CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ LOGISTICS
3.2. xuất giải pháp quản trị logistics
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện hoạt động dịch vụ khách hàng
Thực trạng cơng ty cho thấy mặc dù đã có hệ thống quản lý đặt hàng bài bản nhưng chưa được sử dụng thành thạo và linh hoạt. Công ty cần có hướng dẫn cụ thể, đề ra quy định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, xây dựng bộ phận chuyên mơn đảm trách về việc tính giá và lập đơn hàng, soạn thảo hợp đồng; yêu cầu nhân viên phải tiếp xúc trực tiếp hệ thống quản lý thơng tin để từng bước thích nghi, thay thế thao tác thủ cơng bằng các thao tác trên máy tính. Cơng ty cần thiết lập hệ thống tính giá cho từng loại mặt hàng chính yếu để khi giá vật tư thay đổi, giá hàng hóa sẽ tự động cập nhật.
Thường xuyên kiểm tra giám sát hoạt động của nhân viên để hạn chế sai sót đơn hàng ở mức thấp nhất. Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ lâu dài, thường xuyên liên lạc để nắm bắt và xử lý kịp thời các thông tin phảm hồi từ khách hàng. Có chính sách ưu đãi phù hợp, khơng ngừng tìm kiếm khách hàng mới; nên tổ chức các cuộc hội thảo nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ mới và lắng nghe ý kiến của khách hàng.
tác. Liên lạc qua mạng vừa hiệu quả vừa tiết kiệm được thời gian và công sức.
Lịch giao hàng phải thống nhất giữa các bộ phận và phải thông qua văn bản để việc giao hàng diễn ra thơng suốt theo quy trình. Mỗi nhân viên cần phải rèn luyện khả năng lắng nghe và cảm thông với những bất mãn của khách hàng cũng như lấy lại lòng tin từ khách hàng; thực hiện xem xét đánh giá thường kỳ về doanh số hoạt động, mức độ hài lịng của khách hàng, thơng tin về khách hàng tiềm năng,... từ đó có sự so sánh và thực hiện việc điều chỉnh.
Sau khi giao hàng, cần tiến hành các dịch vụ sau bán như đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng, tiếp nhận những khiếu nại của khách hàng và nghiên cứu nguyên nhân để có những biện pháp khắc phục phù hợp, rút kinh nghiệm cho những đơn hàng tiếp theo. Nghiên cứu phải tiến hành đều đặn, thời gian phải đủ dài để đảm bảo độ chính xác và tin cậy cao.
Chất lượng thông tin là yếu tố rất quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng. Những thơng tin phục vụ cho quy trình xử lý đơn hàng cần được đánh giá và kiểm tra chất lượng nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng
Mua hàng là hoạt động cần thiết và thường xun nhưng cần phải có sự tính tốn kỹ lưỡng. Trong q trình sản xuất kinh doanh, cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tăng cường công tác quản lý nhằm hạn chế hao hụt mất mát, tăng tốc độ luân chuyển vật tư hàng hóa ở hai khâu dự trữ và sản xuất.
Cơng ty cần xây dựng và hồn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trên cơ sở các định mức trước đây, sửa đổi và điều chỉnh cho phù hợp với sự biến đổi của các nhân tố kinh tế, xã hội và nội bộ công ty. Hiện nay, sản phẩm nội thất của công ty đang phải cạnh tranh gay gắt với các sản phẩm cùng loại của các đơn vị kinh doanh trong và ngồi nước. Do đó, để có thể đứng vững trên thị trường, công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy công ty phải hạ thấp mức tiêu dùng nguyên vật liệu sao cho đảm bảo chất lượng sản phẩm và phù hợp với thực tế sản xuất; tận dụng tối đa nguồn cung vật liệu trong nước, hạn chế nhập khẩu vật tư nước ngồi.
Trong q trình giao nhận, bên cung ứng thường phải phục vụ vận chuyển cho rất nhiều khách hàng cùng một lúc, có thể xảy ra tình trạng thiếu xe hoặc bên mua bị phụ thuộc vào thời gian giao hàng của bên cung ứng, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Vì vậy, cơng ty Sao Sáng nên mua thêm các phương tiện vận tải cỡ lớn để có thể chủ động vận chuyển hàng từ nhà cung ứng về công ty khi cần mà không phải chờ bên cung ứng sắp xếp thời gian giao hàng. Cơng ty cần có chiến lược logistics riêng, từng bước thay thế thao tác giao nhận truyền thống bằng các dịch vụ logistics chuyên nghiệp, kết hợp các hoạt động logistics rời rạc, phân mảnh thành một chuỗi logistics
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị vận chuyển
Đầu tư hệ thống trang thiết bị vật tư, cơ sở vật chất là vô cùng cần thiết nhằm nâng cao khả năng điều phối hàng hóa trong sản xuất kinh doanh. Q trình nâng cấp này khơng thể tiến hành đồng loạt mà cần được làm từng bước, liên tục để đảm bảo các trang thiết bị không bị lỗi thời và nguồn lực tập trung cho trang thiết bị vật tư không quá lớn.
Tại kho, công ty nên đầu tư thêm thiết bị nâng hạ hàng hóa thay thế cho các thao tác thủ cơng của nhân viên kho trong q trình xếp dỡ và bố trí hàng trong kho; mua thêm xe nâng cỡ lớn để mỗi lần vận chuyển được nhiều hàng hơn từ kho đến nhà máy và từ nhà máy về kho, rút ngắn thời gian và số lần di chuyển. Hiện tại, cơng ty mới chỉ có hai xe vận chuyển loại trung bình, cần trang bị thêm xe tải để giảm tải cho hai xe đang hoạt động. Với những phương tiện vận chuyển còn mới nên giữ lại, bảo dưỡng và tiếp tục sử dụng, mua thêm xe tải lớn để vận chuyển hàng hóa số lượng lớn và ở xa cơ sở sản xuất, xe tải nhỏ để chuyển hàng trong nội thị; hạn chế thuê vận chuyển bên ngoài nhằm tiết kiệm chi phí. Định kỳ hàng tháng kiểm tra chất lượng vận tải của xe, nâng cấp đội xe chở hàng để phục vụ tận nơi cho khách nhanh chóng, đúng hạn, tránh tình trạng hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
3.2.4. Giải pháp hồn thiện hoạt động quản trị kho hàng
Các quy trình kho đều phải được lập văn bản rõ ràng và chi tiết bao gồm người chịu trách nhiệm, văn bản, cách thức thực hiên, cách thức kiểm tra cụ thể thông qua các tiêu chuẩn. Cần quan tâm thiết lập nhiều quy trình nhỏ, hướng dẫn cơng việc, điều này giúp nhân viên ở các khâu đều hiểu rõ và đánh giá chất lượng thực hiện công việc. Nâng cao ý thức an ninh của nhân viên bằng cách ban hành nội quy an ninh kho hàng như:
+ Kiểm tra bao bì, đóng gói; + Nội quy ra vào khu vực kho;
+ Quy định về giờ nghỉ giải lao và nghỉ cuối ca;
+ Nghiêm cấm các hành vi đe dọa, bạo lực, sử dụng rượu bia trong giờ làm việc, các hoạt động làm giả giấy tờ, hồ sơ, tùy tiện sử dụng hàng hóa, dụng cụ thiết bị trong kho,...
Công việc soạn hàng trong kho chiếm 40-60% tổng chi phí lao động kho. Do đó giải pháp cải tiến cơng tác soạn hàng góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí kho, tăng hiệu quả quản lý kho. Các bước thực hiện giải pháp:
+ Đo lường chính xác trong thao tác soạn hàng của từng nhân viên trong kho. Trước đây, các nhà quản lý chỉ theo dõi độ chính xác của cơng tác soạn hàng hàng tháng. Thông tin phản hồi dựa vào đo lường đánh giá phải thường xuyên và kịp thời, tốt nhất là hàng ngày hoặc nhiều lần trong ngày.
+ Tự đặt mình vào vị trí nhân viên soạn hàng, quan sát điều kiện làm việc, phát hiện ra những khó khăn ảnh hưởng đến năng suất, độ chính xác, có biện pháp để cải thiện kết quả cơng việc.
+ Áp dụng cơng nghệ thích hợp nhằm gia tăng tốc độ xử lý, độ chính xác
Vì thời gian sử dụng tương đối lâu nên nền kho đã xuống cấp, công ty nên tu bổ nâng cấp lại nền kho hàng để bảo quản hàng hóa hiệu quả hơn.
Trong tương lai, cần xây dựng thêm các kho đa năng, trung tâm phân phối ở vùng thị trường trọng điểm nhằm tăng khả năng cung ứng hàng khi có nhu cầu và giảm bớt chi phí cho vận chuyển. Việc xây dựng thêm các kho này cũng cần được tính tốn thận trọng để đảm bảo kết hợp hài hịa các lợi ích trong kinh doanh.
Cải tạo, xây dựng mới hệ thống theo dõi môi trường bảo quản sản phẩm, vật tư bao gồm: nghiên cứu khảo sát bố trí sơ đồ hệ thống kiểm sốt nhiệt độ - độ ẩm một cách hợp lý; thuê các công ty phần mềm ghi lại tất cả các tọa độ trong kho hàng, thống kê các số liệu từ đó xây dựng bản đồ nhiệt độ chính xác, khoa học, giúp xác định các điểm nhạy cảm nhiệt độ tại kho.
Nâng cao trình độ tay nghề cơng nhân viên, trình độ quản lý của cán bộ; xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và bảo dưỡng máy móc thiết bị, coi trọng việc tổ chức hạch tốn ngun vật liệu và phế phẩm. Thơng thường, mỗi năm, trưởng bộ phận phải lên kế hoạch chi tiết huấn luyện từng vị trí nhân viên (ngân sách đào tạo, nội dung đào tạo, danh sách đào tạo,...). Đào tạo thực hành tại nơi làm việc cần được chú trọng hơn, khuyến khích và tạo điều kiện cho cơng nhân viên trao đổi thông tin, kinh nghiệm giữa các bộ phận trong nội bộ công ty.
3.2.5. Các giải pháp khác
Thị trường cạnh tranh địi hỏi bất kì doanh nghiệp nào cũng cần có những biện pháp, phương thức nhất định nhằm cung cấp đến khách hàng những sản phẩm và dịch vụ ưu việt nhất. Xây dựng các phương án phân phối sản phẩm đi kèm dịch vụ tốt nhất sẽ tạo dựng uy tín của cơng ty trong sản xuất kinh doanh.
Muốn quản trị logistics hiệu quả, công ty cần áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý; hồn thiện hệ thống thơng tin trong từng bộ phận chức năng (logistics, kế tốn, kỹ thuật,...), hệ thống thơng tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải,...) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức bộ phận, công đoạn. Áp dụng tin học hóa trong các hoạt động của công ty, lắp đặt các phần mềm phục vụ cho hoạt động của cơng ty, chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu,... tạo cơ sở nền tảng trong hệ thống thông tin logistics.