62 Lãi gộp 13.921.255 14.784.076 19.381.347 106,20 131,10 Chi phí bán hàng 3.069.742 2.972.467 4.081.396 96,83 137,31 Chi phí quản lí DN 1.985.467 1.057.247 2.983.789 53,25 282,22
Lợi nhuận trước
thuế 8.866.046 10.754.362 12.316.162 121,30 114,52
Thuế thu nhập DN 2.106.511 2.512.902 3.001.020 119,30 119,42
Lợi nhuận sau
thuế 6.759.535 8.241.460 9.315.142 121,92 113,03
(nguồn: phịng tài chính kế tốn)
Theo bảng trên ta thấy các chỉ tiêu tổng doanh thu và tổng lợi nhuận sau thuế của công ty đều tăng qua các năm.
Mặc dù công ty mới đi vào hoạt động cịn gặp rất nhiều khó khăn nhưng doanh thu khơng ngừng tăng lên. Nguyên nhân là do sự nỗ lực khơng ngừng hồn thiện của cán bộ nhân viên và giám đốc công ty. Nhân viên của công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, đầy nhiệt huyết và có trình độ. Đồng thời, một phần là nhờ vào sự giúp đỡ tạo điều kiện của các cơ quan ban ngành trên địa bàn hoạt động của cơng ty.
Ta thấy hầu hết các tiêu chí đều tăng qua các năm nhưng chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp năm 2011 lại giảm mạnh so với năm 2010. Cụ thể, chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2011 so với năm 2010 giảm hơn 900 triệu đồng, tuy nhiên năm 2012 so với năm 2011 chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng mạnh khoảng 2 tỷ đồng. Điều này chứng tỏ trong năm 2011 công ty đã áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí và thực hiện có hiệu
khăn, đồng tiền mất giá, thị trường bị thu hẹp… công ty cũng chịu ảnh hưởng và rất tốn kém chi phí cho hoạt động kinh doanh cũng như chi phí quản lí doanh nghiệp mình làm ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận của công ty.
Do đây là thời kỳ đầu, công ty mới thành lập nên cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền chưa ổn định. Công ty phải tiến hành tổ chức lại bộ máy của mình, tiến hành bổ nhiệm, điều chuyển cán bộ giữa các đơn vị, tuyển dụng và đào tạo bổ sung nhân lực và các vị trí cịn thiếu… Điều này làm gia tăng đáng kể nguồn chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ đó cho ta thấy năm 2012/2011 tốc độ tăng của chi phí quản lý doanh nghiệp nhanh hơn tốc độ tăng của lợi nhuận sau thuế. Điều này chứng tỏ rằng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp còn nhiều bất cập. Cơng ty cần phải hồn thiện để có một bộ máy quản lý chuyên tinh, gọn nhẹ và đảm bảo hoạt động có hiệu quả.
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệvà truyền thông VIACOM và truyền thông VIACOM
2.2.1. Cơ cấu tổ chức và của công ty cổ phần công nghệ và truyền thơng VIACOM
2.2..1.1. Mơ hình cơ cấu tổ chức của công ty
Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên thuộc biên chế chính thức trong cơng ty là 46 người trong đó có 16 người có trình độ đại học trở lên. Cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty đều là những người trẻ, năng động, nhiệt tình và rất tâm huyết với công việc. Đa số nhân viên trong công ty ở độ tuổi khoảng từ 25 đến 35 tuổi.
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM (nguồn: phịng hành chính nhân sự)
Chức năng và nhiệm vụ các đơn vị phịng ban trong Cơng ty
- Giám đốc: Công ty cổ phần cơng nghệ và truyền thơng VIACOM chỉ có 1 giám đốc,
tuổi 34, có trình độ Cử nhân với chuyên ngành quản trị kinh doanh. Phòng
kinh doanh kỹ thuậtPhịng tài chính kế tốnPhịng hành chính nhân sựPhịng
BP. Thiết kế BP. Lập trình BP. Test sản phẩm Giám đốc
Chức năng và nhiệm vụ: Điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thay mặt công ty giao dịch ký kết các hợp đồng sản xuất kinh doanh. Soạn thảo các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ của Cơng ty. Quyết định bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền. Lập kế hoạch phát triển cơng ty và các chính sách quảng cáo tiếp thị sản phẩm, liên hệ hợp tác liên doanh với các công ty, đại lý khác.
- Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch kinh doanh, phân tích thị trường tìm kiếm khách
hàng, ký kết hợp đồng và chăm sóc khách hàng của cơng ty. Sau đó tổng hợp, phân tích, lập báo cáo trình lên giám đốc, giúp giám đốc đưa ra các giải pháp tác nghiệp. Tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, xu hướng phát triển công nghệ. Tổ chức giám sát hỗ trợ nhân viên trong phòng thực hiện kế hoạch kinh doanh và tổ chức các hoạt động xúc tiến, quảng cáo…
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động phòng kinh doanh
STT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Số lượng Ngành đào tạo Trình độ
1 Trưởng phịng 32 1 QTKD Đại học 2 Thành viên - 14 QTKD, Kinh tế, Marketing Đại học, CĐ, Trung cấp (Nguồn: phịng hành chính nhân sự)
Nhận xét: Kết cấu lao động phịng kinh doanh như vậy là tương đối gọn nhẹ so với quy
mơ cơng ty. Qua bảng số liệu trên thì đa số nhân viên trong phịng đạt trình độ đại học với độ tuổi bình quân là 30 tuổi. Trình độ cao kết hợp với sự năng động và kinh nghiệm làm việc đã giúp phịng kinh doanh hồn thành khá tốt những nhiệm vụ đã đề ra. Tuy nhiên chức năng nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng chưa được phân cơng rõ ràng.
- Phịng hành chính nhân sự: Thực hiện các công tác tuyển dụng, quản lý, đào tạo và
tái đào tạo nhân sự. Phân tích, đánh giá chất lượng của tồn bộ nhân viên trong công ty. Quản lý hồ sơ, sơ yếu lí lịch của nhân viên, xây dựng các quy chế và khuyến khích nhân viên trong cơng ty làm việc.
- Phịng tài chính kế tốn: Phịng kế tốn cơng ty có 5 người, có độ tuổi trung bình là
29, có trình độ trải đều ở bậc đại học, cao đẳng và trung cấp với chuyên ngành đào tạo kế toán kiểm toán.
Chức năng và nhiệm vụ: Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ tài chính, kế tốn của cơng ty. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế hàng năm của công ty, trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế tốn, thống kê, cơng tác quản lý thu chi tài chính của cơng ty. Đơn đốc chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện kế hoạch, hỗ trợ giám đốc nghiên cứu và quản lý các
hoạt động của tồn cơng ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho cán bộ nhân viên.
- Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề về kỹ thuật
chuyên môn. Hỗ trợ các công việc liên quan đến thiết kế đồ họa, thiết kế website, mạng nội bộ, domain, hosting, quản lý website nội bộ, email, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật. Thực hiện tất cả các công việc từ thu thập thông tin, thiết kế web, logo, in ấn… đến kiểm tra, phát triển và bảo trì sản phẩm. Phịng kỹ thuật lại được chia ra thành 3 bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhiệm chức năng riêng: thiết kế, lập trình, test sản phẩm.
Bộ phận thiết kế: Thiết kế đồ họa liên quan: website, software, banner, html, các thành
phần của bộ xây dựng thương hiệu, hình ảnh, video, CSS. Báo cáo lên trưởng phịng.
Bộ phận lập trình: Nhận, phân tích, phản hồi yêu cầu, thiết kế hệ thống, lập trình, kiểm
lỗi, triển khai. Báo cáo lên trưởng phịng.
Bộ phận test sản phẩm: Bộ phận này sẽ tham dự các chi tiết cuối cùng và kiểm tra sản
phẩm. Họ sẽ kiểm tra những thứ như các chức năng hồn thành, các hình thức hoặc các kịch bản khác, cũng như thử nghiệm cuối cùng cho vấn đề tương thích, đảm bảo rằng sản phẩm được tối ưu hóa. Báo cáo lên trưởng phịng.
Đặc điểm
Theo kết quả điều tra phỏng vấn thì mơ hình cơ cấu tổ chức của cơng ty cổ phần cơng nghệ và truyền thơng VIACOM là mơ hình tổ chức chức năng. Các phịng ban của cơng ty được xây dựng khá đầy đủ và chun mơn hóa các chức năng. Tuy nhiên, giữa các phịng ban chưa có sự liên kết và phối hợp chặt chẽ, mỗi phòng ban chỉ chú trọng giải quyết nhiệm vụ của mình mà chưa để ý tới mục tiêu chung của công ty.
Ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM
- Ưu điểm: Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào giám đốc, trách nhiệm và
quyền hạn của giám đốc là cao nhất, do đó có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và kịp thời. Phát huy được năng lực chun mơn của các phịng ban cũng như sự chủ động tác nghiệp của các đơn vị trực thuộc trong công ty, tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân viên trong công ty phát huy hết năng lực cũng như sự sáng tạo trong công việc.
- Nhược điểm: Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này, lãnh đạo của công ty phải quyết định
thường xuyên mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng có chun mơn và những giá trị khác nhau nên sẽ tạo ra khó khăn cho việc hợp tác và thơng tin giữa các phịng ban với nhau. Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban và cán bộ nhân viên trong cơng ty chưa rõ ràng,
chưa có chính sách khích lệ, động viên xứng đáng với người lao động khiến người lao động không phát huy hết khả năng của mình.
Cơ cấu tổ chức chưa linh hoạt, chưa thực sự phù hợp với thay đổi của mơi trường bên ngồi.
Q trình truyền đạt thông tin chưa thực sự hiệu quả. Cụ thể là các thành viên trong công ty đến từ nhiều vùng, miền khác nhau nên âm điệu và ngữ điệu khác nhau khiến giao tiếp cũng như q trình truyền đạt thơng tin gặp khơng ít khó khăn. Hơn nữa q trình truyền đạt thơng tin của cơng ty được thực hiện thông qua điện thoại, email rất nhiều. Việc hai bên giao tiếp phải nhắc đi nhắc lại thông tin là điều khơng tránh khỏi làm cho q trình truyền đạt thơng tin khơng được hiệu quả.
Thủ tục hành chính rườm rà.
2.2.1.2. Số lượng, chất lượng lao động của công ty
Bảng 2.3: Phân loại lao động của cơng ty theo từng phịng ban. Trình độ Trình độ
Phịng Đại học Cao đẳng Trung cấp
Giám đốc 1 0 0 Phòng kinh doanh 9 4 2 Phịng hành chính nhân sự 1 3 0 Phịng kỹ thuật 3 11 7 Phịng tài chính kế tốn 2 1 2 Tổng 16 19 11 (nguồn: phịng hành chính nhân sự)
Theo điều tra, thành viên trong cơng ty có trình độ đại học chiếm 34.8%, trình độ cao đẳng là 41.3%, cịn lại 23.9% có trình độ trung cấp. Như vậy, về cơ bản trình độ cán bộ nhân viên trong cơng ty là khá cao. Số lao động có trình độ từ cao đẳng trở lên chiếm tỷ lệ 76.09% trong tổng số lao động của công ty. Đặc biệt, kết quả điều tra cho thấy hơn 80% khách hàng của công ty nhận xét họ hài lòng với thái độ và kết quả làm việc của nhân viên công ty. Tuy nhiên, quy mô lao động trong công ty là nhỏ, số lượng nhân viên các phòng ban khơng nhiều và cịn thiếu. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty cần tăng tuyển dụng nhân viên có trình độ, kinh nghiệm để có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cơng ty.
Cơng ty cần phải quan tâm tới trình độ, độ tuổi, giới tính và thâm niên cơng tác của cán bộ nhân viên bởi vì những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả lao động của
người lao động. Để có thể từ đó sắp xếp và bố trí nhân sự một cách hợp lý nhằm giảm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức.
Bảng 2.4: Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần công nghệ và
truyền thơng VIACOM
Tiêu chí Phương án Tỷ lệ (%)
Tính hiệu quả Hiệu quả 56
Trì trệ 44
Sự đầy đủ và hợp lý của các phòng ban Hợp lý 85
Chưa hợp lý 15
Số lượng nhân viên trong phòng Hợp lý (đủ) 45
Chưa hợp lý (thừa/thiếu) 55
Qua thống kê kết quả của các phiếu điều tra cho thấy đa số nhà quản trị và nhân viên cho rằng cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay khá hợp lý. Tuy nhiên việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chưa thực sự rõ ràng và hiệu quả. Trong đó tỷ lệ đánh giá sự đầy đủ và hợp lý của các phòng ban là 85%, còn lại 15% cho rằng cần cơ cấu lại. Còn việc sắp xếp nhân lực trong các phòng ban cũng chưa được hữu hiệu, 45% cho là số lượng và chất lượng nhân lực như vậy là đã hợp lý, 55% cho là chưa hợp lý (một số phịng ban thì thừa nhân sự cịn một vài phịng thì lại thiếu).
2.2.2. Phân quyền tại cơng ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM
2.2.2.1. Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền tại công ty
Bảng 2.5: Kết quả đánh giá thực trạng phân quyền của công ty cổ phần cơng nghệ và truyền thơng VIACOM
Tiêu chí Phương án Tỷ lệ (%)
Mức độ thường xuyên của việc phân quyền
Rất thường xuyên 42
Thỉnh thoảng 58
Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng làm việc
Có 75
Khơng 25
Phân cơng cơng việc Rõ ràng 36
Chưa rõ ràng 64
Tương ứng giữa nhiệm vụ với quyền hạn và trách nhiệm
Có 89
Người có quyền hành và chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM là Giám đốc Bùi Hữu Phương. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Sự phân quyền chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế và chưa xác định rõ mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm. Việc quản lý mang tính tập quyền, mọi việc quyết định đều tập trung vào cấp quản lý cao nhất, giảm tính sáng tạo, chủ động trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị phòng ban. Các nhà quản lý cấp thấp chỉ được quyền quyết định những việc nhỏ, chưa phát huy được tính sáng tạo, tính chịu trách nhiệm của họ.
Các phòng ban xây dựng các kế hoạch triển khai nhiệm vụ đã được phân cơng. Các phịng ban báo cáo tình hình hoạt động lên ban giám đốc định kỳ hay đột xuất khi có yêu cầu. Các bộ phận cùng báo cáo các hoạt động lên các phòng ban chức năng để các phòng này tổng hợp báo cáo lên ban giám đốc.
Việc báo cáo của các phịng ban lên giám đốc cơng ty cịn chưa được tốt, do thiếu sự thống nhất trong quy định chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, biểu mẫu báo cáo. Việc thông tin