2.1 Giới thiệu chung về Công ty trách nhiệm hữu hạn S.J VINA
2.1.2. Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức quy mô sản xuất kinh doanh tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, trình độ nghiệp vụ và quản lý của các cán bộ quản lý, cán bộ Công ty TNHH SJ ViNa tổ chức công tác kế tốn tài chính thống kê vào một phịng. Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo phương thức trực tuyến, mơ hình tập trung, kế tốn trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán theo sự phân công các công việc cụ thể. Cách tổ chức này đảm bảo cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, rõ ràng. Các thành viên của phịng kế tốn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, mỗi thành viên là một mắt xích tạo thành cơ cấu tổ chức kế tốn hồn chỉnh, nếu thiếu một mắt xích thì khơng thể tạo ra một hệ thống kế tốn chặt chẽ. Theo hình thức tổ chức này thì tồn bộ cơng việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế tốn.Tồn bộ cơng việc kế tốn được tập trung về phịng kế tốn để sắp xếp từ việc thu thập, xử lý chứng từ đến việc lập và phân tích báo cáo tài chính.
Do cơng ty lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn tập trung nên bộ máy kế tốn của cơng ty được bố trí như sau:
38
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu phịng kế tốn
- Chức năng nhiệm vụ các phần hành kế tốn:
• Kế tốn trưởng: Là người đứng đầu bộ phận kế tốn, có năng lực chun mơn và trình độ, nắm chắc được các chế độ kế toán và quy định Nhà nước, hướng d n kiểm tra đơn đốc kế tốn tổng hợp và các nhân viên kế tốn. Có trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán, kiểm tra giám sát quá trinh thực hiện mọi hoạt động kế tốn. Ngồi ra kế tốn trưởng còn đảm bảo việc tuân thủ các quy trình và gửi đầy đủ các báo cáo theo quy định cho các cơ quan quản lý, báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc; làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng…. Là người tham mưu chính cho lãnh đạo về tình hình tài chính và các chiến lược tài chính cho doanh nghiệp.
• Kế tốn tổng hợp: Theo dõi, thu thập và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày liên quan đến hoạt động sản xuất, theo dõi công nợ, các hoạt động khác trong công ty trên phần mềm kế toán. Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu. Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp (bao gồm thuế)
Kế tốn cơng
39
công. Đồng thời làm các Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính định kỳ. Kế tốn tổng hợp thực hiện đảm nhận các nhiệm vụ của:
• Kế tốn tiền mặt, TGNH, cơng nợ: Là người theo dõi cập nhật nhập và hạch toán biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển), công nợ phải thu khách hàng, đôn đốc thu nợ khách hàng. Câp nhật giá vốn theo dõi hàng tồn kho, cuối kỳ sẽ đối chiếu với thủ kho.
• Kế tốn lương, kho: Là người theo dõi tổng quỹ lương, tính lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động, ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn. Theo dõi, ghi chép nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận, tồn kho. Ngồi ra, cịn lập định mức vật tư dự trữ, góp phần đảm bảo dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đảm bảo cho sản xuất liên tục.
• Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt chi tiêu tại Công ty, chịu trách nhiệm chi, thu tiền. Ngồi ra thủ quỹ có kiêm nhiệm thêm một số cơng việc hành chính.
2.1.2.2. Chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty TNHH SJ VINA
- Thông tư quy định đang sử dụng tại Công ty
Công ty áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT – BTC ngày 26/08/2016.Ngồi ra cịn áp dụng Luật thuế, Nghị định, Thông tư liên quan quy định chi tiết và hướng d n thi hành Luật của Chính phủ
- Các chính sách chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
+ Chế độ kế toán doanh nghiệp theo TT133/2016/TT-BTC + Hình thức sổ kế tốn: Hình thức kế tốn Nhật ký chung + Niên độ kế toán: bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 năm dương lịch. + Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
+ Phương pháp kế toán tài sản cố định:
Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Theo nguyên giá. Phương pháp khấu hao: theo phương pháp đường thẳng.
40 + Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Bình quân gia quyền.
Phương pháp hạnh toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.1.2.3. Tình hình sử dụng máy tính trong kế tốn tại cơng ty.
Hiện nay cơng ty đang áp dụng kế tốn theo hình thức kế toán máy trên phần mềm Misa. Theo xu hướng của cơng nghệ 4.0, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong cơng tác kế tốn đã tương đối phổ biến. Thực tế, việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn ở Công ty TNHH SJ VINA đã đạt được sự gọn nh của bộ máy kế tốn, cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học. Công ty trang bị 05 laptop (thủ quỹ khơng có máy tính, thủ quỹ kiêm nhiệm cơng việc hàng chính khác), 01 máy in và 01 máy photo phục vụ cơng tác kế tốn, tương ứng là 04 nhân viên kế tốn có trình độ chun mơn về vi tính đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như: Excel, Word … đặc biệt là phần mềm kế tốn Misa SME.NET.
41
Hình 2.3 Giao diện phần mềm kế tốn Misa SME.NET
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo chương trình phần mềm kế tốn Misa SME và được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung:
- Nhật ký chung: Bảo quản chứng từ bằng cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, định khoản kế toán là căn ghi sổ cái.
- Sổ cái: Trên sổ cái mỗi tài khoản được phản ánh trên một hoặc một số trang sổ. Số liệu của sổ cái dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán.
- Các sổ chi tiết: Dùng để ghi chép, phản ánh chi tiết và cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng kinh tế
42
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung
(Nguồn: Phịng Kế tốn Cơng ty TNHH SJ VINA)
- Giải thích sơ đồ:
Ghi hàng ngày, in sổ, báo cáo sau mỗi giao dịch liên quan, kế toán dựa vào các chứng từ gốc đã kiểm tra đối chiếu để cập nhật vào phần mềm kế tốn Misa, sau đó in các chứng từ cần thiết như phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… đồng thời phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ kiết xuất các loại sổ sách kế tốn theo hình thức Nhật ký chung và các Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị và các Báo cáo kế toán khác theo yêu cầu.