-. Hệ thống quản lý chất lượng: ISO9001 :2000
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tại cơng ty cổ phần kinh doanh
phần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương .
2.2.1 Đặc điểm về chi phí sản xuất và phân loại chi phí sản xuất tại cơng ty. cơng ty.
Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm nhiều loại, nhiều khoản khác nhau cả về nội dung, tính chất, cơng dụng, cũng như vai trị, vị trí của nó trong q trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho cơng tác quản lý và kế tốn, cần thiết phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất. Xuất phát từ các mục đích và yêu cầu khác nhau của quản lý, chi phí sản xuất kinh doanh cũng được phân loại theo những tiêu trí khác nhau. Mỗi cách phân loại có tác dụng khác nhau cho quá trình quản lý và kiểm tra, kiểm sốt chi phí phát sinh ở các góc độ khác nhau. Vì thế, các cách phân loại chi phí đều tồn tại, bổ sung cho nhau và giữ vai trò nhất định trong quản lý chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm.
Theo chế độ kế tốn hiện hành, các chi phí trong sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương được chia thành các khoản mục sau đây:
Khoản mục chi phí ngun vật liệu trực tiếp: Gồm tồn bộ chi phí nguyên, vật liệu chính, phụ, nhiên liệu… dùng trực tiếp vào sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp: Gồm tồn bộ chi phí về tiền lương phụ cấp lương, các khoản có tính chất tiền lương, các khoản trích theo tiền lương ( bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn ) phải trả cho cơng nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc trực tiếp thực hiện công tác lao vụ, dịch vụ.
Khoản mục chi phí sản xuất chung: Gồm tồn bộ các chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng hoặc tổ đội sản xuất ( trừ các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp ) như: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ dùng trong phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác…
2.2.2 Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất.
Chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có thể phát sinh ở nhiều địa điểm khác nhau, liên quan đến việc sản xuất chế tạo các loại sản phẩm, lao vụ khác nhau. Các nhà quản trị doanh nghiệp biết được các chi phí phát sinh ở đâu, dùng vào việc sản xuất sản phẩm nào… Chính vì vậy chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ phải được kế toán tập hợp theo một phạm vi, giới hạn nhất định. Đó chính là đơí tượng kế tốn chi phí sản xuất.
Đối tượng kế tốn chi phí sản xuất là phạm vi và giới hạn để tập hợp chi phí sản xuất theo các phạm vi và giới hạn đó. Xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất là khâu đầu tiên trong việc tổ chức kế tốn chi phí sản xuất. Thực chất của việc xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất là xác định nơi phát sinh chi phí ( phân xưởng, bộ phận sản xuất, giai đoạn công nghệ…) hoặc đối tượng chịu chi phí ( sản phẩm, đơn đặt hàng…).
Khi xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất trước hết các nhà quản trị phải căn cứ vào mục đích sử dụng của chi phí, sau đó phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình cơng nghệ sản xuất, loại hình sản xuất sản phẩm, khả năng, trình độ và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể mà đối tượng kế tốn chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp có thể là:
- Từng sản phẩm, chi tiết sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn đặt hàng. - Từng phân xưởng, giai đoạn công nghệ sản xuất.
- Tồn bộ quy trình cơng nghệ sản xuất, tồn doanh nghiệp.
Xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất một cách khoa học hợp lý là cơ sở để tổ chức kế tốn chi phí sản xuất, từ việc tổ chức hạch tốn ban đầu đến tổ chức tổng hợp số liệu, ghi chép trên tài khoản, sổ chi tiết… Các chi phí phát sinh, sau khi đã được tập hợp, xác định theo các đối tượng kế tốn chi phí sản xuất sẽ là cơ sở để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ theo đối tượng đã xác định.
+. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh .
Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất là cách thức mà kế toán sử dụng để tập hợp, phân loại các khoản chi phí sản xuất phát sinh tronng một kỳ theo các đối tượng tập hợp chi phí đã xác định. Nội dung cơ bản của phương pháp kế tốn tập hợp chi phí sản xuất là căn cứ vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã xác định để mở các sổ kế toán nhằm ghi chép, phản ánh các chi phí phát sinh theo đúng các đối tượng hoặc tính tốn, phân bổ phần chi phí phát sinh cho các đối tượng đó.
Tùy thuộc vào khả năng quy nạp của chi phí vào các đối tượng tập hợp chi phí kế tốn sẽ áp dụng các phương pháp tập hợp chi phí sản xuất một cách thích hợp. Thơng thường tại các doanh nghiệp hiện nay có hai phương pháp tập hợp như sau:
Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp: phương pháp này được sử dụng để tập hợp các loại chi phí có liên quan trực tiếp đến các đối tượng tập hợp chi phí đã xác định, tức là đối với các loại chi phí phát sinh liên quan đến đối tượng nào có thể xác định được trực tiếp cho đối tượng đó, chi phí phát sinh liên quan đến từng đối tượng tập hợp chi phí cụ thể đã xác định sẽ được tập hợp và quy nạp trực tiếp cho đối tượng đó.
Phương pháp này yêu cầu phải tổ chức cơng tác kế tốn một cách cụ thể, tỉ mỉ từ khâu lập chứng từ ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán…. theo đúng các đối tượng tập hợp chi phí đã xác định, có như vậy mới đảm bảo các chi phí phát sin tập hợp đúng theo các đối tượng một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ.
Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí gián tiếp: phương pháp này được sử dụng để tập hợp các chi phí gián tiếp, đó là các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí đã xác định mà kế tốn khơng thể tập hợp trực tiếp các chi phí này cho từng đối tượng.
Theo phương pháp này, trước hết kế toán tiến hành tập hợp các chi phí phát sinh có liên quan đến nhiều đối tượng theo địa điểm phát sinh hoặc nội dung chi phí,
sau đó tiến hành phân bổ chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí theo các tiêu thức thích hợp. Để xác định chi phí cho từng đối tượng cụ thể phải lựa chọn các tiêu thức hợp lý và tiến hành phân bổ các chi phí đó cho từng đối tượng liên quan. Phân bổ chi phí cho từng đối tượng theo cơng thức:
Tiêu thức dùng để phân bổ được lựa chọn tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Tính chính xác, độ tin cậy của thơng tin về chi phí phụ thuộc rất nhiều vào tính hợp lý của tiêu thức phân bổ được lựa chọn.
2.2.3 Kế toán các khoản mục chi phí.
2.2.3.1 Kế tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng từ 70-80% trong giá thành và thường ổn định trong cơ cấu mỗi loại sản phẩm. Nguyên vật liệu ở công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, căn cứ vào vai trò và tác dụng của từng loại nguyên vật liệu trong sản xuất thì ngun vật liệu ở cơng ty được chia thành 3 loại:
Nguyên vật liệu chính bao gồm: Giấy, mực.
Vật liệu phụ bao gồm: Nước solven, găng tay, túi nilon, giẻ lau Nhiên liệu bao gồm: Điện, xăng, dầu
- Tài khoản sử dụng :
Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu kế toán sử dụng TK 152 “ nguyên liệu, vật liệu ” được mở chi tiết theo 3 tiểu khoản:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính. Chi phí phân
bổ cho đối
tượng i =
Tổng chi phí cần phân bổ cho các đối tượng Tổng tiêu thức phân bổ
của các đối tượng
*
Tiêu thức phân bổ của
TK 1522: Vật liệu phụ. TK 1523: Nhiên liệu.
Trong đó, với từng tiểu khoản, kế toán mở các mã hàng chi tiết theo dõi đến từng loại nguyên liệu, vật liệu chính sử dụng trong sản xuất.
- Về thủ tục kế toán :
Để đáp ứng nhu cầu vật liệu cho sản xuất, hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất và các hợp đồng đã ký với khách hàng, cũng như dự đoán mức bán lẻ trên thị trường và thông qua mạng lưới các đại lý, phòng sản xuất lên các kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu để trình lên Giám đốc cơng ty. Sau khi được phê duyệt, phòng sản xuất sẽ làm việc với các bộ phận có liên quan để tiến hành nhập hàng phục vụ cho quá trình sản xuất.
Trong quá trình sản xuất nếu phát sinh các nhu cầu vật liệu ngồi kế hoạch thì bộ phận sản xuất lập báo cáo để gửi lên phương án trình Giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện. Một số trường hợp để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian cho các đơn đặt hàng của khách hàng các phân xưởng có thể tự đảm nhận phần vật liệu ( nếu có thể ) sau khi được sự đồng ý của Giám đốc cơng ty sau đó thanh tốn với cơng ty theo khối lượng thực tế phát sinh.
Giá của nguyên vật liệu mua về nhập kho được xác định tùy theo đặc điểm và tính chất của từng loại nguyên vật liệu. Các nguyên vật liệu mua trong nước giá nhập kho được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn và các khoản chi phí thu mua phát sinh như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, chi phí cầu đường…..
Việc tính tốn giá thành thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng trong từng tháng sẽ được kế toán trưởng thực hiên trên Bảng kê số 3 ( Tính giá thành thực tế Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ “ TK 152, 153 ” theo Mẫu số S04b3-DN ) đến cuối tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành lập Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ theo Mẫu số 07-VT ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ). Trong bảng phân bổ này vật liệu xất dùng được
phân bổ cho từng phân xưởng và chi tiết cho từng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất vật tư cho từng sản phẩm. - Tính giá NVL, CCDC nhập kho: Giá thực tế NVL = Giá mua + Các loại thuế + Chi phí thu mua Trong đó :
+ Giá mua là giá ghi trên Hóa đơn
+ Các loại thuế: Thuế nhập khẩu( nếu có ), thuế VAT( nếu có )
+ Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại,lưu kho - Tính giá NVL xuất kho.
Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Hợp đồng thương mại - Hợp đồng tài chính
- Chứng từ phân bổ chi phí thu mua - Bảng kiểm kê NVL tồn cuối kỳ
Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Giá bình quân cả kỳ dự trữ =
Giá trị NVL tồn ĐK + Giá trị NVLNK trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVLNK trong kỳ
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Chứng từ:
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Hợp đồng thương mại Hợp đồng tài chính
Chứng từ phân bổ chi phí thu mua.
Bảng kiểm kê NVL tồn cuối kỳ.
Cuối năm tài chính, kế tốn in sổ sách kế toán
Kế tốn cập nhật thơng tin vào phần hành kế tốn cơng cụ, dụng cụ hay
kế toán hàng tồn kho
Sổ chi tiết:
Sổ chi tiết cho từng mã NVL.
Sổ chi tiết cho từng CC-DC. Sổ chi tiết các TK Báo cáo: Báo cáo NVL, CC-DC nhập kho Báo cáo NVL, CC-DC xuất kho Báo cáo NVL,CC_DC tồn kho
Báo cáo Tài chính Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 152 Sổ cái TK 153 Sổ cái TK 331 Sổ cái TK 141 Sổ cái TK 142 Sổ cái TK 242 Sổ cái TK 611 Sổ nhật ký chung
- Phiếu nhập kho :
Đơn vị : Công ty cổ phần kinh doanh và dịch vụ thương mại Phương Nam. Đia chỉ :BT6, 262 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày…. tháng… năm 2012 Số………………………
Họ và tên người giao : Trần Thị Hằng
STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, dụng cụ, sp hàng hóa Mã số Đ/V tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Giấy cuộn Cuộn 600 50.000 30.000.000
2 Mực in Lọ 400 25.000 10.000.000
Cộng 40.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi triệu đồng
Ngày… tháng …. Năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, họ tên )
Khi có đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán căn cứ vào nhu cầu của khách hàng tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên: một liên giữ lại ở phòng vật tư, một liên giao cho khách hàng và một liên giao cho phòng kế tốn. Sau khi xem xét cơng ty quyết định xuất kho sản phẩm sẽ lập phiếu xuất kho
Biểu số 1.1: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty cổ phần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương Địa chỉ: BT6, 262 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 1 Năm 2012 Số: 68502.1
Họ và tên người nhận : Lê Nguyễn Bảo Ngọc
STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, dụng cụ, sp hàng hóa Mã số Đ/V tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực xuất
1 Giấy cuộn 50014 Cuộn 500 50.000 25.000.000
2 Mực in 50025 Lọ 200 25.000 5.000.000
Cộng 30.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi triệu đồng
Ngày… tháng …. Năm 2012 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế tốn trưởng ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, họ tên )
Căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán trưởng tập hợp số liệu vào máy về mặt số lượng và được theo dõi trên bảng “ Xuất, nhập, tồn nguyên vật liệu ” hàng tháng. Ngoài việc theo dõi về mặt số lượng kế tốn cịn theo dõi về mặt giá trị. Công việc này do chương trình phần mềm tự tính tốn đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng cuối mỗi tháng khi thực hiện khóa sổ.
- Sổ sách sử dụng.
Cuối tháng sau khi tập hợp được số lượng từng loại nguyên vật liệu tiêu hao cho từng sản phẩm nhân viên phân xưởng sẽ lập báo cáo sử dụng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm và gửi lên cho phịng kế tốn. Kế tốn tiến hành đối chiếu báo cáo sử dụng nguyên vật liệu với các phiếu xuất kho và định mức để xác định tính đúng đắn của báo cáo đó.
Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật kí chung và sổ cái các tài khoản liên quan.
Biểu số 1.3: Sổ Nhật ký chung
Đơn vị: Công ty cổ phần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương Địa chỉ: BT6, 262 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội
NHẬT KÝ CHUNG ( trích ) Tháng 1 năm 2012 ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 15/1 68502.1
Xuất cho Công ty TNHH Tohoku Pioneer Việt Nam
x 621
152
45.412.845
45.412.845
16/1 68504.1
Xuất cho Công ty TNHH Uniden Việt Nam – KH010 x 621 152 677.327 677.327 18/1 PX DD0203
Xuất cho Công ty