II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠ
2. Phân loại, quản lý, đánh giá NVL
Do khối lượng sử dụng lớn và chủng loại đa dạng, phong phú, NVL có một vai trò rất quan trọng. Nó không chỉ ảnh hưởng tới mẫu mã, chất lượng sản phẩm sản xuất ra mà còn ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm. Với vị trí như trên thì việc quản lý, phân loại, đánh giá NVL của Công ty có một ý nghĩa hết sức quan trọng.
2.1. Phân loại Nguyên vật liệu
Phân loại Nguyên vật liệu là việc phân chia, sắp xếp nguyên vật liệu thành từng nhóm, loại dựa trên những tiêu thức nhất định. Mỗi loại nguyên vật liệu có đặc điểm, tính năng hóa, lý và công dụng khác nhau. Do đó, để đảm bảo công tác quản lý và
cứ vào đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý, Công ty VLXD và XL số 5 đã tiến hành phân loại NVL như sau:
- Nguyên vật liệu chính: Đất sét, than cám, than xỉ
- Nhiên liệu: Dầu Diezen và các loại xăng dầu khác để chạy máy móc thiết bị - Nhóm vòng bi: các loại vòng bi với đủ loại kích cỡ khác nhau
- Nhóm curoa: các loại curoa được sử dụng trong doanh nghiệp - Nhóm sắt thép: các loại sắt thép được sử dụng trong doanh nghiệp - Nhóm vật liệu khác: áp-tô-mát, ruột gà…
2.2. Quản lý nguyên vật liệu.
2.2.1 Quản lý quá trình thu mua nguyên vật liệu.
Hàng tháng, căn cứ vào Bảng tính mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế của các kỳ trước, phòng Khoa học Kỹ thuật Vật tư lập kế hoạch nhập xuất vật tư, tính ra số lượng nguyên vật liệu cần dùng trong tháng và định mức thu mua:
Mức thu mua NVL tháng = Tồn vật liệu cuối tháng theo kế hoạch + Xuất vật liệu trong tháng theo định mức - Tồn vật liệu đầu tháng
Đối với những nguyên vật liệu chính như đất sét, than cám, than xỉ, việc mua sắm thông qua Hợp đồng mua với những nhà cung cấp quen thuộc. Vật liệu mua lẻ, số lượng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm vật tư của bộ phận sử dụng và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Các Hợp đồng mua vật liệu sau khi được ký thì chuyển 01 bộ cho phòng Khoa học-Kỹ thuật-Vật tư để phòng này lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải để nhập vật liệu vào kho. Vật liệu nhập kho phải được kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và được xuất kho theo quy định hiện hành.
2.2.2 Bảo quản vật liệu
Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có Thẻ kho ghi số
lượng nhập ban đầu, cập nhất số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê. Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho.
Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau: - Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu - Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát
- Mỗi loại vật liệu được ở một vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu này vào Thẻ kho để dễ tìm kiếm.
- Thủ kho và kế toán thực hiện tốt chế độ báo cáo, luân chuyển chứng từ.
2.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
2.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho ở Công ty được tính theo giá thực tế. Công ty chỉ có trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài, không có trường hợp nhập kho do gia công chế biến. Vì Công ty là doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho không có thuế GTGT:
Giá thực tế nguyên vật
liệu nhập kho =
Giá mua ghi trên hóa đơn (giá chưa có thuế) +
Chi phí thu mua (nếu có)
Ví dụ: Theo Hóa đơn số 0036088 ngày 01/11, Doanh nghiệp nhập xi măng, sắt thép kho Hà Bắc.
Số lượng: 115,4 kg thép phi 10,12,14,16 1.000 kg xi măng
Đơn giá: 11.240 đồng đối với thép phi các loại 876.000 đồng đối với xi măng
Thành tiền: 2.173.096 đồng.
Trong đó: 1.297.096 đồng đối với thép 876.000 đồng đối với xi măng
Thuế GTGT được khấu trừ: 108.655 đồng.
Như vậy, giá vốn thực tế của xi măng, sắt thép nhập kho theo Hóa đơn trên là 2.173.096 đồng (không bao gồm thuế GTGT).
2.3.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho.
Hiện nay, Doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo đó, để tính được trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho, Công ty tính đơn giá bình quân xuất kho rồi tính trị giá thực tế xuất kho theo công thức sau:
Đơn giá xuất kho bình quân =
Trị giá thực tế NVL tồn
đầu kỳ +
Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ
Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Trị giá thực tế NVL
xuất kho = Đơn giá xuất kho bình quân x Số lượng xuất kho
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 72 ngày 30/11/2009, xuất than cám, than xỉ, đất sét phục vụ sản xuất, trong đó gồm 2.700 m3 đất sét. Ta có số liệu sau
Số lượng tồn đầu kỳ 7.200 m3, giá trị: 262.586.014 đồng Số lượng nhập trong kỳ: 0 m3, giá trị: 0 đồng
Đơn giá xuất kho bình quân được tính như sau: Đơn giá xuất
kho bình quân = 262.586.014 + 0 7.200 + 0 = 36.470,28 đồng Trị giá thực tế NVL xuất kho = 36.470,28 x 2.700 = 98.469.756 đồng
Tất cả các công việc tính toán trên đều được thực hiện trên phần mềm máy vi tính. Căn cứ vào các phiếu xuất, kế toán vật tư sẽ nhập vào máy chỉ tiêu số lượng, sau đó đến cuối tháng thực hiện lệnh tính đơn giá bình quân gia quyền, máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân và giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo công thức trên.