- Chuẩn mực áp dụng: Chuẩn mực kiểm toán “Giải trình của BGĐ” (VSA 580) yêu cầu KTV phải thu thập Thư giải trình của BGĐ khách hàng. Người thực hiện các mẫu này là trưởng nhóm kiểm tốn và người phê duyệt là chủ nhiệm kiểm toán.
- Giấy tờ làm việc: B440 – Thư giải trình của BGĐ khách hàng
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngơ Thị Mỹ Thúy
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CƠNG TY TNHH
KIỂM TỐN M&H THỰC HIỆN
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Kiểm toán M&H
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty : Công ty TNHH Kiểm toán M&H Tên giao dịch : M & H AUDITING
Logo :
Vốn điều lệ : 3.000.000.000 VND Người đại diện theo pháp luật của công ty Họ và tên : Ông Trần Ngọc Mai
KTV cấp nhà nước, giấy phép hành nghề số 0219/KTV do Bộ Tài Chính cấp; Chức danh : Giám đốc
Mã số thuế : 0302166788
Trụ sở chính : số 23 Phùng Khắc Khoan, Phường Đa Kao, Quận 1, Tp.HCM Vp đại diện : 39N, Hoàng Quốc Việt, Phường Phú Mỹ, Quận 7, Tp.HCM Điện thoại : (08) 37 853 705; Fax: (84-08) 37 853 706
Chi nhánh : Tầng 04, 20 Đống Đa, Q.Hải Châu, Tp.Đà Nẵng. Điện thoại : (511) 3 540 968; Fax: (84.511) 3 540 968
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Ngành kếtốn ra đời song song với sự tồn tại và phát triển của nền kinh tế, tuy nhiên chính sách ngành kế toán cũng chứa đựng rất nhiều rủi ro về sự gian lận và sai sót xảy ra trong doanh nghiệp. Đó cũng chính là đi ều kiện ra đời và phát triển ngày càng lớn mạnh của nghề kiểm toán nói riêng và doanh nghiệp kiểm tốn nói chung.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
Trong xu hướng đó, kiểm tốn độc lập đóng vai trị rất quan trọng, ý kiến của kiểm toán viên là cơ sởđể các bên liên quan đưa ra các quyết định kinh tế tài chính quan trọng. Các doanh nghiệp kiểm tốn ra đời ngày càng nhiều, trong đó có cơng ty TNHH Kiểm tốn M&H.
Cơng ty TNHH Kiểm toán M&H được thành lập ngày 08 tháng 12 năm 2000 theo giấy phép kinh doanh số 4102003073 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp. Ngồi trụ sở chính, cơng ty TNHH Kiểm tốn M&H thành lập chi nhánh Cơng ty tại Đà Nẵng.
Vốn điều lệ: Cơng ty TNHH Kiểm tốn M&H sau hơn 10 năm hoạt động vốn điều lệ của Cơng ty TNHH Kiểm tốn M&H tăng lên 3.000.000.000 đồng. Đó là sự mở rộng về tài chính cũng như nhân lực của Cơng ty TNHH Kiểm tốn M&H.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1. Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của cơng ty Kiểm tốn M&H
- Giám đốc: Đây vừa là quản lý toàn diện hoạt động của công ty, vừa phụ trách việc xây dựng các chiến lược kinh doanh, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp. Ngồi ra, giám đốc cịn là ngư ời trực tiếp gặp gỡ khách hàng, thỏa
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng kiểm tốn Bộ phận hành chính nghiệp vụ Bộ phận kế tốn BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH Phịng tư vấn
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
thuận hợp đồng và xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa công ty với đơn vị khách hàng.
- Phó Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên của công ty cũng như việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên cho công ty, đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng, ổn định cho mọi hoạt động của công ty.
- Bộ phận hành chính bao gồm
o Bộ phận kế tốn có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình KTTC cơng ty.
o Bộ phận hành chính nghiệp vụ bao gồm cơng việc hành chính, tin học. Cụ thể có chức năng quản lý các cơng văn đến và đi, quản lý bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi công tác của các nhân viên trong cơng ty đồng thời có nhiệm vụ chuẩn bị và cung cấp cho nhân viên văn phịng phẩm cần thiết cho cơng việc như các loại bút, giấy in, mực in. Đồng thời, cung cấp các thiết bị phần cứng, phần mềm, quản lý, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ và trợ giúp nhân viên khi máy tính của họ cần sửa chữa.
- Bộ phận nghiệp vụ bao gồm
o Phòng kiểm tốn: Cơng ty có ba nhóm kiểm tốn nghiệp vụ thực hiện dịch vụ kiểm toán với số lượng nhân viên lớn nhất cung cấp dịch vụ cho một khối lượng khách hàng lớn hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngành sản xuất, các cơng trình xây dựng cơ bản, các cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi, … Đứng đầu các nhóm kiểm tốn là các trưởng nhóm.
Thành viên trong nhóm kiểm toán là các trợ lý kiểm toán thực hiện cơng việc kiểm tốn theo sự phân cơng của Trưởng nhóm.
Sơ đồ ổ ứ ể Phịng 2 Phịng 1 Chi nhánh Đà Nẵng Trụ sở chính PHỊNG KIỂN TỐN
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
o Phịng tư vấn: thực hiện tư vấn kế tốn và tư vấn tài chính doanh nghiệp; cung cấp các dịch vụtư vấn thuế nhằm nâng cao trình độ quản lý thuế và tài chính đối với từng khách hàng.
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
- Trong nền kinh tế đầy cạnh tranh và nhất là đối với ngành nghề kiểm tốn đang là điểm nóng trong dư luận. Đó vừa là áp lực, vừa là cơ hội cho sự phát triển của các cơng ty kiểm tốn. Nắm bắt được điều này, hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH Kiểm toán M&H hướng vào khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế, các loại hình dịch vụ cung cấp đa dạng, tồn diện đảm bảo trọn gói các nhu cầu liên quan đến hoạt động kế toán, kiểm tốn, tài chính của một doanh nghiệp.
o Dịch vụ kiểm toán: chiếm một phần trong doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty, mà chủ yếu là kiểm tốn báo cáo tài chính
o Dịch vụ kế toán: là cung cấp dịch vụ kế toán, bao gồm cơng việc làm sổ sách kế tốn, quyết tốn thuế, lập báo cáo tài chính, cụ thể theo yêu cầu khách hàng.
o Dịch vụ tư vấn: là dịch vụchính đem lại nguồn doanh thu lớn cho công ty. Dịch vụ cung cấp đa dạng bao gồm tư vấn thuế, luật, kế tốn và tài chính. - Cơng ty ln coi trọng mối quan hệ mật thiết với khách hàng, đảm bảo cung
cấp dịch vụ tốt nhất, chính vì thế uy tín ngày càng nâng lên và phạm vi khách hàng cũng ngày càng mở rộng. Nhờ chất lượng phục vụ tốt về dịch vụ của công ty mà hầu hết các khách hàng của công ty là khách hàng lâu dài và truyền thống.
- Đối tượng phục vụ của công ty bao gồm các doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan, Singapore, Pháp,… các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc loại hình liên doanh, liên kết, TNHH,... Phạm vi hoạt động chủ yếu của công ty là TpHCM và các tỉnh lân cận như Bình Dương, Đ ồng Nai, Tây Ninh, Long An và một số ít tỉnh miền Tây khác.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
2.2. Kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương của cơng ty TNHH Kiểm tốn M&H Kiểm tốn M&H
Quy trình kiểm tốn chung tại cơng ty TNHH Kiểm tốn M&H thực hiện theo quy trình kiểm tốn mẫu VACPA.
2.2.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm sốt nội bộ
2.2.1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ
KTV có nhiều phương pháp khác nhau để nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Nhưng chủ yếu là các phương pháp sau
- Dựa vào kinh nghiệm kiểm tốn trước đây tại đơn vị khách hàng (nếu có) - Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát, và những nhân viên khác. - Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn. Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV lập hồ sơ về những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiểu về kiểm sốt nội bộ. Hồsơ thường được thực hiện và hoàn thành dưới dạng bảng tường thuật, bảng câu hỏi về KSNB.
2.2.1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn chặn và phát hiện các sai soát trọng yếu. VSA 400.28 quy định: “Dựa trên sự hiểu biết hệ thống kế toán và hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm tốn viên và cơng ty kiểm toán phải đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng sốdư tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu”.
Sau khi nghiên cứu thông tin thu thập được qua việc tìm hiểu, KTV xác định các sai phạm tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu
- Nghiệp vụ phê duyệt: từ việc tuyển dụng đến việc thanh toán lương cho nhân viên cần có qui định rõ ràng và phải có dấu vết của người phê chuẩn trên các hóa đơn chứng từnhư bảng tính lương, phiếu đề nghị thanh tốn, hợp đồng lao động, bảng chấm công, …
- Ghi sổ sách kế tốn: việc phát sinh chi phí và ghi sổ kế toán cần phải được thực hiện đầy đủ và kịp thời.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngơ Thị Mỹ Thúy
- Thanh tốn tiền lương và các khoản liên quan phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ và phải có chữ kí của người lao động nhận lương trong bảng thanh toán lương.
- Phân chia trách nhiệm: trách nhiệm của từng người cần phải được phân chia rõ ràng. Ví như bộ phận nhân sự phải tách bạch với việc tính chi phí lương, thưởng, lập bảng lương, chi lương, thưởng, ...
Cần lưu ý rằng, nhiều thủ tục kiểm sốt khác nhau có thể được áp dụng để ngăn ngừa cùng một sai phạm tiềm tàng để giảm thiểu khả năng xảy ra sai phạm. Ngược lại, một thủ tục kiểm sốt cũng có thể áp dụng đểngăn chặn đồng thời nhiều sai phạm tiềm tàng.
2.2.1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ. Nhìn chung những bằng chứng nội bộ được chuẩn bị bởi đơn vị được kiếm toán là bằng chứng kiểm tốn có tính thuyết phục nhất mà có sẵn cho việc kiểm tra các tài khoản tiền lương. Cho nên KTV thường chủ yếu dựa vào các thử nghiệm kiểm soát trong các cuộc kiểm toán tiền lương hơn là việc thực hiện thử nghiệm cơ bản. Chu trình tiền lương và nhân viên bắt đầu bằng việc thuê mướn con người và kết thúc với việc thanh toán cho nhân viên về các loại dịch vụ hồn thành và thanh tốn cho Nhà Nước và các tổ chức về các khoản thuế và các khoản trích theo lương.
Thực hiện thử nghiệm kiểm sốt chu trình tiền lương và nhân viên gồm khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, khảo sát tiền lương khống (nhân viên khống, số giờ khống), khảo sát việc phân bổ chi phí về tiền lương và các đối tượng sử dụng lao động và khảo sát các khoản trích trên tiền lương.
- Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên
Bảng tính lương của đơn vị được kiểm tốn chính là cơ sở để thanh toán tiền lương, ghi chép vào sổ sách kế toán và phân bổ chi phí tiền lương do đó nó thường là xuất phát điểm trong các cuộc khảo sát của KTV về tiền lương và nhân viên.
KTV chọn ra bảng tính lương của một kỳ nào đó ( hoặc một số kỳ). Sau đó KTV kiểm tra lại độ chính xác số học của việc tính tốn. Tiếp theo KTV chọn ra
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
một bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và một bảng tổng hợp việc phân bổ chi phí nhân cơng rồi thẩm tra độ chính xác số học của các bảng này. Đồng thời con số tổng hợp này cũng được đối chiếu với sổ nhật ký tiền lương và Sổ Cái.
Tính chính xác của tiền lương và việc phân bổ vào các tài khoản hợp lý là điểm rất quan trọng đối với KTV vì sự ảnh hưởng đáng kể của tiền lương tới rất nhiều khoản mục, chỉ tiêu trên BCTC như SPDD, thành phẩm, phải trả công nhân viên, …
Tiếp theo KTV chọn ra một mẫu ngẫu nhiên gồm một vài nhân viên từ bảng tính lương và lấy ra các hồsơ nhân sự của mỗi nhân viên đó. Sau đó KTV kiểm tra các hồ sơ và rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự với các thông tin như vậy trên bảng tính lương để xác định xem cơng ty có thực hiện đúng với hợp đồng lao động hay không.
- Số nhân viên khống
Đối với những nhân viên đã mãn hạn hợp đồng với công ty hoặc những nhân viên thực sự không làm việc cho công ty nhưng vẫn có tên trong bảng thanh tốn lương. Hành động này rất dễ xảy ra với những đơn vị mà nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không được tuân thủ. Ví dụngười quản đốc vừa lập bảng chấm cống vừa thực hiện việc chi lương thì gian lận xảy ra rất cao.
Có một số thủ tục kiểm tra có thể được thực hiện cho các phiếu chi đã thanh tốn để phát hiện ra các gian lận. KTV có thể so sánh tên trên các phiếu chi lương với bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương và các giấy tờ khác về chữ ký phê chuẩn. Nếu có sự bất thường thì đó chính là dấu hiệu cần được kiểm tra.
Một thủ tục khác nữa là KTV có thểđối chiếu các nghiệp vụ ghi sổđược chọn trên sổ nhật ký tiền lương với phòng nhân sựđể xác định xem nhân viên đó có được thuê mướn trong kỳ hay không. Hoặc kiểm tra xem những nhân viên đã chấm dứt hợp đồng lao động với công ty cịn có tên trong danh sách nhận lương hay khơng.
Trong một số trường hợp, kiểm tốn viên có thể yêu cầu một cuộc trả lương đột xuất. Đối với hình thức này thì KTV phải quan sát kỹ những nhân viên được chọn khi tiến hành các thủ tục nhận lương. Những phiếu chi mà khơng có người
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
nhận sẽlà đối tượng để tiến hành kiểm tra. Tuy nhiên đây là thủ tục rất tốn kém hơn nữa lại có thể gây ra mâu thuẫn với đơn vị khách hàng.
- Số giờ khống
Đối với những đơn vị mà việc quản lý thời gian lao động của nhân viên thiếu hoặc có sự thơng đồng giữa nhân viên với người quản đốc. Đây là hình th ức gian lận rất khó phát hiện và thường được ngăn ngừa bằng các q trình kiểm sốt thích hợp hơn là kiểm tốn viên phát hiện ra nó.
- Khảo sát việc phân bổ chi phí tiền lương vào các đối tượng sử dụng lao động
Việc tính và phân bổ tiền lương cho các đối tượng sử dụng lao động khơng chính xác sẽ dẫn tới sai lệch các tài sản trên bảng cân đối kế toán, sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh sẽ làm sai lệch giá trị của các chỉ tiêu như giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp của doanh nghiệp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp,…
Do vậy việc thực hiện khảo sát về các thủ tục kiểm soát nội bộ trong việc phân bổ chi phí tiền lương vào đối tượng sử dụng lao động đóng vai trị quan tr ọng. Trong đó KTV cần chú ý tới tính nhất qn trong việc áp dụng thực hiện việc phân bổ vào từng loại chi phí giữa các kỳ kế toán (bộ phận gián tiếp và bộ phận trực tiếp). Thêm vào đó, KTV cũng cần kiểm tra qui định hiện hành và các chính sách về hạch tốn tiền lương được công ty đề ra.