B. Nội dung
1.4 Sổ sách kế toán
1.4.1 Hình thức nhật kí chung.
Nhật kí chung là hình thức kế tốn đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch tốn, đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thơng tin kế tốn trên sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế tốn nhật kí chung :
- Số lượng sổ sách của hình thức gồm : Sổ nhật kí, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết.
- Kết cấu nội dung của mỗi loại sổ trong hình thức này như sau :
* Sổ nhật kí :Sổ nhật kí của hình thức này thường có hai mục đích phản ánh : Phản ánh chung cho mọi đối tượng gọi là sổ nhật kí chung, phản ánh riêng cho một số đối tượng chủ yếu có mật độ phát sinh lớn và có tầm quan trọng, đối với hoạt động của đơn vị cần có sự theo dõi riêng để cung cấp thông tin nhanh cho quản lý nội bộ gọi là nhật kí đặc biệt, hay nhật biên hay có thể gọi là nhật kí tài khoản.
Nhật kí chung là sổ nhật kí chủ yếu quản lý tồn bộ số liệu kế tốn của đơn vị trong một niên độ kế toán, được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt của đối tượng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của các nhật kí đặc biệt để quản lý chung. Nhật kí chung có đặc điểm :
+ Nhật kí chung thường là sổ quyển khơng sử dụng sổ tờ rời. + Nhật kí chung mở chung cho các đối tượng.
+ chức năng nhật kí chung là hệ thống hóa số liệu kế tốn theo thứ tự phát sinh của nghiệp vụ.
+ Cơ sở ghi nhật kí chung là chứng từ gốc đã lập hợp pháp, hợp lệ. + Nhật kí chung ghi theo ngun tắc ghi sổ kép.
Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức : Nhật kí chung và nhật kí sổ cái, thể hiện bước phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch tốn kế tốn .
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ chứng từ ghi sổ thể hiện ở : Số lượng, kết cấu nội dung sổ, trình tự các bước ghi sổ từ chứng từ gốc cho đến các báo cáo kế toán và ưu, nhược điểm dẫn đến các điều kiện vận dụng hệ thống sổ của hình thức này.
Nội dung kết cấu của từng loại sổ chủ yếu và mục đích sử dung:
- Sổ “ Chứng từ ghi sổ” là sổ khác biệt so với các hình thức kế tốn khác, vì vậy dùng tên sổ đặt tên cho toàn bộ hệ thống sổ.
Sổ “Chứng từ ghi sổ” có nhiều dạng và nội dung phản ánh: Chứng từ ghi sổ lập trên cơ sở tập hợp theo loại chứng từ gốc có cùng một nội dung kinh tế ( phiêu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán hàng…). Chứng từ ghi sổ có thể lập theo tài khoản (tài khoản tiền mặt, tài khoản vật liệu, tài khoản giá vốn hàng bán, tài khoản doanh thu bán hàng, tài khoản xác định kết quả..) hoặc cũng có thể lập theo chi tiết báo cáo nội dung (chỉ tiêu chi phí sản phẩm, chỉ tiêu hàng gửi bán, chỉ tiêu doanh thu, chi phí, kết quả, chỉ tiêu phân phối thu nhập..)
Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ : Hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ có ưu điểm cơ bản là ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ nhật kí và sổ cái, số liệu kế tốn dễ đối chiếu, đễ kiểm tra, sổ nhật kí tờ rơi cho phép thực hiện chun mơn hóa được lao động kế tốn trên cơ sở phân cơng lao động. Mặc dù vậy, hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ vẫn chưa khắc phục được nhược điểm là ghi chép trùng lặp của các hình thức sổ kế tốn ra đời được sử dụng trước nó.
Hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ thích hợp với mọi loại quy mơ đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kêt cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao đông kế tốn thủ cơng và lao động kế tốn bằng máy.
1.4.3 Hình thức nhật kí sổ cái.
Hình thức ghi sổ nhật kí sổ cái là hình thức kế tốn trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu soorcungx như đặc trưng về trình tự hạch tốn . Trên góc độ kế tốn tổng hợp hình thức sổ kế tốn nhật kí sổ cái có đặc điểm :
- Số lượng và loại sổ : Một sổ nhật kí sổ cái và số lượng sổ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết giống như các hình thức sổ kế tốn khác
- Nội dung kết cấu nhật kí sổ cái là :
+ Hạch tốn trên nhật kí - Sổ cái được thực hiện vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống cho từng tài khoản riêng biệt.
+ Các tài khoản sổ cái được trình bày trên cùng một trang sổ :Nhật kí - Sổ cái. + Cơ sở ghi Nhật kí – Sổ cái là chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại.
+ Ghi Nhật kí – Sổ cái tiến hành thường xuyên và đồng thời cả phần thông tin thời gian và phần thông tin số liệu của một tài khoản đối tượng hạch toán.
Về điều kiện vận dụng hình thức Nhật kí – Sổ cái : Nếu đơn vị có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế tốn, khối lượng nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều, trình độ kế tốn thấp thì áp dụng hình thức Nhật kí – Sổ cái là có hiệu quả khơng ảnh hưởng đến tốc độ cung cấp thơng tin kế tốn cho quản lý và độ chính xasxsccuar số liệu đã ghi.
1.4.4 Hình thức Nhật kí - Chứng từ.
Ngun tắc kế tốn cơ bản trong hình thức Nhật kí – Chứng từ là :
Một là : Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày
trên sổ nhật kí theo số tiền bên (Có) của tài khoản kết hợp phân tích các tài khoản ghi (nợ) có quan hệ đối ứng với số tiền phát sinh (có). Cuối kì hệ thống hóa số phát sinh (nợ) của tài khoản từ sổ nhật kí trong mối quan hệ chi tiết với các tài khoản ghi (Có) đối ứng với tiền ghi nợ của tài khoản.
Hai là : Kết hợp trong một bút toán ghi việc phản ánh nghiệp vụ theo thời gian
Ba là : Nhật kí - chứng từ và các sổ phụ của Nhật kí - chứng từ có thể mở
chuyên dùng hoặc mở chung cho nhiều đối tượng khác nhau có quan hệ với nhau theo chỉ tiêu phản ánh.
Bốn là : Sổ sách trong hình thức Nhật kí –Chứng từ đều thiết kế theo mẫu sẵn
theo quan hệ đối ứng có thể cho đối tượng mở sổ. Mẫu được in sẵn và ban hành mẫu sổ thống nhất.
Hình thức sổ nhật kí chứng từ có những đặc trưng riêng biệt về : Số lượng, loại sổ, kết cấu nội dung và trình tự ghi sổ..
Số lượng các loại sổ kế tốn sử dụng gồm :
- Sổ nhật kí – chứng từ :10 loại nhật kí - chứng từ . - Sổ kê : 11 loại sổ kê
- Sổ phân bổ : Sử dụng để chia chi phischo đối tượng chịu phí theo cơng dụng và mục đích chi phí. Có 4 loại sổ phân bổ
- Sổ chi tiết : gồm 6 sổ chi tiết được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi bảng kê hoặc Nhật kí – chứng từ.
- Sổ cái : Sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở Nhật kí – chứng từ. Sổ cái mở cho từng tài khoản. Hình thức kết cấu của sổ cái của bộ sổ kế tốn “nhật kí – chứng từ” thống nhất cho mọi tài khoản.
Điều kiện để sử dụng có hiệu quả hình thức sổ Nhật kí – chứng từ là : +. Doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại có quy mơ lớn.
+. Đội ngũ nhân viên kế tốn đủ nhiều, đủ trình độ để thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ.
Chương 2
Thực trạng cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tại cơng ty cổ phần