CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.2.1 Chức năng, quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống
Chức năng các bộ phận trong hệ thống
• Hội đồng quản trị: là cơ quan quyền lực nhất của khách sạn, gồm các đại
biểu do điều lệ khách sạn và các điều khoản pháp lý hiện hành qui định.
• Giám đốc có trách nhiệm quản lý các bộ phận.
• Trưởng Phịng các bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ của nhân viên.
• Bộ phận tiếp tân: Đây là trung tâm vận hành của toàn bộ khách sạn, đầu mối
liên hệ khách sạn, là bộ phận tham mưu, trợ giúp cho bộ máy quản lý khách sạn. Nhân viên tiếp tân có nhiệm vụ:
o Đón tiếp khách
o Giới thiệu, bán phòng ( buồng) và các dịch vụ khác
o Nhận đặt buồng và bố trí buồng
o Làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách
o Trực tiếp và phối hợp với các nhân viên phục vụ trong thời gian khách lưu lại tại khách sạn
o Tiếp nhận và giải quyết các phàn nàn
o Theo dõi, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách
o Các nhiệm vụ khác.
• Bộ phận Quản lý: Bộ phận quả lý chịu trách nhiệm quản lý nhân viên phục vụ
phòng, nhân viên phục vụ các dịch vụ. Nhân viên phục vụ phịng có nhiệm vụ phục vụ giao phịng và nhận phòng. Nhân viên phục vụ dịch vụ sẽ phục vụ các dịch vụ trong khách sạn.
• Bộ phận kinh doanh: Bộ phận kinh doanh bao gồm các nhân viên kế toán và
nhân viên kinh doanh. Trưởng phịng kinh doanh quản lý trực tiếp nhân viên kế tốn và nhân viên kinh doanh về tình hình doanh số, chiến lược kinh doanh của khách sạn…
o Nhân viên Kế toán: chịu trách nhiệm về vấn đề kế toán của khách sạn.
o Nhân viên kinh doanh: chịu trách nhiệm về vấn đề kinh doanh của khách sạn.
Mối quan hệ giữa các Bộ phận:
• Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý hổ trợ quan trọng nhất cho mọi hoạt động của bộ phận lễ tân. Bộ phận quản lý phối hợp báo cáo về trạng thái phòng, những vấn đề phát sinh để góp phần năng cao hiệu quả phòng. Bộ phận lễ tân tiếp nhận các yêu cầu của khách sạn về thuê phòng và thuê sử dụng các dịch vụ của khách sạn. Bộ phận lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận quản lý để phục vụ khách hàng.
• Mối quan hệ giữa bộ phận kinh doanh với bộ phận lễ tân: Hai bộ phận này phối hợp với nhau bảo quản tiền mặt và các nguồn thu cho khách sạn. Ngoài ra còn đề ra các chiến lược kinh doanh cho ban giám đốc và hội đồng quản trị.