Trình độ
Phòng Đại học Cao đẳng Trung cấp
Giám đốc 1 0 0 Phịng kinh doanh 9 4 2 Phịng hành chính nhân sự 1 3 0 Phòng kỹ thuật 3 11 7 Phịng tài chính kế tốn 2 1 2 Tổng 16 19 11 (nguồn: phịng hành chính nhân sự)
Theo điều tra, thành viên trong cơng ty có trình độ đại học chiếm 34.8%, trình độ cao đẳng là 41.3%, cịn lại 23.9% có trình độ trung cấp. Như vậy, về cơ bản trình độ cán bộ nhân viên trong công ty là khá cao. Số lao động có trình độ từ cao đẳng trở lên chiếm tỷ lệ 76.09% trong tổng số lao động của công ty. Đặc biệt, kết quả điều tra cho thấy hơn 80% khách hàng của cơng ty nhận xét họ hài lịng với thái độ và kết quả làm việc của nhân viên công ty. Tuy nhiên, quy mô lao động trong công ty là nhỏ, số lượng nhân viên các phòng ban khơng nhiều và cịn thiếu. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng ty cần tăng tuyển dụng nhân viên có trình độ, kinh nghiệm để có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Cơng ty cần phải quan tâm tới trình độ, độ tuổi, giới tính và thâm niên cơng tác của cán bộ nhân viên bởi vì những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả lao động của
người lao động. Để có thể từ đó sắp xếp và bố trí nhân sự một cách hợp lý nhằm giảm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức.
Bảng 2.4: Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần cơng nghệ và
truyền thơng VIACOM
Tiêu chí Phương án Tỷ lệ (%)
Tính hiệu quả Hiệu quả 56
Trì trệ 44
Sự đầy đủ và hợp lý của các phòng ban Hợp lý 85
Chưa hợp lý 15
Số lượng nhân viên trong phòng Hợp lý (đủ) 45
Chưa hợp lý (thừa/thiếu) 55
Qua thống kê kết quả của các phiếu điều tra cho thấy đa số nhà quản trị và nhân viên cho rằng cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay khá hợp lý. Tuy nhiên việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chưa thực sự rõ ràng và hiệu quả. Trong đó tỷ lệ đánh giá sự đầy đủ và hợp lý của các phòng ban là 85%, còn lại 15% cho rằng cần cơ cấu lại. Còn việc sắp xếp nhân lực trong các phòng ban cũng chưa được hữu hiệu, 45% cho là số lượng và chất lượng nhân lực như vậy là đã hợp lý, 55% cho là chưa hợp lý (một số phịng ban thì thừa nhân sự cịn một vài phịng thì lại thiếu).
2.2.2. Phân quyền tại cơng ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM
2.2.2.1. Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền tại công ty
Bảng 2.5: Kết quả đánh giá thực trạng phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM
Tiêu chí Phương án Tỷ lệ (%)
Mức độ thường xuyên của việc phân quyền
Rất thường xuyên 42
Thỉnh thoảng 58
Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng làm việc
Có 75
Khơng 25
Phân công công việc Rõ ràng 36
Chưa rõ ràng 64
Tương ứng giữa nhiệm vụ với quyền hạn và trách nhiệm
Có 89
Người có quyền hành và chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM là Giám đốc Bùi Hữu Phương. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Sự phân quyền chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế và chưa xác định rõ mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm. Việc quản lý mang tính tập quyền, mọi việc quyết định đều tập trung vào cấp quản lý cao nhất, giảm tính sáng tạo, chủ động trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị phòng ban. Các nhà quản lý cấp thấp chỉ được quyền quyết định những việc nhỏ, chưa phát huy được tính sáng tạo, tính chịu trách nhiệm của họ.
Các phịng ban xây dựng các kế hoạch triển khai nhiệm vụ đã được phân cơng. Các phịng ban báo cáo tình hình hoạt động lên ban giám đốc định kỳ hay đột xuất khi có yêu cầu. Các bộ phận cùng báo cáo các hoạt động lên các phòng ban chức năng để các phòng này tổng hợp báo cáo lên ban giám đốc.
Việc báo cáo của các phịng ban lên giám đốc cơng ty cịn chưa được tốt, do thiếu sự thống nhất trong quy định chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, biểu mẫu báo cáo. Việc thơng tin cho các phịng ban các quyết định của giám đốc cũng gặp nhiều khó khăn do kênh thông tin trong công ty chưa được xây dựng tốt.
Sự phối hợp giữa các phịng ban chưa có sự ăn khớp, đồng bộ, hài hồ. Vì thế đó xảy ra một số sự chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau giữa các chỉ thị hướng dẫn. Thời gian xử lý các thông tin thường chậm, chưa phát huy được tính năng động sáng tạo của các phịng ban.
2.2.2.2. Hình thức phân quyền tại cơng ty
Công ty tiến hành phân quyền theo chức năng, mỗi phịng ban trong cơng ty sẽ có phạm vi quyền hạn tương ứng để thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình.
2.2.2.3. Quá trình phân quyền tại cơng ty
Q trình phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thơng VIACOM cũng tiến hành theo quy trình phân quyền chung. Tuy nhiên, cơng ty tiến hành quá trình phân quyền chưa được khoa học, sự tương thích giữa chức năng, nhiệm vụ với quyền hạn chưa cao.
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Việc phân quyền tại công ty cổ công nghệ và truyền thông VIACOM giảm được rất sự quá tải trong việc truyền đạt thông tin và tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí. Từ đó, nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Ở công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM ta đã thấy giám đốc trao cho các trưởng phịng quyền quản lý các nhân viên và tồn quyền giải quyết các nhiệm vụ trong phịng của mình. Cũng như các trưởng phịng lại trao quyền cho nhân viên của mình tiến hành giải quyết các nhiệm vụ. Tuy nhiên, cùng với việc được trao quyền các thành viên cũng phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
Bước 3: Tiến hành trao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Thật vậy, bất kỳ nhà quản trị nào trong cơng ty cũng có quyền hạn nhất định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Tuy nhiên, việc quán triệt vấn đề quyền hạn này chưa thực sự triệt để nên tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thơng VIACOM đơi khi vẫn xảy ra tình trạng lạm quyền.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ
Giám đốc công ty cùng các quản lý giám sát, theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên của mình rất sát sao. Khi thấy nhân viên của mình làm việc khơng hiệu quả họ sẽ thực hiện hành động sửa chữa ngay để tránh lãng phí.
2.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM phần công nghệ và truyền thông VIACOM
a. Nhân tố khách quan
Môi trường chung
- Yếu tố kinh tế:
Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh sẽ khiến giá cả tăng theo và khi nền kinh tế khó khăn sẽ ảnh hưởng khơng nhỏ tới các nhân viên của cơng ty. Với các nhà quản trị thì khơng khó khăn mấy nhưng với nhân viên thì họ rất khó khăn, ln muốn được làm việc trong cơng ty có mức lương cao. Điều đó dẫn đến việc nhân viên có thể dời bỏ cơng ty làm cho cơ cấu tổ chức có sự thay đổi.
Việt Nam ra nhập WTO, nền kinh tế có nhiều khởi sắc sau khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng vẫn còn tồn tại rất nhiều khó khăn và thách thức cho cơng ty. Một u cầu đặt ra cho công ty cổ phần công nghệ và truyền thơng VIACOM là ln phải hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền sao cho phù hợp với điều kiện thị trường để duy trì và khẳng định vị trí của mình trên thương trường.
- Yếu tố văn hóa:
Mơi trường văn hóa có ảnh hưởng lớn đến cán bộ nhân viên cũng như khách hàng của công ty. Với công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM các nhân viên đến từ nhiều tỉnh thành khác nhau như Hưng Yên, Hà Nội, Bắc Ninh, Bắc Giang, Nam Định, Nghệ
của công ty. Đồng thời, khách hàng của cơng ty cũng rất đa dạng, điều này hình thành nên văn hóa tiêu dùng của mỗi tập khách hàng là khác nhau. Điều này gây khó khăn khơng nhỏ cho cơng ty trong cơng tác cơ cấu tổ chức và phân quyền. Do vậy, cơng ty cần phải có những chiến lược kinh doanh phù hợp, tăng cường công tác nghiên cứu thị trường cũng như tâm lý, nhu cầu của khách hàng của cơng ty mình.
- Yếu tố chính trị:
Nền chính trị của Việt Nam có sự ổn định tạo điều kiện cho cơng ty có thể phát triển, cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp trong và ngồi nước từ đó có thể học tập các mơ hình quản lý hiệu quả của nhau. Nhà nước ln khuyến khích sự hợp tác phát triển, các chính sách kinh tế, đầu tư thơng thống,… tạo điều kiện thuận lợi cho cơng ty cổ phần công nghệ và truyền thơng VIACOM có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô.
- Yếu tố xã hội:
Bất kỳ chính sách kinh tế nào cũng tác động đến các vấn đề xã hội. Hiện nay, trình độ dân trí của con người cũng ngày càng cao. Con người có nhu cầu cao hơn về các sản phẩm dịch vụ công nghệ. Vì vậy để đáp ứng nhu cầu của con người, xã hội công ty cổ phần công nghệ và truyền thơng VIACOM cũng phải hồn thiện hơn về cơ cấu và phân quyền.
- Yếu tố pháp luật:
Pháp luật ảnh hưởng tới các chính sách kinh doanh của cơng ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM. Công ty kinh doanh những mặt hàng theo quy định của pháp luật như logo, website, in ấn,... Hệ thống pháp luật của Việt Nam ngày càng hồn thiện phù hợp hơn, đảm bảo sự cơng bằng, tạo môi trường pháp lý giúp công ty phát triển, ổn định về cơ cấu tổ chức. Điều này cũng tạo ra sự tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM.
- Yếu tố tự nhiên:
Những biến đổi của môi trường tự nhiên ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi và sự phát triển của công ty. Và như chúng ta đã biết thường thì yếu tố tự nhiên có tác động bất lợi đối với các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM là thiết kế website, logo, đồ họa,… nên nó khơng mấy phải chịu sự ảnh hưởng của yếu tố tự nhiên.
Môi trường ngành
- Yếu tố khách hàng:
Khách hàng chủ yếu của công ty là các chủ doanh nghiệp, quản lý điều hành các cơng ty, cửa hàng.... Cơng ty ln phải tự tìm kiếm cho mình những khách hàng, đối tác mới. Với hệ thống khách hàng rộng như vậy thì cơ cấu cơng ty cần phù hợp đủ nhân lực, làm việc
chuyên nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh cơng ty diễn ra bình thường, đạt hiệu quả cao. Khách hàng có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Do đó, cơng ty ln đảm bảo các sản phẩm, dịch vụ (web, logo…) được giao cho khách hàng đúng thời hạn yêu cầu và có chất lượng cao nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Để làm tốt được công tác này, cơ cấu tổ chức của cơng ty cần phải có sự kết hợp chặt chẽ để có sự phối hợp làm việc hiệu quả nhất. Trong công tác phân quyền cũng cần phải tin tưởng cấp dưới, một khi người lao động được giao quyền, được tin tưởng thi họ sẽ làm việc chăm chỉ, do đó đảm bảo đúng tiến độ cơng việc.
- Yếu tố đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh của công ty thường là các công ty truyền thông, công nghệ khác như: Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông Lộc Phát, Công ty cổ phần cung cấp giải pháp truyền thông Việt Nam, Công ty cổ phần truyền thông Kim Cương… Các công ty này là những công ty nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế logo, website, in ấn... Họ có tiềm lực tài chính cũng khơng thua kém công ty cổ phần công nghệ và truyền thơng VIACOM. Vì vậy Cơng ty phải có đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả để ngày càng mở rộng thị trường kinh doanh của mình. Đồng thời, trước mơi trường kinh doanh nhiều đối thủ cạnh tranh, cơng ty cần có kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý, đồng thời hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền phù hợp để tồn tại và phát triển hiệu quả. Công tác tổ chức và phân quyền tốt sẽ giúp cơng ty có một đội ngũ làm việc vững mạnh, chuyên nghiệp, từ đó có thể đứng vững trong môi trường nhiều đối thủ cạnh tranh như hiện nay.
- Yếu tố chính sách quản lý nhà nước:
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ và mở cửa của thị trường, chính sách quản lý nhà nước về ngành thương mại, lĩnh vực kinh doanh trở nên thơng thống hơn. Điều này vừa tạo điều kiện cho công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM hợp tác với nước ngồi vừa có cơ hội mở rộng thị trường ra quốc tế… song lại vừa làm gia tăng áp lực cạnh tranh từ các cơng ty nước ngồi. Thực hiện mở rộng, phát triển ngành nghề kinh doanh công ty đã kinh doanh thêm dịch vụ in ấn và gia công giao diện web và các sản phẩm phần mềm… góp phần nâng cao lợi nhuận của cơng ty. Tuy nhiên việc tham gia nhiều lĩnh vực ngành nghề kinh doanh đã đặt ra vấn đề trong quản trị công ty. Hơn nữa sự hiểu biết cũng như khả năng quản lý của nhà quản trị, tác nghiệp của nhân viên ở lĩnh vực kinh doanh mới còn hạn chế.
b. Nhân tố chủ quan
- Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty:
Mục tiêu và chiến lược của cơng ty có sự ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công ty. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM thay đổi trong từng giai đoạn. Ví dụ: mục tiêu là tăng doanh số và thị phần thì tất cả mọi hoạt động của công ty đều hướng tới mục tiêu đó, điều đó kéo theo quy mơ hoạt động, số lượng nhân viên cũng phải được đảm bảo để hồn thành cơng việc. Công ty lấy việc tăng lượng khách hàng làm mũi nhọn để đột phá tăng trưởng và mở rộng quy mô kinh doanh. Công ty rất quan tâm tới việc đầu tư phát triển phòng kinh doanh, tăng cường quản lý nhằm làm bộ phận kinh doanh hoạt động thực sự hiệu quả.
- Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của cơng ty:
Xây dựng, thay đổi hồn thiện một cơ cấu tổ chức được thực hiện thông qua việc xác định các công việc, nhiệm vụ cụ thể cần làm để thực thi chiến lược và hoàn thành mục tiêu. Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để tổ chức thiết kế cơ cấu tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình. Và cơng ty cổ phần cơng nghệ và truyền thông VIACOM cũng vậy, khi công ty thực hiện thêm chức năng, nhiệm vụ kinh doanh nào đó thì cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đó. Hiện tại do mới được thành lập khơng lâu nên cơng ty có quy mơ cịn hẹp, sản xuất kinh doanh chưa phát triển mạnh mẽ. Để cải thiện tình hình này