Giao dịch, đàm phán
Sau khi lập dự án kinh doanh và được giám đốc phê duyệt công ty DLTWI sẽ tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu, cơng ty thực hiện quy trình đàm phán dưới hai hình thức :
+ Giao dịch - đàm phán qua thư tín : cơng ty DLTWI là một cơng ty nhà nước nhưng chi nhánh tại các nước khơng nhiều do đó hình thức giao dịch đàm phán này vẫn được sử dụng chủ yếu để một mặt tiết kiệm chi phí, mặt khác có thể tạo điều kiện cho cả cơng ty và đối tác là nhà xuất khẩu có thời gian cân nhắc suy nghĩ để có những quyết định đúng đắn nhất. Các đối tác của công ty DLTWI ở rất nhiều quốc gia khác thuộc nhiều khu vực khác nhau trên thế giới do đó với hình thức giao dịch này cơng ty sẽ tiến hành giao dịch cùng một lúc với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Với mặt hàng nguyên liệu làm thuốc và thành phẩm tân dược thì yêu cầu về chất lượng rất khắt khe do đó cần có những thảo luận kỹ lưỡng và cam kết chắc chắn, điều này lại rất phù hợp với giao dịch đàm phán qua thư tín. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm mà cơng ty DLTWI có được từ hình thức giao dịch qua thư tín này sẽ là những khó khăn, bất lợi mà chính hình thức giao dịch này đem lại đó là việc cơng ty DLTWI sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi mới nắm
có thể cơng ty sẽ mất nhiều có hội mua bán tốt hơn đồng thời cơng ty cũng sẽ lúng túng trong việc đoán ý đồ đúng của đối tác. Để khắc phục những bất lợi trên công ty DLTWI đã rất chú trọng tới nội dung một bức thư, có những cán bộ có nghiệp vụ giỏi, giàu kinh nghiệm và biết nhiều ngoại ngữ.
+ Giao dịch - đàm phán qua FAX và điện thoại : trong nhiều trường hợp thời gian sẽ khơng cho phép sử dụng hình thức giao dịch qua thư tín, đó là những lúc công ty cần ký được hợp đồng trong thời gian ngắn để nhập khẩu kịp thời hàng hố cần nên cơng ty DLTWI sẽ sử dụng hình thức giao dịch đàm phán qua FAX hoặc điện thoại. Bằng cách này, công ty DLTWI sẽ rút ngắn được thời gian giao dịch - đàm phán, nhanh chóng đi đến thống nhất và ký kết hoạt động với đối tác, trong trường hợp cần xác nhận lại một số thông tin cần thiết cũng cần phải qua điện thoại hoặc FAX do ưu điểm của hình thức được được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng đảm bảo được tính thời điểm, bên cạnh đó là thời gian dành cho đàm phán bị hạn chế do cước phí FAX và điện thoại quốc tế rất cao, điều này làm cho chi phí giao dịch tăng và đội giá thành sản phẩm nhập khẩu lên làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của tồn cơng ty nói riêng. Ngoài ra đàm phán qua điện thoại chỉ là thoả thuận bằng miệng hơn nữa lại rất dẽ bị hiểu sai do dùng ngoại ngữ trong đàm phán ký kết, với thời gian nhanh, gấp nên sẽ khơng thể có thời gian cân nhắc, suy nghĩ, chỉ cần một chút sai sót dễ dẫn đến tranh chấp và khiếu kiện, q trình giải quyết khó khăn vì giao dịch bằng miệng sẽ khơng có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trao đổi.
Nhận xét
Mặc dù trình độ ngoại ngữ của cán bộ trong công ty DLTWI tương đối tốt xong cũng chưa thể đáp ứng hồn tồn được địi hỏi của đàm phán trực tiếp. Do đó hình thức này cơng ty chỉ sử dụng trong các trường hợp cần thiết chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số hợp đồng.
Bên cạnh đó cịn rất nhiều vướng mắc phát sinh từ hình thức đàm phán này như trong các trường hợp cần thiết, khẩn trương thì cơng ty thường bị đối tác nước ngồi chèn ép, gây bất lợi cho cơng ty. Điều này cũng có rất nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể năng lực của nhân viên, do lợi dụng việc chúng ta đang cần lượng thuốc nhập khẩu ngay …hơn nữa do đời sống người dân ngày càng nâng cao sẽ làm giảm một số bệnh tật do đói nghèo đem lại nhưng đồng thời cũng gia tăng rất nhiều bệnh mới mà khả năng chế tạo thuốc và chữa trị khó hơn, nhu cầu dùng thuốc ngoại có chất lượng cao, thuốc bổ tăng lên rất nhiều nên với công nghệ y dược của Việt Nam chưa thể đáp ứng được, do đó nhập khẩu càng trở nên cần thiết, công ty DLTWI cũng như một số công ty khác khi nhập khẩu luôn đứng trong thế cần mua, thế bị động trong ki người bán sẽ có rất nhiều cơ hội để bán và dường như thị trường thuộc về thế người bán. Một đặc điểm quan trọng khác là kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương, ngoại ngữ của các cán bộ cơng ty DLTWI
khả năng tìm hiểu tập qn, văn hoá kinh doanh của các nước trên thế giới cũng chưa tốt, không những vậy các thoả thuận trên bàn đàm phán tại Việt Nam còn chịu sự kiểm tra, phê duyệt của nhiều cơ quan chun mơn phía sau đồn đàm phán dễ gây nên một sự lãng phí về thời gian, kinh phí và thiếu sự linh động, làm chậm tiến độ triển khai dự án, giảm mức độ tin tưởng đối với đối tác nước ngoài trong bước tiếp theo là ký kết hợp đồng.
Ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Sau khi đã giao dịch - đàm phán xong với đối tác nước ngồi, cơng ty DLTWI sẽ cùng đối tác ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Trong quá trình ký kết hợp đồng cơng ty đã có những kinh nghiệm nhất định và luôn thận trọng, thực hiện nghiêm túc, đúng pháp luật và đảm bảo lợi ích cho hai bên.
- Hoạt động ký kết với đại diện văn phịng nước ngồi tại Việt Nam để nhập khẩu nguyên liệu hoặc thành phẩm tân dược đều yêu cầu phải có giấy uỷ quyền của Giám đốc cơng ty đó hoặc Phó giám đốc, một trong hai chủ thể trên phải đứng tên người bán trong hợp đồng.
Chỉ ký kết với những đối tác có đầy đủ tư cách pháp nhân khi tham gia kinh doanh tại Việt Nam, mọi hoạt động của công ty đều được ký trên văn bản, những hợp đồng ký bằng FAX, ngay sau khi ký phải thiết lập văn bản gốc để gửi cho 2 bên cùng ký để có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng xảy ra khiếu kiện, tranh chấp.
- Nếu người ký hợp đồng khơng phải là Giám đốc hoặc Phó giám đốc thì người ký kết đó phải được sự uỷ quyền của một trong hai chủ thể trên và phải có tư cách pháp nhân.
Năm
1999 2000 2001 2002
Thư tín FAX-ĐT Thưtín FAX-ĐT Thưtín FAX-ĐT Thưtín FAX-ĐT Số hợp đồngnhập
khẩu 290 46 305 7 282 42 254 34
Theo số liệu trên, nhận thấy số hợp đồng nhập khẩu tăng dần theo các năm và khả năng nhập khẩu cũng tăng theo chứng tỏ hoạt động kinh doanh nhập khẩu rất có hiệu quả, đóng góp rất lớn vào mục tiêu chăm sóc sức khoẻ và lợi nhuận của cơng ty.