bán hàng ở Cơng ty XNK Khống Sản
Để hạn chế phần nào những tồn tại đồng thời góp phần cho cơng tác kế tốn bán hàng ở Công ty phù hợp với chế độ kế tốn tài chính em xin kiến nghị một vài ý kiến sau trên cơ sở yêu cầu của việc hoàn thiện:
ý kiến 1: Việc hạch tốn trên máy vi tính
Phản ánh, theo dõi, xử lý các thông tin kế tốn trên máy vi tính nhằm hạn chế sai sót dễ mắc phải khi tiến hành cơng tác kế tốn bằng phơng pháp thủ cơng đồng thời giúp Cơng ty hồ nhập với thị trờng Thơng mại trong nớc và quốc tế.
ý kiến 2: Về hệ thống chứng từ
- Là đơn vị kinh doanh XNK do vậy chứng từ kế toán mua hàng của công ty rất đa dạng nhng phức tạp, mất nhiều thời gian khi kiểm tra sử lý. Do vậy để tạo
điều kiện cho những nhân viên làm cơng tác kế tốn về nghiệp vụ mua hàng công ty cần xây dựng, quy định luân chuyển chứng từ hợp lý. Kết hợp kiểm tra, kiểm sốt chặt chẽ, tránh những sai sót dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
ý kiến 3: Việc sử dụng TK 007 "ngoại tệ các loại"
- Khi phát sinh các nghiệp vụ về thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là VND. Ngoài ra ngoại tệ phải đợc theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 007- Ngoại tệ các loại theo từng tài khoản phản ánh vốn bằng tiền.
Nếu việc hạch toán sử dụng cả tỉ giá thực tế và tỉ giá hạch tốn thì phải sử dụng tài khoản 413 " Chênh lệch tỉ giá" để hạch tốn.
Do đặc điểm cơng ty phải thờng xun thu chi bằng ngoại tệ , mỗi lần thu hoặc chi đều phản ánh vào TK 1112 và TK 1122 theo những tỷ giá khác nhau do đó số tiền ghi sổ khơng có sự tơng đồng vơí nhau. Cuối kỳ, công ty cộng dồn TK 1112 và TK 1122 để tính ra số d cả theo nguyên tệ lẫn theo ngoại tệ . Việc sử dụng thêm TK 007 - ngoại tệ các loại đảm bảo đánh giá chính xác vốn hiện có của cơng ty và thực hiện bảo tồn vốn kinh doanh .
Về mặt sổ sách, công ty cần bổ xung thêm sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ.
ý kiến 4: Việc lập dự phòng phải thu khó địi
Trờng hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, khơng có khả năng thanh tốn, Cơng ty cần tiến hành theo dõi riêng để trích lập dự phịng các khoản phải thu khó địi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp.
Đối với những khoản thu khó địi kéo dài trong nhiều năm, nếu Công ty cố gắng mọi biện pháp nhng không thu đợc nợ và khách hàng thực sự khơng cịn khả năng thanh tốn thì cần xố các khoản nợ phải thu khó địi trên sổ kế tốn và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó địi đã xử lý.
Các khoản phải thu khó địi đợc theo dõi ở TK 139 - DPPTKĐ * Kết cấu TK 139 - dự phịng phải thu khó địi
Bên nợ:
- Hồn nhập số dự phịng phải thu khơng dùng đến Bên có:
Trích lập dự phịng phải thu khó địi
D có: Số dự phịng phải thu khó địi hiện cịn * Phơng pháp hạch tốn
- Cuối niên độ kế tốn, hồn nhập tồn bộ số dự phịng cịn lại của năm cũ ch- a dùng đến
Nợ TK 139 Có TK 721
Đồng thời trích lập dự phịng cho năm tới Nợ TK 6426
Có TK 139
- Trong niên độ kế tốn tiếp theo
+ Ghi nhận số nợ khó địi khơng địi đợc, xử lý xố sổ Nợ TK 004
+ Trích bổ sung số nợ xố sổ lớn hơn dự phịng về chúng đã lập (nếu có) Nợ TK 6426
Có TK 139
+ Hồn nhập số dự phịng khơng dùng đến của số nợ khó địi đã thu đợc Nợ TK 139
Có Tk 721
- Cuối niên độ kế tốn, tiến hành hồn nhập và trích lập dự phịng phải thu khó địi nh trên
ý kiến 5: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cơng ty xuất nhập khẩu Khống sản nên tiến hành trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế tốn nhằm ghi nhận phần giá trị dự tính giảm sút so với giá thực tế của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên xảy ra trong kỳ kế tốn thì tiến hành trích lập dự phịng.
Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhằm phản ánh đúng trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch tốn. Số dự phịng giảm giá hàng tồn kho đợc hạch tốn trên TK 159 - dự phịng giảm giá hàng tồn kho
* Kết cấu TK 159
Bên nợ: Hồn nhập dự phịng giảm giá Bên có: Trích lập dự phịng giảm giá
D có: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện cịn * Phơng pháp hạch tốn
- Cuối niên độ kế tốn hồn nhập tồn bộ số dự phòng đã lập năm trớc Nợ TK 159
Có TK 721
Đồng thời trích lập dự phịng cho năm tới Nợ TK 6426
Có TK 159
- Trong niên độ tiếp theo, mọi biến động về giá cả hàng tồn kho phản ánh ở TK412.
- Cuối niên độ kế tốn tiến hành hồn nhập và trích lập dự phịng nh trên
ý kiến 6: Việc sử dụng TK 003 "Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi "
Đối với hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu, kế toán nên mở thêm TK ngồi bảng 003 "hàng hố nhận bán hộ ký gửi" để tiện cho việc theo dõi, quản lý số hàng giữ hộ cho bên giao uỷ thác. Mặt khác tránh trờng hợp nhầm lẫn, mất mát hàng hoá.
Một đơn vị chuyên kinh doanh xuất khẩu uỷ thác thì ln xẩy ra trờng hợp giữ hộ hàng cho chủ hàng, nên sổ TK 003 là căn cứ để so sánh, đối chiếu với sổ hàng uỷ thác xuất kho thực tế, hạn chế những sai sót đáng tiếc xẩy ra. Đồng thời Công ty cũng nên mở sổ riêng để theo dõi hàng nhận uỷ thác xuất khẩu.
Mẫu sổ có thể mở nh sau
nhận đơn hố đơn hố đơn báo cáo báo có thác (1%)
uỉy thác
ý kiến 7: Quản lý công nợ
Việc theo dõi, kiểm tra và đơn đốc khách hàng thanh tốn kịp thời có ảnh h- ởng lớn đến q trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Vì thế đối với những khách hàng cịn nợ tiền, Cơng ty cần phải tổ chức kế toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên các tài khoản, sổ kế tốn liên quan.
Cơng ty phải mở chi tiết tài khoản 131 thành các tài khoản cấp hai riêng cho từng khách hàng
VD: TK 1311 -Phải thu của khách hàng A TK 1312- Phải thu của khách hàng B
Việc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, ngời mua trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua giúp cho doanh nghiệp biết đợc số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thơng qua đó mà có biện pháp đơn đốc kịp thời đảm bảo thu hồi đủ.
Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng đợc mở riêng cho từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh tốn giữa khách hàng với Cơng ty. Trờng hợp phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì phải theo dõi riêng cả ngun tệ và quy đơỉ ra VND. Cũng có thể mở sổ theo dõi thanh tốn với khách hàng bằng tiền Việt nam riêng và bằng ngoại tệ riêng, song có thể kết hợp với nhau.
Kết luận
Trong điều kiện nền Kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt ở nớc ta hiện nay buộc các Doanh nghiệp phải tìm cho mình phơng hớng kinh doanh riêng, phù hợp với điều kiện thực tế của mình nhằm đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận và thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nớc. Muốn vậy, cùng với hàng loạt chế độ quản lý Kinh tế- Tài chính, Doanh nghiệp phải phát huy vai trị quan trọng của kế tốn bởi vì kế tốn ln là cơng cụ quản lý hữu hiệu trong bất kỳ một cơ chế quản lý nào .
Trong xu thế đó thì việc hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở các Doanh nghiệp Thơng Mại nói chung và Cơng ty XNK Khống Sản nói riêng là một tất yếu. Mục đích của việc hồn thiện nhằm giúp các Doanh nghiệp Thơng Mại xây dựng cho mình một hệ thống các phơng thức bán hàng hiệu quả, từ đó xác định đúng đắn kết quả và thực lực kinh doanh tránh tình trạng ngộ nhận về khả năng kinh doanh, góp phần làm lành mạnh hóa thị trờng, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Với mục tiêu nghiên cứu việc hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Cơng ty XNK Khống Sản, luận văn này đã đề cập đến vấn đề cơ bản nhất trong Doanh nghiệp Thơng Mại hiện nay, trên cơ sở đó đa ra một số ý kiến nhằm ngày càng hồn thiện hơn cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp.
Tuy nhiên do thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế khơng nhiều nên luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Kính mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cơ để luận văn hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của thầy Vũ Đức Chính, các cơ chú phịng Kế tốn- Tài vụ cơng ty xuất nhập khẩu Khống Sản tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài của mình.
Hà Nội Ngày 20-5-2001
Sinh viên Trần Thị Phơng Chi