-. Hệ thống quản lý chất lượng: ISO9001 :2000
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Công ty cổ phần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương là một cơng ty cổ phần có qui mơ nhỏ và có trụ sở đặt tập trung tại một địa điểm do vậy hình thức tổ chức bộ máy của cơng ty cũng được tổ chức theo hình thức quản lý trực tuyến chức năng. Cùng với sự phát triển của mình, cơng ty đã khơng ngừng hồn thiện bộ máy tổ chức quản lý để tận dụng hết năng lực sẵn có nhằm đảm bảo cho q trình kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức quản lý
-. Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban trong cơng ty
*. Chủ tịch HĐQT: Có trách nhiệm chỉ đạo chiến lược phát triển trong tồn cơng ty. Là người có quyền quyết định cao nhất về quản lí và điều hành, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trong mọi hoạt động SXKD của công ty.
*. Ban cố vấn: Cố vấn cho Chủ tịch HĐQT những chiến lược phát triển đúng đắn trong quá trình hoạt động sản xuất.
*. Tổng giám đốc: Có trách nhiệm quản lý chung. Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc Giám đốc Cố vấn Phó giám đốc Kế tốn Hành chính Xuất nhập khẩu Sản xuất Chất lượng Bán hàng Vệ sinh và nội chợ Kho
*. Giám đốc: Là người có quyền điều hành cao nhất trong cơng ty và có nghĩa vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của công ty. Khi Giám đốc đi vắng thì ủy quyền cho Phó giám đốc điều hành cơng ty.
*. Phó giám đốc: Là người được Giám đốc ủy quyền chỉ đạo và điều hành công việc sản xuất cũng như mọi hoạt động trong tồn cơng ty.
*. Phịng kế tốn : Có nhiệm vụ làm cơng tác quản lý tồn bộ về tài chính, thu thập và cung cấp đầy đủ các mặt hoạt động tài chính và thơng tin kinh tế, chấp hành đầy đủ các chế độ mà luật pháp quy định.
*. Phịng xuất nhập khẩu: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về kinh doanh, mua bán hàng hóa, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của thị trường, kinh doanh xuất nhập khẩu,
*. Phịng hành chính: Giải quyết các giấy tờ hành chính, sắp xếp lao động phù hợp với trình độ năng lực của lao động, tổ chức các hội nghị, hội họp trong cơng ty.
*. Phịng bán hàng: Tìm kiếm thị trường tiêu thụ, marketing sản phẩm của công ty đến với nhiều người.
*.Phòng kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất ra theo yêu cầu của khách hàng.
*. Phòng sản xuất: Trực tiếp sản xuất ra sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng.
*. Vệ sinh và nội trợ: vệ sinh hàng ngày trong công ty và phục vụ bữa cơm trưa cho tồn bộ nhân viên trong cơng ty.
*. Kho: Có nhiệm vụ kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào và nhập xuất sản phẩm cho khách hàng.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể ghi sổ kế tốn thủ cơng hoặc trên máy vi tính. Trong cơng ty đã sử dụng phần mềm kế tốn Fast 2008 ghi theo hình thức Nhật ký chung. Đây là phiên bản mới nhất được phát triển với nhiều nghiệp vụ và chức năng mới so với các phiên bản trước, được cập nhật các Thông Tư mới nhất của Bộ Tài Chính. Sử dụng phần mềm này giúp cho quá trình xử lý thơng tin một cách kịp thời , đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
ghi chú : Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Giải thích sơ đồ:
*. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
PHẦN MỀM KẾ TỐN
Báo cáo tài chính Báo cáo kế tốn quản trị. BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TỐN
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
*. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa sổ liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
*. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Do đặc điểm hoạt động sản xuất, đặc điểm quản lý doanh nghiệp nên tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty theo hình thức tập trung. Với hình thức này, tồn bộ cơng việc kế tốn trong công ty đều được tiến hành xử lý tại bộ phận kế tốn của cơng ty. Từ thu thập và kiểm tra chứng từ, cập nhật số liệu, lập các Báo cáo tài chính, các bộ phận ở trong cơng ty và các phịng ban chỉ lập chứng từ phát sinh rồi gửi tồn bộ về phịng kế tốn. Do đó đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác chuyên môn, kiểm tra, xử lý các thơng tin kế tốn được kịp thời, chặt chẽ.
Vì là cơng ty mới thành lập, quy mô nhỏ nên bộ máy kế tốn trong cơng ty do 03 nhân viên kế toán đảm nhiệm. Một người là kế toán trưởng ,một kế toán tổng hợp, chi tiết và một người là kế tốn thủ quỹ.
Kế tốn trưởng có nhiệm vụ điều hành tồn bộ cơng tác kế toán, tham mưu cho Giám đốc trong cơng tác quản lý tài chính, kiểm tra đơn đốc các phần hành kế tốn trong cơng ty, chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất về các số liệu kế toán trước cơ quan thuế và các cơ quan chủ quản khác. Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý tiền và tài sản cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơng ty.
Ngồi nhiệm vụ là người lãnh đạo và quản lý tài chính, kế tốn trưởng cịn tham gia trực tiếp vào cơng tác hạch tốn, phân bổ trực tiếp chi phí sản xuất kinh doanh vào đối tượng tính giá thành, lập và luân chuyển chi phí phù hợp với đối tượng hạch tốn.
Kế tốn thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi và trực tiếp ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tình hình thu-chi trong cơng ty. Kế tốn thủ kho căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thực hiện cơng việc hạch tốn thu chi hàng ngày thường xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu kế tốn với số tiền có trong quỹ để tránh tình trạng thất thốt.
2.1.4.2 Đặc điểm chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty.
Cơng ty áp dụng Chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Cơng ty áp dụng các Chuẩn mực kế tốn Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành. Các Báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực kế tốn, thơng tư hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
*. Đơn vị tiền tệ được ghi chép kế toán là: VNĐ
*. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. *. Xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. *. Nguyên tắc ghi sổ hàng tồn kho theo phương pháp: Kê khai thường xuyên. *. Hình thức ghi sổ: Kế tốn máy theo hình thức nhật ký chung.
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tại cơng ty cổphần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương . phần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương .
2.2.1 Đặc điểm về chi phí sản xuất và phân loại chi phí sản xuất tại cơng ty. cơng ty.
Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm nhiều loại, nhiều khoản khác nhau cả về nội dung, tính chất, cơng dụng, cũng như vai trị, vị trí của nó trong q trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho cơng tác quản lý và kế tốn, cần thiết phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất. Xuất phát từ các mục đích và yêu cầu khác nhau của quản lý, chi phí sản xuất kinh doanh cũng được phân loại theo những tiêu trí khác nhau. Mỗi cách phân loại có tác dụng khác nhau cho quá trình quản lý và kiểm tra, kiểm sốt chi phí phát sinh ở các góc độ khác nhau. Vì thế, các cách phân loại chi phí đều tồn tại, bổ sung cho nhau và giữ vai trò nhất định trong quản lý chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm.
Theo chế độ kế tốn hiện hành, các chi phí trong sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần kinh doanh dịch vụ và thương mại Nam Phương được chia thành các khoản mục sau đây:
Khoản mục chi phí ngun vật liệu trực tiếp: Gồm tồn bộ chi phí nguyên, vật liệu chính, phụ, nhiên liệu… dùng trực tiếp vào sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp: Gồm tồn bộ chi phí về tiền lương phụ cấp lương, các khoản có tính chất tiền lương, các khoản trích theo tiền lương ( bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn ) phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc trực tiếp thực hiện công tác lao vụ, dịch vụ.
Khoản mục chi phí sản xuất chung: Gồm tồn bộ các chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng hoặc tổ đội sản xuất ( trừ các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp ) như: Chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ dùng trong phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác…
2.2.2 Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất.
Chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có thể phát sinh ở nhiều địa điểm khác nhau, liên quan đến việc sản xuất chế tạo các loại sản phẩm, lao vụ khác nhau. Các nhà quản trị doanh nghiệp biết được các chi phí phát sinh ở đâu, dùng vào việc sản xuất sản phẩm nào… Chính vì vậy chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ phải được kế toán tập hợp theo một phạm vi, giới hạn nhất định. Đó chính là đơí tượng kế tốn chi phí sản xuất.
Đối tượng kế tốn chi phí sản xuất là phạm vi và giới hạn để tập hợp chi phí sản xuất theo các phạm vi và giới hạn đó. Xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất là khâu đầu tiên trong việc tổ chức kế tốn chi phí sản xuất. Thực chất của việc xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất là xác định nơi phát sinh chi phí ( phân xưởng, bộ phận sản xuất, giai đoạn công nghệ…) hoặc đối tượng chịu chi phí ( sản phẩm, đơn đặt hàng…).
Khi xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất trước hết các nhà quản trị phải căn cứ vào mục đích sử dụng của chi phí, sau đó phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình cơng nghệ sản xuất, loại hình sản xuất sản phẩm, khả năng, trình độ và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể mà đối tượng kế tốn chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp có thể là:
- Từng sản phẩm, chi tiết sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn đặt hàng. - Từng phân xưởng, giai đoạn công nghệ sản xuất.
- Tồn bộ quy trình cơng nghệ sản xuất, tồn doanh nghiệp.
Xác định đối tượng kế tốn chi phí sản xuất một cách khoa học hợp lý là cơ sở để tổ chức kế tốn chi phí sản xuất, từ việc tổ chức hạch toán ban đầu đến tổ chức tổng hợp số liệu, ghi chép trên tài khoản, sổ chi tiết… Các chi phí phát sinh, sau khi đã được tập hợp, xác định theo các đối tượng kế tốn chi phí sản xuất sẽ là cơ sở để tính giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ theo đối tượng đã xác định.
+. Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh .
Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất là cách thức mà kế toán sử dụng để tập hợp, phân loại các khoản chi phí sản xuất phát sinh tronng một kỳ theo các đối tượng tập hợp chi phí đã xác định. Nội dung cơ bản của phương pháp kế tốn tập hợp chi phí sản xuất là căn cứ vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã xác định để mở các sổ kế toán nhằm ghi chép, phản ánh các chi phí phát sinh theo đúng các đối tượng hoặc tính tốn, phân bổ phần chi phí phát sinh cho các đối tượng đó.
Tùy thuộc vào khả năng quy nạp của chi phí vào các đối tượng tập hợp chi phí kế tốn sẽ áp dụng các phương pháp tập hợp chi phí sản xuất một cách thích hợp. Thơng thường tại các doanh nghiệp hiện nay có hai phương pháp tập hợp như sau:
Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp: phương pháp này được sử dụng để tập hợp các loại chi phí có liên quan trực tiếp đến các đối tượng tập hợp chi phí đã xác định, tức là đối với các loại chi phí phát sinh liên quan đến đối tượng nào có thể xác định được trực tiếp cho đối tượng đó, chi phí phát sinh liên quan đến từng đối tượng tập hợp chi phí cụ thể đã xác định sẽ được tập hợp và quy nạp trực tiếp cho đối tượng đó.
Phương pháp này yêu cầu phải tổ chức cơng tác kế tốn một cách cụ thể, tỉ mỉ từ khâu lập chứng từ ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán…. theo đúng các đối tượng tập hợp chi phí đã xác định, có như vậy mới đảm bảo các chi phí phát sin tập hợp đúng theo các đối tượng một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ.
Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí gián tiếp: phương pháp này được sử dụng để tập hợp các chi phí gián tiếp, đó là các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí đã xác định mà kế tốn khơng thể tập hợp trực tiếp các chi phí này cho từng đối tượng.
Theo phương pháp này, trước hết kế tốn tiến hành tập hợp các chi phí phát sinh có liên quan đến nhiều đối tượng theo địa điểm phát sinh hoặc nội dung chi phí,
sau đó tiến hành phân bổ chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí theo các tiêu thức thích hợp. Để xác định chi phí cho từng đối tượng cụ thể phải lựa chọn các tiêu thức hợp lý và tiến hành phân bổ các chi phí đó cho từng đối tượng liên quan. Phân bổ chi phí cho từng đối tượng theo cơng thức:
Tiêu thức dùng để phân bổ được lựa chọn tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Tính chính xác, độ tin cậy của thơng tin về chi phí phụ thuộc rất nhiều vào tính hợp lý của tiêu thức phân bổ được lựa chọn.
2.2.3 Kế toán các khoản mục chi phí.
2.2.3.1 Kế tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.