2.3.3 .Hoàn thành kiểm toán
2.3.3.2 .T ổng hợp kết quả và phát hành báo cáo kiểm toán
3.2.2. Hoàn thiện quy trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo
lương
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh v ực kiểm tốn, cơng ty nên thiết kế sẵn quy trình kiểm tốn riêng cho từng loại hình doanh nghiệp. Cơng ty có thể bổ sung và thiết kế mới các yếu tố trong quy trình kiểm tốn mẫu đã được áp dụng từtrước, đổi mới những yếu tố lỗi thời khơng cịn phù hợp với tình hình hiện tại. Hoặc tham khảo, kết hợp và bổ sung lẫn nhau giữa quy trình kiểm tốn mẫu được áp dụng với quy trình của các cơng ty kiểm tốn Việt Nam làm cho quy trình của cơng ty phù hợp hơn so với thực tế.
Việc có một quy trình kiểm tốn riêng hiệu quả là rất quan trọng. Điều đó mang lại lợi thế rất lớn cho cơng ty trong vấn đề giảm rủi ro kiểm toán, tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo uy tín cho cơng ty trên thị trường tài chính.
3.2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn hết sức quan trọng trước khi tiến hành kiểm tốn bất cứ một chu trình nào nên cơng việc lập kế hoạch là do trưởng nhóm kiểm tốn hoặc những người có nhiều kinh nghiệm lập ra nhằm lên kế hoạch cho tất cả các bước công việc từ việc phân công công việc đến việc lên chương trình kiểm tốn một cách chi tiết. Sau đây là giải pháp nhằm hoàn thiện hơn giai đoạn lập kế hoạch trong quy trình kiểm tốn của công ty.
Thứ nhất, công ty cần chú trọng hơn nữa ởbước tiếp cận khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả cho cuộc kiểm toán cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm tốn và khơng ngừng mở rộng tìm kiếm khách hàng, cơng ty nên gởi thư chào hàng đến từng khách hành như một thư hẹn kiểm toán. Đồng thời, cách tiếp cận khách hàng như vậy cũng khơng hề rập khn máy móc mà được áp dụng linh hoạt và phù hợp với các khách hàng có đặc điểm và mối quan hệ với cơng ty. Như vậy, có thể thấy rõ sự chun mơn hóa trong cơng việc và việc tiếp cận khách hàng được tiến hành nhanh chóng, khơng gây khó khăn cản trở cho khách hàng, từ đó đi đến ký kết hợp đồng cụ thể và hợp lý.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
Thứ hai, công ty nên kết hợp sử dụng bản tường thuật với bảng hệ thống câu
hỏi và lưu đồ khi trình bày hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng. Phương pháp
này vừa giúp KTV có cái nhìn tổng quát về hệ thống KSNB, vừa đạt được thông tin chi tiết về từng bộ phận trong hệ thống KSNB, hướng dẫn KTV thu thập thông tin và thể hiện đầy đủ kết quả tìm hiểu quy chế KSNB nói chung hoặc từng phần của hệ thống KSNB.
Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để kiểm tốn viên có thể đánh giá về hệ thống KSNB một cách hiệu quả nhất. Hệ thống câu hỏi cần cụ thể hóa từng phần hành. Sau khi xây dựng bảng câu hỏi, KTV sẽ dựa vào thơng tin trên đó và các thơng tin khác để đánh giá tồn diện hệ thống KSNB. Nếu cơng ty muốn hiệu quảhơn trong việc trình bày hiểu biết về hệ thống KSNB của khách hàng, thì cơng ty cần phải có hướng dẫn chi tiết cho người thực hiện về cách thức dùng ký hiệu trong lưu đồđể đảm bảo thống nhất trong trình bày và hiệu quả trong sử dụng. Để thu thập thông tin khách hàng và các thủ tục kiểm sốt, cơng ty cần đưa ra các kỹ thuật thu thập bằng chứng và áp dụng các kỹ thuật này một cách hiệu quả nhất như
Quan sát, phỏng vấn: qui định về thái độ phỏng vấn vừa lịch sự, nhã nhặn nhưng cũng có phần cứng rắn nhằm đạt được mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tìm được những thơng tin hữu ích nhất.
Bảng câu hỏi: cơng ty có thể lập ra một bảng câu hỏi sát thực nhất, dưới dạng đóng và có ghi chú nhằm tối đa hố số lượng thơng tin đạt được, trợ giúp KTV làm việc hiệu quả và không làm mất thời gian và không gây trở ngại cho khách hàng. KTV có thể hỏi câu hỏi mởđể thu thập thêm những chứng từ, tài liệu cần thiết.
Bảng 3.1. Câu hỏi về hệ thống kiểm sốt nội bộđối với chu trình tiền lương
STT Câu hỏi Có Khơng Ghi chú
1
Nhu cầu tuyển dụng lao động có được giám đốc hay tổng giám đốc phê duyệt khơng?
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
3 Bộ phận nhân sựcó được thơng báo thường xuyên về việc chấm dứt lao động khơng?
4
Các chính sách tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm có được sự phê duyệt của các cấp các phịng ban và chuyển xuống cho phịng nhân sự khơng?
5 Bảng theo dõi thời gian làm việc có được sự phê duyệt của trưởng phịng khơng?
6 Cơng ty có chính sách lương dành riêng cho từng bộ phận hay không?
7 Người chấm cơng lao động có độc lập với bộ phận tính lương khơng?
8
Bộ phận kế tốn có thường xun đối chiếu bảng chấm cơng lao động, bảng tính lương và bảng thanh tốn lương hay khơng?
9 Cơng ty có chếđộ khen thưởng đãi ngộ gì khơng?
… …
Sử dụng lưu đồ: Sau đây là minh họa lưu đồ chu trình tiền lương và từ đó đề
tài đi đến phân tích điểm thuận lợi cũng như hạn chế của việc sử dụng lưu đồ trong quá trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương. (Sơ đồ 3.1. Lưu đồ chu trình tiền lương). Việc lập lưu đồ sẽ mất nhiều thời gian, đây là khó khăn khi sử dụng lưu đồ. Tuy nhiên đối với hệ thống KSNB của một số khoản mục hay bộ phận trọng yếu như tiền lương thì việc mơ tả bằng lưu đồ chắc chắn sẽ có ích trong việc xác định những thiếu sót trong hệ thống KSNB của khách hàng ở khâu đó. Vì vậy việc quyết định sử dụng cách nào hay kết hợp các cách với nhau cịn tùy thuộc vào tính phức tạp của hệ thống kiểm sốt nội bộ và trình độ của kiểm tốn viên và trong trường hợp không bị sức ép về thời gian và chi phí. Cụ thể là đối với khách hàng mới của cơng ty thì kiểm tốn viên nên sử dụng phương pháp Lưu đồ ngoài việc sử dụng bảng câu hỏi để phỏng vấn nhằm có một cái nhìn tổng qt về hệ thống KSNB.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
(Theo Auditing and Assuarance Services – David.N.Ricchiute – tái bản lần 6)
Tuyển dụng và cập nhật hồsơ nhân viên
Cập nhập sổ danh sách nhân viên Mức lương và các khoản giảm trừ và những khoản có lien quan Lưu hồsơ Tính l Từ phịng nhân sự Tỉ lệ trảlương và giảm trừ Ghi nhận thời gian làm việc Tập hợp từ bộ phận sản xuất Từ bảng lương Sổđăng kí nhân viên Kiểm tra Người kiểm tra kí và chuẩn bị bảng thanh toán lương
Bảng thanh toán lương
Kiểm tra
NLĐ Kế tốn
trưởng
Hồsơ
Chuẩn bị bảng tính
lương và ghi nhận chi
phí lương
Bảng chấm cơng Sổđăng kí nhân viên
Bộ phận thanh tốn Tóm tắt và gửi cho kế tốn chi phí Kế tốn trưởng Hồ sơ
Sổđăng kí nhân viên
Sổđăng kí nhân viên
Kiểm tra
Bảng thanh tốn lương
Bảng thanh tốn lương
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
Cơng ty nên xây dựng một mơ hình chuẩn gồm các yếu tố tối thiểu phải có đối với một hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng cho khâu tiền lương. Trên cơ sở đó các KTV khi tiến hành kiểm tốn tại khách hàng cụ thể thì tùy thuộc vào thực tế của từng khách hàng có thể điều chỉnh mơ hình chuẩn đó cho đúng với thực tại. Ngay trong quá trình đi ều chỉnh này KTV cũng có th ể so sánh hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng với một mơ hình chuẩn. Trên cơ sởđó, kiểm tốn viên có thể nhận ra ngay được những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát.
3.2.2.2. Thực hiện kiểm toán Thứ nhất, về thủ tục phân tích Thứ nhất, về thủ tục phân tích
Trong khi thực hiện thủ tục phân tích, KTV có thể phân tích ngang, so sánh số liệu chi phí tiền lương và sốlượng nhân viên qua các kì, phân tích dọc, so sánh các chỉ tiêu tài chính liên quan đến chi phí tiền lương và số lượng nhân viên. Hơn nữa, KTV có thể sử dụng các thông tin, chỉ số tiêu chuẩn của ngành làm cơ sở so sánh với những chỉ tiêu mà KTV tính tốn được. KTV có thể sử dụng số liệu của các công ty khác trong ngành và so sánh với những thông tin của khách hàng để có cái nhìn chung nhất về tình hình tiền lương và nhân viên tại đơn vị khách hàng.
Bên cạnh đó, KTV cũng c ần xem xét xu hướng chung của ngành hiện nay hoặc sử dụng các thơng tin phi tài chính như các chính sách của Nhà Nước về việc tăng lương cơ bản hay điều kiện KTXH,… nhằm đưa ra được lời giải thích khoản chênh lệch hay biến động bất thường. Việc phân tích nhiều chỉ tiêu phi tài chính và tài chính giúp cho KTV có được cái nhìn rõ ràng hơn về những sự kiện bất thường xảy ra, ngồi ra, KTV có thể kết hợp giữa phân tích ngang và phân tích dọc để có thể khoanh vùng rủi ro chính xác, thu thập các bằng chứng thích hợp từ đó giúp giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cơng ty.
Thứ hai, về kiểm tốn ngồi chứng từ
Phương pháp kiểm tốn ngồi chứng từ do có nhiều hạn chếnên KTV thường cân nhắc không sử dụng. Tuy vậy, trong kiểm tốn chu trình tiền lương, để khắc phục hạn chếđối với việc sử dụng phương pháp này cơng ty có thể cân nhắc và xem xét các giải pháp theo hướng: KTV có thể tiến hành khảo sát việc chấm cơng tại các
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngơ Thị Mỹ Thúy
phịng ban, tổ đội; u cầu cơng ty bố trí tạo điều kiện gặp trực tiếp các đối tượng cần xác minh.
3.2.2.3. Hoàn thành kiểm tốn
Giai đoạn hồn thành kiểm tốn cũng là một trong ba giai đoạn quan trọng và không không thể thiếu trong quy trình kiểm tốn của cơng ty. Trong đó, sốt xét giấy làm việc chi tiết nên được trưởng nhóm kiểm tốn chú trọng hơn nữa. Thiết nghĩ, trước ngày trưởng nhóm kiểm tốn sốt xét giấy tờ nên quy định mỗi KTV từng phần hành tự sốt xét giấy tờ làm việc của mình. Khi đó,thành viên nhóm kiểm tốn với vai trị là ngư ời trả lời và trưởng nhóm kiểm tốn với vai trị là người đặt câu hỏi, cơng việc sẽ diễn ra thuận lợi hơn khi có sự chuẩn. Như vậy, công việc sẽ được hiệu quả và giảm độ rủi ro sai sót hơn.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
KẾT LUẬN
Tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp không chỉ là một khoản chi phí lớn mà nó cịn là đ ộng lực chính của người lao động. Do đó chính sách tiền lương trong mỗi doanh nghiệp thể hiện chiến lược phát triển con người cũng như trình đ ộ quản lý chi phí của chính doanh nghiệp đó. Chính vì nguyên nhân trên mà chu trình tiền lương là một chu trình có ý nghĩa h ết sức quan trọng và chi phí tiền lương là khoản mục trọng yếu trên báo cáo tài chính của các cơng ty.
Nhận thức được tầm quan trọng trong việc quản lý nhân viên và chi phí, quy trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần quan trọng của kiểm toán báo cáo tài chính và nó là điều cần thiết và tất yếu đối với các doanh nghiệp. Sau một thời gian tìm hiểu thực tiễn quy trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Kiểm toán M&H kết hợp với những kiến thức đã học được trong nhà trường tơi đã hồn thiện khóa luận tốt nghiệp và tiếp tục phát triển nghiên cứu và mở rộng phạm vi cho đề tài cao học của tôi trong thời gian sắp tới.
Đề tài “Quy trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm tốn báo cáo tài chính do Cơng ty TNHH Kiểm toán M&H thực hiện ” đã phần nào thể hiện được thực trạng quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính nói chung, quy trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng. Từ việc đối chiếu cơ sở lý thuyết và thực tiễn hoạt động, đề tài đã đưa ra được một số giải pháp kiến nghị mang tính định hướng, gợi ý và cần thêm thời gian nghiên cứu sâu hơn.
Để hoàn thiện quy trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm tốn báo cáo tài chính, cơng ty M&H cần thực hiện đồng bộ các giải pháp trên. Tuy nhiên, để thực hiện được các giải pháp này, công ty thực sự cần phải đầu tư nhiều chi phí hơn để thực sựứng dụng được vào thực tiễn. Đây sẽ là những khoản đầu tư dài hạn mà cần có một thời gian nhất định để thấy được tính hiệu quả của nó.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Các văn bản hành chính nhà nước
1. Chuẩn mực kế toán Việt Nam 2. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam
3. Bộ luật lao động ngày 23 tháng 6 năm 1994
4. Luật sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Bộ luật lao động số 35/2002/QH10 5. Luật sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Bộ luật lao động số 74/2006/QH11 6. Luật sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Bộ luật lao động số 84/2007/QH11 7. Bộ luật lao động Việt Nam số 10/2012/QH13.
8. Luật thuế thu nhập cá nhân Số 04/2007/QH12 9. Luật thuế thu nhập cá nhân Số 26/2012/QH13
10. Thông tư số 82/2003/TT-BTC ngày 14/8/2003 của Bộ Tài chính 11. Thơng tư số 180/2012/TT-BTC ngày 24/10/2012 của Bộ Tài chính
12. Theo cơng văn số 555/BHXH-THU ngày 17/02/2012 của Bảo hiểm Xã hội
Sách chuyên ngành
1. PGS.TS Vương Đình Huệ (2004), Giáo trình kiểm tốn học viện tài chính,
nhà sản xuất tài chính, Hà Nội
2. Võ Anh Dũng – Chủ biên bộ mơn kiểm tốn (2011), Kiểm tốn, nhà xuất bản lao động xã hội, Tp.HCM
3. Auditing: An integrated approach (1997), A. A. Arens & J. K. Locbbecke, Prentice Hall
4. Theo Auditing and Assuarance Services (the sixth) – David.N.Ricchiute
Trang web điện tử
1. Hội Kiểm toán viên Hành nghề Việt Nam
2. Tạp chí Kế tốn – Kiểm t
PHỤ LỤC A CƠNG TY TNHH KIỂM TOÁN M&H
Tên khách hàng : Cơng ty ABC Ngày khóa sổ : 31/12/12
Nội dung : PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ NHĨM
KIỂM TOÁN A250 83/3 Tên Ngày Người thực hiện Thạnh 02/03/13 Người soát xét 1 Người sốt xét 2 ể PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ NHĨM KIỂM TỐN
NỘI DUNG CÔNG VIỆC THÀNH
VIÊN
NGÀY HỒN THÀNH A- KẾ HOẠCH KIỂM TỐN
A110 Chấp nhận khách hàng mới và đánh giá rủi ro hợp đồng NA
A120 Chấp nhận, duy trì khách hàng cũ và đánh giá r ủi ro hợp
đồng
Thạnh A230 Thư gửi khách hàng về Kế hoạch kiểm toán Thạnh
A240 Danh mục tài liệu cần khách hàng cung cấp Thạnh
A260 Cam kết vềtính độc lập của thành viên nhóm kiểm tốn Thạnh
A270 Sốt xét các yếu tốảnh hưởng đến tính độc lập của kiểm toán viên
Thạnh
A280 Biện pháp đảm bảo tính độc lập của thành viên nhóm kiểm tốn
NA A290 Trao đổi với Ban Giám đốc đơn vị về kế hoạch kiểm tốn NA
A310 Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động Thạnh
A410 Tìm hiểu chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền Vân
A420 Tìm hiểu chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền B Hương A430 Tìm hiểu chu trình hàng tồn kho, tính giá thành và giá vốn B Hương A440 Tìm hiểu chu trình lương và phải trảngười lao động Yến