2.3. Sơ đồ mối quan hệ về quy trình nhập khẩu nguyên container (FCL) đối với mặt hàng vật liệu mài bóng
Tóm tắt sơ đồ quy trình giao nhận
Quy trình sẽ gồm 6 bước công việc cần phải thực hiện:
1. Nhà nhập khẩu đứng ra thuê Công ty FWD đứng ra làm thủ tục nhập khẩu lô
hàng.
Bên mua và bán ký kết hợp đồng ngoại thương. Khi bên bán giao hàng đến nước người nhập khẩu thì người người nhập khẩu đứng ra thuê Công ty FWD thực hiện các thủ tục để nhận lô hàng về.
Khi nhận được giấy báo hàng đến từ đại lý hãng tàu hoặc đại lý fwd, bên mua sẽ chuyển bộ chứng từ cho Công ty FWD mà mình thuê để họ đứng ra làm thủ tục nhập khẩu.
Các công việc được thực hiện theo quy trình như : đi lấy lệnh, cược vỏ cont , mở tờ khai hải quan , đổi phiếu giao nhận cont dưới cảng ( phiếu eir ), và vận chuyển kéo cont về kho riêng.
Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hàng nhập như nêu ở mục trên.
2. Lấy lệnh hãng tàu
Công ty FWD được người nhập khẩu thuê làm thủ tục nhập hàng sẽ xử lý chứng từ , chuẩn bị giấy tờ ,tiền làm hàng để lên hãng tàu lấy D/O và cược vỏ cont :
- Giấy Giới Thiệu ( Có Đóng Dấu Cty Nhập Khẩu ) - Bill ( House Bill )
- Giấy Báo Hàng Dến - Cmnd Photo
Và tiền làm hàng ứng trước theo debit note hàng nhập FCL ( files debit ). Có 2 cách thức để lấy D/O: 1. Lấy lệnh giao hàng điện tử
2. Lấy lệnh theo cách thức thông thường
Lấy lệnh giao hàng điện tử:
Hiện nay có các hãng tàu lớn phát hành và giao lệnh điện tử EDO: MAERKS LINE, HEUNG –A, HAPAG- LLOYD, KMTC, MSC, CMA CGM, ONE, OOCL. Khách hàng khơng phải mang chứng từ lên đóng phí local charge , chờ đợi đổi lệnh , tiết kiệm thời gian , nhân lực , khách hàng chỉ cần ngồi văn phòng nhận giấy báo hàng đến, kiểm tra phí local charge , xin ứng tiền , kế toàn chuyển tiền vào tài khoản hãng tàu , sau đó hãng tàu gửi lệnh giao hàng điện tử qua email .
Lấy lệnh theo cách thức thông thường:
Theo cách thức lấy lệnh trên hãng tàu mang chứng từ lên, cho chứng từ vào quầy, xếp nốt. Hãng tàu gọi tên vào để ký tên, ghi số điện thoại, đóng phí local charge tại quầy thu ngân. Mỗi hãng tàu có cách thức thu tiền khác nhau, một số hãng tàu thu tiền trực tiếp tại quầy phát hành hóa đơn đỏ trực tiếp (Nhân viên đi lấy lệnh hiện trường cung cấp mã số thuế công ty của khách hàng, kế tốn phát hành hóa đơn đỏ, một số hãng tàu yêu cầu ra ngân hàng nộp tiền, lấy phiếu tạm thu.
3.Khai Hải Quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của Công ty FWD tiến hành mở tờ khai hải quan ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến.
Các chứng từ để nhập số liệu trên phần mềm: ECUSS 5 VNACCS - Hợp Đồng Mua Bán
- Hóa Đơn Thương Mại - Packing List
Ngày sau khi nhập và kết thúc việc truyền, cơ quan hải quan sẽ trả lời kết quả phân luồng tờ khai.
Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu.
4. Đổi phiếu giao nhận container (phiếu EIR).
- Tờ khai hải quan đã thông qua - Phiếu ký mã vạch
- Biên lai đóng phí sử dụng tiện ích cơng trình cảng biển - D/O vừa lấy trên hãng tàu
-Giấy giới thiệu Công ty nhập khẩu - Chứng minh nhân dân photo - Giấy cược vỏ cont
- Bill ( có đóng dấu của đại lý hang tàu) - Tiền đóng nâng hạ cont
- Tiền ký hải quan giám sát kho bãi
5. Vận tải đường bộ:
Sau khi lấy được D/O trên hãng tàu và hồn tất thủ tục thơng quan tờ khai ( tại hải quan khu vực ), Công ty FWD sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết sau để xuống cảng đổi phiếu giao nhận container (EIR )
Sau khi lấy được phiếu giao nhận cont, nhân viên đi lấy lệnh hiện trường của Công ty FWD gửi phiếu này cho bộ phận vận tải , hoặc lái xe để họ vào cảng lấy cont, kéo về kho riêng của khách hàng. Sau đó trả vỏ rỗng, lấy lại tiền cược vỏ.
- Cơng ty FWD lập bảng kê yêu cầu khách hàng ( người nhập khẩu ) hoàn trả các khoản tiền đã ứng trước khi làm.
- Công ty FWD lập bảng kê u cầu khách hàng thanh tốn các khoản phí dịch vụ : - Tờ khai hải quan hàng nhập
- Vận chuyển cont về kho riêng
2.4. Giới thiệu về hợp đồng nhập khẩu lô hàng nguyên container 2.4.1. Thông tin người xuất- nhập khẩu:
Địa chỉ (Adress): Trung Hoa Village, Trung Hoa Commune, Yen My Distric Hung Yen Province, Viet Nam
Điện thoại (Tel): (+84)963335850
Bên Xuất Khẩu (The Seller ): Linyi Huiqing Import And Export Co., LTD
Địa chỉ (Adress): Qianjingbu Village huanhejingbu community, zhubian town, junan county, linyi city, Shandong province, china.
Điện thoại (Tel): (+86).0539-7033006
2.4.2. Thông tin lô hàng:
Hai bên đã kí kết hợp đồng mua bán lơ hàng vật liệu cơ khí, xây dựng. Bảng thơng tin về lơ hàng trên hợp đồng mua bán trên packing list
Hình 2.11: Phiếu Packing List
Lô hàng với 7 loại hàng riêng biệt được đóng gói chặt chẽ trong thùng carton và đựng trên
Hình 2.12: Đóng hàng vào Pallet
2.4.3. Điều kiện thương mại và phương thức thanh toán giữa các bên:
Ngày hàng đến: 26/03/2021
Price term: CIF HaiPhong Port, Việt Nam Phương thức thanh toán: TT
Port of loading: QingDao, China
Total amount CIF: HaiPhong: 14.213.90 USD
Hình 2.13: Địa điểm xếp dỡ trên tờ khai hải quan
2.4.4. Trách nhiệm chi phí các bên trên hợp đồng mua bán:
Điều kiện Incoterm mà các bên lựa chọn thỏa thuận trong hợp đồng là: CIF , 2010 Theo đó thì các bên có trách nhiệm như sau:
A- Trách nhiệm, chi phí của người bán ( xuất khẩu ):
Book tàu, trả cước biển, mua bảo hiểm hàng hóa,
Thanh tốn phí Local charges tại đầu cảng xếp : THC, Phí Bill, phí chì,
Thanh tốn phí nâng vỏ , hạ hàng tại Cảng, và chi phí vận tải ( kéo cont từ bãi cảng về kho riêng đóng hàng, hạ bãi xuất tàu. Thanh tốn phí cân hàng.
Cung cấp các giấy tờ xuất khẩu cần thiết : C/O, packing list, Hợp đồng mua bán, (giấy hun trùng mối mọt, kiểm dịch nếu có )…
Trả chi phi mở tờ khai hải quan hàng xuất ( kiểm hóa nếu có ).
Chịu chi phí đóng hàng vào container, chèn lót, tăng chằng.
Trả chi phí local charges tại đầu cảng đến : THC, DO, vệ sinh cont, CIC, và( DEM ,DET nếu có )
Trả chi phí mở tờ khai hải quan hàng nhập ( kiểm hóa nếu có ).
Thanh tốn phí nâng hàng , hạ vỏ
Cược vỏ khi lấy cont
Chịu chi phí vận chuyển lấy cont từ cảng về kho riêng, rút ruột
Chịu chi phí sửa chữa , vệ sinh cont nếu có.
2.5. Phân tích cụ thể quy trình nhập khẩu lơ hàng vật liệu mài bóng.
Bước 1: Đại lý gửi giấy báo hàng đến cho người nhập khẩu
Đại lý hãng tàu Yangming Có trụ sở đặt tại Việt Nam là Chi nhánh Công Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam) tại Thành Phố Hải Phòng sẽ gửi giấy báo hàng đến cho người nhập khẩu ở Yên Mỹ, Hưng Yên.
Phân tích các thơng tin trên vận đơn:
Lơ hàng được đóng full vào 1 container 20’DC với số cont/ số chì như sau: YMAG808222/BEAU2368745.
Shipper: Linyi Huiqing Import And Export Co., LTD.
Consignee: Han Nghi Viet Nam Polishing Material Company Limited. Cảng Xếp: QingDao, China.
Vận đơn là Master Bill (Vận đơn chủ), người xuất khẩu trực tiếp làm việc với
hãng tàu được hãng tàu Yang Ming phát hành trực tiếp vận đơn chủ.Với lơ hàng này thì lên hãng tàu mang Surrender/ Bill Photo.
Hình 2.14: Vận đơn đường biển
Cơng ty nhập khẩu trên Bill (Cơng Ty TNHH Ngun Liệu Mài Bóng Hân Nghị Việt Nam) ký hợp đồng với công ty Công ty Cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam ( VOSA Hải Phòng ) thuê họ làm thủ tục nhập khẩu lô hàng và vận chuyển về kho riêng.
Công ty Vosa tiếp nhận chứng từ từ người nhập khẩu: Phòng mua hàng của người nhập khẩu sẽ gửi toàn bộ chứng từ liên quan đến lơ hàng cho phịng, bộ phận sale của công ty Pacific qua email gồm: Hợp đồng (sale contract), Phiếu đóng gói hàng (Packing List), C/O, Vận đơn và các giấy tờ đi kèm khác vv…
Sau khi tiếp nhận chứng từ thì bộ phận chứng từ của cơng ty FWD (Cơng ty Cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam – VOSA Hải Phịng ) kiểm tra thơng tin trên giấy báo hàng đến và phí Local charges, xin ứng tiền để đi lấy lệnh giao hàng (làm Debit Note)
Phí Local charges là gì ?Tại sao phải thanh tốn phí Local Charge?
Local charges là phí địa phương được trả tại cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
Ngoài cước biển (Ocean Fee), các hãng tàu/ Forwarder thường thu thêm một khoản Local Charges. Một lơ hàng thì phí này cả shipper và consignee đều phải đóng. Phí này được thu theo hãng tàu và cảng.
Cụ thể bao gồm các loại phí như sau: Phí THC, Phí D/O,Phí CIC, Phí CLF..
Phí phát sinh khác: DEM, DET, Storage
Hãng tàu khi kinh doanh hoạt động khai thác container tại các nước sở tại sẽ phải bỏ ra khoản chi phí để thuê cảng phục vụ hoạt động khai thác:
Chí phí th Văn Phịng, nhân viên. Chi phí thuê kho bãi của cảng.
Chi phí sử dụng trang thiết bị xếp dỡ của cảng.
Nguồn thu của hãng tàu :
Đối với hàng xuất: Thu cước biển (OF), phát hành B/L.
Nhận thấy Các khoản Chi quá nhiều so với nguồn thu nên buộc các hãng tàu phải thu thêm các khoản phí khác của khách hàng để bù trừ, san sẻ lại với chi phí bỏ ra ( đó là phí local charge: phí làm hàng tại cảng)
Bước 2: Đi Lấy lệnh hãng tàu
Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu Yang Ming , Cơng Ty TNHH Ngun Liệu Mài Bóng Hân Nghị sẽ viết giấy ủy quyền cho công ty Công ty Cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam – VOSA Hải Phòng với những hồ sơ cần thiết.
Nhân viên chứng từ của Công ty Cố phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam – VOSA Hải Phịng hồn tất bảng Debit Note kẹp cùng với các chứng từ, vận đơn, giấy báo hàng đến kế toán trưởng sẽ ứng tiền để làm hàng.
Sẽ có 2 phương thức lấy lệnh giao hàng:
Phương thức 1: Hãng tàu phát hành lệnh giao hàng điện tử (E-DO) Cơng ty phải
làm cơng văn đăng kí email nhận lệnh giao hàng điện tử của hãng tàu.
Ở phương thức 1 chỉ có các hãng: MEARSK , CMA CGM ,HEUNG-A , MSC , ONE , OOCL,HAPAG LLOY, KMTC phát hành E-DO.
Phương thức 2: Hãng tàu phát hành lệnh giao hàng thủ cơng
Hãng tàu Yang Ming là nhóm hãng tàu phát hành lệnh giao hàng thủ công .Nên Nhân viên chứng từ của Vosa Hải Phòng chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và tiền làm hàng cho bộ phận giao nhận đi lấy lệnh. Nhân viên giao nhận khi đến lấy lệnh sẽ mang theo các giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu có đóng dấu của cơng ty Vosa Hải Phịng Giấy báo hàng đến (A/N).
Vận đơn (B/L)
Chứng minh nhân dân Photo Tiền làm hàng.
Nhân viên giao nhận tới Đại lý hãng tàu là Chi Nhánh Công Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam) Tại Thành Phố Hải Phòng tại địa chỉ Tầng 6, tòa nhà DG Tower, số 15 Trần Phú, P. Lương Khánh Thiện, Quận Ngơ Quyền, Thành phố Hải Phịng. Nhân viên giao nhận xuất trình chứng từ và nộp các khoản phí theo Debit Note như sau:
⁃ Phí D/O: 819,000 VND/ cả lơ hàng
⁃ Phí THC: VND 2,808,000 / 1 cont 20’
⁃ Phí vệ sinh container: VND 280,800/cont 20’
⁃ Phí ocean freight: 0 VND ( Frieght Prepaid – Điều kiện incoterm CIF)
⁃ Phí nâng hạ vỏ: 950,000 VNĐ/ 1 cont 20’
⁃ Phí hải quan giám sát kho bãi: 70,000 VNĐ/ 1 cont 20’
⁃ Phí sử dụng tiện ích/ xây dựng cơng trình cảng biển: 250,000 VND/ 1 cont 20’
⁃ Phí cược vỏ container: 4,000,000 VND/ 1 cont 20’
Sau khi thủ tục được hoàn tất giữa 2 bên , hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên 2 phiếu D/O.
Người giao nhận tiếp tục đóng phí cược vỏ container để vận chuyển về kho riêng của doanh nghiệp. Tại quầy cược vỏ, người lấy lệnh sẽ điền thông tin vào phiếu cược trên quầy.
Sau khi lấy được lệnh giao hàng từ hãng tàu, nhân viên hàng nhập của Công ty kiểm tra các thông tin trên lệnh giao hàng để khớp với các thơng tin đã có, gửi giấy báo hàng đến của lơ hàng cho khách hàng và chuẩn bị bộ lệnh đầy đủ để giao cho khách hàng.
Bước 3: Khai báo hải quan điện tử
Ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến từ bộ phận giao nhận thì bộ phận mở tờ khai Hải Quan Của Công ty cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam ( VOSA Hải Phòng) sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan.
Nhân viên hiện trường của công ty chuẩn bị các giấy tờ hồ sơ đã nêu ở quy trình chung để làm thủ tục khai hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS.
Nhận được bộ chứng từ đầy đủ bộ phận mở tờ khai sẽ tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống thông quan VNACCS. Khai các thông tin cần thiết trên hệ thống khai hải quan điện tử, tiếp đến sẽ nhận được thông tin trả về thông báo kết quả phân luồng hàng hóa.
Chờ lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu. Nếu không hợp lệ: Nhận được thông tin khai báo hải quan lại. Nếu hợp lệ: Có ln số tờ khai, phân luồng tờ khai.
Bước 4: Đổi phiếu giao nhận
Sau khi hoàn tất việc lấy lệnh trên hãng tàu, thủ tục hải quan được thơng quan thì bên nhân viên hiện trường của cơng ty VOSA Hải Phòng sẽ tập hợp các chứng từ để mang xuống cảng Xanh VIP để đổi lấy phiếu giao nhận cont (ERI).
Chứng từ mang đi bao gồm:
Tờ khai hải quan đã thơng quan
Biên lai đóng phí sử dụng cơng trình cảng biển Phiếu ký mã vạch
Lệnh giao hàng (D/O)
Giấy giới thiệu có ký đóng dấu của Cơng Ty TNHH Ngun Liệu Mài Bóng
Hân Nghị.
Chứng minh nhân dân photo Cược vỏ container
Vận đơn có đóng dấu của Cơng Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam). Tiền đóng phí nâng hạ, phí giám sát hải quan.
Nhân hiện trường mang bộ chứng từ và kí Hải Quan giám sát, sau đó sẽ mang bộ chứng từ vào quầy thương vụ của cảng Xanh VIP đóng phí nâng hạ container rồi lấy hóa đơn đỏ cho khách hàng hồn tất thủ tục đổi phiếu EIR.
Khi đã hoàn tất việc lấy phiếu EIR nhân viên hiện trường sẽ chuyển chứng từ cho vận tải hoặc lái xe, lái xe cầm phiếu phơi vào cảng Xanh VIP tìm vị trí lấy container theo đúng phiếu, kéo container về kho người mua.
Phiếu EIR sẽ có giá trị 3 ngày kể từ ngày phát hành.
Bước 5: Vận tải đường bộ giao hàng về kho riêng cho khách
Người lấy lệnh bên cơng ty Vosa Hải Phịng sẽ liên hệ với đội vận tải của công ty Hân Nghị để bàn giao phiếu giao nhận container. Sau đó lái xe vào cảng tìm vị trí container rồi liên hệ với quản lí kho hàng và đội ngũ xe nâng để làm thủ tục đưa container ra khỏi cảng. Lái xe trước khi ra khỏi cảng sẽ phải kiểm tra tình trạng container (container cần phải ngun vẹn, khơng có dấu hiệu bị cậy phá, hỏng hóc, chì vẫn cịn được niêm phong...).Dựa trên biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm lái xe sẽ liên hệ với chủ hàng hoặc thủ kho để xác nhận lại thời gian địa điểm giao hàng.
Lấy container tại Công ty cổ phần cảng Xanh Vip, Hải Phịng sau đó trả hàng về