STT Mặt hàng Phương thức đóng gói Tỷ lệ phí
(%) 01 Sắt thép (riêng phế liệukhông nhận) Sắt thép (để ở dạng cuộn, tấm,phôi, thanh,…) 0,32
02 Xăng dầu Xăng dầu đựng trong thùng Phuy 0,20
03 Máy móc thiết bị Đóng gói ở dạng thơng thường 0,25
04 Dụng cụ cơ khí cầm tay Đóng gói ở dạng thơng thường 0,2
05 Kính tấm đóng kiện Bọc giấy 2,95
06 Phụ tùng các loại Bọc nilon 0,25
07 Đồ gỗ thường Bọc nilon 0,35
08 Gỗ ván sàn Bọc nilon 0,36
… … … …
(Nguồn: Công ty cổ phần bảo hiểm AAA)
Nếu lô hàng quy mô lớn, khoảng cách xa, không thường xuyên từ địa điểm này đến địa điểm khác ghi trong hợp đồng, đồng nghĩa với rủi ro cao, công ty làm hợp đồng mua bảo hiểm chuyến. Công ty bảo hiểm chỉ chịu trách nhiệm về hàng hoá trong phạm vi một chuyến.Hợp đồng bảo hiểm chuyến được thể hiện bằng đơn bảo hiểm hay giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp. Nội dung hợp đồng bảo hiểm chủ yếu bao gồm:
- Ngày cấp, nơi ký kết
- Tên và địa chỉ người mua bảo hiểm
- Tên hàng được bảo hiểm, số lượng, trọng lượng - Quy cách đóng gói, loại bao bì, ký mã hiệu của hàng - Tên phương tiện vận chuyển
- Cách xếp hàng
- Nơi khởi hành, ngày khởi hành
- Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm - Địa chỉ của giám định viên bảo hiểm
- Phương thức và địa điểm trả tiền bồi thường, do người được bảo hiểm chọn.
Đối với những lô hàng vận chuyển theo lịch trình đều đặn, liên tục (thường là một năm) cơng ty tính tốn mua bảo hiểm bao với mức phí thấp hơn, mang tính chất lâu dài. Ngồi ra, nếu cơng ty th ngồi dịch vụ vận chuyển, các cơng ty vận tải cũng sẽ có gói bảo hiểm cho từng loại hàng nhất định. Trong hợp đồng bảo hiểm bao, hai bên chỉ thoả thuận những vấn đề chung như tên hàng được bảo hiểm, loại tàu chở hàng, các tính giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm tối đa cho mỗi chuyến hàn, điều kiện
mỗi lần vận chuyển hàng hố, cơng ty Sao Sáng gửi giấy báo vận chuyển cho công ty bảo hiểm. Nếu có thay đổi đặc biệt về số lượng, giá trị hàng,... sẽ tiến hành ký kết hợp đồng bảo hiểm khác.
2.3.3.3. Quá trình vận chuyển
* Vận chuyển vật tư từ nhà cung ứng đến kho vật tư
Nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình sản xuất do nhà cung ứng chịu trách nhiệm đóng gói, vận chuyển. Kho vật tư của công ty Sao Sáng ở miền Bắc (Hà Nội), trong khi nhà cung ứng An Cường có trụ sở ở miền Nam (Thành phố Hồ Chí Minh) nên phải sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển để vận chuyển, thời gian vận chuyển từ 3-4 ngày. Khi hàng cập bến tại cảng Hải Phịng, nhà cung ứng th cơng ty NYK logistics vận chuyển hàng đến kho của công ty Sao Sáng tại Hà Nội khoảng 3 tiếng đồng hồ, theo tuyến quốc lộ 5 (Hải Phòng- Hà Nội) và đường vành đai 3.
Hai nhà cùng ứng ở Hà Nội là công ty TNHH gỗ Việt và công ty TNHH Hiếu Hương đều có xe tải loại 5 tấn và 8 tấn để vận chuyển; công ty gỗ Việt vận chuyển khoảng 1 tiếng đồng hồ theo tuyến đường Nam Thăng Long - Phạm Văn Đồng, công ty Hiếu Hương vận chuyển khoảng 45 phút theo quốc lộ 32 (Hà Tây - Hà Nội). Vật tư được bọc nilon hoặc đóng thùng giấy, sau đó được chất xếp lên thùng xe, sẵn sàng vận chuyển. Các nhà cung ứng đều đi theo tuyến đường quốc lộ lớn và đường trên cao nên không gặp phải vấn đề tắc nghẽn giao thông. Tuy nhiên, nhà cung ứng An Cường sử dụng tàu biển nên dễ gặp rủi ro trên đường vận chuyển như bão gió, chìm tàu, mất hàng,...
* Vận chuyển vật tư từ kho đến nhà máy
Kho và nhà máy nằm trong cùng một khu đất thuộc sở hữu của công ty, khoảng cách gần nhau nên công ty sử dụng 12chiếc xe nâng để chuyển vật tư từ kho đến nhà máy, mỗi xe có khả năng vận chuyển từ 5-7 thùng vật tư, nghĩa là mỗi lần vận chuyển dược tối đa 60-100 thùng, mất khoảng 10 phút mỗi lần chuyến. Nếu số lượng vượt quá 100 thùng sẽ không đủ xe để vận chuyển một chuyến duy nhất hoặc nếu phải chuyển loại vật tư cồng kềnh với số lượng lớn chắc chắn phải chia thành nhiều lần vận chuyển, mất nhiều thời gian hơn. Tất cả vật liệu đều được nhân viên vận chuyển bọc nilon và đóng thùng giấy để dễ dàng chất xếp lên xe. Ngồi ra, trong q trình tiến hành các công đoạn sản xuất (bắn cắt, đột dập, hàn, phun sơn,...), vật liệu được chuyển lần lượt từ xưởng chính xuống xưởng bắn cắt, xưởng đột dập, xưởng gia cơng chính xác, khu vực bắn cắt và phun sơn, cuối cùng là xưởng bảo trì thơng qua hệ thống băng tải tự động làm bằng chất liệu thép không gỉ, đường băng làm bằng cao su giúp vật liệu không bị trơn trượt và hạn chế được tiếng ồn khi tiếp xúc với vật liệu.
* Vận chuyển thành phẩm từ nhà máy đến kho và chuyển đến đại lý phân phối, khách hàng
Thành phẩm đã hoàn thành sẽđược chuyển ra sân bãi của nhà máy, sẵn sàng vận chuyển đến kho thành phẩm. Nhân viên nhà máy thơng báo cho phía nhà kho điều động xe nâng đến nhà máy lấy hàng về cất trữ.
Với thành phẩm dùng làm hàng mẫu để trưng bày, công ty chỉ sử dụng một xe tải loại 3,5 tấn có sẵn tại kho để chở một lần đến tất cả các showroom, đại lý trên địa bàn khu vực miền Bắc; khu vực miền Nam và miền Trung, công ty phải thuê xe 5 tấn của công ty Minh Phước để vận chuyển hàng mẫu đến các đại lý phân phối. Trước khi chất xếp lên thùng xe, tất cả hàng nội thất được nhân viên hỗ trợ vận chuyển tháo dỡ, bao bọc nilon, bọc xốp, đóng thùng cẩn thận rồi vận chuyển đến nơi đại lý phân phối.
Nếu sản phẩm có sẵn tại kho,khi khách hàng có nhu cầu mua ngay để sử dụng, đại lý chỉ cần gọi điện tới kho hàng của công ty yêu cầu chuyển hàng cho khách hàng đến địa điểm cụ thể.Trường hợp sản phẩm khách hàng chỉ định tại showroom khơng cịn hàng trong kho, sau khi tiến hành sản xuất tạo thành phẩm sẽ được kho trực tiếp chuyển đến địa điểm giao hàng, không phải chuyển qua showroom lần nữa. Tại kho, cơng ty có xe tải loại 1,25 tấn để vận chuyển những đơn hàng lẻ trong nội thị và xe tải loại 3,5 tấn cho khách hàng ở ngoại thành. Việc sử dụng phương tiện vận tải loại nhỏ của nội bộ công ty để vận chuyển những đơn hàng nhỏ sẽ rút ngắn thời gian giao hàng, dễ di chuyển trong nội thành, tiết kiệm nhiên liệu, chi phí mua vật liệu, sản xuất và chi phí th ngồi vận tải. Các địa điểm thuộc khu vực miền Bắc, công ty thuê xe của công ty vận tải Hanoitrans; các tỉnh miền Trung và miền Nam, công ty thuê dịch vụ vận chuyển của công ty vận tải Minh Phước.
Công ty áp dụng phương thức vận chuyển sản phẩm qua trung tâm phân phối với tuyến đường vòng nên nhân viên vận chuyển tập hợp những đơn hàng cùng trên một tuyến đường vận chuyển, có cùng địa điểm hoặc địa điểm gần nhau để vận chuyển cùng lúc, tiết kiệm được thời gian và chi phí vận tải. Ví dụ như những đơn hàng ở Bắc Ninh, Hải Dương, Quảng Ninh có thể xếp vận chuyển cùng nhau để vận chuyển trên tuyến đường quốc lộ 18 và lựa chọn đơn vị phân phối ở Hà Nội có khoảng cách đường đi ngắn nhất, thời gian vận chuyển trong ngày. Tuy nhiên, nếu muốn phối hợp vận chuyển, công ty cũng xem xét đến mức độ cấp bách, thời hạn hoặc yêu cầu đặc biệt của đơn hàng. Hiện tại, công ty chưa thực hiện phối hợp những đơn hàng theo mức độ ưu tiên mà chỉ căn cứ vào mức độ thuận tiệncủa lộ trình vận chuyển.
2.3.4. Quản trị kho hàng
2.3.4.1. Hệ thống bảo quản
Bảo quản hàng hố là cơng đoạn nghiệp vụ cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho. Kho vật tư do công ty tự đầu tư thiết kế, xây dựng, có diện tích 1000m2 đặt tại Từ Liêm, Hà Nội, gần trụ sở chính của cơng ty, thuận tiện cho việc
trao đổi, kiểm tra và giám sát. Vật liệu trong kho chủ yếu làm bằng kim loại nếu dính nước dễ bị hư hỏng nên nền kho được thiết kế chống thấm và xây dựng chắc chắn chịu được sức nặng của xe nâng, mặt nền cao tránh ngập nước. Cửa kho có kích thước lớn, thuận tiện cho việc sử dụng các loại xe chuyên dụng trong việc xuất nhập hàng hoá.
Khi tiến hành sản xuất, hàng sẽ được chuyển từ kho vào nhà máy sản xuất có diện tích 1500m2 và chuyển ra kho thành phẩm ngay liền kề có diện tích 1200m2. Kho vật tư và kho thành phẩm đều có điều kiện nhiệt độ bảo quản dưới 40oC, có trang bị bình cứu hoả cầm tay, có 4 camera giám sát, mỗi kho có 3 bảo vệ thay ca trực 24/24 giờ.
Những loại vật tư rời dùng để lắp ráp được sắp xếp trên kệ sắt 5 tầng cao 3 mét rộng 8 mét, theo từng chủng loại và mã hàng: vật liệu dễ biến đổi hoặc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt như kệ, ghế, ván bằng inox, nhôm, xốp, gỗ... được bọc nilon và xếp chồng lên nhau; sắt thép nguyên khối chất đống tại sân bãi của kho,... tận dụng tối đa diện tích kho. Thành phẩm có kho chứa riêng với điều kiện nhiệt độ phù hợp, có hệ thống thơng gió và thốt nước. Vật liệu chuẩn bị xuất kho được đặt ở vị trí gần của kho, dễ thấy và dễ lấy. Sau khi xác định được vị trí phân bố hàng, nhân viên kho sử dụng xe nâng hạ để di chuyển hàng vào đúng vị trí đã dự tính. Phần lớn các vật liệu nội thất rất dễ cháy nổ, vì vậy trước cửa kho ln có biển cảnh báo cháy nổ và cấm hút thuốc; có nhân viên kiểm tra giám sát thường xuyên.
Tại mỗi khu vực bảo quản (sản xuất, tồn trữ, phân phối,...) có đủ số lượng nhân viên với trình độ và chun mơn phù hợp. Nhân viên làm việc trong kho bao gồm thủ kho, nhân viên vận hành máy móc... đều có trang phục bảo hộ phù hợp với cơng việc. Kho cũng được trang bị thêm hệ thống quản lý dữ liệu bao gồm các thông tin cập nhật thường xuyên về lượng hàng nhập kho, xuất kho, thực có trong kho, vị trí, tình trạng hàng hố, các u cầu của khách hàng...; sử dụng mã vạch để kiểm soát hàng hoá.
2.3.4.2. Nghiệp vụ kho
a. Kho vật tư
* Nhập vật tư từ nhà cung ứng
Hình 2.7: Quy trình nhập kho vật tư
Khi vật tư được chuyển về cơng ty, người chịu trách nhiệm mua hàng có hố đơn bán hàng của nhà cung cấp. Từ hố đơn đó, thủ kho tiến hành nhập vào sổ cái chính của kho hàng; khi làm việc này thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng hàng. Trường hợp là vật liệu nhập mới, thủ kho sẽ nhận được hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp, nếu đạt yêu cầu sẽ cho nhập kho; nếu bên cung ứng chuyển thiếu hàng, thủ kho tiến hành điều tra nguyên nhân, lập biên bản thiếu hàng, yêu cầu bên giao hàng cam kết bù đủ số hàng đã thiếu trong thời gian quy định, sau đó mới chấp nhận nhập kho lơ hàng đã chuyển đến và ký vào phiếu giao nhận. Nếu bên cung ứng giao thừa vật tư, thủ kho tiến hành hồn trả lại tại chỗ nếu thấy khơng có nhu cầu dự trữ.
Trường hợp là vật tư nhập bổ sung, thủ kho lập biên bản nhập bổ sung, đối chiếu với biên bản lần nhập hàng trước, xác nhận số lượng và chất lượng vật tư, nếu đảm bảo sẽ tiến hành chuyển hàng vào trong kho. Sau khi hàng đã nhập kho đủ, thủ kho hủy biên bản thiếu hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu mới vào hệ thống; các bên liên quan bao gồm thủ kho, kế toán, người giao hàng ký vào biên bản giao nhận hàng bổ sung.
Kế toán kho căn cứ vào đơn đặt hàng mua và phiếu giao nhận của thủ kho lập giao dịch nhập mua vào hệ thống, in phiếu và lấy xác nhận của các bên liên quan. Thủ kho tiến hành nhập kho; nhân viên bộ phận mua hàng chọn đơn hàng đã lập, chọn thao tác huỷ trong hệ thống.
Phiếu nhập kho của cơng ty được lập thành 3 liên và có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng và thủ trưởng đơn vị.
- Liên 1: Bộ phận kế toán lưu lại
* Xuất vật tư cho sản xuất, thi cơng
Hình 2.8: Quy trình xuất vật tư
Hàng tháng, phịng kỹ thuật sản xuất và thi cơng sẽ nộp kế hoạch định mức xuất vật tư thiết bị trong tháng để căn cứ vào đó kế tốn viết phiếu xuất kho cho người nhận vật tư xuống kho nhận tại thời điểm ghi trong phiếu. Thủ kho lệnh cho nhân viên chuyển vật tư ra sân bãi để sẵn sàng giao cho người nhận. Tại kho, người nhận vật tư trình phiếu xuất kho, yêu cầu thủ kho xuất vật tư. Thủ kho lập phiếu giao nhận, có chữ ký của thủ kho, kế tốn kho và người nhận.
Phiếu xuất kho vật tư lập thành 3 liên: - Liên 1: Bộ phận kế toán lưu
- Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và chuyển lên bộ phận kế toán phiếu xuất kho đó
- Liên 3: Giao cho người nhận vật tư
Khi có nhu cầu về vật tư cho hoạt động sản xuất, công ty tiến hành phân bổ nguyên vật liệu áp dụng đầy đủ thủ tục xuất kho, lập biên bản và có giấy xác nhận của doanh nghiệp để đảm bảo vật tư xuất đi hợp lý và tránh tình trạng thất thốt. Vật tư sau khi xuất kho sẽ được vận chuyển đến nơi sản xuất theo đúng thời gian, địa điểm yêu cầu, đảm bảo tiến độ sản xuất không bị gián đoạn.
b. Kho thành phẩm * Nhập kho thành phẩm
Sau khi hồn tất thành phẩm, nhà máy điều động cơng nhân chuyểnsản phẩm đến kho thành phẩm. Tại đây, thủ kho đối chiếu sản phẩm với yêu cầu trong đơn hàng, công việc này thủ kho thường chỉ kiểm tra mang tính chất thủ tục vì trong q trình sản xuất, nhân viên nhà máy đã kiểm tra kỹ lưỡng rồi mới chuyển đến kho. Tiếp đó, thủ kho xuất phiếu nhập kho gửi lại cho nhân viên nhà máy, giao cho nhân viên kho đưa thành phẩm vào trong kho để lưu trữ chờ đến ngày giao hàng.
Phiếu nhập thành phẩm được lập thành 3 liên và có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng và thủ trưởng đơn vị.
- Liên 1: Bộ phận kế toán lưu lại
- Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho - Liên 3: Giao cho nhân viên nhà máy
* Xuất kho thành phẩm
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế tốn lập phiếu xuất kho thành phẩm cho đại lý phân phối cử người xuống kho nhận hàng để tiêu thụ. Đến thời điểm giao hàng, nhân viên đại lý đến kho, trình phiếu xuấtthành phẩm, yêu cầu thủ kho xuất hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho lập phiếu giao nhận, có chữ ký của thủ kho, kế toán kho và người nhận. Thành phẩm chuẩn bị xuất kho đươc tập hợp tại sân bãi của kho, sẵn sàng chất xếp lên xe và vận chuyển đến nơi tiêu thụ.
Hình 2.10: Quy trình xuất kho thành phẩm
Phiếu xuất kho thành phẩm gửi bán cũng lập thành 3 liên: - Liên 1: Bộ phận kế toán lưu
- Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và chuyển lên bộ phận kế toán phiếu xuất kho đó
- Liên 3: Giao cho người nhận thành phẩm (showroom, đại lý)
Đối với phế liệu phế phẩm cịn sót lại sau khi được sử dụng cho hoạt động sản xuất, doanh nghiệp tiến hành thu hồi và xuất kho để thanh lý (bán hoặc thiêu hủy, một