thưởng, quy định về tiền lương, ghi chép lương và phát lương cho người lao động… - Các văn bản pháp lý hiện hành liên quan đến tiền lương- lao động- cơng đồn bao gồm: Bộ luật Lao động và các thơng tư hướng dẫn, Luật BHXH và các thông tư hướng dẫn, Luật BHYT, Luật Cơng đồn…
- Các tài liệu làm căn cứ pháp lý cho các nghiệp vụ phát sinh: hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động, các tài liệu về định mức lao động, tiền lương; kế hoạch, dự tốn chi phí nhân cơng…
- Các chứng từ kế tốn có liên quan như: Bảng chấm cơng, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành, Bảng thang toán lương, Bảng thanh toán BHXH, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, phiếu chi lương…
- Sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết của các TK có liên quan như: Sổ cái và sổ chi tiết các TK 334, TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389), TK 622, TK 6271, TK 6411, TK 6421, TK 333 (3334, 3335), TK 111, TK 112, TK 138, TK 141, TK 335…
- Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị có liên quan.
1.2.2 Q trình kiểm sốt nội bộ và khảo sát kiểm sốt nội bộ về tiềnlương và các khoản trích theo lương lương và các khoản trích theo lương
1.2.2.1 Hoạt động kiểm sốt nội bộ về tiền lương và các khoản trích theolương lương
Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương là rất cần thiết. Hoạt động này không chỉ giúp ngăn chặn và phát hiện ra những sai phạm về nghiệp vụ mà cịn góp phần đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả kinh tế trong các hoạt động liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương. Để đảm bảo độ tin cậy của các thơng tin tài chính liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương, đơn vị cần thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm sốt nội bộ đầy đủ và thích hợp, cụ thể đối với từng bước cơng việc như sau:
❖ Tiếp nhận và quản lý nhân sự
Đây là bước cơng việc đầu tiên có vai trị quyết định đến các nghiệp vụ tiền lương và nhân sự. Đây chính là q trình tuyển dụng và ra quyết định tiếp nhận nhân sự. Quá trình này thường được thực hiện bởi bộ phận tổ chức hành chính và ban lãnh đạo cấp cao trong đơn vị.
Yêu cầu về kiểm soát nội bộ đối với bước công việc này là phải xây dựng và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát các hoạt động liên quan đến khâu tuyển dụng, phê duyệt và ký hợp đồng lao động, cụ thể như sau:
Thứ nhất, việc tuyển dụng phải căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng nhân viên, căn cứ vào nhu cầu sử dụng nhân viên cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, khi tiến hành tuyển dụng, doanh nghiệp phải có các quyết định về tiếp nhận lao động và phải ký hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể với người lao động được tuyển. Đồng thời, doanh nghiệp phải có sự phê chuẩn về việc phân cơng nhiệm vụ cho người lao động được tuyển, phê duyệt mức lương, phụ cấp và lập hồ sơ cán bộ, nhân viên. Quyết định tiếp nhận và phân công lao động, về lương phải được lưu ở bộ phận quản lý nhân sự và gửi bản sao cho người lao động, bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tính lương.
❖ Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng cơng việc, sản phẩm, lao vụ hồn thành
Đây là giai đoạn tổ chức chấm công, lập bảng kê xác nhận khối lượng hồn thành, tính lương và các khoản khác có liên quan, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
u cầu kiểm sốt nội bộ đối với giai đoạn này là:
Thứ nhất, đảm bảo người quản lý bộ phận phải chịu trách nhiệm về việc lập bảng chấm cơng hay phiếu báo sản phẩm hồn thành. Người trực tiếp theo dõi lao động phải có tư cách tốt, đảm bảo độ tin cậy. Các bảng chấm công, phiếu báo sản phẩm hoàn thành phải được đánh số thứ tự rõ ràng, liên tục, có đầy đủ chữ ký xác nhận của những người có liên quan, khơng được sửa chữa, tẩy xóa.
Thứ hai, nếu có điều kiên, doanh nghiệp có thể dùng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến, giờ về của từng nhân viên. Doanh nghiệp phải thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công với kết quả máy ghi giờ, đối chiếu phiếu báo sản phẩm hoàn thành với phiếu nhập kho.
Thứ ba, doanh nghiệp phải đảm bảo tách biệt giữa các chức năng theo dõi kết quả lao động với chức năng tình lương, ký bảng thanh tốn lương, chi trả lương.
Thứ tư, trường hợp doanh nghiệp có cơng nhân viên làm thêm giờ, làm đêm thì doanh nghiệp phải lập phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ đầy đủ và có xác nhận của những người có liên quan.
❖ Tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách
Đây là giai đoạn tính tốn tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả cho từng nhân viên và từng bộ phận trong đơn vị, lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương cho từng đối tượng chịu chi phí, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương.
Yêu cầu kiểm soát nội bộ đối với giai đoạn này là:
Thứ nhất, doanh nghiệp phải xây dựng được định mức, đơn giá lương sản phẩm, lương thời gian một cách đầy đủ, rõ ràng. Nếu có thay đổi về tiền lương, bộ phận quản lý nhân sự phải thông báo kịp thời cho bộ phận tính lương.
Thứ hai, phải có sự kiểm tra tính chính xác của bảng chấm cơng, phiếu báo làm thêm giờ, thêm ngày, phiếu báo sản phẩm hoàn thành của người độc lập với bộ phận theo dõi kết quả lao động.
Thứ ba, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ để kiểm tra, đối chiếu kết quả tính lương và ghi sổ kế tốn các nghiệp vụ về lương của người độc lập; đảm bảo tách biệt giữa chức năng tính lương, ghi lương và phát lương. Đặc biệt, bộ phận tình lương khơng được tự ý ghi thêm tên vào bảng
chấm cơng, bảng tính lương hoặc tự ý điều chính mức lương, phụ cấp, mức thưởng cho nhân viên.
❖ Thanh toán lương và các khoản khác cho nhân viên
Căn cứ vào bảng thanh toán lương để phát lương cho nhân viên. Công việc này thường do thủ quỹ thực hiện.
Đối với bước cơng việc này, u cầu kiểm sốt nội bộ như sau:
Thứ nhất, khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh tốn lương, thưởng thì thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền được nhận giữa phiếu chi, séc chi với danh sách trên bảng thanh toán lương, thưởng.
Thứ hai, sau khi đối chiếu xong và tiến hành chi lương cho nhân viên thì phải yêu cầu họ ký nhận vào phiếu chi hoặc séc chi, đồng thời phải đóng dấu và ký vào phiếu “Đã chi tiền”.
Thứ ba, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra việc ký nhận lương trực tiếp của công nhân viên hoặc ký séc chi lương.
❖ Giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động.
Trong bước công việc này, doanh nghiệp căn cứ vào quy định, chế độ và yêu cầu của người lao động để giải quyết chế độ về lương và chấm dứt hợp đồng lao động cho người lao động.
Yêu cầu về kiểm sốt nội bộ trong bước cơng việc này là: