1 .Những vấn đề chung về ý thức trách nhiệm
1.4.8 .Nghiên cứu về thái độ đổ lỗi hay bị chịu trận nơi công sở
3.6. Giải pháp nâng cao sự nỗ lực trong công việc
Mấu chốt của quản lý hiệu quả là mỗi người hãy làm hết năng lực của mình. Sự thất vọng và chán nản trong công việc của nhiều nhân viên đang gia tăng. Có một số lý do giải thích cho việc này, chẳng hạn như họ cảm thấy khơng có bất cứ ai trong các nhà quản lý doanh nghiệp đã và đang lắng nghe những mối quan tâm, khúc mắc, đề xuất và phàn nàn của họ; họ cảm thấy rằng mình đang đâm đầu vào những vị trí mà khơng có triển vọng thăng tiến nào cả; họ chán nản bởi vì các nhiệm vụ quá đều đều và đơn lẻ, họ khơng được động viên, khích lệ để thực hiện những dự án mới hay những trách nhiệm mới trong cơng ty; họ chỉ tồn nhận được những ý kiến phản hồi tiêu cực.
Chúng ta quả thực không thể động viên bất cứ ai làm bất cứ việc gì, nhưng nhà quản lý có thể tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự khích lệ này tự nhiên xuất hiện bên trong bản thân một ai đó (Jane Miller – Giám đốc hãng tư vấn Jane Authenticity).
Các nhân viên nếu được làm việc trong một môi trường tràn ngập sự khích lệ dường như cũng nảy sinh nhiều ý tưởng sáng kiến hơn. Họ sẽ phát huy được sự năng động của mình để thích nghi với những thay đổi tại cơng sở; và qua đó giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên năng động hơn, có khả năng cạnh tranh tốt hơn.
Khi mà sự khích lệ bên trong là chìa khố cho hành động và sự hồn thành tốt công việc của các nhân viên, nhà quản lý cần xây dựng một môi trường nơi mà những khích lệ bên trong ln tràn ngập. Cách thức là:
- Trong khả năng cho phép, nhà quản lý hãy để ý đến hứng thú, ham thích, ý nguyện của nhân viên mà sắp xếp cho họ cơng việc hợp lý. Điều này địi hỏi người quản lý có một thái độ tôn trọng và quan tâm chân thành đến nhân viên của mình, nhiệt tình cổ vũ “mọi người tự đề cử”, dùng người nên biết đặt niềm tin, đáp ứng những mong muốn, yêu cầu chính đáng của nhân viên trong việc lựa chọn mục tiêu và định hướng nghề nghiệp. (Theo Hứa Trung Thắng – Lý Hồng, Phương pháp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực.).
- Giúp nhân viên cảm thấy họ đang làm những việc có ý nghĩa và góp phần vào thành quả chung của công ty. Gắn liền mục tiêu cá nhân với tầm nhìn và lý tưởng của công ty.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả cao đều có chung một đặc điểm văn hóa rất nổi bật là mục tiêu tập thể chủ yếu của họ không nhằm phục vụ cá nhân chủ doanh nghiệp mà hướng tới lợi ích cộng đồng. - Khi nhân viên được đánh giá đúng mức và được trân trọng vì những gì mình đã đóng
góp, họ sẽ biết ơn và cống hiến không ngừng. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp chỉ ra điều đó qua sự ghi nhận và hồi đáp kịp thời, qua các hình thức bình chọn nhân viên của tháng... Niềm tin của lãnh đạo cũng là một cách thể hiện sự trân trọng và góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên đối với doanh nghiệp. (Hà Nguyễn - Doanh nhân 360 - Viện đào tạo giám đốc GED).
- Ghi nhận những nhân viên xứng đáng: Ghi nhận là một động lực tuyệt vời. Adrian Gostick và Chester Elton - tác giả cuốn sách “Nguyên tắc Cà rốt”, trong đó
là một nghiên cứu hơn 200.000 nhân viên tiến hành trong khoảng thời gian 10 năm. Nghiên cứu cho thấy rằng các nhà quản lý thành công nhất cho nhân viên của họ sự công nhận thường xuyên và hiệu quả. Trong thực tế, họ thấy rằng các nhà quản lý nhận ra kết quả kinh doanh tốt lên đáng kể khi họ công nhận nhân viên trong các hình thức khen ngợi mang tính xây dựng chứ khơng phải là tiền thưởng.
- Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần để cảm thấy và có đủ khả năng thực hiện tốt cơng việc được giao. Đó có thể là các cơng cụ vật chất, các thiết bị văn phòng, đào tạo kỹ năng hay các chiến lược giao tiếp nhất định. - Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ. Hãy để các nhân
viên lựa chọn cách thức và phương pháp đạt được các kết quả bạn tìm kiếm. Hãy để họ có tiếng nói trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao và trong những kết quả chờ đợi.
- Ln nhiệt tình với các nhân viên.
- Minh bạch con đường thăng tiến cho mọi người
- Biện pháp cuối cùng là có thể quở trách hay sa thải họ.
Frederick Herzberg, tác giả cuốn sách "Động lực làm việc", cho rằng nhà quản lý có thể khiến nhân viên của mình làm việc một cách hứng thú, hăng hái, nhiệt tình hơn bằng một trong ba cách sau: (1) luân chuyển vị trí cơng tác, (2) mở rộng nhiệm vụ giao phó và (3) tạo tính đa dạng, phong phú trong công việc.
- Cách thứ nhất - luân phiên trong công việc hay ln chuyển vị trí cơng tác - liên quan đến việc đào tạo chéo, nghĩa là hướng dẫn nhân viên thực hiện cơng việc của nhau. Lấy ví dụ trong bộ phận tài chính: các nhân viên phụ trách phần tài khoản phải trả có thể học các nghiệp vụ tài khoản phải thu, và ngược lại. Sự luân phiên trong công việc là nỗ lực đơn giản nhất của nhà quản lý trong việc giúp nhân viên tìm lại cảm giác hứng khởi khi làm việc. Những nhiệm vụ hay trách nhiệm mới lạ thường mang tính thách thức cao và, xét từ góc độ tâm lý, nhân viên bao giờ cũng muốn cố gắng hoàn thành tốt để khẳng định bản thân. Với việc mở rộng kiến thức và khả năng như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy mình thật sự thành cơng. Một lợi ích
khác của việc đào tạo chéo là nhân viên có thể làm thay công việc của đồng nghiệp khi họ vắng mặt vì một lý do nào đó (đau ốm, nghỉ phép…).
- Nguồn động lực thứ hai mà Herzberg đề cập đến là mở rộng nhiệm vụ giao phó cho nhân viên. Theo cách này, các nhân viên sẽ được giao nhiều nhiệm vụ hơn và trách nhiệm công việc cũng theo đó tăng lên. Ví dụ, nhân viên phụ trách tài khoản phải thu có thể được phân cơng quản lý thêm một số lượng tài khoản nào đó, hoặc họ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thêm các nhiệm vụ mới cũng trong bộ phận đó, hoặc họ có nhiệm vụ gửi thơng báo tới những khu vực địa lí khác nhau hay chịu trách nhiệm về nhóm khách hàng mới...
- Phương pháp thứ ba nhằm khơi lại tinh thần làm việc của nhân viên là làm phong phú thêm nội dung công việc thường nhật. Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp có thể phát triển thêm chiều sâu trách nhiệm của nhân viên, nhưng không phải bằng cách tăng số lượng nhiệm vụ, mà bằng cách tăng tính phức tạp của nhiệm vụ đó. Cũng với ví dụ trên, nhà quản lý có thể tăng thêm trách nhiệm và quyền hạn hiện tại của nhân viên bộ phận tài chính. Thay vì để nhân viên quản lý thêm nhiều tài khoản, hãy để họ theo dõi tình hình khách hàng bằng cách kiểm tra các cuộc gọi, nói chuyện với các đại lí, thu thập hoá đơn và xem xét, giải quyết các vấn đề liên quan đến số khách hàng đó.
Tập đồn Ernes&Young đã tiết kiệm hơn 40 triệu USD trong nhiều năm nhờ vào việc giảm thiểu số vòng quay thay đổi nhân lực, còn Ngân hàng First Tennessee đã tăng lợi nhuận lên thêm 106 triệu USD chỉ trong vòng hai năm và tăng mức lợi nhuận lên hơn 50%.
Tóm lại, những cách làm hài lòng nhân viên và làm giảm cảm giác nhàm chán với công việc hồn tồn có thể được tiến hành và tạo nên những thành công nhất định để dù một nhân viên có tinh thần làm việc thấp đến đâu vẫn có thể trở nên nhiệt tình, hăng hái. Tất nhiên nó cần ở người chủ sự sáng tạo nhằm tạo nên một môi trường làm việc tốt và thôi thúc cấp dưới cống hiến tài năng.
3.7. Giải pháp nâng cao tinh thần hợp tác, làm việc nhóm hiệu quả trong cơng việc, đóng góp ý kiến với tổ chức
- Luôn lưu tâm tới suy nghĩ của nhân viên. Điều này sẽ mang lại rất nhiều kết quả bất ngờ bởi có khơng ít các nhân viên rất quan tâm tới tiến trình phát triển của công ty ở thời điểm hiện tại và tương lai. Đồng thời, nếu doanh nghiệp cho họ quyền được phát biểu chính kiến riêng, họ sẽ đóng góp khơng ít những ý tưởng mà có thể mang lại sự khác biệt đáng kể cho q trình phát triển cơng ty.
- Liên tục cập nhật thông tin. Trong giới kinh doanh thường truyền tụng một câu châm ngơn “Khơng có tin gì có nghĩa là mọi việc đều tốt đẹp”. Tuy nhiên, điều này cũng có mặt trái của nó, bởi nó sẽ mang lại sự tự mãn cho khá nhiều người; từ đó dẫn tới việc họ cho rằng mọi việc họ làm đều là hoàn hảo. Bên cạnh đó, theo tâm lý chung, các nhân viên luôn muốn được các cán bộ quản lý cập nhật về tình hình kinh doanh và đưa ra đánh giá về năng lực làm việc của họ một cách thường xuyên. Vì vậy, doanh nghiệp hãy sử dụng bản ghi nhớ, email, điện thoại hoặc các cuộc họp nhóm để thơng báo những tin tức mới về sự thay đổi nhân sự, quy trình làm việc và sự ra mắt của các sản phẩm mới cho các thành viên trong nhóm làm việc của mình.
- Ghi nhận thành tích của cá nhân và tập thể nhóm. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp để ghi nhận thành tích làm việc của các nhân viên, ví dụ như đề bạt lên vị trí cao hơn, khen thưởng và nếu có thể, đăng tải những thành tích cụ thể trên bản tin nội bộ. Ngồi ra, cũng có thể gửi thiếp, email hoặc gọi điện thoại chúc mừng. Nhân viên sẽ luôn nỗ lực hết sức vì cơng ty nếu bạn biết cách ghi nhận những công sức của họ đã bỏ ra
- Đặt ra các mục tiêu có tính thách thức. Kinh nghiệm của nhiều chuyên gia cho thấy con người thường nỗ lực hết sức để đạt được những gì mà họ được trơng đợi. Nếu doanh nghiệp biết cách đặt ra các mục tiêu có tính thách thức phù hợp, nhóm làm việc sẽ cố gắng hết mình để hồn thành nó.
- Tạo mọi điều kiện để nhân viên vươn tới thành cơng. Một nhóm làm việc sẽ khơng thể có động lực phát triển nếu họ không được trang bị đủ những điều kiện cần thiết cho công việc của mình. Khái niệm này bao
gồm: trang thiết bị, hỗ trợ nội bộ, nguyên – tài liệu, các khóa đào tạo…. Với những nhân viên có năng lực và chăm chỉ, họ sẽ dễ đạt tới thành công nếu được tạo mọi điều kiện trong công việc.
- Hỗ trợ tận tình những cá nhân năng lực còn yếu kém. Các nhóm làm việc thường rất mong đợi người quản lý có thể hỗ trợ chặt chẽ cho những thành viên có năng lực chưa đạt tiêu chuẩn. Điều này hoàn tồn hợp lý bởi nếu có cấp trên trợ giúp, cộng thêm với sự nỗ lực vượt bậc của những thành viên đó, họ sẽ nhanh chóng đạt được chuẩn như những thành viên khác trong nhóm. Tuy nhiên, hiện nay, khá nhiều cán bộ quản lý bỏ qua tình trạng này bởi họ lo rằng điều đó sẽ ảnh hưởng khơng nhỏ tới thời gian và hiệu suất làm việc của bản thân. Nếu điều này không được giải quyết một cách triệt để, nó sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu suất và tinh thần làm việc chung của cả nhóm.
- Có lịng tin vào nhân viên. Phần lớn nhân viên đều mong muốn có thể làm việc ở mức độ tốt nhất. Tuy nhiên, vẫn có khá nhiều cán bộ lãnh đạo quản lý doanh nghiệp theo kiểu hoài nghi. Họ sử dụng camera bí mật, theo dõi email và ràng buộc nhân viên bằng nhiều thứ quy định rối rắm và thậm chí là bất hợp lý nhằm kiểm sốt nhân viên của mình. Họ đâu biết rằng điều đó chỉ mang đến cho nhân viên một tâm lý nặng nề. Do vậy, hiệu suất công việc sẽ bị giảm sút rất nhiều bởi các nhân viên đều làm việc với một tinh thần đối phó và chờ đợi hết giờ làm.
- Đánh giá tiềm năng từng nhân viên: Quản lý giỏi là người biết đánh giá đúng năng lực, khơi gợi tiềm năng giúp nhân viên hăng hái làm việc. Mỗi cộng sự dưới quyền đều có điểm mạnh, yếu và hồn tồn có khả năng mắc lỗi. Đây là một trong những cơng việc địi hỏi nghệ thuật ứng xử khéo léo của lãnh đạo. Đạt được mục đích nhưng khơng gây tổn thương đến lòng tự trọng nhân viên là điều bạn cần lưu ý. Chỉ tiêu đánh giá năng lực luôn là điều mọi thành viên công ty lưu tâm. Việc thông tin cho nhân viên cụ thể từng chỉ tiêu là một bước cần thiết. Từ đó, họ có thể cải thiện kỹ năng, kiến thức để nâng cao hiệu suất làm việc.
- Lựa chọn đúng vị trí: Con người là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định thành công hay thất bại của một tổ chức. Mọi nhà quản lý, điều hành nên đặt mối quan tâm về con người lên hàng đầu trong chiến lược xây dựng và phát triển tổ chức.
- Đào tạo thường xuyên: Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng việc đào tạo là vơ ích, tốn chi phí. Đây thực sự là một nhận thức sai lầm. Muốn xây dựng được thương hiệu uy tín, sản xuất ra những sản phẩm chất lượng, đội ngũ nhân viên phải chuyên nghiệp. Chỉ 1 phương pháp duy nhất: doanh nghiệp phải tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên học hỏi, bổ sung kiến thức mới.
Các chương trình đào tạo thường kết hợp truyền đạt kiến thức và chia sẻ. Qua những buổi huấn luyện không chỉ trang bị cho nhân viên các kỹ năng nghề nghiệp, cịn tạo điều kiện gắn bó với nhau hơn.
- Khuyến khích lập kế hoạch nghề nghiệp: Mục tiêu cơng việc là một phần quan trọng trong đánh giá nhân viên. Hãy khuyến khích cấp dưới thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng. Như vậy nhân viên sẽ có trách nhiệm với cơng việc và cố gắng hồn thành mục tiêu đề ra.
Hãy định hướng kế hoạch nghề nghiệp của nhân viên xây dựng theo sát chiến lược của doanh nghiệp. Bí quyết này là nền tảng cho mọi thứ khác.
- Hãy nhạy bén với những vấn đề làm tắt lửa nhiệt tình như điều kiện làm việc, thời gian làm việc kéo dài và xung đột nội bộ nhân viên với nhau. Chính mối quan hệ gần gũi với nhân viên sẽ giúp bạn kịp thời giải quyết rắc rối ngay khi điều đó xảy ra.
- Khen thưởng và động viên: Khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện được gần đúng công việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng. Ngoài ra, đừng bao giờ khiển trách hoặc phạt nhân viên khi họ đang tìm tịi, học hỏi cách làm tốt công việc. - Chú trọng văn hố cơng ty: Trung thực, thẳng thắn, cơng bằng và quan tâm
tới yếu tố con người thể hiện cái tâm của nhà quản lý giỏi. Xét về mặt cảm tính, nhà quản lý thường có thiện cảm khác nhau với từng nhân viên, nhưng trong tổ chức phải tỏ ra không thiên vị và quan tâm đồng đều. Làm việc dưới quyền quản lý giỏi cơng tâm, biết động viên khích lệ, sự gắn bó trung thành với công ty chắc chắn sẽ cao.
- Khiển trách đúng cách: Khen chê là cả một nghệ thuật. Nhiều người lãnh đạo thường nghĩ rằng nếu mình nhắm mắt làm ngơ những lỗi lầm của nhân viên thì sẽ
nhận được sự kính trọng của cấp dưới. Suy nghĩ sai lầm này sẽ không chỉ kéo cơng việc của họ mà cịn của cả nhóm đi xuống. Vì vậy, đừng ngần ngại khi phê bình khi