Công ty nhập khẩu trên Bill (Công Ty TNHH Nguyên Liệu Mài Bóng Hân Nghị Việt Nam) ký hợp đồng với công ty Công ty Cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam ( VOSA Hải Phòng ) thuê họ làm thủ tục nhập khẩu lô hàng và vận chuyển về kho riêng.
Công ty Vosa tiếp nhận chứng từ từ người nhập khẩu: Phịng mua hàng của người nhập khẩu sẽ gửi tồn bộ chứng từ liên quan đến lơ hàng cho phịng, bộ phận sale của công ty Pacific qua email gồm: Hợp đồng (sale contract), Phiếu đóng gói hàng (Packing List), C/O, Vận đơn và các giấy tờ đi kèm khác vv…
Sau khi tiếp nhận chứng từ thì bộ phận chứng từ của cơng ty FWD (Công ty Cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam – VOSA Hải Phịng ) kiểm tra thơng tin trên giấy báo hàng đến và phí Local charges, xin ứng tiền để đi lấy lệnh giao hàng (làm Debit Note)
Phí Local charges là gì ?Tại sao phải thanh tốn phí Local Charge?
Local charges là phí địa phương được trả tại cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
Ngoài cước biển (Ocean Fee), các hãng tàu/ Forwarder thường thu thêm một khoản Local Charges. Một lơ hàng thì phí này cả shipper và consignee đều phải đóng. Phí này được thu theo hãng tàu và cảng.
Cụ thể bao gồm các loại phí như sau: Phí THC, Phí D/O,Phí CIC, Phí CLF..
Phí phát sinh khác: DEM, DET, Storage
Hãng tàu khi kinh doanh hoạt động khai thác container tại các nước sở tại sẽ phải bỏ ra khoản chi phí để thuê cảng phục vụ hoạt động khai thác:
Chí phí th Văn Phịng, nhân viên. Chi phí thuê kho bãi của cảng.
Chi phí sử dụng trang thiết bị xếp dỡ của cảng.
Nguồn thu của hãng tàu :
Đối với hàng xuất: Thu cước biển (OF), phát hành B/L.
Nhận thấy Các khoản Chi quá nhiều so với nguồn thu nên buộc các hãng tàu phải thu thêm các khoản phí khác của khách hàng để bù trừ, san sẻ lại với chi phí bỏ ra ( đó là phí local charge: phí làm hàng tại cảng)
Bước 2: Đi Lấy lệnh hãng tàu
Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu Yang Ming , Cơng Ty TNHH Ngun Liệu Mài Bóng Hân Nghị sẽ viết giấy ủy quyền cho công ty Công ty Cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam – VOSA Hải Phòng với những hồ sơ cần thiết.
Nhân viên chứng từ của Công ty Cố phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam – VOSA Hải Phịng hồn tất bảng Debit Note kẹp cùng với các chứng từ, vận đơn, giấy báo hàng đến kế toán trưởng sẽ ứng tiền để làm hàng.
Sẽ có 2 phương thức lấy lệnh giao hàng:
Phương thức 1: Hãng tàu phát hành lệnh giao hàng điện tử (E-DO) Cơng ty phải
làm cơng văn đăng kí email nhận lệnh giao hàng điện tử của hãng tàu.
Ở phương thức 1 chỉ có các hãng: MEARSK , CMA CGM ,HEUNG-A , MSC , ONE , OOCL,HAPAG LLOY, KMTC phát hành E-DO.
Phương thức 2: Hãng tàu phát hành lệnh giao hàng thủ cơng
Hãng tàu Yang Ming là nhóm hãng tàu phát hành lệnh giao hàng thủ công .Nên Nhân viên chứng từ của Vosa Hải Phòng chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và tiền làm hàng cho bộ phận giao nhận đi lấy lệnh. Nhân viên giao nhận khi đến lấy lệnh sẽ mang theo các giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu có đóng dấu của cơng ty Vosa Hải Phòng Giấy báo hàng đến (A/N).
Vận đơn (B/L)
Chứng minh nhân dân Photo Tiền làm hàng.
Nhân viên giao nhận tới Đại lý hãng tàu là Chi Nhánh Công Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam) Tại Thành Phố Hải Phòng tại địa chỉ Tầng 6, tòa nhà DG Tower, số 15 Trần Phú, P. Lương Khánh Thiện, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phịng. Nhân viên giao nhận xuất trình chứng từ và nộp các khoản phí theo Debit Note như sau:
⁃ Phí D/O: 819,000 VND/ cả lơ hàng
⁃ Phí THC: VND 2,808,000 / 1 cont 20’
⁃ Phí vệ sinh container: VND 280,800/cont 20’
⁃ Phí ocean freight: 0 VND ( Frieght Prepaid – Điều kiện incoterm CIF)
⁃ Phí nâng hạ vỏ: 950,000 VNĐ/ 1 cont 20’
⁃ Phí hải quan giám sát kho bãi: 70,000 VNĐ/ 1 cont 20’
⁃ Phí sử dụng tiện ích/ xây dựng cơng trình cảng biển: 250,000 VND/ 1 cont 20’
⁃ Phí cược vỏ container: 4,000,000 VND/ 1 cont 20’
Sau khi thủ tục được hoàn tất giữa 2 bên , hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên 2 phiếu D/O.
Người giao nhận tiếp tục đóng phí cược vỏ container để vận chuyển về kho riêng của doanh nghiệp. Tại quầy cược vỏ, người lấy lệnh sẽ điền thông tin vào phiếu cược trên quầy.
Sau khi lấy được lệnh giao hàng từ hãng tàu, nhân viên hàng nhập của Công ty kiểm tra các thông tin trên lệnh giao hàng để khớp với các thơng tin đã có, gửi giấy báo hàng đến của lô hàng cho khách hàng và chuẩn bị bộ lệnh đầy đủ để giao cho khách hàng.
Bước 3: Khai báo hải quan điện tử
Ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến từ bộ phận giao nhận thì bộ phận mở tờ khai Hải Quan Của Công ty cổ phần Đại lý Hàng Hải Việt Nam ( VOSA Hải Phòng) sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan.
Nhân viên hiện trường của công ty chuẩn bị các giấy tờ hồ sơ đã nêu ở quy trình chung để làm thủ tục khai hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS.
Nhận được bộ chứng từ đầy đủ bộ phận mở tờ khai sẽ tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống thông quan VNACCS. Khai các thông tin cần thiết trên hệ thống khai hải quan điện tử, tiếp đến sẽ nhận được thông tin trả về thơng báo kết quả phân luồng hàng hóa.
Chờ lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu. Nếu không hợp lệ: Nhận được thông tin khai báo hải quan lại. Nếu hợp lệ: Có ln số tờ khai, phân luồng tờ khai.
Bước 4: Đổi phiếu giao nhận
Sau khi hoàn tất việc lấy lệnh trên hãng tàu, thủ tục hải quan được thơng quan thì bên nhân viên hiện trường của cơng ty VOSA Hải Phòng sẽ tập hợp các chứng từ để mang xuống cảng Xanh VIP để đổi lấy phiếu giao nhận cont (ERI).
Chứng từ mang đi bao gồm:
Tờ khai hải quan đã thơng quan
Biên lai đóng phí sử dụng cơng trình cảng biển Phiếu ký mã vạch
Lệnh giao hàng (D/O)
Giấy giới thiệu có ký đóng dấu của Cơng Ty TNHH Ngun Liệu Mài Bóng
Hân Nghị.
Chứng minh nhân dân photo Cược vỏ container
Vận đơn có đóng dấu của Cơng Ty TNHH Yang Ming Shipping (Việt Nam). Tiền đóng phí nâng hạ, phí giám sát hải quan.
Nhân hiện trường mang bộ chứng từ và kí Hải Quan giám sát, sau đó sẽ mang bộ chứng từ vào quầy thương vụ của cảng Xanh VIP đóng phí nâng hạ container rồi lấy hóa đơn đỏ cho khách hàng hoàn tất thủ tục đổi phiếu EIR.
Khi đã hoàn tất việc lấy phiếu EIR nhân viên hiện trường sẽ chuyển chứng từ cho vận tải hoặc lái xe, lái xe cầm phiếu phơi vào cảng Xanh VIP tìm vị trí lấy container theo đúng phiếu, kéo container về kho người mua.
Phiếu EIR sẽ có giá trị 3 ngày kể từ ngày phát hành.
Bước 5: Vận tải đường bộ giao hàng về kho riêng cho khách
Người lấy lệnh bên công ty Vosa Hải Phòng sẽ liên hệ với đội vận tải của công ty Hân Nghị để bàn giao phiếu giao nhận container. Sau đó lái xe vào cảng tìm vị trí container rồi liên hệ với quản lí kho hàng và đội ngũ xe nâng để làm thủ tục đưa container ra khỏi cảng. Lái xe trước khi ra khỏi cảng sẽ phải kiểm tra tình trạng container (container cần phải ngun vẹn, khơng có dấu hiệu bị cậy phá, hỏng hóc, chì vẫn cịn được niêm phong...).Dựa trên biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm lái xe sẽ liên hệ với chủ hàng hoặc thủ kho để xác nhận lại thời gian địa điểm giao hàng.
Lấy container tại Công ty cổ phần cảng Xanh Vip, Hải Phịng sau đó trả hàng về kho riêng của cơng ty Hân Nghị tại xã Trung Hịa, Huyện n Mỹ, Hưng Yên, Việt Nam.
Tiền cước vận chuyển container là: 3,900,000 VND/cont * 1 cont = 3,900,000 VND.
Xe vận tải vận chuyển hàng về kho riêng của chủ hàng từ Hải Phòng về Hưng Yên vào đầu tháng 4/2021 đang trong thời kì dịch bệnh Covid-19 kéo dài nên khi vận chuyển hàng hóa lái xe cont phải test covid theo chuẩn PCR, có giá trị 3 ngày.
Tiếp đó lái xe sẽ phải đăng ký phân luồng trên cổng thông tin quốc gia, để được cấp thẻ xanh khi đi từ tỉnh này sang tỉnh khác.
Sau khi vận chuyển hàng về tới kho riêng của người nhập khẩu, tại kho riêng của công ty Han Nghị sẽ kiểm tra số container, số chì. Sau đó thủ kho sẽ bố trí bộ phận cơng nhân xe nâng thực hiện dỡ và rút hàng khỏi container. Căn cứ trên Packing List thủ kho kiểm đếm hàng hóa và kiểm tra tình trạng hàng sau khi kết thúc việc dỡ hàng thủ kho kí vào biên bản giao nhận hàng hóa với nội dung: Đã nhận đủ container, đúng số chì, khối lượng hàng mà 2 bên đã kí trong hợp đồng và tình trạng container cịn ngun vẹn trong quá trình vận chuyển.
Trong trường hợp mà lái xe không mang theo biên bản giao nhận thì thủ kho nhận hàng sẽ kí vào mặt sau của phiếu phơi (Phiếu EIR) với nội dung: “ Đã nhận đủ 1 container nguyên chì – kèm ngày/ tháng).
Hồn thành việc giao hàng tới cơng ty người nhập khẩu lái xe kéo vỏ rỗng về hạ tại bãi Tasa Duyên Hải ở đường Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đông Hải, Hải An, Hải Phòng và làm thủ tục hạ vỏ. Nhân viên kho bãi của cảng sẽ kiểm tra tình trạng vỏ container, nếu thấy sàn hoặc vỏ container quá bẩn, bong chóc nhân viên kho bãi sẽ thu phí vệ sinh và sửa chữa container. Các khoản phí phát sinh về vệ sinh, sửa vỏ cont sẽ được tích các ơ trên phiếu EIR.
Lái xe sau đó sẽ nộp lại phiếu phơi cho nhân viên hiện trường, nhân viên hiện trường mang phiếu EIR, giấy giới thiệu, liên cược vỏ, phiếu tạm thu lên hãng tàu lấy lại tiền cược.
Bước 6. Lấy thanh toán
Khi đã hồn thành xong các thủ tục thơng quan và chuyển hàng về kho riêng cho khách hàng, nhân viên bên bộ phận hiện trường và chứng từ công ty Cổ phần Đại Lý Hàng Hải Việt Nam ( VOSA Hải Phòng )sẽ kiểm tra & sắp xếp chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh. Bộ phận giao nhận sẽ trao trả lại chứng từ cho khách hàng và lưu lại một bản, kèm theo đó là một bản Debit Note – Giấy báo nợ ( 1 bản cho khách hàng – 1 bản cho cơng ty). Trên đó có các khoản phí mà Cơng ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có),…
Phịng ban kế tốn cơng ty VOSA Hải Phịng lập bản kê cơng nợ:
Bộ phận kế tốn của cơng ty VOSA Hải Phịng lên bản kê các khoản chi phí đã chi trả ứng trước cho khách hàng, lên hóa đơn đỏ bao gồm:
KHOẢN CHI PHÍ ỨNG TRƯỚC
Đơn vị: VND
STT Tên chi phí Số tiền
1 Phí Local Charge 7,484,000
2 Phí nâng hạ dưới cảng 920,000
3 Phí cơ sở hạ tầng 290,000
4 Phí hải quan giám sát kho bãi 70,000
TỔNG TIỀN 8,764,000
Bảng 2.1: Thống kê khoản chi phí ứng trước
Tiếp đó Kế tốn sẽ lên bảng kê cơng nợ u cầu khách hàng thanh tốn các khoản phí dịch vụ, bao gồm các khoản sau:
KHOẢN CHI PHÍ DỊCH VỤ
Đơn vị: VNĐ
STT Tên chi phí Số tiền
1 Phí mở tờ khai hải quan ( Tính trên đầu cont)
900,000
2 Phí vận tải đường bộ 4,800,000
TỔNG TIỀN 5,700,000
Doanh thu dự tính = Phí vận tải * số cont = 3,900,000 *1 = 3,900,000 VND Lãi dự tính = 70%* Doanh thu = 70%* 3,900,000 = 2,730,000 VND
Vậy Khoản doanh thu dự tính mà cơng ty VOSA Hải Phịng thu về sau khi thực hiện dịch vụ giao nhận là 3,900,000 VND, với khoản lãi dự tính là 2,730,000
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT
Trong quá trình thực tập tại Chi nhánh Đại lý Hàng hải Việt Nam –
Hàng hải Hải Phòng (VOSA HP), em đã nhận được rất nhiều sự
giúp đỡ đến từ ban
lãnh đạo cũng như các anh chị nhân viên bên cơng ty. Bên cạnh
đó em cũng cảm
thấy mình đã hồn thành hết trách nhiệm với các nhiệm vụ được
giao. Tuy còn nhiều
bỡ ngỡ và chậm chạp song dưới sự chỉ bảo tận tình thì em cũng
đã hồn thành tốt
cơng việc. Từ việc thực tập tại công ty em xin được phép đánh giá công ty như sau
Ưu:
▪ Công ty đã thể hiện rất tốt thế mạnh của mình. Có những đối tác chung thành.Trong q trình làm hàng giao nhận của cơng ty cũng rất chặt chẽ khăng khít, từ khâu chuẩn bị chứng từ cho đến khâu chạy lệnh đi lấy lệnh đều diễn ra một cách trơn chu. Chứng tỏ trình độ chuyên môn cũng như sự làm việc hòa nhập. ▪ Nhân viên trong công ty được đào tạo rất bài bản, làm việc
chun nghiệp,
▪ Cơng ty ln tìm hiểu và cập nhật những thơng tin mới nhất, những nghị định của chính phủ để đảm bảo cho q trình làm hàng cũng như vận tải của mình được diễn ra hiệu quả nhất
Nhược:
▪ Do thời gian thực tập bị ảnh hưởng do dịch COVID-19 nên công
việc cũng
nhiều,
▪ Qua tìm hiểu thì một số đầu cơng của cơng ty đã cũ nên có thể có nguy cơ xảy ra rủi ro trên đường vận tải dẫn tới việc chậm trễ trong khâu nhập hàng.
KẾT LUẬN
Hiện nay với sự tác động rất lớn của dịch bệnh COVID-19 làm ảnh hưởng tới nhiều ngành kinh tế dịch vụ, tuy nhiên hoạt động giao nhận vận tải vẫn giữ được vai trị vơ cùng quan trọng trong việc phát triển kinh tế đất nước. Với lợi thế về cảng biển, Hải Phịng có nhiều cơ hội phát triển hơn nữa về hoạt động giao nhận vận tải nội địa cũng như quốc tế. Việc được nhận thực tập và tiếp xúc với các công việc thực tế đã giúp em nghiên cứu, tìm hiểu được rõ và dễ hình dung hơn về những kiến thức. Sự giúp đỡ nhiệt tình của q cơng ty đã tạo điều kiện thuận lợi, cũng như các anh chị nhân viên của công ty làm việc chuyên nghiệp, tận tâm chỉ bảo, em đã có thể làm quen và hiểu biết rõ hơn phần nào về yêu cầu tác phong làm việc, các hoạt động giao nhận hàng hóa, đặc biệt rèn luyện thêm được các kỹ năng mềm khác vơ cùng hữu ích như khả năng giao tiếp, quan sát, học hỏi từ các cán bộ, nhân viên từ các đơn vị em được tiếp xúc và cải thiện được khả năng sử dụng ngoại ngữ trong thực tế của mình.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Đặng Cơng Xưởng đã tận tình hướng dẫn cho chúng em trong suốt thời gian thực tập chuyên ngành . Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty, các anh chị nhân viên đã nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi, chỉ bảo và cho phép tham gia vào q trình làm hàng của cơng ty để em có thể thực tập, ơn luyện lại kiến thức và góp sức nhỏ để phát triển công ty . Em xin chân thành cảm ơn !
Nhận xét của đơn vị thực tập ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... .......................................................................................................................................