Loại hình tài liệu giáo trình đƣợc nhóm đối tƣợng là học viên, học viên cao học sử dụng nhiều nhất, chiếm 95%, đứng thứ hai là Luận án, luận văn (88,0%) và đứng thứ ba là sách tham khảo (82,0%); tiếp theo là luận án, luận văn, 63,0%. Điều này phản ánh rất đúng với kết quả thống kê tài liệu đƣợc phục vụ hàng ngày tại các phịng phục vụ bạn đọc có 4 loại tài liệu này đƣợc bạn đọc/ngƣời dùng tin của sử dụng thƣờng xuyên, vòng quay của tài liệu nhiều. Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng viên, thông tin họ cần có tính cụ thể, tính lý luận và thực tiễn, thông tin phù hợp và chính xác. Do vậy, họ thƣờng sử dụng các loại hình tài liệu nhƣ: tài liệu tra cứu (76,0%), tạp chí chuyên ngành (64%), báo cáo khoa học (78,0%), đề tài khoa học (58,0%); tài liệu tham khảo (50%). (Xem bảng 2.10)
Bảng 2.10 - Nhu cầu tin về các loại hình tài liệu S S
TT
Loại hình tài liệu
Tổng số CBNC, giảng viên NCS, HVCH, Học viên SL % SL % SL % 1 Giáo trình 124 82,7 28 58,0 95 95,0
2 Luận án, luận văn 95 63,3 7 14,0 88 88,0
3 Tài liệu tham khảo 107 71,3 25 50,0 82 82,0
4 Tài liệu tra cứu 101 67,3 38 76,0 63 63,0
5 Tạp chí chuyên ngành 83 55,3 32 64,0 51 51,0
6 Đề tài khoa học 64 42,6 29 58,0 35 35,0
7 Tài liệu điện tử 64 42,6 22 44,0 42 42,0
8 Báo cáo khoa học 62 41,3 39 78,0 23 23,0
Tóm lại: Đặc điểm của các nhóm NDT và nhu cầu tin của các nhóm NDT ở Học viện PK-KQ mang đặc thù rõ nét của đào tạo chuyên ngành PK-KQ. Nhu cầu tin và
cách tiếp cận đến những mảng thông tin, những loại hình tài liệu khác nhau của các đối tƣợng bạn đọc rất phong phú và đa dạng. Vì vậy, địi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viên phải nắm vững nhu cầu tin và trình độ sử dụng tin của từng nhóm bạn đọc để tổ chức các hình thức phục vụ thông tin cho bạn đọc một cách phù hợp và hiệu quả.
2.2.12 . Tổ chức các hoạt động phục vụ bạn đọc
Công tác phục vụ bạn đọc là nhiệm vụ trung tâm, là chức năng cơ bản của các cơ quan TT-TV. Trên cơ sở nghiên cứu các đối tƣợng ngƣời dùng tin /bạn đọc và nhu cầu tin của bạn đọc. Học viện PK-KQ đã tổ chức một loạt các hình thức phục vụ tài liệu cho bạn đọc nhằm đáp ứng thoả mãn tối đa nhu cầu tin của bạn đọc. Công tác phục vụ bạn đọc là khâu công tác bề nổi thƣờng đƣợc thực hiện ở các phòng phục vụ bạn đọc. Có một hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc, gồm có 2 phịng đọc điện tử, 3 phịng đọc tự chọn trong thƣ viện ở Học viện PK-KQ, để phục vụ cán bộ, giảng viên và học viên của trƣờng.
Để đáp ứng kịp thời thông tin, tƣ liệu cho bạn đọc và giúp bạn đọc khai thác tối đa vốn tài liệu, ở Học viện PK-KQ đã tổ chức thành hệ thống các phòng đọc và phòng mƣợn, gồm các phòng đọc (đọc tại chỗ) tài liệu tham khảo, phòng đọc tài liệu tra cứu, phòng đọc báo, tạp và các phòng mƣợn về nhà tài liệu giáo trình, phịng mƣợn tài liệu tham khảo. Đọc tài liệu tại chỗ và mƣợn tài liệu về nhà là 2 hoạt động mang tính truyền thống, là yêu cầu không thể thiếu đƣợc đối với bạn đọc/ngƣời dùng tin. Tại đây, bạn đọc có thể đƣợc đáp ứng yêu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ liệu, các số liệu, các thuật ngữ, các bài báo, các tạp chí đa ngành, đa lĩnh vực trên các vật mạng tin khác nhau, phục vụ cho công tác học tập, giảng dạy và NCKH.
Phục vụ đọc tại chỗ có 2 phƣơng thức phục vụ. Đó là mƣợn tài liệu đọc tại chỗ qua thủ thƣ (hay còn gọi là kho đọc kín) và mƣợn đọc tại chỗ theo phƣơng thức tự phục vụ (kho đọc mở hoặc kho đọc tự chọn). Phịng đọc mở là một trong những loại hình dịch vụ TT-TV tiên tiến mang lại hiệu quả cao so với loại hình phịng đọc thơng thƣờng (kho đóng). Tại tất cả các phịng phục vụ bạn đọc đều triển khai phục vụ theo phƣơng thức này. Ƣu điểm của kho mở là tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc đƣợc tiếp cận trực tiếp với kho tài liệu, có thể xem xét một cách kỹ càng về nội dung, chủ đề, có thể xem lƣớt nhiều cuốn sách, khơng phải mất thời gian tra tìm tài
liệu qua hệ thống mục lục, không phải viết phiếu yêu cầu và chờ đợi thủ thƣ vào kho lấy sách. Điều này tạo cho bạn đọc cảm giác thoải mái khi chọn lựa và sử dụng tài liệu, xoá đi bức tƣờng ngăn cách giữa kho sách và bạn đọc, thu hút bạn đọc đến thƣ viện ngày càng đơng hơn và vịng quay của tài liệu nhiều hơn. Chỉ tính riêng năm học 2008-2012, số lƣợt bạn đọc sử dụng kho đọc tự chọn là 75.200 lƣợt, tăng 1,5 lần, số lƣợt tài liệu đƣợc sử dụng là 17.400 lƣợt, tăng gấp 10 lần so với khi chƣa tổ chức kho mở. Qua điều tra cho thấy, đại đa số bạn đọc ƣa thích sử dụng phịng đọc mở (chiếm 83,7%). (Xem bảng 2.11).
Bảng 2.11: Mức độ sử dụng các loại hình phục vụ tai thƣ viện
TT Loại hình phục vụ Tổng số Cán bộ NC, GV NCS, HV, CS
SL % SL % SL %
1 Đọc tại chỗ 112 83,7 17 34,0 95 95,0
2 Mƣợn về nhà 110 80,6 20 40,0 90 90,0
3 Đa phƣơng tiện 87 58,0 12 24,0 75 75,0
4 Internet/Misten 101 67,3 35 70,0 90 90,0
5 Cung cấp TT theo yêu
cầu đặt trƣớc 62 41,3 42 84,0 20 20,0
6 Triển lãm sách 64 42,6 16 32,0 48 48,0
Phục vụ mƣợn tài liệu về nhà
Phục vụ mƣợn về nhà đƣợc phân thành 2 mảng cho 2 loại tài liệu là tài liệu tham khảo và tài liệu giáo trình, đƣợc tổ chức thành 2 kho (phịng): Phịng mƣợn tài liệu tham khảo và phịng mƣợn giáo trình.
Căn cứ vào chƣơng trình học tập của từng môn học mà mỗi bạn đọc đƣợc mƣợn một lƣợng tài liệu nhất định. Đối với sách tham khảo, mỗi lần mƣợn, bạn đọc đƣợc mƣợn 02 cuốn, thời gian hạn định là 15 ngày. Đối với sách giáo trình, bạn đọc có thể mƣợn từ 8 - 10 cuốn, thời hạn sử dụng là một học kỳ. Nếu bạn đọc trả không đúng hạn sẽ bị phạt theo quy định hiện hành của thƣ viện.
Để cải tiến phƣơng thức phục vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc, rút ngắn thời gian chờ đợi của bạn đọc, tại tất cả các Phòng phục vụ bạn đọc đã áp dụng công nghệ mã vạch vào quản lý bạn đọc và phục vụ mƣợn, trả tài liệu. Các phịng mƣợn đều đƣợc trang bị máy tính, đầu đọc mã vạch, tất cả tài liệu trong kho đã đƣợc dán mã vạch, toàn bộ Thẻ của bạn đọc đã đƣợc nhập vào CSDL và mã hoá.
Phƣơng thức phục vụ tiên tiến này rất nhanh gọn, chính xác và đạt hiệu quả phục vụ cao. Trƣớc kia, hình thức phục vụ thủ cơng: mỗi lƣợt bạn đọc mƣợn tài liệu (từ 5 đến 10 cuốn) phải mất đến 10 phút, nhƣng từ ngày áp dụng tin học hố, thời gian rút ngắn chỉ cịn 1/3, đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho bạn đọc và thủ thƣ. Hàng tháng bình qn có khoảng 20.500 lƣợt bạn đọc đến mƣợn tài liệu tại các Phòng phục vụ bạn đọc của thƣ viện và số lƣợt tài liệu đƣợc phục vụ hơn lƣợt, tăng gấp 1,5 lần so với kết quả phục vụ theo hình thức thủ cơng Qua khảo sát cho thấy phục vụ mƣợn tài liệu về nhà đã đƣợc bạn đọc đánh giá cao, có 80,6% bạn đọc là học viên và học viên cao học thƣờng xuyên đến mƣợn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu. (Bảng 2.11)
Để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của đơng đảo bạn đọc thì ngồi việc tổ chức các hình thức phục vụ truyền thống, Thƣ viện cịn tổ chức các hình thức phục vụ hiện đại. Học viện PK-KQ đã tổ chức 2 phòng đọc điện tử (01phòng Internet, 01 phòng Misten), với tổng số 60 máy tính và 1 phịng Đa phƣơng tiện (Multimedia) Tại phịng Đa phƣơng tiện, bạn đọc có thể:
- Khai thác các nguồn tin offline, gồm CSDL trên 02 máy chủ, mạng cục bộ của Học viện;
- Xem các băng hình; - Tra cứu CSDL;
- Dùng tài liệu microfilm, microfich
2.2.13 . Thực trạng quản lý cơ sở vật chất, trang bị phục vụ hoạt động TT-TV
Đối với các hoa ̣t đơ ̣ng TT-TV nói chung và trang thiết bị thƣ viện nói riêng thì cơ sở vật chất, trang thiết bị thƣ viện có vai trị rất quan trọng, giúp cho viê ̣c tri ển khai các hoạt động khai thác và phục vụ thơng tin, tƣ liêu có hiệu quả.
Về diện tích sử dụng: Thƣ viện Ho ̣c viê ̣n PK -KQ có tổng diện tích sử dụng là 2.800 m2:
Tất cả các kho tài liệu đều đã đƣợc nâng cấp và xây dựng lại và các thiết bị nội thất của các phòng phục vụ đƣợc trang bị mới hoàn toàn nhƣ: Bàn ghế của bạn đọc và của thủ thƣ, giá sách đa năng, bàn quầy phục vụ, kệ báo tạp chí, tủ đựng đồ bạn đọc, bảng, biển chỉ dẫn, đèn, quạt, máy tính, máy in, hệ thống thiết bị bảo vệ tài liệu v.v...Các trang thiết bị này đƣợc thiết kế theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với mục đích sử dụng ở các kho.
Về hạ tầng cơ sở thông tin: Thƣ viện có m ột hạ tầng cơ sở thông tin gồm hệ thống máy tính và thiết bị mạng khá hồn chỉnh. Tồn mạng có 2 máy chủ, 100 máy tính PC đƣợc kết nối liên thơng với mạng LAN, kết nối với mạng cu ̣c bô ̣ Ho ̣c viê ̣n, mạng Misten (Mạng thông tin KHQS ) và mạng Internet. Những điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin này là rất quan trọng, giúp cho việc tin học hố tồn bộ hoạt động thông tin - thƣ viện, nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp các dịch vụ cho bạn đọc.
Trang thiết bị an ninh lắp đặt cho các phịng đọc mở gồm có: Cửa bảo vệ, hệ thống camera, cổng an ninh...Ngồi ra, kho tài liệu vơ cùng lớn, cùng với số lƣợng lớn các thiết bị tin học, thiết bị nội thất phụ trợ cho các hoạt động chuyên môn, hoạt động phục vụ TT-TV, nên công tác giữ gìn, bảo vệ chúng ln đƣợc Ho ̣c viê ̣n đ ặc biệt chú trọng.
Công tác quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của thƣ viện gồm các khâu: đầu tƣ mua sắm, bảo quản, bảo dƣỡng, sửa chữa trang thiết bị thƣ viện. Mỡi khâu có nhũng quy trình riêng nhƣng đều đƣợc th ống nhất dƣ ới sự chỉ đạo của Ban Thông tin KHQS.
Công tác mua sắm các trang thiết bị: Căn cứ vào nhu cầu, mức độ cần thiết về các vật dụng để hỗ trợ làm việc, mà các đơn vị (phòng) trong thƣ viện làm đ ề nghị, lập dự trù xin đầu tƣ mua sắm trang thiết bị. Trên cơ sở đó, sẽ khảo sát thực tế về, tập hợp số liệu, trình Giám đốc duyệt kế hoạch mua sắm . Đối với những trang thiết bị tài sản có giá trị lớn trong dự án đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất của thƣ viện phải đƣợc thẩm định giá hoặc dự toán thiết kế qua các cơ quan chức năng để làm căn cứ cho việc mua sắm, sửa chữa.
Trong 5 năm qua, quy trình mua sắm trang thiết bị đã thực hiện rất nghiêm túc, chặt chẽ, rõ ràng và đã thành nề nếp và cũng mạng lại hiệu quả thiết thực nên
khắc phục đƣợc tình trạng nơi thừa vẫn thừa, nơi thiếu vẫn thiếu. Tuy nhiên trong q trình thực hiện cũng cịn có một số hạn chế nhất định:
- Một số loại thiết bị nhƣ máy tính qt tài liệu, máy đọc mã vạch, cởng kiểm tra an ninh...sau khi đƣợc đầu tƣ và sử dụng mới thấy đƣợc những hạn chế, thậm chí có những thiết bị không đáp ƣ́ng, phù hợp với yêu cầu đặt ra.
2.2.14 . Thực trạng quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện động của thư viện
Kết quả điều tra thực trạng các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lƣợng hoạt động của thƣ viện đƣợc thể hiện trong bảng 2.12 dƣới đây.
Bảng 2.12 - Thực trạng các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lƣợng hoạt động của thƣ viện
TT
Các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo đánh giá chất lƣợng hoạt động của TV
Mƣ́c đô ̣ đáp ƣ́ng về chất lƣơ ̣ng
Tốt Khá Đa ̣t Chƣa đạt
SL % SL % SL % SL %
1 Kiểm tra vốn tài liệu 11 7,3 48 32,0 81 54,0 10 6,7
2 Kiểm bộ máy tra cứu 26 17,3 52 34,6 66 44,0 6 4,0
3 Báo cáo thống kê 15 10,0 48 33,0 80 53,0 6 4,0
4 Báo cáo thông báo 21 14,0 52 34,5 70 46,5 7 5,0
5 Đánh giá khối lƣợng và qui
mô phục vụ 14 9,3 30 20,0 96 64,0 10 6,6
6 Đánh giá chất lƣợng hiệu
quả phục vụ. 4 2,6 36 62,6 94 62,6 16 10,6
Kết quả Bảng 2.12 cho thấy: việc thực hiện các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo đánh giá chất lƣợng hoạt động thƣ viện, của Học viê ̣n PK -KQ đƣợc đánh giá ở mức độ trung bình. Trong số các nội dung quản lý cơng tác này thì nội dung 2 Kiểm tra bộ máy tra cứu, đƣợc đánh giá cao hơn các nô ̣i dung khác
nhƣng đánh giá tốt chỉ có 17,3%, ý kiến đánh giá ở mức khá 34,6%, ở mức trung bình 44,0%, chƣa đa ̣t 4,0%. .
Hai nội dung quản lý còn lại đƣợc đánh giá thấp, xếp vị trí 5 và 6. Thực tế, cho thấy cơng tác kiểm tra, đánh giá chất lƣợng cịn rất nhiều tồn tại, chƣa kiểm tra thƣờng xuyên để đánh giá đúng khối lƣợng và qui mô phục vụ, do vậy chƣa đánh giá đƣợc chính xác chất lƣợng hiệu quả phục vụ. Nguyên nhân, chƣa xây dựng đƣợc định mức cụ thể, khơng có “thang chuẩn” để đánh giá, nên kết quả cơng việc mặc dù có kiểm tra song khơng đánh giá đƣợc chất lƣợng. Do vậy, không thể khắc phục một cách kịp thời các tồn tại từ các khâu trong thƣ viện, và cũng khơng có nội dung kiểm tra thƣờng xuyên, nên tâm lý “ỷ lại”, tâm lý “Có thì làm, khơng có thì thơi”, thiếu tính chủ động, sáng tạo trong cơng việc, nhiều lúc ở một vài bộ phận trong thƣ viện vẫn chƣa khắc phục đƣợc. Cần phải có nội dung tốt hơn để thực hiện công tác kiểm tra, báo cáo đánh giá chất lƣợng hoạt động thƣ viện.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Thƣ viện Ho ̣c viê ̣n PK -KQ là cơ quan phục vụ công tác GD-ĐT và NCKH,
có ln đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ tận tình và chỉ đạo sát sao của Ban Giám đốc Học viện và các cơ quan cấp trê n nhƣ Quân chủng PK-KQ, Bô ̣ Quốc phòng là động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự vƣơn lên hoàn thành tốt nhiê ̣m vu ̣.
Đội ngũ cán bộ của Thƣ viê ̣n tăng nhanh cả về số lƣợng và chất lƣợng. Số cán bộ khơng có chun mơn nghiệp vụ thƣ viện nay đều đã đƣợc trang bị kiến thức TT-TV căn bản để thực hiện tốt cơng việc của mình. Hầu hết cán bộ, nhân viên là những ngƣời có phẩm chất đạo đức tốt, tâm huyết với nghề, có tinh thần đồn kết và có ý thức xây dựng đơn vị tr ở thành một khối thống nhất vững mạnh. Trong công việc, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, tích cực chủ động. Trình độ cán bộ quán lý cũng nhƣ cán bộ chuyên môn từng bƣớc đƣợc nâng cao. Hầu hết cán bộ đã làm chủ đƣợc các các công nghệ mới, có khả năng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào các hoạt động chun mơn. Tại các phịng phục vụ bạn đọc, nhìn chung, cán bộ thủ thƣ có thái độ phục vụ tốt hồ nhã, nhiệt tình. Nói chung, đội ngũ cán bộ của thƣ viê ̣n hiện nay có thể đảm nhận đƣợc nhiều nhiệm vụ mới trong giai đoạn tới.