khoáng sản-MINEXPORT(XNKKS)
1.3- Chức năng ,nhiệm vụ của công ty XNKKS
Chức năng: Cơng ty XNK Khống Sản có chức năng XNK hàng hố. Mặt hàng kinh doanh và phạm vi hoạt động của Công ty tuân theo điều lệ đã đợc bộ Thơng mại duyệt.
Nhiệm vụ: Mục đích hoạt động của Công ty là thông qua hoạt động XNK(trực tiếp đẩy mạnh sản xuất hàng hoá), kinh doanh Thơng Mại, hợp tác đầu t, liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc theo luật pháp Việt Nam để phát triển hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của Xã hội, tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển nền kinh tế Quốc gia.
Cơng ty có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh xuất nhập khẩu.. .theo đúng luật pháp hiện hành của Nhà nớc và hớng dẫn của bộ Thơng Mại. Ngồi ra Cơng ty cịn có nhiệm vụ xây dựng các phơng án kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu chiến lợc của Công ty. Trong những năm gần đây nhờ sự năng động và thích ứng nhanh chóng với cơ chế thị trờng, Cơng ty MINEXPORT đã đứng vững và ngày càng phát triển nâng
cao hiệu quả kinh doanh
1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty:
Công ty Xuất nhập khẩu Khống Sản là Doanh nghiệp nhà nớc có t cách pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, có tài khoản và có con dấu riêng. Cơng ty XNK Khống Sản là đơn vị hoạt động với quy mô lớn, tiến hành tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.
*Cơng ty có: 120 nhân viên
Trong đó nhân viên quản lý : 50 ngời
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty XNKKS
* Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý: - Ban Giám đốc: gồm 3 ngời
+ Giám đốc: là ngời đứng đầu Cơng ty do bộ Thơng nghiệp bổ nhiệm có nhiệm vụ tổ chức, điều hành mọi hoạt động quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty.
+ Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc:
Phó giám đốc ở Hồ Chí Minh: Có trách nhiệm quản lý và điều hành mọi Ban GĐ
Khối XNK Khối QL Chi nhánh
BĐD phòng XNK 1-6 hàngCửa Phòng kế hoạch Phòng KT-TV nhánh Chi HCM Đại diện Hải Phòng Phòng TC-HC Phòng TT Phòng vận tải
hoạt động kinh doanh của chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh.
Phó giám đốc ở Hà Nội: Do Giám đốc đề nghị và đợc bộ Thơng Mại bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các hoạt động kinh doanh của Công ty, đợc uỷ quyền của Giám đốc để ký kết các hợp đồng XNK, uỷ thác với các đối tác trong nớc và nớc ngoài.
- Khối XNK :
Tổ chức hoạt động kinh doanh theo phơng án đợc phê duyệt. Đề xuất, xây dựng phơng án kinh doanh XNK những ngành hàng đợc Giám đốc phân công. Tham mu cho Giám đốc về thị trờng, giá cả, xu hớng phát triển của ngành đối với thị trờng trong nớc và nớc ngồi, lập phơng án kinh doanh trình Giám đốc.
- Các phịng Quản lý:
+ Phịng Kế hoạch: Hàng năm có nhiệm vụ phối hợp các phịng kinh doanh XNK và đối ngoại để xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng phòng kinh doanh XNK. Phối hợp với phịng Kế tốn- Tài vụ và các phòng kinh doanh XNK tham mu cho Giám đốc chỉ đạo các phòng thực hiện hoặc điều chỉnh kế hoạch và xây dựng cơ chế quản lý chung của Công ty.
+ Phịng Kế tốn-Tài vụ: Quản lý vốn, đảm bảo đủ vốn cho các phòng kinh doanh, quản lý thu chi theo đúng chế độ của Nhà nớc, tham mu cho Giám đốc các phơng thức sử dụng vốn có hiệu quả và tạo điều kiện hỗ chợ cho các phòng kinh doanh hoạt động có hiệu quả.
+Phịng Vận tải:
Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, xuất khẩu, nhập khẩu quản lý hàng hố trong kho.
+Phịng Thị trờng: Phản ánh sự biến động của giá cả thị trờng một cách chính xác, kịp thời giúp cho Công ty nắm bắt đợc thời điểm kinh doanh thích hợp, đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh .
+ Phịng Tổ chức-Hành chính quản trị: Đề xuất, xây dựng phơng án tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện, yêu cầu quản lý của Công ty. Quản lý hồ sơ trong sự giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, nghỉ hu. Thực hiện các chế độ chính sách với ngời lao động, quản lý sử dụng con dấu theo đúng yêu cầu.
-Chi nhánh và Ban đại diện:
+ Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Chịu sự điều hành của ban Giám đốc và tiến hành hạch toán kinh tế phụ thuộc. Hoạt động theo sự phân cấp quản lý của Cơng ty và hạch tốn theo hình thức báo sổ.
+ Đại diện ban giao nhận Hải Phòng: Chủ yếu làm giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty XNK Khống sản phù hợp với nền kinh tế đổi mới của nớc ta. Có thể nói, đó chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất tác động tới sự thành công của Công ty trong thời gian qua.
1.5.Tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty XNK Khống Sản:
Với qui mô hiện nay, Cơng ty XNK Khống Sản vận dụng hình thức kế tốn tập trung 1 cấp. Các nhân viên kế tốn tập trung về 1 phịng gọi là phịng Kế tốn-Tài vụ, có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực Kế tốn -Tài chính, theo dõi tình hình kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách về quản lý Kinh tế- Tài chính.
Các chi nhánh ở Hồ Chí Minh và ban giao nhận ở Hải Phịng khơng có tổ chức kế tốn riêng mà chỉ có nhân viên hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế tốn Cơng ty để ghi sổ. Phịng kế tốn phải mở sổ chi tiết phù hợp với yêu cầu phân cấp quản lý trong nội bộ Doanh nghiệp.
Bộ máy kế tốn của Cơng ty Xuất Nhập Khẩu Khống Sản
Phịng Kế tốn -Tài vụ gồm 4 ngời:
- Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm trớc ban Giám đốc Công ty về tổ chức và thực hiện công tác kế tốn chỉ đạo chung cơng tác kế tốn của phịng Kế tốn- Tài vụ Cơng ty.
- Phó phịng kế tốn: Giải quyết các cơng việc tổng hợp, quyết tốn cơng việc của Công ty, kiểm tra đối chiếu, lập các báo cáo kế tốn đồng thời theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của Cơng ty.
- Kế tốn hàng hoá tiền mặt: Hạch toán giá vốn, lợng hàng mua vào bán ra của Cơng ty. Kế tốn này làm nhiệm vụ thu chi, đi ngân hàng và nộp báo cáo.
- Kế toán TGNH, các khoản phải thu phải trả: Chịu trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán qua Ngân hàng đồng thời theo dõi, quản lý các khoản phải thu, phải trả, khoản thanh toán với ngời mua-ngời bán
* Hình thức sổ kế tốn và ngun tắc kế tốn:
Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn Nhật ký chứng từ. Hình thức này mang Kế tốn trư ởng Phó phịng (kế toán tổng hợp) Kế toán tiền mặt-Hạch toán hàng hố TSCĐ Phí lưu thơng Kế tốn TGNH Các khoản phải thu, phải trả Nhân viên kế tốn chi nhánh, BĐD
tính chun mơn hố cao, cung cấp kịp thời các thơng tin Tài chính -Kế tốn.
Sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu số liệu
2. Tình hình thực tế về tổ chức kế tốn bán hàng và xác định kết quả
bán hàng ở Cơng ty XNK Khống Sản