2.1.1 Chứng từ sử dụng:
Để tính tiền lương chính xác phải căn cứ và Số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. Do vậy chứng từ mà kế toán tiền lương sử dụng liên quan đến Số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động
Chứng từ kế toán sử dụng để tính lương tại Cơng ty Cổ phần Xi măng Sơng Đà trước hết là: “Sổ danh danh lao động” Cơ sở để ghi “Sổ danh danh lao động” là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc… Các chứng từ trên đại bộ phận do phòng quản lý nghiệp vụ lao động- tiền lương lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc. Mọi sự biến động về số lượng lao động đều phải được ghi chép kịp thời vào “ Sổ danh sách lao động” để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và chế độ khác cho người lao động kịp thời.
Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong Công ty Cổ phần xi măng sông Đà là “ Bảng chấm công” ( Mẫu số 01a-LĐTL chế độ chứng từ kế tốn) “ Bảng chấm cơng” sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo theo từng ngày. “ Bảng chấm công” được lập riêng cho từng bộ phận( tổ sản xuất, phòng ban…) và được dùng trong một tháng( tương ứng cho một kỳ tính lương). Tổ trưởng tổ sản xuất, trưởng phòng ban là người trực tiếp ghi “ bảng chấm công” căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. “ Bảng chấm cơng” phải để tại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mỗi người. Bảng chấm cơng là căn cứ để tính lương, tính thưởng cho từng người lao động và để tổng hợp thời gian lao
29
động trong doanh nghiệp. Trong các trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì thì bắt buộc phải lập “ Biên bản ngừng việc” được ghi rõ thời gian ngừng việc thực tế của mỗi người có mặt, nguyên nhân xảy ra ngừng việc và người chịu trách nhiệm. Biên bản ngừng việc là cơ sở để tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản… đều phải có chứng từ nghỉ việc do các cơ quan có thẩm quyền cấp ( Cơ quan y tế, hội đồng y khoa…) và được ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu đã được quy định
Biểu số 1:
CÔNG TY CP XI MĂNG SƠNG ĐÀ
Phịng: Tài chính- Kế tốn
BẢNG CHẤM CƠNG
Tháng 12 năm 2010
30
Nguyễn Anh Tú Kế tốn K40 Hịa Bình
STT Họ và tên
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30 31 Lương hưởng thời gian Cộng hưởng BHXH Nghỉ không lương 1 Nguyễn Văn An + + + + + CN + + + ... + + 26 2 Lê Minh Hòa H H H + + CN + + + + + + 23 3 Nguyễn Như Hoa TS TS TS TS TS CN TS TS TS TS TS TS 0 4 Lê Thị
Huyền Cô Cô + + + CN + + + + + + 24
...
...
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt Ký hiệu chấm công:
- Lương thời gian: +
- Ốm điều dưỡng: Ơ - Con ốm: Cơ - Thai sản: Ts - Tai nạn: T - Nghỉ phép: P - Hội nghị, học tập: H - Nghỉ bù: Nb - Nghỉ không lương: No - Ngừng việc: N - Lao động nghĩa vụ: Lđ
Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Công ty Cổ phần xi măng Sông Đà sử
dụng chứng từ để hạch toán kết quả lao động là: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành( mẫu số 05- LĐTL chế độ chứng từ kế toán) Hợp đồng giao khoán( mẫu số 08- LĐTL chế độ chứng từ kế toán). Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành của từng phòng ban hoặc từng cá nhân người lao động. Phiếu này do người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu được chuyển cho phịng kế tốn để tính lương , tính thưởng
BIỂU SỐ 2
CƠNG TY CP XI MĂNG SƠNG ĐÀ Mẫu số: 05 - LĐTL
31
Bộ phận:………. (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XÁC NHẬN SẢN PHẨM HOẶC CƠNG VIỆC HỒN THÀNH
Ngày 28 tháng 03.năm 2010
Tên đơn vị ( hoặc cá nhân): Ông Bùi Mạnh Tùng Theo Hợp đồng số: 168 ngày 01 tháng 03 năm 2010
STT Tên sản phẩm(cơng việc) Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B C 1 2 3 D
Sửa chữa nền gạch khu làm việc
hành chính M2 15 200.000 3.000.000
Cộng
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Ba triệu đồng chẵn./.
Người giao việc Người nhận việc Người kiểm tra chất lượng Người duyệt
Trong trường hợp giao khốn cơng việc, thì chứng từ ban đầu là Hợp đồng giao khốn. Hợp đồng này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khốn về khối lượng cơng việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện cơng việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh tốn tiền cơng lao động cho người nhận khoán. Trường hợp khi kiểm tra, nghiệm thu phát hiện sản phẩm hỏng thì cán bộ kiểm tra chất lượng phải cùng với người phụ trách bộ phận lập Phiếu báo hỏng để làm căn cứ lập biên ản xử lý.
32
BIỂU SỐ 3
CTY CP XI MĂNG SÔNG ĐÀ
Bộ phận:………. (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTCMẫu số: 08- LĐTL
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
Ngày 01.tháng 3 .năm 2010
Số......................................... Họ và tên: Trần Nam Trung Chứcvụ: TP Tổ chức Hành chính
Đại diện...............................................bên giao khoán............................................. Họ và tên: Bùi Mạnh Tùng Chức vụ............................................................... Đại diện...............................................bên nhận khoán............................................. CÙNG KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIAO KHỐN NHƯ SAU:
I- Điều khoản chung:
- Phương thức giao khốn: - Điều kiện thực hiện hợp đồng:
- Thời điểm thực hiện hợp đồng: Bắt đầu thực hiện từ 20/3/2010 đến 27/3/2010 - Các điều kiện khác:
II- Điều khoản cụ thể:
1. Nội dung cơng việc khốn:
- Sửa chữa toàn bộ nền gạch, lát lại những viên bị vỡ, bong nền. Bao gồm: 15 m2
( 15 x 200.000đ = 3.000.000đ)
Số tiền bằng chữ: Ba triệu đồng chẵn./.
- Hồn thành cơng việc ,dọn dẹp sạch sẽ.
2. Trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của người nhận khốn: - Hồn thành phần việc nhận khoán theo đúng hợp đồng
- Hưởng : 200.000đ/ m2
3. Trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của bên giao khoán:
33
- Tạo điều kiện cho bên B hồn thành tốt cơng việc. - Chuyển trả tiền theo đúng như đúng hợp đồng đã ký.
Ngày 01 tháng 03 năm 2010
Đại diện bên nhận khoán Đại diện bên giao khoán
(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )
Người lập Kế toán trưởng bên giao khoán
(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )
Tất cả các chứng từ trên phải được kế tốn kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo các yêu cầu kế toán. Sau khi đã kiểm tra các chứng từ, kế tốn tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại Công ty Cổ phần xi măng Sông Đà. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng, kế toán tiến hành phân loại tiền lương, tiền thưởng, theo đối tượng sử dụng lao động để tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí kinh doanh. Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. Bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận tương ứng với Bảng chấm cơng. Khi tính tiền thưởng thường xun cho người lao động, kế toán lập Bảng thanh toán tiền thưởng dựa trên các chứng từ ban đầu như Bảng chấm cơng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành và phương án tính thưởng đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
34
2.1.2 Phương pháp tính lương tại Cơng ty Cổ phần Xi măng Sơng Đà
Theo thỏa ước tập thể hiện nay Công ty Cổ phần Xi măng Sông Đà áp dụng trả lương theo hai hình thức: trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm.
2.1.2.1 Trả lương theo thời gian:
Được áp dụng cho các phòng ban, đội, bộ phận quản lý Đội.
Tính lương cho Bà Lê Thị Huyền Phịng Tài chính- Kế hoạch theo bảng chấm cơng tháng 12 năm 2010. Ta có số liệu sau:
Ngày cơng quy định: 26 ngày
Ngày công làm việc thực tế: 24 ngày
Mức lương tối thiểu Nhà nước quy định: 730.000đ Hệ số lương : 3.33
Hệ số trách nhiệm: 0 Phụ cấp khu vực: 0.1 Từ đó ta có thể tính:
Lương thời gian: (3.33 + 0.1) x 730.000đ x 24 = 2.311.300đ 26
Các khoản trích theo lương: BHXH: 6%, BHYT: 1,5%, BHTN: 1%, KPCĐ: 1% Lương Bà Huyền thực lĩnh là: 2.311.300đ- (2.311.300đ x 9,5%)= 2.091.700đ
( Trích bảng lương của phịng Tài chính-kế tốn Trang 42) 2.1.2.2 Trả lương theo sản phẩm:
35
Ngồi việc căn cứ vào bảng chấm cơng để tính lương, thống kê còn phải dựa vào số khối lượng công việc.
Số khối lượng phản ảnh số sản phẩm làm được của từng tổ được lập riêng cho từng tổ và có chữ ký của phịng ban nghiệm thu.
Từ số liệu trong tổ khối lượng thống kê tính tiền lương sản phẩm từng tổ và chia lương cho từng người lao động.
Cuối tháng dựa vào bảng lương và bảng chia lương theo sản phẩm thống kê tính ra số lương rồi lập bảng thanh toán lương cho từng người lao động.
VD:
Thanh tốn lương tháng 12 – 2010 cho Ơng Bùi Văn Hùng tổ bốc xi măng thuộc phân xưởng Thành phẩm như sau:
Khối lượng hoàn thành trong tháng: 412,15 tấn
Đơn giá bốc 01 tấn xi măng do Cơng ty ban hành: 8.500 đ Tiền lương khốn của người lao động hưởng trong tháng: 412,15 x 8.500 = 3.503.300 đồng
2.1.3 Tài khoản sử dụng trong kế tốn tiền lương tại Cơng ty Cổ phần Xi măng Sông Đà. Sông Đà.
Tài khoản sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh tốn với người lao động là tài khoản 334” Phải trả người lao động. Tài khoản 334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2
36
TK 3341 “ Phải trả công nhân viên” Phản ánh các khoản phải trả và thanh tốn các khoản phải tra cho cơng nhân viên về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
TK 3348 “ Phải trả người lao động khác”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho người lao động khác ngồi cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền cơng, tiền thưởng có tính chất tiền cơng và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
TK 622: Phải trả cho lao động trực tiếp TK 627: Phải trả nhân viên phân xưởng TK 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng
TK 642: Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp TK 111: Trả bằng tiền mặt
TK 112: Trả bằng chuyển khoản
2.1.4 Kế toán chi tiết và tổng hợp tiền lương tại Công ty Cổ phần Xi măng Sơng Đà
Để thanh tốn tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ cơng nhân viên, hàng tháng kế tốn lập “bảng thanh toán tiền lương” cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất dựa trên kết quả tính lương. Bảng thanh tốn tiền lương được lập dựa trên các chứng từ hạch toán về thời gian lao động, kết quả lao động.
+ Với lương trả theo thời gian phải có " bảng chấm cơng”.
37
+ Với bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm phải có ”Bảng kê khối lượng cơng việc hồn chỉnh”, “Bảng giao nhận sản phẩm”.
“Bảng thanh toán lương” phải ghi rõ các khoản khấu trừ và tiền cịn lĩnh. Sau khi kế tốn trưởng kiểm tra xác nhận, giám đốc duyệt, “bảng thanh toán lương” sẽ làm căn cứ trả lương cho người lao động. Đây là căn cứ để lập phiếu chi và phát lương. Tiền lương của người lao đông được trả trực tiếp vào tài khoản ATM tại Ngân Hàng.
Các thanh toán lương, bảng kê, danh sách những người lĩnh ký nhận, các chứng từ khác phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ.
Sau khi thanh toán lương xong kế toán tập hợp các bảng quyết tốn lương của từng tổ trong các đội rồi tính các số liệu tổng cộng trong các Bảng quyết toán lương đó. Dựa vào số liệu Bảng quyết tốn lương từng đội, Bảng thanh toán lương của từng phịng ban kế tốn ghi sổ lương. Sổ lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, phụ cấp từng tổ đội, phịng ban trong Cơng ty và là căn cứ để ghi vào Bảng tổng hợp chi lương.
Căn cứ vào sổ chi lương, kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ tiền lương nhằm tập hợp chi phí lương vào chi phí giá thành.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đ ó dùng để ghi vào Sổ cái tài khoản 334.
38
BIỂU SỐ 4:
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG SÔNG ĐÀ Phòng: Kinh Doanh
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
Tháng 12 năm 2010 STT Họ và tên Bậc lương hoặc mức lương cơ bản Nghỉ việc trừ 100% lương Phụ cấp khác Trừ lương đi muộn Lương thực tế
Lương doanh thu Tổng
lương Khấu trừ Số cơng Số tiền Tổng doanh thu tính lương % Doanh thu Tạm ứng BHXH BHYT BHTN KPCĐ TNCNThuế A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 Vũ Minh Khang 3,000,000 1.5 Trừ vào ngày phép năm 1,000, 000 4,000, 000 13,500, 000 1,350,00 0 5,350,000 90,000 22,500 15,000 15,000
2 Cao Hoàng Hiệp 6,000,000 3 720,000 694,000 480,000 5,494,000 41,458,537 4,145,854 9,639,854 120,000 30,000 20,000 20,000 100,000
3 Thân Văn Biên 3,000,000 2 240,000 2,760, 000 20,000, 000 2,000,000 4,760,000 90,000 22,500 15,000 15,000
4 Nguyễn Thu Trang 1,500,000 1 60,000 1,440,000 1,200,000 120,000 1,560,000
5 Đỗ Minh Đức 1,500,000 12 720,000 780,000 0 780,000 Cộng 15,000,00 0 1,740, 000 1,694,00 0 480,0 00 14,474,0 00 76,158,53 7 7,615,85 4 22,089,85 4 3 00,000 75, 000 50,0 00 50,000 100,00 0
Số tiền bằng chữ: Hai mươi mốt triệu, lăm trăm mười bốn nghìn, tám trăm lăm mươi bốn đồng.
Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập biểu (đã ký) Giám đốc (đã ký) 39
BIỂU SỐ 5:
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG SÔNG ĐÀ Phịng: Kỹ Thuật
BẢNG THANH TỐN LƯƠNG
Tháng 12 năm 2010
S
TT Họ và tên Bậc lương hoặc mức lương cơ bản Nghỉ việc trừ 100% lương Phụ cấp khác Tổng số Khấu trừ thực lĩnhSố tiền Ký nhận Sè
c«ng Sè tiỊn Tạm ứng BHXH BHYT BHTN KPCĐ TNCNThuế
A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Trịnh Quốc Vương 6,000,000 0 50,000 6,050,000 3,500,000 120,000 30,000 20,000 20,000 100,000 2,260,000 2 Nguyễn Tiến Dũng 4,000,000 0 4,000,0 00 90,000 2 2,500 15,000 15,000 3,857, 500 3 Hà Minh Đức 4,000,000 1 160,000 50,000 3,890,000 90,000 22,500 15,000 15,000 3,747,500 4 Nguyễn Văn Đức 7,000,000 0 50, 000 7,050,0 00 90,000 2 2,500 15,000 15,000 150,000 6,757, 500 5 Nguyễn Phúc Cường 4,500,000 0 4,500,000 90,000 22,500 15,000 15,000 4,357,500 6 Phạm Nhật Thắng 3,500,000 18.5 2,590,000 50,000 960,000 90,000 22,500 15,000 15,000 817,500 7 Trịnh Đức Thắng 3,000,000 0.5 60,000 100, 000 3,040,0 00 90,000 2 2,500 15,000 15,000 2,897, 500 8 Trịnh Kim Cương 4,000,000 12 1,920,000 2,080,000 90,000 22,500 15,000 15,000 1,937,500 9 Phạm Thanh Loan 5,000,000 2.5 500,000 50, 000 4,550,0 00 15,000 50,000 4,485, 000 10 Lê Quang Thắng 6,000,000 0.5 120,000 5,880,000 15,000 100,000 5,765,000 40
11 La Thị Thuý Ngoan 4,000,000 9.5 1,520,000 2,480,000 15,000 2,465,000