1.2.2.1 .Nội dung kế toán tiền lương theo quyết định số 15/2006/QĐ BTC
2.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại Công ty
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công (Phụ lục06: bảng 2.2 và phụ lục 09:bảng 2.5): Để tiện
theo dõi từng đối tượng lao động, Công ty sử dụng bảng chấm công cá nhân cho từng công nhân trong các tổ đội sản xuất. Đây là chứng từ phản ánh thời gian làm việc thực tế và thời gian ngừng nghỉ của từng cơng nhân. Ngồi ra cịn có bảng chấm cơng chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động.
Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm cơng này vì do đặc thù của cơng ty xây dựng nên lao động trong cơng ty thường có sự thay đổi từ cơng trình này sang cơng trình khác. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động làm căn cứ để tính lương cho cơng nhân. Cịn các phịng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm cơng chung.
Trong trường hợp người công nhân thay đổi chỗ làm việc trong tháng (từ đội này sang đội khác) theo u cầu của cơng việc thì ngày cơng thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm cơng cá nhân, nhưng những ngày cơng này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động.
Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05: bảng 2.1): Bên cạch việc sử dụng các
xuất. Hợp đồng giao khốn này được lập hàng tháng giữa phịng kế hoạch và các đội trưởng. Đây chính là căn cứ để hạch tốn kết quả lao động hàng tháng.
Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục 07:bảng 2.3 và phụ lục 10: bảng 2.6):
Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời làm căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Phụ lục14: bảng 2.10): Khi công nhân viên
trong thời gian nghỉ việc ốm đau, thai sản, tai nạn…thì Cơng ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH tùy thuộc vào thời gian nghỉ mà Cơng ty có thể cho hưởng lương hoặc hưởng các quyên lợi về bảo hiểm..
Giấy tạm ứng tiền, phiếu chi (Phụ lục08: bảng 2.4, phụ lục11: bảng 2.7,
phụ lục 12:bảng 2.8, phụ lục13: bảng 2.9): Khi công ty tạm ứng tiền lương đợt 1 và
thanh toán nốt tiền lương đợt 2 kế toán sẽ lập phiếu chi.
Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng: Phiếu thanh tốn trợ cấp BHXH (Phụ lục 15:
bảng 2.11), Bảng thanh tốn BHXH tồn Cơng ty (Phụ lục16: bảng 2.12), Bảng
thanh tốn lương tốn cơng ty (Phụ lục 18: bảng 2.14), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Phụ lục 19: bảng 2.15).
Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Với lương khoán sản phẩm: Ban đầu, phịng kế hoạch của Cơng ty giao khoán sản phẩm cho các đội trực tiếp thi cơng một khối lượng cơng trình cần hồn thành trong thời gian nhất định bằng Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05:bảng 2.1). Các tổ sẽ căn cứ vào khả năng của công nhân để xác định lượng cơng việc sẽ hồn thành trong thời gian mà Công ty giao.
Người công nhân tự chấm cơng lao động cho mình và các đội trưởng, chủ cơng trình theo dõi việc chấm cơng này bằng việc ký xác nhận vào bảng chấm cơng đó. Ngồi ra cịn có bảng chấm cơng chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động của cơng nhân: :
giao khốn cho từng hạng mục cơng trình và bảng chấm cơng ta tính được đơn giá một ngày cơng, từ đó xác định lương của từng cơng nhân kết hợp với Bảng tạm ứng
lương của tổ xây dựng (Phụ lục 08: bảng 2.4) từ đó kế tốn lập bảng thanh tốn tiền
lương: Bảng thanh toán tiền lương đội xây dựng số 1 (Phụ lục 07: bảng 2.3). Bảng
này được chuyển lên HĐTVTL xét duyệt, sau đó chuyển xuống phịng kế tốn – tài chính để thanh tốn vào kỳ thanh tốn mà cơng ty quy định.
- Với lương thời gian: Hằng ngày, phụ trách bộ phận hoặc ngươi được ủy quyền sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm cơng ngày cho từng người, ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do cụ thể của mỗi người. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công (Phụ lục 09:
bảng2.5) và tiến hành tổng hợp lương từng người, chuyển bảng chấm cơng về
phịng KTTC để tiến hành kiểm tra, tình lương phải trả kết hợp với Bảng tạm ứng
lương (Phụ lục 11: bảng 2.7), lập Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 10: bảng 2.6). Sau khi được xét duyệt sẽ được chuyển xuống phòng KTTC để thanh toán
lương cho nhân viên.
Từ bảng thanh toán tiền lương khoán sản phẩm của các đội xây dựng và bảng thanh toán tiền lương thời gian của các phịng ban kế tốn sẽ lập Bảng tổng hợp thanh tốn tiền lương tồn Cơng ty (Phụ lục 18: bảng 2.14).
- Công ty thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng. Kỳ 2 thanh toán lương vào đầu những ngày đầu tháng sau kể từ ngày 5 đến ngày 10 tháng sau.
Kỳ tạm ứng lương: Căn cứ vào quyết định của Giám đốc kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành lập Phiếu chi (Phụ lục12: bảng 2.8), căn cứ vào Phiếu chi, các bảng thanh tốn tạm ứng của tổ, phịng ban thủ quỹ tiến hành chi.
Thanh toán lương kỳ 2: Căn cứ vào bảng lương tháng của từng đội, từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập Phiếu chi (Phụ
- Căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH (Phụ lục 14: bảng
2.10) của nhân viên kế tốn sẽ tính được số lương được hưởng BHXH của nhân
viên kết hợp với Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Phụ lục15: bảng 2.11) từ đó lập
Bảng thanh tốn BHXH của tồn Cơng ty (Phụ lục 16: bảng 2.12), sau khi được xét
duyệt kế toán sẽ lập Phiếu chi lương hưởng BHXH (Phụ lục17: bảng 2.13) để chi trả lương hưởng BHXH cho nhân viên.