II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TỐN NVL VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NVL TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1-5.
BIỂU 3.2: MẪU PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) VẬT LIỆU Kho : Tháng 3 năm
Kho : Tháng 3 năm .... Số danh Ngày tháng ghi
Tên VL Phiếu nhập (xuất) Giá hạch toán Xác nhận của người Số liệu Số lượng Đơn giá Số tiền
152T3 7-3-2002 Tôn 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T1 0 Tôn 10 ly ... ... ... ... Cộng ** 15-3-2002 ... ... ... Cộng
Ý kiến thứ ba: Hạch toán tổng hợp NVL
*Mở thêm TK 151
Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152- NVL chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hố đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì mới ghi vào sổ sách và được hạch tốn vào TK 152. Trong khi đó nhà cung cấp của Cơng ty ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngồi do đó hố đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng, hoặc hàng đã về Cơng ty nhưng cuối tháng phịng KCS chưa kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lơ hàng này khơng được ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới được nhập kho, ghi sổ. Như vậy, thông tin cuối tháng về HTK sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ chính mặc dù đã có những lơ đã trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK111, TK 112đã ghi giảm nhưng TK 151 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá trị NVL này. Do đó đề nghị Cơng ty nên mở thêm Tk 151. Kết cấu và cách hạch toán tương tự như chương I và đồng thời cũng cần ghi chép hàng mua đang đi đường vào NKCT số 6 (Ghi có Tk 151). Biểu 3.4) và sổ cái TK 151 Biểu 3.4: NKCT số 6 (TK 152) Tháng ... năm ... TT Diễn giải Dư đầu tháng
Hố đơn Phiếu
nhập Ghi có TK 151, ghi nợ các TK Dư cuối kỳ SH NT SH NT Tk 152 ... Cộng có TK 151 HT TT ... Cộng x x x x x x x Cách ghi:
- Căn cứ vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường tháng trước (được xếp theo từng chủng loại hàng mua), kế toán tiến hành mở NKCT số 6 tháng này để theo
dỏi các lô hàng tháng trước nhưng tháng này về nhập kho và ghi vào dư đầu tháng (mỗi hố đơn một dịng)
- Sang tháng khi hàng đã về làm thủ tục nhập kho , căn cứ vào phiếu nhập ghi số hiệu, ngày tháng nhập , và ghi số tiền theo giá thực tế và hạch toán NVL nhập. Cuối tháng khoá sổ, xác định tổng phát sinh TK 151 và lấy số tổng cộng của NKCT số 6 ghi vào sổ Cái Tk 151
BIỂU3.5: MẪU SỔ CÁI TK 151
Năm 2002
Dư đầu năm
Nợ Có Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 152 Tk 153 Cộng phát sinh Có Tk này Cộng phát sinh Nợ TK này Số dư cuối tháng Nợ Có
Mở sổ chi tiết tài khoản 331
Việc thiết kế sổ như trên là khơng phù hợp vì nhà cung cấp của cơng ty bao gồm cả người bán thường xuyên và không thường xuyên. đối với những nhà cung cấp khơng thường xun thì việc tổng hợp số dư cho từng nhà cung cấp là dễ dàng. tuy nhiên đối với những nhà cung cấp thường xuyên, nếu mở như vậy thì cần phải ghi nhiều dịng(ghi Có TK 331) với thứ tự khác nhau. Đến cuối tháng tổng hợp số liệu ghi Có TK 331 cho từng người sẽ rất khó khăn, khơng chính xác, đầy đủ.
Việc thiết kế hai sổ chi tiết TK331 sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm số liệu cho từng nhà cung cấp để tính số dư cuối tháng cho từng người, có khi dễ nhầm lẫn giữa số liệu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác, đồng thời vào Nhật ký chứng từ sơ 5 khó khăn. Vì vậy theo em, cơng ty chỉ nên mở một sổ chi tiết TK 331, nhưng đối với nhà cung cấp thường xuyên thì nên mở trang sổ riêng cho từng nhà cung cấp, cịn những nhà cung cấp khơng thường xun thì được theo dõi trên một trang sổ riêng. Có như vậy, cuối tháng cộng từng TK liên quan đến TL 331 sẽ dễ dàng và nhanh chóng khi vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời đối chiếu, kiểm tra sẽ dễ dàng.
Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống nên mở sổ chi tiết theo mẫu sau(biểu 3.6):
Cơ sở số liệu: sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập vật liệu, các chứng từ thanh toán…
Phương pháp ghi:
+ Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng trước của sổ này: Dư Nợ: phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán tháng trước Dư Có: phản ánh số tiền cơng ty cịn nợ người bán tháng trước
+ Số phát sinh:
-Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác: ghi theo hoá đơn
Số tiền hàng ghi vào cột TK 152 theo giá thực tế(cột TK 152 được mở để theo dõi cả giá hạch toán và thực tế . Giá hạch toán sẽ được ghi sổ sau khi kế tốn vật liệu tính thành tiền theo giá hạch toán trên phiếu nhập .
Tiền thuế GTGT ghi cột tài khoản 133
-Phần ghi Nợ TK 331 ghi có các tài khoản khác :
Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột tài khoản tương ứng .
Số dư cuối tháng :
Số dư nợ phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng cuối tháng chưa lấy hàng .
- Số dư có : Phản ánh số tiền cuối tháng cơng ty cịn nợ người bán.
Từ số liệu dòng tổng cộng của từng trang sổ chi tiết TK 331, từng dòng của trang sổ chi tiết TK 331( cho khách hàng không thường xuyên) được lập theo mẫu mới ta đưa vào Nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu dễ dàng, tránh nhầm lẫn, sai sót. Trang sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán thường xuyên và không thường xuyên được thiết kế giống hệt nhau, chỉ khác ở trang sổ đối với người bán thường xuyên thì ghi tên người bán ở ngay đầu trang, trang sổ cho những người bán không thường xuyên được ghi theo cột tên đơn vị bán
Ý kiến thứ tư về việc lập dự phịng giảm giá NVL:
Có thể nói NVL ở Cơng ty rất nhiều chủng loại, giá cả lại thường xuyên biến động chẳng hạn thép, tôn giá cả đã giảm do thị trường Mỹ không nhập khẩu thép, tơn của nước ngồi , song Cơng ty lại khơng lập dự phịng giảm giá NVL để nhằm chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả NVL trên thị trường. Do đó việc lập dự phịng giảm giá NVL có ý nghĩa thực sự.
Việc lập dự phịng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hồ thu nhập hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoản một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính.
Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL:
-Chỉ lập dự phòng giảm giá đối với những NVL mà giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch tốn).
-Lập dự phịng giàm giá NVL được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê NVL và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của NVL đó.
-Việc trích lập dự phịng giảm giá NVL khơng được vựơt qua số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hồn nhập các khoản dự phịng đã trích từ năm trước.
- Trước khi lập dự phịng, cơng ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu.
*Cơng thức trích lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu:
Mức dự phòng cần lập cho VLA =
Số lượng
VLA x
Mức chênh lệch trên sổ kế toán(giá hạch toán) với giá thị trường VLA
Ta có bảng sau theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng kho
Biểu 3.6: BẢNG THEO DÕI DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU.
Kho 1: Năm 2003 Nhóm Danh điểm Tên VL Đvị tính Đơn giá hạch tốn (Giá trên sổ KT) Đơn giá TT mức chênh lệch HT-TT Số lượng Mức dự phòng Cộng xx
* Phương pháp hạch tốn dự phịng giảm giá ngun vật liệu: - Cuối niên độ N, kế tốn lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu.
Nợ TK 6426: chi phí dự phịng Có TK 159: Trích dự phòng
- Cuối niên độ N+1, hồn nhập dự phịng đã lập từ năm N Nợ TK 159: Hồn nhập dự phịng
Có TK 721
Và lập dự phịng cho năm N+1 Nợ TK 6462
Tóm lại qua việc phân tích cũng như cách hạch tốn dự phịng như trên, thiết nghĩ cơng ty nên trích dự phịng giảm giá ngun vật liệu. Như vậy, vừa tuân thủ ngun tắc thận trong trong kế tốn, vừa góp phần bình ổn trong hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hoà thu nhập
Ý kiến thứ năm, về việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu:
Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là một vấn đề bức xúc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất. Bởi vì có sử dụng tốt và hiệu quả ngun vật liệu sẽ là tiền đề thúc đẩy sản xuất phát triển và đem lại thu nhập thị phần rộng lớn cho doanh nghiệp, từ đó sẽ nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Như phân tích ở chương II, việc sử dụng nguyên vật liệu ở Cơng ty cơ khí ơtơ 1 -5 là tương đối tốt và có hiệu quả. Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu năm 2003 cao hơn năm 2002. Có được điều đó là do đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, khoa học cho từng chi tiết, sản phẩm, do nguyên vật liệu được kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho, do nguyên vật liệu được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt tránh bị hư hỏng, mất mát. Tuy vậy, giá thành các sản phẩm của công ty vẫn tương đối cao, dẫn đến giá bán phải cao do đó địi hỏi tiếp tục hạ giá thành, có giá bán phù hợp để nâng cao thị phần. Để có được điều đó thì công ty cần tiếp tục nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng thu mua đầu vào.
Vậy theo em, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần:
-Đối với những nguyên vật liệu tồn kho quá lâu do nhập kho quá nhiều so với nhu cầu sản phẩm hoặc do khơng cịn đáp ứng được u cầu về tính năng kỹ thuật để sản xuất sản phẩm… công ty cần tiến hành giải phóng ngay bằng cách bán hay trao đổi cho các đơn vị có nhu cầu để nhanh chóng thu hồi, tăng tốc độ chu chuyển của nguyên vật liệu, đồng thời giải toả được mặt bằng kho bãi, giảm bớt chi phí bảo quản.
- Đối với những nguyên vật liệu nhập ngoại, giá trị lớn nên tìm hiểu, nghiên cứu mua nguyên vật liệu trong nước thay thế cho các nguyên vật liệu này mà vẫn đảm bảo chất lượng, giá cả lại rẻ hơn, giảm được các chi phí về vận chuyển,xăng, cơng tác phí cho nhân viên thu mua… Như vậy, giá thành sản phẩm sẽ hạ, nhưng chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo và không phụ thuộc qúa nhiều vào thị trường nước ngồi. Điều này địi hỏi đội ngũ cán bộ cung ứng cần năng động linh hoạt, nắm bắt các yếu tố của thị trường một cách nhanh nhạy.
- Cùng với việc quản lý nguyên vật liệu, công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng sản phẩm. Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các doanh nghiệp có sản phẩm cùng loại thì chất lượng cũng như giá thành đều có ý nghĩa hết sức quan trọng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng
lớn trong quá trình hình thành giá thành sản phẩm, do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng ngun vật liệu thì cơng ty cần phải phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và biện pháp chủ yếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Muốn làm được điều đó, thì hàng tháng cơng ty cần tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành của từng loại sản phẩm để cùng công suất… để so sánh chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm của tháng này so với tháng trước tăng hay giảm sự biến động tăng giảm này do ảnh hưởng bởi những nhân tố như: mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân, đơn giá vật liệu thay đổi , qua đó, cơng ty mới đánh giá và đưa ra biện pháp nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành nâng cao hiệu quả sử dụng NVL.
- Công ty cũng cần nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật, đặc biệt là công nhân trực tiếp sản xuất. Bởi nếu năng suất lao động được tăng lên sẽ hạn chế sản phẩm hỏng, tiết kiệm được nguyên vật liệu, có thể tận dụng được các phế liệu từ quá trình sản xuất vào sản xuất, chế tạo các chi tiết, phụ tùng. Để thực hiện biện pháp này, cơng ty cần có kế hoạch cụ thể như tổ chức các khoá học ngắn hạn ngay tại công ty cho công nhân về chuyên môn, tổ chức các cuộc thi tay nghề giỏi cho công nhân, khuyến khích biểu dương các các nhân có thành tích cao nhằm học hỏi kinh nghiệm của nhau. Đồng thời các tổ trưởng, phân xưởng giám sát các hoạt động sản xuất và có thể đề xuất những tiến bộ kỹ thuật, tiến hành bố trí lao động sản xuất hợp lý đúng người đúng việc.
- Ngoài ra để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, cơng ty cần từng bước hiện đại hố quy trình cơng nghệ tiên tiến, máy móc thiết bị sản xuất, đồng thời cần tiếp tục kết hợp và hợp tác với các nhà nghiên cứu, các trường kỹ thuật, các viện nghiên cứu để chế tạo ra các sản phẩm cải tiến có cùng tính năng cơng dụng nhưng chi phí thấp hơn, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu. Có như vậy sẽ hạn chế đến mức tối đa nguyên vật liệu xuất kho cho sản phẩm.
Ý kiến thứ sáu về việc áp dụng phần mềm kế tốn trong hạch tốn:
Là một doanh nghiệp có quy mơ khá lớn, khối lượng cơng việc kế toán tương đối lớn nhưng vẫn chưa áp dụng những phần mềm kế tốn, chủ yếu vần làm thủ cơng duy chỉ có phần hành TGNH, tiền mặt, DTBH, XDCB được tính tốn trên máy nhưng chư sử dụng phần mềm kế toán mà chỉ sử dụng excel. Điều đó làm cho số liệu thiếu chính xác, tốn nhiều thời gian, cần nhiều kế tốn, các thơng tin kế tốn khơng cung cấp kịp thời cho quản lý nói chung và trong hoạt động hạch tốn tưng phần hành nói riêng.
Từ những thực tế trên, theo em, công ty cần lựa chọn một phần mềm kế tốn thích hợp với khả năng và trình độ của kế tốn viên. Bên cạnh đó, cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm này. Có như vậy, năng suất lao động của bộ
phận kế toán được nâng cao. Thơng qua vi tính hố, khối lượng cơng việc kế tốn được giảm nhẹ về mặt tính tốn, ghi chép và tổng hợp số liệu, tiết kiệm được thời gian, số liệu được ghi chép chính xác đầy đủ, có thể kiểm tra, đối chiếu và phát hiện kịp thời, dễ dàng đồng thời thơng tin kế tốn được nhanh chóng cập nhật bất kỳ lúc nào cũng có thể xem.
KẾT LUẬN
Sau một thời gian thực tập tại cơng ty cơ khí ơtơ 1 -5, được làm quen với cơng tác hạch tốn ngun vật liệu và nghiên cứu thêm phần lý thuyết, em thấy hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất rất quan trọng, việc thu mua, quản lý, sử dụng tiết kiệm và dự trữ phù hợp nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng để thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, và tăng lợi nhuận. mục tiêu này luôn luôn là việc làm cơ bản của một doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường.
Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng nhiều chủng loại quy cách khác nhau, được bảo quản ở nhiều kho khác nhau nên việc quản lý và hạch toán