- Thủ quĩ cú nhiệm vụ:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY CỔ PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ T.A.P VIỆT NAM
TY CỔ PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ T.A.P VIỆT NAM
3.1.Đỏnh giỏ chung về thực trạng kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty Cổ phần phỏt triển cụng nghệ T.A.P Việt Nam
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty cú sự phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng hợp lý và phự hợp với khả năng trỡnh độ chuyờn mụn của từng nhõn viờn trong phũng. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức tập trung nữa phõn tỏn một bộ phận làm việc tại phũng kế toỏn Cụng ty cú trỏch nhiệm tổng hợp số liệu ở cỏc cụng trỡnh, một bộ phận khỏc làm việc tại một số cụng trỡnh trọng điểm của Cụng ty, cú trỏch nhiệm thu thập và gửi số liệu về cho phũng kế toỏn. Như vậy với việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty theo mụ hỡnh tập trung nửa phõn tỏn đó nõng cao tớnh chủ động trong cụng việc thực hiờn tốt cỏc nhiệm vụ của phũng Kế toỏn tạo hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn, đồng thời cung cấp thụng tin một cỏch chớnh xỏc và kịp thời cho Ban giỏm đốc để cỳ cỏc quyết dịnh đỳng đắn.
Kế toỏn Cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản và chứng từ sổ sỏch, bỏo cỏo tài chớnh theo đỳng quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC bờn cạnh đú để phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh yờu cầu quản lý của mỡnh Cụng ty đó vận dụng cú sỏng tạo, kế toỏn Cụng ty đó tổ chức chi tiết cỏc TK thành cấp 3,4 theo từng cụng trỡnh để tiện theo dừi. Sự vận dụng sỏng tạo này đó thể hiện sự nhạy bộn linh hoạt trong cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty.
Trong khõu tổ chức luõn chuyển lưu trữ chứng từ và sổ sỏch Cụng ty ỏp dụng đầy đủ và đỳng theo quy định và chế độ kế toỏn hiện hành, đồng thời phự hợp với đặc điểm của ngành xõy dựng cơ bản. Bờn cạnh lưu giữ cỏc chứng từ sổ sỏch trờn mỏy vi tớnh Cụng ty cũn tổ chức in sao lưu theo từng thỏng để bảo quản và lưu trữ.
Nhằm đưa hoạt động của bộ phận kế toỏn trở nờn thuận lợi và đơn giản, hiệu quả và mang tớnh chuyờn nghiệp hơn, Cụng ty đó ỏp dụng phần mềm kế toỏn Fast Accounting 2005 Nhờ cú phần mềm này mà cụng việc kế toỏn đó giảm nhẹ hơn rất nhiều so với kế toỏn thủ cụng ngày xưa, kế toỏn chủ yếu thu thập chứng từ gốc và cập nhật vào mỏy vi tớnh cụng việc cũn lại như nhập số liệu vào sổ chi tiết, sổ cỏi, lờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh đều do mỏy tớnh tự động xử lý. Hỡnh thức kế toỏn mỏy cho phộp kế toỏn lưu trữ và truy nhập
số liệu nhanh chúng và chớnh xỏc, mặt khỏc tiết kiệm được chi phớ. Cụng ty luụn cập nhật vào mỏy tớnh những quy đinh mới nhất để hạch toỏn theo đỳng chế độ hiện hành của Nhà nước.
Phũng kế toỏn tài chớnh luụn cập nhật và nắm bắt những điều chỉnh thay đổi chế độ kế toỏn, nhanh chúng tiếp thu và vận dụng những hướng dẫn về hạch toỏn kế toỏn đối với doanh nghiệp núi chung và doanh nghiệp trong lĩnh vực xõy dựng núi riờng.
3.1.2.Nhược điểm
Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh xõy lắp, sản phẩm là những cụng trỡnh cú giỏ trị lớn và chi phớ trong sản xuất kinh doanh phức tạp. Chi phớ sản xuất sản phẩm xõy lắp đa dạng, do vậy cụng tỏc kế toỏn cũng gặp nhiều khú khăn trong việc tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp.
Trong cụng tỏc hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp do kho của cụng ty ở xa địa bàn thi cụng, cũn tại cỏc cụng trỡnh cú tổ chức kho riờng nhưng chỉ là kho chứa tạm thời nờn chưa đạt tiờu chuẩn về an toàn và phũng chống chỏy nổ.
Việc tập kết nguyờn vật liệu khi đội mua về thường khụng qua kho mà xuất thẳng đến chõn cụng trỡnh và được hạch toỏn thẳng vào chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp.Với phương phỏp hạch toỏn như vậy nờn việc xỏc định giỏ trị xõy lắp dở dang cuối kỳ của cụng ty bao gồm cả những vật tư tại hiện trường chưa đưa vào thi cụng xõy lắp, làm cho việc xỏc định giỏ trị xõy lắp dở dang cuối kỳ của Xớ nghiệp lớn, việc xỏc định chi phớ như vậy chưa phản ỏnh đỳng nội dung chi phớ theo quy định.
Cụng ty Cổ phần phỏt triển cụng nghệ T.A.P Việt Nam là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm xõy lắp cú sản lượng hàng năm tương đối lớn. Do đặc điểm vị trớ cỏc cụng trỡnh ở nhiều nơi khỏc nhau trờn địa bàn rộng, cỏc cụng trỡnh chủ yếu được tổ chức theo hỡnh thức khoỏn gọn, hàng thỏng chứng từ do chủ cụng trỡnh tập hợp về ban kế toỏn 2 lần vào giữa thỏng và cuối thỏng, việc tập
hợp cỏc chứng từ dồn nhiều vào một thời điểm, khú khăn hơn cho cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt chứng từ kế toỏn và cụng tỏc hạch toỏn vào mỏy của nhật ký chung làm tăng khả năng sai sút của chứng từ kế toỏn.
3.1.3.Phương hướng hoàn thiện
Tăng cường cụng tỏc uỷ quyền phờ duyệt thu, chi trong quyền hạn giảm bớt thủ tục hành chớnh rườm rà của cụng ty.
Cụng ty sử dụng phần mềm mỏy tớnh vào kế toỏn tuy cú mang lại hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn nhưng cỏc phần mềm này thường được thiết kế từ lõu nờn khụng cập nhật được cỏc quy định hiện hành của Bộ tài chớnh vỡ thế cỏc nhõn viờn phải thường xuyờn cập nhật hệ thống, thiết kế lại cho phự hợp với chế độ hiện hành. Cụng ty cần thường xuyờn tổ chức cho nhõn viờn mỡnh đi tham gia cỏc khoỏ học để nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn kế toỏn.
Kế toỏn cỏc đội của cụng trỡnh cỳ nhiệm vụ thu thập chứng từ tài liệu liờn quan tập hợp chi phớ của từng cụng trỡnh gửi cho phũng kế toỏn của cụng ty, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành. Tuy nhiờn cỏc cụng trỡnh thường ở xa nờn việc thu thập chứng từ trở nờn khú khăn vỡ thế Cụng ty cần quy định ngày nộp chứng từ cho từng đội cụng trỡnh để đỏp ứng tớnh kịp thời trong cụng tỏc kế toỏn. Cỏc đội cụng trỡnh phải nộp chứng từ về Cụng ty trước ngày 25 hàng thỏng.
Đảm bảo sự liờn hệ thường xuyờn đối chiếu qua lại giữa bộ phận kế toỏn và cỏc bộ phận khỏc trong Cụng ty như: bộ phận lập kế hoạch để theo dừi tiến độ thi cụng cũng như định mức trong thi cụng, bộ phận cung ứng. bộ phận kho, ...
3.2.Cỏc giải phỏp hoàn thiện kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty Cổ phần phỏt triển cụng nghệ T.A.P Việt Nam
3.2.1.Về cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu tại cụng ty.
*Về cụng tỏc quản lý NVL
Cụng tỏc thu mua vật tư hàng húa: Cụng ty tổ chức một đội ngũ thu mua vật tư tương đối linh hoạt am hiểu giỏ cả thị trường và chất lượng. Đồng thời thường xuyờn ký kết cỏc hợp đồng mua vật tư hàng húa với cỏc nhà cung
cấp cú mặt hàng tốt, chất lượng cao, luụn đảm bảo cung ứng kịp thời và đầy đủ.
Nguồn NVL chớnh của Cụng ty là sắt thộp, que hàn, đỏ mài, oxi, sơn….. Trong những năm gần đõy giỏ cả vật liệu xõy dựng cú nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của cỏc nhà thầu xõy dựng cỏc doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lắp mỏy và xõy dựng. Để tạo cho việc cung ứng kịp thời đỳng quy cỏch, chất lượng và chủng loại vật tư hàng húa theo yờu cầu, Cụng ty đó chủ động thiết lập mối quan hệ thường xuyờn tin cậy với cỏc nhà cung cấp. Hiện nay Cụng ty cú một hệ thống cỏc đối tỏc truyền thống chuyờn cung cấp vật tư như trờn. Những nhà cung cấp này đều là những nhà cung cấp lớn và cú uy tớn trờn thị trường đỏp ứng kịp thời yếu tố đầu vào cho Cụng ty. Ngoài những nhà cung cấp thường xuyờn thỡ cỏc nhà cung cấp nhỏ lể khỏc cũng được Cụng ty chỳ ý đến
Cụng ty luụn chủ động cho cỏc tổ đội cụng trỡnh tự mua sắm vật tư theo nhu cầu sử dụng nhưng phải nằm trong dự toỏn. Nhờ vậy việc cung cấp vật tư cho cỏc cụng trỡnh luụn đảm bảo tớnh kịp thời tiết kiệm được chi phớ lưu kho, lưu bói, giảm hao hụt, mất mỏt trong quỏ trỡnh bảo quản, cỏc cụng trỡnh thi cụng đỳng tiến độ và đảm bảo chất lượng.
Đối với những vật tư hàng húa do chủ đầu tư giao thầu hay ứng trước Cụng ty tổ chức lưu kho tạm thời hoặc chuyển thăng số vật liệu đú tới chõn cụng trỡnh đang cú nhu cầu.
Đối với những vật tư thừa, sau khi kiểm nghiệm mà vẫn đảm bảo được chất lượng, phẩm chất Cụng ty tiến hành điều chuyển sang cụng trỡnh khỏc cỳ nhu cầu. Điều này giỳp Cụng ty trỏnh được lóng phớ, mất giỏ khi bỏn lại số vật tư núi trờn. Khi kết thỳc cụng trỡnh ...Cụng ty thu hồi 560.498 kg thộp cỏc loại VLC0413 với số tiền là 187.482.650 đồng sau khi tiến hành kiển nghiệm Cụng ty thấy số thộp trờn đạt phẩm chất 91,8% nờn quyết định chuyển số thộp trờn về phục vụ cụng trỡnh.
*Về cụng tỏc sử dụng NVL: Căn cứ vào Bảng dự toỏn kinh phớ Cụng ty đó tớnh toỏn lượng vật tư cần thiết cho mỗi cụng trỡnh. Khi cỏc đội cụng
trỡnh sử dụng vật tư phải cú đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, kế toỏn hàng tồn kho căn cứ vào số dự toỏn và nhu cầu sử dụng để hạch toỏn thụng thường nhu cầu sử dụng khụng được vượt quỏ số dự toỏn. Qua đú ta cú thể thấy vật tư sử dụng tại doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ, nờn ớt khi xảy ra trường hợp sử dụng lóng phớ khụng đỳng mục đớch. Vật tư được đưa vào sử dụng đỳng thời điểm khụng làm giảm tiến độ thi cụng cỏc cụng trỡnh cũng như ảnh hưởng tới chất lượng vật tư. Phế liệu thu hồi của mỗi cụng trỡnh được tổ chức bỏn lại nhằm tạo thu nhập cho Cụng ty, trỏnh được lóng phớ và tăng giỏ thành sản phẩm.
*Về cụng tỏc lưu trữ, bảo quản: Hệ thống kho bói của Cụng ty khụng đặt ở trụ sở chớnh mà đặt tại cỏc cụng trỡnh. Cụng ty tổ chức hệ thống kho bói rất khoa học, bảo quản vật tư theo từng tớnh chất cụng dụng của chỳng. Hệ thống kho bói rộng thụng thoỏng, thuận tiện cho cỏc nghiệp vụ nhập xuất và kiểm kờ khi cần.Ngoài ra, đội ngũ thủ kho trung thực, thật thà, cú trỡnh độ, kinh nghiệm trong cụng tỏc quản lý bảo quản, cỏc nghiệp vụ xuất vật tư đựoc thực hiờn theo đỳng quy đinh, chớnh xỏc và khoa học.
Vật tư được bảo quản theo từng lụ hàng nhập, bảo quản tại cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nhất định. Cụng ty luụn cố gằng tối thiểu húa chi phớ lưu kho lưu bói và bảo quản bằng cỏch cho cỏc tổ, đội cụng trỡnh chủ động trong việc mua sắm theo nhu cầu. Với chớnh sỏch trờn Cụng ty trỏnh được tỡnh trạng hao hụt, mất mỏt, giảm giỏ vật tư hàng húa.
Cụng ty xõy dựng cho mỡnh một hạn mức dự trữ tối thiểu và tối đa hợp lý cú thể phục vụ thi cụng khi vật tư trờn thị trường khan hiếm nhằm cụng trỡnh thi cụng đỳng tiến độ, mặt khỏc khụng gừy lóng phớ về vốn và tăng chi phớ lưu trữ bảo quản.
Tuy Cụng ty cú sự quản lý chặt chẽ nhưng trong quỏ trỡnh thi cụng vẫn xảy ra tỡnh trạng lóng phớ, mất mỏt và hao hụt vật tư. Ở một số kho tỡnh trạng bảo quản khụng thật tốt dẫn tới việc vật tư khụng đảm bảo phẩm chất để thi cụng. Như ở kho Thu năm 2010 do bảo quản khụng tốt nờn một số đồng hồ đo ỏp lực bị hỏng dẫn tới tỡnh trạng Cụng ty phỏi trớch thờm chi phớ để đi
mua lại.Vật tư đụi khi đưa vào thi cụng chậm hoặc khõu thu mua thực hiện khụng tốt nờn đún tới tỡnh trạng vật tư khụng kịp cung ứng cho cụng trỡnh làm chậm tiến độ thi cụng. Tuy Cụng ty đẩy nhanh tiến độ ở những giai đoạn sau nhưng khụng nờn để tỡnh trạng này tiếp diễn.
*Về phõn loại vật tư hàng húa: Cụng ty phõn loại vật tư dựa trờn vật tư dụng của chỳng, điều này là phự hợp với đặc điểm hoạt động xõy dựng khi mà Cụng ty sử dụng là rất nhiều, mặt khỏc thể hiện được vai trũ của từng loại vật tư trong cỏc cụng trỡnh, giỳp Cụng ty thuận tiện, trỏnh nhầm lẫn trong cụng tỏc quản lý và hạch toỏn. Mặt khỏc vật tư được quản lý ở từng kho trờn từng danh mục vật tư, cú mó húa rừ ràng, dễ hiểu
*Về tớnh giỏ NVL: Cụng ty ỏp dụng phương phỏp giỏ thực tế đớch danh trong tớnh giỏ xuất nguyờn vật liệu, phự hợp với tỡnh hỡnh của Cụng ty khi số lượng vật tư nhiều, cỏc nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra liờn tục. vật tư được quản lý, bảo quản theo từng lụ riờng cú thể dự trữ ngắn ngày hoặc được đưa vào sử dụng ngay sau khi mua. Hiện tại phương phỏp này phự hợp trong khi tỡnh hỡnh thị trường giỏ cả đầy biến động, nú cho phộp kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm nguyờn vật liệu một cỏch thường xuyờn, liờn tục và hiệu quả, trỏnh dồn cụng việc vào cuối kỳ. Bờn cạnh đú là việc Cụng ty đưa phần mềm kế toỏn mỏy vào ỏp dụng đó làm cho phương phỏp này càng dễ thực hiện và cho hiệu quả cao hơn.
3.2.2.Về tài khoản sử dụng và phương phỏp tớnh giỏ
Cụng ty Cổ phần phỏt triển cụng nghệ T.A.P Việt Nam sử dụng một hệ thống tài khoản kế toỏn nguyờn, vật liệu theo đỳng quy định của Bộ Tài chớnh. Cụng ty theo dừi nguyờn vật liệu trờn tài khoản 152, tài khoản này được Cụng ty chi tiết thành 3 tiểu khoản nhưng chưa chi tiết cho cụng dụng của từng vật tư. Cụng ty khụng theo dừi chi phớ mỏy thi cụng trờn TK 623 mà lại hạch toỏn vào TK 627 – Chi phớ sản xuất chung, làm cho chi phớ sản xuất chung lớn, điều này là khụng hợp lý.
hành nhập lại kho mà chuyển cho cỏc cụng trỡnh khỏc đang thi cụng trong khi đú chi phớ nguyờn vật liệu này vẫn được hạch toỏn vào chi phớ nguyờn vật liệu trong kỳ cho cụng trỡnh. Điều này làm cho việc tớnh giỏ thành cho cụng trỡnh khụng chớnh xỏc.
*Với trường hợp mua vật tư mà Hoỏ đơn đó về nhưng hàng vẫn chưa nhập kho kế toỏn thường đợi khi hàng về nhận đầy đủ chứng từ rồi mới cập nhật vào mỏy vi tớnh. Tuy nhiờn Cụng ty khụng sử dụng tài khoản 151: hàng mua đang đi đường, điều này là khụng hợp lý bởi vỡ khi mua nguyờn vật liệu về nhập kho cú thể vỡ lý do nào đú mà húa đơn mua nguyờn vật liệu đó về nhưng cuối kỳ nguyờn vật liệu vẫn chưa về nhập kho. Trong trường hợp đú đũi hỏi phải hạch toỏn vào tài khoản 151. Hiện nay ở Cụng ty khi trường hợp này xảy ra kế toỏn lưu chứng từ cho tới khi hàng về nhập kho rồi mới hạch toỏn. Điều này dẫn đến phản ỏnh khụng đỳng hàng tồn kho cuối kỳ;
Cụng ty cũng khụng sử dụng Tài khoản 159: Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Trong thực tế việc trớch lập cỏc khoản dự phũng là rất quan trọng nỳ giỳp cho đơn vị đỏnh giỏ được giỏ trị thực của tài sản hiện cú. Là một Cụng ty lớn, số lượng nguyờn, vật liệu nhiều do đú mà khụng thể trỏnh khỏi hiện tượng giảm giỏ của giỏ trị thuần cú thể thực hiện được so với giỏ gốc của nguyờn, vật liệu. Do đú việc lập quỹ dự phũng cho vật tư hàng húa là cần thiết nhằm bự đắp những thiệt hại thực tế cú thể xảy ra.
3.2.3.Về chứng từ và luõn chuyển chứng từ
Cụng ty ỏp dụng phương phỏp thẻ song song trong kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu. Phương phỏp này đơn giản trong khõu ghi chộp lại đảm bảo thống nhất về phạm vi và phương phỏp tớnh toỏn thuận tiện cho việc sử dụng