Xin giấy phép nhập khẩu :
Sau khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp tại nước ngồi thì tuỳ từng mặt hàng địi hỏi công ty DLTWI cần phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu.
*Với thành phẩm thuốc thì có hai loại :
- Nhập khẩu dược liệu gồm cây thuốc, khống vật …cơng ty dược liệu TƯ1 tiến hành xin quota nhập khẩu tại cục quản lý dược thuộc bộ y tế trước khi ký hợp đồng nhập khẩu do mặt hàng này bị giới hạn nhập khẩu. Công ty dược liệu TƯ1 chỉ được phép ký kết nhập khẩu với một khối lượng cụ thể mà cục quản lý dược cho phép.
- Nhập khẩu tân dược có hai loại :
+ Thứ nhất là nhập khẩu tân dược có visa : loại có visa này có thể là tân dược độc hoặc khơng độc nhưng đều phải lập đơn hàng nhập khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại.
+ Thứ hai là nhập khẩu tân dược khơng có visa : Với loại khơng có visa này thì dù là thành phẩm độc hoặc khơng độc đều phải lập đơn hàng nhập khẩu để gửi đến cục quản lý dượcViệt Nam
*Với nguyên liệu làm thuốc.
Gồm có hai loại : Có visa và khơng có visa.
+ Nhập khẩu nguyên liệu có visa : Với nguyên liệu làm thuốc thì dù có độc hoặc khơng độc đều khơng phải xin đơn hàng nhập khẩu.
+ Nhập khẩu ngun liệu khơng có visa : loại này thì dù ngun liệu có thuộc thành phần độc hoặc không độc đều phải xin đơn hàng nhập khẩu tại cục quản lý dược Việt Nam sau khi ký hợp đồng ngoại.
Với những mặt hàng kinh doanh của cơng ty đều nằm trong danh mục hàng hố được ưu tiên nhập khẩu để phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân. Vì vậy Cơng ty dược Liệu TWI - Hà Nội ít gặp khó khăn trong vấn đề xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội cần phải nêu rõ lý do mục đích của hoạt động nhập khẩu cũng như giải trình các vấn đề liên quan đến các cơ quan, chủ quản, Bộ y tế và sau khi xem xét thấy hợp lý các cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi cơng văn cho phép công ty nhập khẩu.
.Mở L/ C.
Tại công ty DLTWI chủ yếu là dùng L/C không huỷ ngang, công ty tiến hành cử cán bộ phòng kinh doanh nhập khẩu đến Ngân hàng công thương Đống Đa làm đơn xin mở L/ C, thời gian mở L/C là sau khi ký hợp đồng nhập khẩu. Căn cứ để mở L/C là các điều kiện trong hợp đồng nhập khẩu, đơn xin mở L/C phải theo mẫu của ngân hàng đảm bảo chính xác và phù hợp với nội dung. Bộ hồ sơ xin mở L/C gồm có những giấy tờ quy định :
+ Giấy phép nhập khẩu do cục quản lý dược Việt Nam thuộc Bộ Y tế cấp. + Hợp đồng ngoại thương (bản sao).
+ Giấy cam kết thanh toán.
Đến ngân hàng mở L/C cần phải có người đủ tư cách pháp nhân để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C đồng thời có một người đứng ra chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C, phí này thường là 0,3% trị giá hợp đồng nhập khẩu còn tiền ký quỹ thường là 10% giá trị hợp đồng đối với bạn hàng. Trong trường hợp Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội hợp tác với bạn hàng lần đầu tiên thì cần phải ký quỹ 100% trị giá hợp đồng, cũng liên quan đến thủ tục thanh tốn và ký quỹ thì cơng ty cịn nộp một số giấy tờ như sau :
+ Uỷ nhiệm chi phí ngoại tệ để trả thủ tục phí. + Uỷ nhiệm chi phí ngoại tề để ký quỹ mở L/C hoặc
+ Đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ, trả thủ tục phí hoặc hợp đồng xin vay ngoại tệ để thanh toán L/C.
Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định như sau :
+ Tên ngân hàng thông báo. + Loại L/C, số ngày phát hành.
+ Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C. + Tên và địa chỉ người thụ hưởng.
+ Tên và địa chỉ người xin mở L/C.
+ Mơ tả hàng hố: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì nhãn mác…Cơng ty căn cứ vào quy cách phẩm chất của từng loại hàng có nhu cầu nhập khẩu để mô tả. Bước này địi hỏi cơng ty phải mơ tả chính xác, đầy đủ tránh tình trạng hiểu lầm của bên đối tác do mô tả sai. Nguyên liệu và thành phẩm tân dược mà công ty nhập khẩu chủ yếu là của các bạn hàng đã có sự cộng tác lâu năm, đồng thời cơng ty đã có kinh nghiệm rút ra từ các cơng ty đi trước vì thế trong khâu này xảy ra sai sót là rất ít.
* Điều kiện giao hàng.
Thông thường công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF với những lơ hàng có khối lượng lớn, CFR với những lơ hàng có khối lượng nhỏ và DAF đối với những lơ hàng nhập khẩu từ Trung Quốc.
Do nguyên liệu và thành phẩm tân dược là hàng hoá đặc biệt dễ hỏng, dễ vỡ, vận chuyển tương đối khó khăn nên với điều kiện CIF cơng ty có thể giảm được rủi ro rất nhiều, khơng phải chịu phí phát sinh ngồi địa phận nước Việt Nam. Cơng ty chỉ phải chịu phí tổn và lệ phí để lấy các chứng từ. Tuy nhiên giá CIF tương đối cao do đó cơng ty cũng gặp khó khăn khi cạnh tranh về giá với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nội địa, hơn nữa theo điều kiện này người bán chỉ có nghĩa vụ mua bảo hiểm ở mức tối thiểu mà điều kiện bảo hiểm này đối với mặt hàng là thành phẩm tân dược là khơng thể đủ do đó để tránh rủi ro Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội thường phải trả thêm tiền để mua bảo hiểm ở điều kiện A hoặc điều kiện bảo hiểm có phạm vi rộng tương tự.
* Mức ký quỹ của đơn vị nhập khẩu :
Khi ngân hàng công thương Đống Đa đồng ý mở L/C cho công ty, ngân hàng sẽ gửi cho người mua một bản, ngân hàng của người bán bên kia một bản L/C. Người bán xuất hàng, gửi hàng lên tàu, người bán sẽ gửi một bộ chứng từ vào ngân hàng người bán, ngân hàng người bán sẽ gửi bộ chứng từ như trên tới ngân hàng cơng thương Đống Đa, sau đó ngân hàng cơng thương Đống Đa báo cho công ty dược liệu TƯ1 nếu toàn bộ giấy tờ là hợp lệ thì ngân hàng cơng thương Đống Đa sẽ cắt tiền trong tài khoản của công ty để chuyển sang cho ngân hàng người bán và trao lại bộ chứng từ cho cơng ty. Nếu phương thức thanh tốn là điện chuyển tiền - mặc dù Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội rất ít sử dụng nhưng bằng cách này thì sau khi ban giám đốc ký hợp đồng ngoại, hàng được xếp lên tàu, bên bán sẽ gửi cho bên mua một bộ chứng từ gốc gồm có : Bill, Invoice, C/A, bảo hiểm, C/A ( phiếu kiểm nghiệm) khi công ty nhận được giấy báo hàng về đến cảng thì soạn hồ sơ nhập khẩu để đi lấy hàng, hồ sơ gồm có tờ khai hai bản, hợp đồng một bản (phô tô), giấy báo nhận hàng (1 bản) Invoice, Bill, C/A (gốc).
Trong trường hợp công ty thấy bộ chứng từ nhận được không hợp lý sẽ gửi công văn đến ngân hàng yêu cầu sửa đổi theo ý mình.
Trong cơng tác mở L/C chủ yếu do cán bộ của phòng kinh doanh nhập khẩu làm, các cán bộ mặc dù chủ yếu là học về chun ngành dược, cán bộ ngoại thương cịn ít nhưng cơng ty đã cố gắng tránh những lỗi khơng đáng có như sai chính tả hoặc mở L/C muộn …để khơng làm ảnh hưởng đến thời gian và kinh phí cũng như uy tín của cơng ty.
Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu.
Với hai điều kiện nhập khẩu là CIF và DAF thì cơng ty khơng phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hố nhập khẩu, tuy nhiên có một số ít các hợp đồng được ký theo điều kiện CFR thì cơng ty phải thực hiện mua bảo hiểm cho lô hàng.
Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội thường mua bảo hiểm cho hàng hố tại cơng ty bảo hiểm bảo minh, thông thường mua bảo hiểm cho từng chuyến hàng, với trách nhiệm đối với tổn thất của hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều kiện từ kho đến kho, cịn cơng ty cũng phải có nghĩa vụ nộp cho cơng ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó.
Lúc này Cơng ty dược Liệu TWI - Hà Nội sẽ gửi “ Giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho nguyên liệu hoặc thành phẩm tân dược nhập khẩu cho chuyến hàng đó, sau đó cơng ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho Cơng ty dược Liệu TWI - Hà Nội một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà cơng ty đó gửi đến.
Nội dung đơn bảo hiểm gồm có : - Tên người được bảo hiểm. - Tên hàng được bảo hiểm. - Số B/L.
- Số container, trọng lượng, số tiền bảo hiểm, tên tàu, ngày tàu khởi hành, cảng chuyển tải, cảng đến, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm.
Cơng ty dược Liệu TWI - Hà Nội khi mua bảo hiểm ln nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ nên thường mua được bảo hiểm một cách sớm nhất đề phịng bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ công ty thường lưu ý :
+ Số tiền bảo hiểm mua phải đầy đủ, thường là 110% trị giá CIF của hàng nhập khẩu. + Số tiền bảo hiểm phải cùng một loại tiền với L/C
+ Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C.
+ Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn.
+ Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký.
+ Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã ghi trong vận đơn.
+ Khiếu nại bảo hiểm phải được ghi rõ là thanh toán tại nơi đến hoặc tại nơi trong quy định ở L/C, tên của người thanh tốn phải được ghi trên tờ khiếu nại đó.
Trên thực tế hàng nhập khẩu của cơng ty rất ít gặp rủi ro, có cũng chỉ với một phần nhỏ bị vỡ, hỏng. Đạt được điều này một phần do cơng tác bảo hiểm có hiệu quả, mặt khác hàng nhập khẩu có sự đóng gói, bảo quản trong điều kiện tốt, ít bị ảnh hưởng từ mơi trường, nhiệt độ…có vài trường hợp như trong hợp đồng của Mediplantex – Kolen số hợp đồng là No 01-03, ký ngày 23 tháng 6 năm 2002 trong quá trình vận chuyển đường biển đã bị vỡ một số lượng hàng trị giá 670 USD, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã thông báo cho công ty Bảo Việt, yêu cầu giám định, lập chứng từ cần thiết và bảo lưu quyền khiếu nại đối với người thứ 3 và kết quả là được công ty bảo hiểm bồi thường.
Làm thủ tục hải quan.
Khi có chứng từ ký hậu cho cơng ty để đi nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hố về đến cảng.
Cơng ty cử cán bộ am hiểu và có kinh nghiệm về cơng tác hải quan để kê khai một cách đầy đủ chính xác các chi tiết về các loại nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhập khẩu trên chuyến hàng lên tờ khai hải quan theo mẫu tờ khaihải quan năm 2002, kiểm tra các thủ tục giấy tờ.
Nội dung tờ khai hải quan :
+ Ghi mã thuế của Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội. + Loại hàng.
+ Tên hàng.
+ Tên phương tiện vận tải, nước nhập khẩu.
Đồng thời Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tự tính tốn số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại nguyên liệu hoặc thành phẩm tân dược. Cụ thể theo quy trình sau :
- Cơng ty kê khai, áp mã, và tính thuế xuất nhập khẩu, kê khai vào mẫu hải quan 2002-xuất nhập khẩu một cách đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai. Dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hố, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để cơng ty tự tính tốn số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại nguyên liệu cũng như thành phẩm tân dược.
Bộ hồ sơ khai báo hải quan gồm các loại giấy tờ phải nộp hoặc xuất trình khi làm thủ tục theo quy ước hiện hành.
- Nhân viên hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ nếu thấy đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình xuất nhập khẩu thì cho đăng ký tờ khai.
- Nhận thông báo thuế của hải quan và tổ chức để hải quan kiểm tra hàng.
- Căn cứ vào kết quả kiểm tra và khai báo của cơng ty hải quan sẽ xác định chính xác số thuế mà Cơng ty dược Liệu TWI - Hà Nội phải nộp, nếu cần có thể ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp.
- Sau khi đã nộp đủ thuế hải quan sẽ đóng dấu “ Đã làm thủ tục hải quan ” lên trang đầu tờ khai và giao cho công ty nhận một bản và công ty được phép nhận hàng.
Nhận xét:
Trong vấn đề về thủ tục hải quan khó khăn gặp phải là khơng nhiều xong vẫn có bởi vì theo quy định hiện hành của hải quan thì các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm kê khai, áp mã, tính thuế cho hàng hố nhập khẩu, sau đó lại có đến ba nhân viên hải quan tính lại số thuế mà doanh nghiệp đã tính để kiểm tra. Quy định này gây thêm khó khăn cho doanh nghiệp, kéo dài thời gian làm thủ tục thông quan nhập khẩu làm giảm hiệu quả, trong khi nếu hải quan khơng đồng ý với kết quả tính thuế mà doanh nghiệp đã tính thì sau khi kiểm tra họ sẽ vẫn gửi thơng báo điều chỉnh thuế cho doanh nghiệp.
Về mặt hoàn thuế và khấu trừ : Sau khi được hải quan cửa khẩu điều chỉnh giảm thuế, cơng ty làm cơng văn gửi phịng kiểm tra thị trường Cục hải quan kèm theo xác nhận của hải quan cửa khẩu, khoảng 18 đến 20 ngày sau thì cục hải quan cấp quyết định hoàn thuế, phịng kiểm tra thị trường u cầu cơng ty phải ra cửa khẩu để xác nhận vào công văn và cam đoan khai báo đúng sự thật là khơng hợp lý vì khi làm thủ tục hồn thuế,
cơng ty đã nộp tồn bộ các biên lai thu tiền, tờ khai hải quan, thông báo thuế do vậy việc kiểm tra độ chính xác của giấy tờ đúng ra phải là công việc kiểm tra của hải quan. Theo thơng tư 172/1998/thị trường/BTC, thời hạn xét hồn thuế là 30 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ là quá dài vì thời gian làm các thủ tục như sau : Nộp tiền bằng chuyển khoản đến lúc lấy biên lai thuế là 10 ngày; Làm cơng văn xin hồn thuế và hải quan cửa khẩu xác nhận là 10 ngày, cục hải quan ra quyết định hoàn thuế là 30 ngày, tổng cộng là 60 ngày.
Bên cạnh đó một số cán bộ hải quan làm việc cịn quan lưu, khơng có tinh thần trách nhiệm cao, kém nhanh nhẹn và linh động thậm chí cịn tha hố đạo đức, biến chất nhận hối lộ gây khó khăn trở ngại làm tăng chi phí và lãng phí thời gian cho Cơng ty dược liệu TWI-Hà Nội trong quá trình làm thủ tục hải quan ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và ….uy tín đối với đối tác.