TT Dạng tài liệu
Mức độ đáp ứng về chất lƣợng (%) Chƣa đa ̣t Đa ̣t Khá Tốt
1 Sách giáo trình 0 22,3 70,5 7,2 2 Sách tham khảo 0 32,5 67,5 0 3 Sách tra cứu \ 0 21,6 71,2 7,2 4 Tạp chí chuyên ngành 0 21,0 68,5 11,5
5 Luận án, luận văn 0 33,2 66,8 0
2.2.11 . Thực trạng công tác quản lý hoạt động phục vụ bạn đọc, người dùng tin
Công tác phục vụ bạn đọc luôn là nhiệm vụ trung tâm và là chức năng cơ bản của công tác TT-TV nói chung, của cơng tác TT -TV Học viê ̣n PK -KQ nói riêng. Hiệu quả của cơng tác phục vụ chính là thƣớc đo để đánh giá khả năng hoạt động và sự phát triển của mỗi thƣ viện.
Để phục vụ bạn đọc/ngƣời dùng tin có hiệu quả, đáp ứng thoả mãn nhu cầu thông tin của bạn đọc, Học viện PK-KQ đã tiến hành phân nhóm các bạn đọc và trên cơ sở đó nghiên cứu nhu cầu thơng tin của họ. Việc tìm hiểu các nhóm bạn đọc và nhu cầu tin của họ là nhiệm vụ rất cần thiết để có hƣớng bổ sung, xây dựng và phát triển vốn tài liệu cho sát hợp với nhu cầu bạn đọc, đồng thời tổ chức các hình thức phục vụ sát thực đáp ứng mọi yêu cầu của bạn đọc theo từng giai đoạn học tập và giảng dạy.
2.2.11.1 . Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của người dùng tin ở Học viện PK-KQ
Nghiên cứu ngƣời dùng tin và nhu cầu tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơng tác TT-TV, với mục đích là khơng ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin là hai yếu tố cần thiết, là cơ sở để định hƣớng cho hoạt động của công tác TT-TV.
a. Đặc điểm ngƣời dùng tin ở Học viện PK-KQ
Ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo , cán bộ quản lý , giảng viên, nghiên cứu viên, học viên, QNCN, CNV, HSQ-BS.
Căn cứ từ mục tiêu, nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Ho ̣c viê ̣n PK-KQ trong giai đoạn hiện nay có thể phân chia ngƣời dùng tin thành 2 nhóm cơ bản và trên cơ sở đó xem xét nhu cầu thơng tin của từng nhóm.
Nhóm cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu.
Đây là những chủ thể thông tin năng động và quan trọng Ho ̣c viê ̣n PK-KQ. Họ vừa là những ngƣời cung cấp thông tin qua các bài giảng, các bài báo, tạp chí, các cơng trình nghiên cứu đƣợc cơng bố, các đề tài NCKH các cấp, vừa là ngƣời dùng tin thƣờng xun.
Nhóm này địi hỏi thơng tin có tính chất chun ngành PK-KQ, có tính lý luận và thực tiễn và tính hệ thống. Thơng tin mà họ cần thƣờng là rất đa dạng và có trọng điểm. Ngồi ra đây là nhóm bạn đọc có trình độ tin học, ngoại ngữ cao nên nhu cầu
tin thƣờng là các tài liệu nƣớc ngồi nhƣ sách tham khảo, báo, tạp chí chuyên ngành về các lĩnh vực: KHNTQS, KHXHNVQS, khoa học kỹ thuật, công nghệ Quân sƣ̣, Khoa học giáo dục...,các nguồn tin offline và nguồn tin online. Hình thức phục vụ đới tƣơ ̣ng này thƣờng là các thông tin chuyên đề, thƣ mục chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông tin tài liệu mới.
Trong tất cả các nhóm ngƣời dùng tin tại Học viê ̣n PK -KQ thì ngƣời dùng tin là học viên đông đảo và biến động nhất, chiếm tỷ lệ cao nhất (80%), bao gồm học viên của tất cả các khố, các hệ, các loại hình đào tạo, các hệ, các loại hình đào tạo. Do yêu cầu chƣơng trình học tập nên nhu cầu tin của họ rất lớn. Việc đổi mới phƣơng pháp dạy - học đã khiến nhóm này ngày càng có những biến chuyển về phƣơng pháp học tập. Hiện nay phƣơng pháp tự học, tự nghiên cứu đang đƣợc quan tâm rất lớn của hầu hết học viên ở Học viện PK-KQ.
Hình thức phục vụ cho đối tƣợng học viên chủ yếu là thông tin phổ biến về những tri thức cơ bản dƣới dạng sách giáo khoa , giáo trì nh, sách tham khảo hoặc một số ít là các bài viết trong tạp chí, các CSDL bài trích, tồn văn phục vụ cho môn học và chuyên ngành đào tạo mà họ đang học tập. Ngoài ra học viên là những ngƣời ham hiểu biết, thích tìm hiểu nhiều vấn đề khác, ngồi mục đích học tập, họ cần có nhu cầu giải trí, tìm hiểu những cái mới trong nhiều lĩnh vực khác của cuộc sống, nên các sách về văn học, nghệ thuật, khoa học thƣờng thức, khoa học viễn tƣởng cần đƣợc bổ sung để phục vụ nhằm mở mang tầm hiểu biết, giúp họ tích luỹ kinh nghiệm vốn sống để chuẩn bị bƣớc vào cuộc sống xã hội sôi động, phức tạp một cách vững vàng.
Từ những đặc điểm riêng của từng nhóm đối tƣợng ngƣời dùng tin nhƣ trên, để làm tốt công tác phục vụ thông tin, tài liệu, cần phải tiến hành xem xét, đánh giá nhu cầu tin của họ, trên cơ sở đó đáp ứng một cách có hiệu quả nhu cầu tin của NDT ở Học viện PK-KQ.
b. Nhu cầu tin của ngƣời dùng tin ở Học viê ̣n PK-KQ
Trong giai đoạn hiện nay dƣới ảnh hƣởng trực tiếp của công cuộc đổi mới giáo dục đào tạo nói chung, đổi mới giáo dục đại học nói riêng, nhu cầu tin của ngƣời dùng tin có nhiều biến đổi, ngày càng sâu sắc và phong phú hơn, đã chi phối hoạt động TT-TV ở Học viện PK-KQ.
Các nhóm đối tƣợng dùng tin đƣợc chọn để điều tra là các cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, viên đang học tập, công tác tại Học viê ̣n PK -KQ. 150 phiếu hỏi đã đƣợc gửi tới các cán bộ, giáo viên các học viên.
Qua phân tích kết quả thu đƣợc từ các câu hỏi trong mẫu, luận văn đã thu đƣợc một số vấn đề trong nhu cầu tin của NDT ở Học viện PK-KQ nhƣ sau:
- Nhu cầu tin về các lĩnh vực chuyên môn:
Ngƣời dùng tin của ở Học viện PK -KQ có nhu cầu tin hết sức đa dạng và phong phú . Học viện PK -KQ là Trung tâm GD -ĐT và NCKH chuyên ngành PK - KQ, nên tất cả các lĩnh vực khoa học PK-KQ đều đƣợc các nhóm ngƣời dùng tin quan tâm.
Qua kết quả tổng kết ở bảng (2.9), chúng ta thấy đứng đầu nhu cầu tin là vục khoa học NTQS PK-KQ (56,6%), đứng thứ hai là khoa học XH&NVQS (56,0%), tiếp đó là Khoa học KT, CNQS, 48,7,0%. Khoa học giáo du ̣c cũng chiếm tỷ lệ đáng kể trong nhu cầu tin (46,0%).
Ngoài ra, nhu cầu tin về các lĩnh vực giáo dục (27,5%) và các lĩnh vực khác (27,5%) cũng chiếm một tỷ lệ khơng q thấp so với các vị trí nhất nhì trong bảng. (Xem bảng 2.9)
Bảng 2.9. Nhu cầu tin về các lĩnh vực chuyên môn của ngƣời dùng tin
TT Lĩnh vực chuyên môn Tổng số CB giảng dạy, Nghiên cứu Học viên, Học viên SĐH SL % SL % SL % 1 Khoa học NTQS PK, KQ 85 56,6 29 58,0 56 56,5 2 Khoa học XH&NVQS 84 56,0 28 56,0 56 56,0 3 Khoa học KT, CNQS 73 48,7 15 30,0 58 58,0 4 Khoa học giáo dục 69 46,0 23 46,0 46 46,0 5 KH Mác-Lênin 67 44,6 22 44,0 45 45,2 6 Khoa học kinh tế 64 43,0 21 42,0 43 43,0 7 Các lĩnh vực khác 46 27,5 12 32,0 30 30,0
- Về nhu cầu sử dụng các loại hình tài liệu:
Loại hình tài liệu giáo trình đƣợc nhóm đối tƣợng là học viên, học viên cao học sử dụng nhiều nhất, chiếm 95%, đứng thứ hai là Luận án, luận văn (88,0%) và đứng thứ ba là sách tham khảo (82,0%); tiếp theo là luận án, luận văn, 63,0%. Điều này phản ánh rất đúng với kết quả thống kê tài liệu đƣợc phục vụ hàng ngày tại các phịng phục vụ bạn đọc có 4 loại tài liệu này đƣợc bạn đọc/ngƣời dùng tin của sử dụng thƣờng xuyên, vòng quay của tài liệu nhiều. Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng viên, thông tin họ cần có tính cụ thể, tính lý luận và thực tiễn, thông tin phù hợp và chính xác. Do vậy, họ thƣờng sử dụng các loại hình tài liệu nhƣ: tài liệu tra cứu (76,0%), tạp chí chuyên ngành (64%), báo cáo khoa học (78,0%), đề tài khoa học (58,0%); tài liệu tham khảo (50%). (Xem bảng 2.10)
Bảng 2.10 - Nhu cầu tin về các loại hình tài liệu S S
TT
Loại hình tài liệu
Tổng sớ CBNC, giảng viên NCS, HVCH, Học viên SL % SL % SL % 1 Giáo trình 124 82,7 28 58,0 95 95,0
2 Luận án, luận văn 95 63,3 7 14,0 88 88,0
3 Tài liệu tham khảo 107 71,3 25 50,0 82 82,0
4 Tài liệu tra cứu 101 67,3 38 76,0 63 63,0
5 Tạp chí chuyên ngành 83 55,3 32 64,0 51 51,0
6 Đề tài khoa học 64 42,6 29 58,0 35 35,0
7 Tài liệu điện tử 64 42,6 22 44,0 42 42,0
8 Báo cáo khoa học 62 41,3 39 78,0 23 23,0
Tóm lại: Đặc điểm của các nhóm NDT và nhu cầu tin của các nhóm NDT ở Học viện PK-KQ mang đặc thù rõ nét của đào tạo chuyên ngành PK-KQ. Nhu cầu tin và
cách tiếp cận đến những mảng thơng tin, những loại hình tài liệu khác nhau của các đối tƣợng bạn đọc rất phong phú và đa dạng. Vì vậy, địi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viên phải nắm vững nhu cầu tin và trình độ sử dụng tin của từng nhóm bạn đọc để tổ chức các hình thức phục vụ thông tin cho bạn đọc một cách phù hợp và hiệu quả.
2.2.12 . Tổ chức các hoạt động phục vụ bạn đọc
Công tác phục vụ bạn đọc là nhiệm vụ trung tâm, là chức năng cơ bản của các cơ quan TT-TV. Trên cơ sở nghiên cứu các đối tƣợng ngƣời dùng tin /bạn đọc và nhu cầu tin của bạn đọc. Học viện PK-KQ đã tổ chức một loạt các hình thức phục vụ tài liệu cho bạn đọc nhằm đáp ứng thoả mãn tối đa nhu cầu tin của bạn đọc. Công tác phục vụ bạn đọc là khâu công tác bề nổi thƣờng đƣợc thực hiện ở các phòng phục vụ bạn đọc. Có một hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc, gồm có 2 phịng đọc điện tử, 3 phịng đọc tự chọn trong thƣ viện ở Học viện PK-KQ, để phục vụ cán bộ, giảng viên và học viên của trƣờng.
Để đáp ứng kịp thời thông tin, tƣ liệu cho bạn đọc và giúp bạn đọc khai thác tối đa vốn tài liệu, ở Học viện PK-KQ đã tổ chức thành hệ thống các phòng đọc và phòng mƣợn, gồm các phòng đọc (đọc tại chỗ) tài liệu tham khảo, phòng đọc tài liệu tra cứu, phòng đọc báo, tạp và các phòng mƣợn về nhà tài liệu giáo trình, phịng mƣợn tài liệu tham khảo. Đọc tài liệu tại chỗ và mƣợn tài liệu về nhà là 2 hoạt động mang tính truyền thống, là yêu cầu không thể thiếu đƣợc đối với bạn đọc/ngƣời dùng tin. Tại đây, bạn đọc có thể đƣợc đáp ứng yêu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ liệu, các số liệu, các thuật ngữ, các bài báo, các tạp chí đa ngành, đa lĩnh vực trên các vật mạng tin khác nhau, phục vụ cho công tác học tập, giảng dạy và NCKH.
Phục vụ đọc tại chỗ có 2 phƣơng thức phục vụ. Đó là mƣợn tài liệu đọc tại chỗ qua thủ thƣ (hay cịn gọi là kho đọc kín) và mƣợn đọc tại chỗ theo phƣơng thức tự phục vụ (kho đọc mở hoặc kho đọc tự chọn). Phòng đọc mở là một trong những loại hình dịch vụ TT-TV tiên tiến mang lại hiệu quả cao so với loại hình phịng đọc thơng thƣờng (kho đóng). Tại tất cả các phịng phục vụ bạn đọc đều triển khai phục vụ theo phƣơng thức này. Ƣu điểm của kho mở là tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc đƣợc tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, có thể xem xét một cách kỹ càng về nội dung, chủ đề, có thể xem lƣớt nhiều cuốn sách, khơng phải mất thời gian tra tìm tài
liệu qua hệ thống mục lục, không phải viết phiếu yêu cầu và chờ đợi thủ thƣ vào kho lấy sách. Điều này tạo cho bạn đọc cảm giác thoải mái khi chọn lựa và sử dụng tài liệu, xoá đi bức tƣờng ngăn cách giữa kho sách và bạn đọc, thu hút bạn đọc đến thƣ viện ngày càng đơng hơn và vịng quay của tài liệu nhiều hơn. Chỉ tính riêng năm học 2008-2012, số lƣợt bạn đọc sử dụng kho đọc tự chọn là 75.200 lƣợt, tăng 1,5 lần, số lƣợt tài liệu đƣợc sử dụng là 17.400 lƣợt, tăng gấp 10 lần so với khi chƣa tổ chức kho mở. Qua điều tra cho thấy, đại đa số bạn đọc ƣa thích sử dụng phịng đọc mở (chiếm 83,7%). (Xem bảng 2.11).
Bảng 2.11: Mức độ sử dụng các loại hình phục vụ tai thƣ viện
TT Loại hình phục vụ Tổng số Cán bộ NC, GV NCS, HV, CS
SL % SL % SL %
1 Đọc tại chỗ 112 83,7 17 34,0 95 95,0
2 Mƣợn về nhà 110 80,6 20 40,0 90 90,0
3 Đa phƣơng tiện 87 58,0 12 24,0 75 75,0
4 Internet/Misten 101 67,3 35 70,0 90 90,0
5 Cung cấp TT theo yêu
cầu đặt trƣớc 62 41,3 42 84,0 20 20,0
6 Triển lãm sách 64 42,6 16 32,0 48 48,0
Phục vụ mƣợn tài liệu về nhà
Phục vụ mƣợn về nhà đƣợc phân thành 2 mảng cho 2 loại tài liệu là tài liệu tham khảo và tài liệu giáo trình, đƣợc tổ chức thành 2 kho (phịng): Phịng mƣợn tài liệu tham khảo và phịng mƣợn giáo trình.
Căn cứ vào chƣơng trình học tập của từng môn học mà mỗi bạn đọc đƣợc mƣợn một lƣợng tài liệu nhất định. Đối với sách tham khảo, mỗi lần mƣợn, bạn đọc đƣợc mƣợn 02 cuốn, thời gian hạn định là 15 ngày. Đối với sách giáo trình, bạn đọc có thể mƣợn từ 8 - 10 cuốn, thời hạn sử dụng là một học kỳ. Nếu bạn đọc trả không đúng hạn sẽ bị phạt theo quy định hiện hành của thƣ viện.
Để cải tiến phƣơng thức phục vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc, rút ngắn thời gian chờ đợi của bạn đọc, tại tất cả các Phòng phục vụ bạn đọc đã áp dụng công nghệ mã vạch vào quản lý bạn đọc và phục vụ mƣợn, trả tài liệu. Các phịng mƣợn đều đƣợc trang bị máy tính, đầu đọc mã vạch, tất cả tài liệu trong kho đã đƣợc dán mã vạch, toàn bộ Thẻ của bạn đọc đã đƣợc nhập vào CSDL và mã hoá.
Phƣơng thức phục vụ tiên tiến này rất nhanh gọn, chính xác và đạt hiệu quả phục vụ cao. Trƣớc kia, hình thức phục vụ thủ công: mỗi lƣợt bạn đọc mƣợn tài liệu (từ 5 đến 10 cuốn) phải mất đến 10 phút, nhƣng từ ngày áp dụng tin học hoá, thời gian rút ngắn chỉ còn 1/3, đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho bạn đọc và thủ thƣ. Hàng tháng bình qn có khoảng 20.500 lƣợt bạn đọc đến mƣợn tài liệu tại các Phòng phục vụ bạn đọc của thƣ viện và số lƣợt tài liệu đƣợc phục vụ hơn lƣợt, tăng gấp 1,5 lần so với kết quả phục vụ theo hình thức thủ cơng Qua khảo sát cho thấy phục vụ mƣợn tài liệu về nhà đã đƣợc bạn đọc đánh giá cao, có 80,6% bạn đọc là học viên và học viên cao học thƣờng xuyên đến mƣợn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu. (Bảng 2.11)
Để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của đông đảo bạn đọc thì ngồi việc tổ chức các hình thức phục vụ truyền thống, Thƣ viện cịn tổ chức các hình thức phục vụ hiện đại. Học viện PK-KQ đã tổ chức 2 phòng đọc điện tử (01phòng Internet, 01 phòng Misten), với tổng số 60 máy tính và 1 phịng Đa phƣơng tiện (Multimedia) Tại phịng Đa phƣơng tiện, bạn đọc có thể:
- Khai thác các nguồn tin offline, gồm CSDL trên 02 máy chủ, mạng cục bộ của Học viện;
- Xem các băng hình; - Tra cứu CSDL;
- Dùng tài liệu microfilm, microfich
2.2.13 . Thực trạng quản lý cơ sở vật chất, trang bị phục vụ hoạt động TT-TV
Đối với các hoa ̣t đơ ̣ng TT-TV nói chung và trang thiết bị thƣ viện nói riêng thì