CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TƯ VẤN ĐẤU THẦU
2.1. Khái quát về công tác tư vấn đấu thầu tại Công ty TNHH Việt Nam Thiên
2.1. Khái quát về công tác tư vấn đấu thầu tại Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ Thiên Mỹ
2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ
2.1.1.1. Thông tin chung
Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ (VNTM) được thành lập ngày 23/10/2017.
Trụ sở chính: H18-TT10, Khu đơ thị mới Xuân Phương, Xuân Phương, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: (024) 3913 3939
Email: vietnamthienmy@gmail.com Website: www.vietnamthienmy.com
Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ (VNTM) là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư trang thiết bị y tế, thiết bị công nghệ, thiết bị kỹ thuật. Với đội ngũ nhân sự, chuyên gia lâu năm trong nghề là những thạc sỹ, kỹ sư điện, điện tử, điện tử y sinh, tự động hóa, cơ khí, vật lý… Cơng ty đã tham gia rất nhiều dự án như lập cấu hình kỹ thuật; tư vấn lựa chọn nhà thầu; tư vấn thẩm định hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và kết quả lựa chọn thầu; tư vấn giám sát cung cấp và lắp đặt trang thiết bị y tế, thiết bị công nghệ, thiết bị kỹ thuật… hiện nay các dự án đã, đang triển khai thực hiện và phát huy hiệu quả đầu tư.
Cơng ty đã có 5 năm hoạt động trong ngành dịch vụ tư vấn. Công ty đã tư vấn được nhiều các dự án lớn nhỏ trên khắp cả nước, đã đào tạo ra được đội ngũ nhân viên có năng lực đem đến thành tựu cho công ty. Tuy chỉ với 5 năm kinh nghiệm trong ngành nhưng công ty đã là một đơn vị uy tín dành cho các đối tác, khách hàng ở các cơ quan Nhà nước, các bệnh viện, trung tâm y
tế, các tổ chức, doanh nghiệp, ...... Công ty đem đến một dịch vụ tư vấn đấu thầu hiệu quả, sự hoàn thiện của kết quả mà khách hàng nhận được chính là những thành tựu to lớn của người sử dụng dịch vụ luôn hướng tới.
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ đứng đầu là lãnh đạo Công ty, tiếp đến là các khối chức năng; khối dịch vụ và khối kinh doanh.
Sơ đồ 2.1- Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ
Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ
Với từng khối sẽ được chia thành từng bộ phận riêng biệt. Khối chức năng bao gồm: Bộ phận hành chính, nhân sự và bộ phận kế tốn. Khối dịch vụ bao gồm: Bộ phận tư vấn đầu tư, bộ phận dịch vụ kỹ thuật và bộ phận khác. Khối kinh doanh bao gồm: Bộ phận vật tư thiết bị và bộ phận khác.
Lãnh đạo Công ty: là người thay mặt cơng ty, có trách nhiệm phát ngơn
với các cổ đơng, các cơ quan chính phủ, và với công chúng, Đề ra những quyết định về doanh nghiệp trong ngắn và dài hạn. Thiết lập và triển khai tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp. Đánh giá hiệu quả công việc của lãnh đạo
Lãnh đạo Công ty
Khối dịch vụ Khối kinh doanh Khối chức năng
Tư vấn đầu tư
Dịch vụ kỹ thuật Khác Hành chính, nhân sự Kế tốn Vật tư, thiết bị Khác
các khối trong doanh nghiệp, gồm phó giám đốc và trưởng bộ phận phát triển chiến lược. Nhận diện thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải, nắm bắt những cơ hội từ thị trường. Đảm bảo doanh nghiệp thực hiện những cam kết có trách nhiệm với cộng đồng xã hội. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp, đảm bảo những rủi ro ấy được giám sát và giảm thiểu đáng kể. Đề xuất mục tiêu chiến lược, và đảm bảo mục tiêu đó phải cụ thể và đo lường được.
Khối chức năng:
+ Hành chính, nhân sự: là người quản lý hồ sơ, giấy tờ. tham gia công tác lễ tân: tiếp nhận giao dịch, đón đối tác, …Quản lý cơng việc và bảng lương. Lưu giữ giữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại. Quản lý tài sản, thiết bị. Quản lý, sắp xếp thời gian họp, ghi chép các ý kiến và chỉ thị của ban giám đốc trong các cuộc họp. Giám sát các vấn đề của nhân viên liên quan tới hiệu quả của cơng việc động viên và khích lệ tinh thần nhân viên. Quản lý lương thưởng, chế độ bảo hiểm, quy chế của công ty và chi trả đúng hạn cho nhân viên.
+ Kế toán: là người thường lập các kế hoạch: xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính có hiệu quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh tích lũy nội bộ. Tổ chức tuần hồn chu chuyển vốn, tổ chức thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ. Căn cứ vào chế độ của Nhà nước và quy định của ngành, Công ty để kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự tốn, định mức chi phí trong sản xuất kinh doanh. Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết tốn các cơng trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
Khối dịch vụ:
+ Tư vấn đầu tư: Bộ phận hoạt động như một người ủng hộ khách hàng, tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, tìm hiểu nhu cầu và khả năng tài chính của khách hàng. Cập nhật và cung cấp thơng tin về thị trường đầu tư cho khách hàng. Từ đó đưa ra lời khun về tài chính hợp lý để phù hợp với khả năng tài chính của khách hàng và khiến khách hàng có khả năng hoạt động, thực hiện các khuyến nghị hay lời khuyên tư vấn này. Thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh được đề ra để phát triển. Chăm sóc khách hàng, duy trì và phát triển khách hàng mới dựa trên nguồn thơng tin có sẵn và giá trị lâu dài. Từ đó, xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng và mở rộng phạm vi tìm kiếm khách hàng mới. Nghiên cứu, phân tích, đánh giá rủi ro, tiềm năng đầu tư, đưa ra những giải pháp tư vấn đầu tư hiệu quả cho khách hàng. Mở rộng thực tiễn kinh doanh bằng cách sử dụng các chiến lược, kế hoạch dựa trên tìm kiếm và giới thiệu hiệu quả của việc đầu tư. Xác định và nuôi dưỡng các mối quan hệ khách hàng mới trong thị trường mục tiêu. Xử lý các sự cố phát sinh của khách hàng trong các vấn đề liên quan. Đưa ra các giải pháp cho khách hàng về những vấn đề liên quan đến lĩnh vực đầu tư bao gồm tất cả những hoạt động như: cho vay, tiết kiệm, chuyển khoản giao dịch…Thực hiện các báo cáo công việc theo quy định và theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp.
+ Dịch vụ kỹ thuật: Bộ phận chịu trách nhiệm thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật, đảm bảo yếu tố an tồn cùng các tính năng, cơng dụng của sản phẩm. Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tham gia đầu thầu. Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án; xác định các loại phương tiện, máy móc, thiết bị thi cơng và các nguồn lực cần thiết khác cho việc thực hiện dự án và các kế hoạch sản xuất. Bên cạnh đó
cịn xây dựng phương án phịng chống cháy nổ, an tồn lao động và vệ sinh mơi trường đối với các cơng trình, dự án của cơng ty. Kiểm tra khối lượng, chất lượng, quy cách vật tư và xác định mức hao phí phù hợp với cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt. Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện dự án, kế hoạch sản xuất về mặt kỹ thuật, tiến độ, an tồn lao động, vệ sinh mơi trường cũng như các vấn đề về máy móc thiết bị sử dụng trong dự án và sản xuất sản phẩm. Hướng dẫn các bộ phận, đơn vị liên quan lập hồ sơ nghiệm thu và quyết toán dự án, phối hợp bàn giao và nghiệm thu cơng trình
+ Khác
Khổi kinh doanh
+ Vật tư, trang thiết bị y tế: Bộ phận thực hiện các hoạt động mua sắm, cung ứng hàng hóa, dịch vụ theo quy định. Là đầu mối phối hợp phịng Kế tốn quản lý, kiểm tra, báo cáo việc quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, thiết bị y tế của các phòng ban. Theo dõi thực hiện các hợp đồng đấu thầu cung ứng, tổ chức tiếp nhận, quản lý, phân phối hàng hóa, vật tư, trang thiết bị theo quy định. Tổ chức và quản lý tốt hệ thống hoá chất, vật tư trang thiết bị máy móc y tế phịng chống dịch, kho phụ tùng, kho vật tư tiêu hao và văn phòng phẩm theo quy định hiện hành. Thực hiện các hoạt động về thanh lý tài sản, thiết bị y tế trong Công ty theo quy định. Thực hiện lập hồ sơ, lý lịch cho tất cả các thiết bị; xây dựng quy trình vận hành, bảo dưỡng kỹ thuật của thiết bị. Tổ chức thực hiện việc kiểm tra định kỳ và đột xuất việc sử dụng và bảo quản các thiết bị an tồn sinh học của các khoa/phịng/trung tâm. Phối hợp với các phịng ban có liên quan tổ chức cho nhân viên trong công ty học tập về bảo quản, sử dụng, sửa chữa thiết bị y tế
nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị y tế. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơng ty giao phó.
+ Thiết bị kỹ thuật: Bộ phận lập hồ sơ thiết kế dự án, quản lý, tiến hành các khâu giám sát kỹ thuật các cơng trình xây dựng mới, sửa chữa thường xun cơ sở hạ tầng đảm bảo an tồn cơng trình. Thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật được giao trong phạm vi được phân cấp. Nghiên cứu biên soạn các văn bản quản lý về kỹ thuật trong lĩnh vực cơng trình, cơ khí; biên soạn các tài liệu nghiệp vụ đào tạo công nhân kỹ thuật ngành xây dựng, cơ khí. Lập thủ tục chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư các dự án đầu tư trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác bảo đảm an toàn xây dựng. Theo dõi công tác đăng ký, đăng kiểm phương tiện thủy, bộ và các trang thiết bị theo quy định. Kiểm tra chất lượng các sản phẩm lĩnh vực cơng trình và lĩnh vực cơ khí; Xử lý các sự cố đột xuất về báo hiệu hàng hải.
+ Khác
2.1.1.3. Ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động
Hoạt động của công ty tập trung trên 4 lĩnh vực chính: Dịch vụ tư vấn đầu tư; Kinh doanh vật tư và trang thiết bị kỹ thuật, thiết bị y tế; Dịch vụ kỹ thuật; Dịch vụ khử trùng.
a, Dịch vụ tư vấn đầu tư bao gồm:
Dịch vụ lập HSMT, HSYC; thẩm định HSMT, HSYC và kết quả lựa chọn nhà thầu; giám sát cung cấp và lắp đặt thiết bị trong các lĩnh vực kỹ thuật, y tế, giáo dục, nông nghiệp, dịch vụ cơng ích...
- Tư vấn lập hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu:
Công ty cung cấp dịch vụ lập HSMT/HSYC theo nhu cầu của khách hàng. Điểm nổi bật trong dịch vụ lập HSMT/HSYC của công ty thể hiện ở việc các chuyên gia cơ hữu và các chun gia cộng tác tùy theo tính chất gói thầu
cần tư vấn sẽ đảm trách phần chuyên môn (phần kỹ thuật) đồng thời áp dụng thành thạo hệ thống văn bản pháp luật về đấu thầu kết hợp các biểu mẫu của Bộ kế hoạch và đầu tư ban hành, bên cạnh đó chúng tơi cịn hỗ trợ đưa ra kiến nghị về mặt nội dung HSMT/HSYC nhằm truyền tải đầy đủ và đúng yêu cầu của chủ đầu tư đối với gói thầu để lựa chọn nhà thầu tốt nhất thực hiện dự án.
Nguyên tắc cơ bản của việc đánh giá HSDT/HSĐX là việc sử dụng nhóm nhân viên chuyên nghiệp, các chun gia có trình độ có thể đánh giá chính xác đề xuất của nhà thầu so với yêu cầu nêu trong HSMT/HSYC từ đó chọn ra nhà thầu đáp ứng tốt nhất. Nhận thức được ngun tắc đó chúng tơi ln tiến cử chuyên gia giỏi về chuyên môn đảm nhiệm việc đánh giá HSDT/HSĐX nhằm cung cấp cho khách hàng một dịch vụ hồn hảo, có độ tin cậy cao. Thực tế Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ tự hào nhận được sự tín nhiệm được thường xuyên cung cấp dịch vụ đánh giá HSDT/HSĐX cho các đơn vị hành chính nhà nước. Trong các cuộc tư vấn này, công ty đều được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ và tính hiệu quả của việc tư vấn góp phần vào sự thành cơng của khách hàng.
- Tư vấn thẩm định hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu:
Thẩm định Hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu là việc xem xét, kiểm tra việc lập HSMT và báo cáo đánh giá HSDT của chủ đầu tư có đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu, đúng yêu cầu HSMT hay không. Đối với hoạt động tư vấn này công ty đặc biệt chú trọng tính khách quan, tính bảo mật của dịch vụ tư vấn. Kết quả của dịch vụ thẩm định là đem lại cho khách hàng bộ HSMT hoàn chỉnh, chuẩn cả về nội dung và hình thức; một báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu đúng và khách quan, đồng thời kịp thời cung cấp những khuyến nghị thực tiễn mang lại lợi ích thiết thực cho hoạt động lực chọn nhà thầu của khách hàng.
- Tư vấn giám sát cung cấp và lắp đặt thiết bị trong các lĩnh vực kỹ thuật, y tế, giáo dục, nơng nghiệp, dịch vụ cơng ích...
b, Kinh doanh vật tư và trang thiết bị kỹ thuật, thiết bị y tế: Cung cấp,
lắp đặt vật tư và trang thiết bị y tế
c, Dịch vụ kỹ thuật: Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật về thiết bị (thiết kế,
sản xuất, lắp đặt, bảo hành, bảo trì...).
d, Dịch vụ khử trùng: Dịch vụ phun khử trùng diệt muỗi và côn trùng
gây hại và khử khuẩn khơng khí. Một khơng gian trong sạch sẽ làm tăng sức khỏe, tăng đề kháng cũng như sảng khoái tinh thần hơn trong cuộc sống hiện đại.
2.1.2. Các nguồn lực của công ty
a, Năng lực về nhân sự
Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ có đội ngũ nhân sự giàu năng lực và kinh nghiệm, đã tham gia thực hiện thành công nhiều dự án tại Việt Nam... Đội ngũ nòng cốt của Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ bao gồm các chuyên gia có kinh nghiệm lâu năm cùng với đội ngũ chuyên viên trẻ, giàu nhiệt huyết được đào tạo có hệ thống tại các trường có uy tín trong nước cũng như các trường danh tiếng tại nước ngoài. Ngoài đội ngũ chuyên gia tư vấn tại công ty, công ty cịn duy trì và liên tục mở rộng mối quan hệ hợp tác với nhiều tổ chức, các viện/ trung tâm trên tồn quốc; điều đó giúp cơng ty có đủ năng lực để tham gia vào nhiều dự án thuộc lĩnh vực y tế cũng như nhiều lĩnh vực khác.
Công ty có đội ngũ các nhà tư vấn giàu năng lực và đã thực hiện thành công các dịch vụ tư vấn nghiên cứu cho nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên viên nghiệp vụ năng động được đào tạo có hệ thống tại các trường có uy tín trong và ngồi nước đặc biệt có nhân sự học chuyên ngành đấu thầu chính quy; đặc biệt các chuyên gia tham gia dự án đều có đủ chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu của Cục quản lý đấu thầu cấp. Hơn thế nữa năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự ngày càng phát triển và nâng cao hơn nữa có đủ năng lực tham gia các dự án khác nhau thuộc
nhiều lĩnh vực. Đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu năng lực, cùng sự hiểu biết sâu sắc về thể chế, chính sách của Việt Nam là một điểm mạnh nổi trội của Công ty TNHH Việt Nam Thiên Mỹ so với các tổ chức tư vấn khác.
Bảng 2.1- Số lượng nhân viên tại Công ty (đơn vị: người)