Nhằm đỏp ứng yờu cầu và sự phỏt triển của Xó hội cũng như yờu cầu nhanh nhạy trong việc cung cấp thụng tin, việc sử dụng phần mềm kế toỏn đang trở nờn ngày càng phổ biến trong hầu hết cỏc Doanh nghiệp trờn cả nước. Khụng nằm ngoài xu thế đú, Cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Q&G Việt Nam hiện nay cũng đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn là hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung với phần mềm kế toỏn hỗ trợ 3T SOFT là chủ yếu, ngoài ra do tớnh đặc thự của cụng việc cụng ty cũng sử dụng thờm cỏc bảng tớnh excel phự hợp với đặc thự cụng việc.
Cụng ty bắt đầu thực hiện kế toỏn mỏy từ lỳc thành lập . Việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn vào cụng tỏc kế toỏn đó làm giảm đỏng kể khối lượng cụng việc của nhõn viờn kế toỏn trong phũng đồng thời làm tăng tớnh chớnh xỏc về số liệu của cỏc sổ kế toỏn, bỏo cỏo kế toỏn cung cấp.
Cỏc chứng từ gốc Xử lý chứng từ Mỏy thực hiện: + Lờn sổ sỏch + Cuối kỳ lập: Bảng biểu, bỏo cỏo tài chớnh In cỏc thụng tin theo yờu cầu
Sơ đồ xử lý cung cấp thụng tin toàn doanh nghiợ̀p
Với sự phong phỳ của thị trường phần mềm kế toỏn hiện nay, phần mềm kế toỏn 3T SOFT cũng đó cú nhiều sự cải tiến nhằm nõng cao hiệu quả xử lý, đảm bảo cập nhật chế độ mới nhất của Bộ Tài Chớnh.
3T SOFT cho phộp chạy nhiều chương trỡnh trờn cựng một mỏy tớnh cũng như cho phộp chọn đơn vị thành viờn làm việc (nhập chứng từ phỏt sinh hoặc lờn bỏo cỏo của đơn vị thành viờn đú). Điều này đặc biệt hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp với đặc điểm cú nhiều đơn vị thành viờn phụ thuộc thực hiện cỏc cụng việc độc lập khỏc nhau. Đối với cụng ty cú nhiều đơn vị thành viờn và số liệu của mỗi đơn vị thành viờn được nhập riờng sau đú gửi về văn phũng cụng ty, chương trỡnh cho phộp quản lý riờng số liệu của từng đơn vị thành viờn tại văn phũng cụng ty và số liệu tổng hợp toàn cụng ty của tất cả cỏc đơn vị thành viờn.
Việc tra cứu trờn 3T SOFT vừa cú thể theo mó lại vừa cú thể theo tờn, rất thuận tiện trong trường hợp mó khú nhớ thỡ ta cú thể nhớ tờn rồi tra cứu ra mó. Chương trỡnh cũn cho phộp kiết xuất ra Excel cú dũng tổng cộng vỡ thụng thường khi xuất ra Excel, ta phải dựng hàm để cộng số liệu do dũng tổng cộng khụng được hiển thị trờn Excel.
Nhập dữ liệu: + Chứng từ đú được xử lý + Bỳt toỏn kết chuyển, điều chỉnh + Cỏc tiờu thức phõn bổ
Đối với cỏc tài khoản giỏ vốn hàng bỏn và doanh thu bỏn hàng cú thể mở cỏc tiểu khoản để theo dừi loại hỡnh kinh doanh hoặc cỏc nhúm hàng kinh doanh và cỏc bộ phận kinh doanh khỏc nhau.
2.2. Tổ chức kế toỏn cỏc phần hành cụ thể 2.2.1. Tổ chức hạch toỏn kế toỏn vốn bằng tiền
Tại cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Q&G Việt Nam vốn bằng tiền cú 2 loại là tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng.
- Tiền mặt: Tiền mặt được quản lý tại quỹ của Cụng ty, chỉ gồm tiền
Việt Nam, khụng cú ngoại tệ. Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến tiền mặt với giỏ trị khụng nhiều, chủ yếu là cỏc nghiệp vụ tạm ứng, thanh toỏn lương, rỳt tiền gửi ngõn hàng về nhập quỹ tiền mặt và khoản thanh toỏn với khỏch hàng với số tiền khụng lớn và thường là khỏch hàng hoặc là nhà cung cấp nhỏ lẻ. Định kỳ, cuối mỗi thỏng, Cụng ty tiến hành kiểm kờ quỹ một lần. Quỏ trỡnh kiểm kờ quỹ từ khi phỏt lệnh kiểm kờ đến khi lập biờn bản kiểm kờ được thực hiện đỳng với quy định hiện hành.
- Tiền gửi ngõn hàng: Cỏc nghiệp vụ thanh toỏn của Cụng ty chủ yếu
thực hiện qua ngõn hàng. Tiền gửi ngõn hàng của cụng ty chủ yếu là giao dịch đồng Việt Nam. Trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc giao dịch với ngõn hàng, Cụng ty phải trả một số dịch vụ ngõn hàng và việc thanh toỏn phớ này cũng được thực hiện qua tài khoản tiền gửi. Cuối thỏng, căn cứ vào sổ phụ do ngõn hàng lập, kế toỏn tiến hành đối chiếu với sổ cỏi và sổ chi tiết TK 112 để kiểm tra biến động tăng giảm của tiền gửi ngõn hàng. Cụng ty thường xuyờn giao dịch với hai ngõn hàng lớn là Vietcombank( Ngõn hàng
cụng thương Việt Nam) và ngõn hàng Sacombank( Ngõn hàng thương mại cổ phần Sài Gũn Thường Tớn)
- Chứng từ sử dụng:
Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT)
Phiếu chi (Mẫu số 02- TT )
Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03- TT)
Giấy thanh toỏn tạm ứng (mẫu 04- TT)
Giấy đề nghị thanh toỏn tạm ứng (Mẫu 05- TT)
Biờn lai thu tiền (Mẫu 06- TT)
Bảng kờ quỹ (Mẫu 08A- TT)
Bảng kờ chi tiền( Mẫu 09- TT)
Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu.
- Tài khoản sử dụng
TK 111: “Tiền mặt”.
TK 112: “Tiền gửi ngõn hàng”.
Chứng từ gốc Phiếu thu, phiếu chi Giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú, Bảng sao kờ
Bỏo cỏo quỹ
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng
Sổ Nhật ký chung
Sổ cỏi tài khoản 111,112 Kế toỏn tiền mặt Thủ quỹ Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn tổng hợp 2 1 2 3 Vào sổ hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu
Ghi cuối thỏng hoặc cuối kỳ
Từ chứng từ gốc là phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi... kế toỏn tiền mặt căn cứ vào đú để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toỏn vào cỏc mục tương ứng. Sau đú phần mềm kế toỏn sẽ xử lý số liệu và lờn cỏc sổ kế toỏn chi tiết và sổ cỏi tiền mặt,tiền gửi ngõn hàng.
2.2.1.1.Hạch toỏn tiền mặt tại quỹ
Người nộp tiền đề nghị nộp tiền, kế toỏn vốn bằng tiền và cụng nợ sẽ viết phiếu thu (3 liờn) rồi trỡnh cho kế toỏn trưởng ký duyệt. Phiếu thu được chuyển trả cho kế toỏn vốn bằng tiền và cụng nợ lưu liờn 1, rồi chuyển liờn 2 và 3 cho thủ quỹ, thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liờn) sau khi người nộp tiền ký nhận (2 liờn đú), người nộp tiền sẽ giữ liờn 3, chuyển trả liờn 2 cho thủ quỹ ghi sổ. Thủ quỹ chuyển tiếp liờn 2 cho kế toỏn vốn bằng tiền và cụng nợ. Kế toỏn vốn bằng tiền và cụng nợ lưu phiếu thu.
Người đề nghị chi tiền sẽ lập giấy đề nghị thanh toỏn, tạm ứng… Kế toỏn vốn bằng tiền và cụng nợ sẽ lập phiếu chi đưa kế toỏn trưởng ký
duyệt,nếu được đồng ý thỡ phiếu chi đú được giỏm đốc ký duyệt và chuyển lại cho kế toỏn vốn bằng tiền và cụng nợ, đưa cho thủ quỹ ký để xuất tiền cho người đề nghị và ghi sổ quỹ, người đề nghị nhận tiền và ký phiếu chi, cuối cựng kế toỏn vốn bằng tiền và cụng nợ ghi sổ kế toỏn tiền mặt.
- Chứng từ, sổ sỏch sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng , …
- Sổ sỏch sử dụng: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tiền mặt, sổ cỏi 111. - Tk sử dụng: 111
CễNG TY TNHH SẢN XUẤT - THƯƠNG MẠI Q&G VIỆT NAM Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ -BTC Số 2, ngỏch 191A/15, phố Đại La, P.Đồng Tõm, Hai Bà Trưng, Hà Nội ngày 14 thỏng 9 năm 2006 của Bộ Tàichớnh
SỐ CÁI - TÀI KHOẢN : 111 – TIỀN MẶT Từ ngày … thỏng … - đến ngày … thỏng … năm 2015
Ngày GS Chứng từ ghi sổ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số phỏt sinh Số CT Ngày CT Trang / Sổ STT / Dũng Nợ Cú Dư đầu kỳ 0 0
04/11/2015 PT11-001 04/11/2015 Rỳt tiền gửi nhập quỹ 28 722 1121 22.000,000
Tổng phỏt sinh 22.000,000 0
Dư cuối kỳ 22.000,000 0
........ Ngày ......... thỏng .......... năm ............
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁNTRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ
họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn và đúng dấu)
Bựi Thị Huyền Trang Nguyễn
Minh Tuyền Đặng Ngọc Quý
2.2.1.2.Hạch toỏn tiền gửi ngõn hàng
- TK sử dụng TK 112 “ Tiền gửi ngõn hàng” - Chứng từ:
+ Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú
+ Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, sộc chuyển khoản. - Sổ sỏch :
+ Sổ theo dừi chi tiết tiền gửi ngõn hàng Sacombank + Sổ nhật ký chung , sổ cỏi tài khoản 112
+ Sổ phụ ngõn hàng ,Vietcombank ,Sacombank, chi nhỏnh Hai Bà Trưng
Kế toỏn cỏc khoản phải thu chi ngoại tệ được thu chi theo đồng Việt Nam, số thu chi ngoại tệ được theo dừi trờn sổ chi tiết
Quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam để ghi sổ kế toỏn, cỏc đơn vị cú thể dựng tỷ giỏ hạch toỏn hoặc tỷ giỏ thực tế, bỡnh quõn gia quyền
Tỷ giỏ hạch toỏn ngoại tệ là tỷ giỏ do đơn vị quy định được ổn định trong một thời kỡ nhất định ớt nhất là trong một kỳ kế toỏn.
Tỷ giỏ thực tế ngoại tệ là tỷ giỏ mua vào của ngõn hàng nơi doanh nghiệp thường xuyờn diễn ra giao dịch.
- Nguyờn tắc của kế toỏn tiền gửi thu chi ngoại tệ.
+ Đối với chờnh lệch do lỗ tỷ giỏ cho vào Tk 635 “ chi phớ tài chớnh”: Nợ TK 112
Nợ TK 635 (Số chờnh lệch giảm) Cú TK 331 (Tỷ giỏ ghi sổ.)
+ Đối với chờnh lệch lói tỷ giỏ hối đoỏi phản ỏnh vào Tk 515: Nợ TK 156 (Tỷ giỏ giao dịch bỡnh quõn liờn ngõn hàng)
Cú TK 112 (Tỷ giỏ ghi sổ) Cú TK 515 (Số chờnh lệch tăng)
+ Cuối kỳ nếu tỷ giỏ tăng thỡ số chờnh lệch phản ỏnh: Nợ Tk112 (Tiền gửi ngõn hàng)
Ngoài ra: Khi đối chiếu số liệu trờn sổ kế toỏn và số liệu trờn sổ của ngõn hàng cú chờnh lệch nhưng chưa xỏc định được nguyờn nhõn:
- Số liệu của ngõn hàng > số liệu của kế toỏn ghi tăng tiền gửi ngõn hàng:
Nợ TK 112(chờnh lệch tăng ) Cú TK 338(1)
- Khi xỏc định được nguyờn nhõn Nợ TK 338( 1)
Cú TK 112( do ghi thừa)
Cú TK 511,512,711( do ghi thiếu)
- Số liệu của NH < số liệu của kế toỏn ghi giảm tiền gửi ngõn hàng : Nợ TK 1381 Cú TK 112( chờnh lệch giảm) - Khi xỏc định được: Nợ TK 112 - do ghi thiếu Nợ TK 511,512,515,711 - do ghi thừa Cú TK 138(1)
Từ chứng từ gốc là bỏo nợ ,bỏo cú, sec... kế toỏn tiền gửi ngõn hàng căn cứ vào đú để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toỏn vào cỏc mục tương ứng. Sau đú phần mềm kế toỏn sẽ xử lý số liệu và lờn cỏc sổ kế toỏn chi tiết và sổ cỏi tiền mặt,tiền gửi ngõn hàng.
2.2.2. Tổ chức kế toỏn nguyờn liệu vật liệu, cụng cụ dụng cụ
- Tại cụng ty NVL được phõn loại thành:
+ Nguyờn vật liệu chớnh:bụng trắng. hạt nhựa pp, hạt nhự màu,màng co POF 380, hạt tăng trong,que đựn
+ Nguyờn vật liệu phụ:keo se bụng ướt ,card giấy… + Nhiờn liệu: xăng, dầu mỏy ,dầu DO 0.05S…
- Cụng cụ dụng cụ tại cụng ty gồm: quần ỏo lao động, khẩu trang, mũ bảo hộ,bàn làm việc của bộ phận quản lớ…
- Phương phỏp ghi nhận ban đầu: ghi theo giỏ gốc.
- Phương phỏp hạch toỏn: kờ khai thường xuyờn.
Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho mẫu số 01-VT + Phiếu xuất kho mẫu số 02-VT
+ Biờn bản kiểm nghiệm mẫu số 03-VT
+ Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ mẫu số 04-VT + Biờn bản kiểm kờ mẫu số 05-VT
+ Bảng kờ mua hàng mẫu số 06-VT
+ Bảng phõn bổ nguyờn liệu, vật liệu, cụng cụ dụng cụ mẫu số 07-VT
Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152: Nguyờn vật liệu + Tài khoản 153: Cụng cụ dụng cụ
+ Tài khoản 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ + Tài khoản 331: Phải trả nhà cung cấp
Sơ đồ quá trình luân chuyển chứng từ mua nhập nguyên vật liệu
Người thực
hiện
Lu đồ quá
Thống kê PX Kế tốn vật tư Trởng phịng Giám đốc Kế tốn vật tư Lái xe, thủ kho, trực cân điện tử Kế toán vật tư Kế toán tr- ởng Kế toán vật tư Kế toán bộ phận liên quan Kế hoạch nhập Kiểm tra hàng tồn, giá nhập Ký kiểm soát Duyệt nhập Giao dịch với ngời bán Nhập hàng vào Lập phiếu Ký duyệt Nhập vào máy tính Nhập vào máy tính
Kế tốn vật tư
2.2.3. Kế toỏn tài sản cố định
- Đặc điểm và tỡnh hỡnh quản lý tài sản cố định ở doanh nghiợ̀p
Tài sản cố định ở cụng ty gồm cú tài sản cố định hữu hỡnh và tài sản cố định vụ hỡnh, đều được ghi theo giỏ gốc. Trong quỏ trỡnh sử dụng, tài sản cố định thuờ tài chớnh được ghi nhận nguyờn giỏ theo giỏ trị hợp lý hoặc giỏ trị hiện tại của khoản thanh toỏn. Khấu hao cho tài sản cố định thực hiện theo khấu hao đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tớnh như sau:
+ Nhà cửa vật kiến trỳc (từ 3 – 6 năm) + Mỏy múc thiết bị (từ 3 – 6 năm) + Phương tiện vận tải (từ 5 – 8 năm) + Thiết bị văn phũng (từ 2 – 5 năm)
Căn cứ vào cỏc nghiệp vụ liờn quan đến TSCĐ diễn ra mà cỏc chứng từ được lập hay thu thập với quy trỡnh luõn chuyển phự hợp.
- Chứng từ sử dụng:
+ Biờn bản giao nhận TSCĐ + Biờn bản thanh lý TSCĐ
+ Biờn bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đó hồn thành + Biờn bản kiểm kờ TSCĐ
+ Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ
+ Bảng trớch và tớnh khấu hao TSCĐ
Chứng từ ghi sổ
Bảng tớnh và phõn bổ KH TSCĐSỔ NHẬT Kí CHUNG Sổ, thẻ chi tiết TSCĐ
SỔ CÁI TK 211,214...
Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết TK 627, 641, 642
Bảng tổng hợp chi tiết
- Kế toỏn tổng hợp tăng, giảm TSCĐ
Chứng từ tăng giảm TSCĐ: biờn bản giao nhận TSCĐ, biờn bản thanh lý TSCĐ, biờn bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đó hồn thành, biờn bản kiểm kờ TSCĐ, biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ, bảng tớnh và trớch khấu hao TSCĐ.
TK sử dụng:
+ Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hỡnh
+ Tài khoản 214: Hao mũn tài sản cố định hữu hỡnh + Và cỏc tài khoản liờn quan khỏc.
Sổ kế toỏn sử dụng: sổ cỏi tài khoản 211, cỏc sổ kế toỏn chi tiết tài sản cố định hữu hỡnh... sổ theo dừi tài sản cố định.
Trỡnh tự kế toỏn: căn cứ vào cỏc chứng từ tăng giảm TSCĐ ở trờn, kế toỏn TSCĐ sẽ nhập liệu vào mỏy tớnh, ghi lại cỏc thụng tin về ngày ghi sổ, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung và định khoản hợp lý Nợ - Cú theo nguyờn tắc kế toỏn và tương ứng số tiền cũng như chi tiết từng TK, rồi sau đú mỏy sẽ tự động chuyển số liệu sang cỏc sổ cỏi, sổ chi tiết và sổ nhật ký chung.
- Kế toỏn khấu hao TSCĐ
Phương phỏp tớnh khấu hao: phương phỏp khấu hao đường thằng.
2.2.4. Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
- Nội dung: Tiền lương là số tiền thự lao mà doanh nghiệp trả cho
người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đúng gúp cho doanh nghiệp, để tỏi sản xuất sức lao động và bự đắp hao phớ lao động của họ trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh
- Phõn loại cụng nhõn viờn:
Dựa vào chức năng, lao động tại cụng ty TNHH Sản xuất và Thương mại Q&G Việt Nam được phõn loại như sau:
+ Bộ phận Quản lý: Bao gồm ban lónh đạo cụng ty như Tổng Giỏm Đốc, Phú Giỏm Đốc,..
+ Bộ phận phũng kế toỏn : Trưởng phũng kế toỏn, cỏc nhõn viờn kế toỏn, …
+ Bộ phận kinh doanh :bao gồm bộ phận kinh doanh kờnh MT-kờnh bỏn hàng qua cỏc siờu thị,và kờnh GT-kờnh bỏn hàng truyền thống
- Hỡnh thức trả lương: trả lương theo thời gian.
Là hỡnh thức tiền lương theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hỡnh thức này:
Tiền lương phải trả = Thời gian làm việc thực tế * mức lương thời gian
Để phục vụ cho cụng tỏc hạch toỏn và phõn tớch tiền lương,