Phụ lục 2.1 : Tên một số nguyên vật liệu mà công ty sử dụng trong
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
TNHH MAY PHÚ KHANG
* Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán NVL tại công ty
Công ty TNHH May Phú Khang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán, theo dõi hàng tồn kho nói riêng và NVL nói chung. Do đó, các tài
khoản mà cơng ty sử dụng để hạch tốn NVL chính là các tài khoản theo quy đinh của Bộ tài chính, bao gồm:
- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Bên Nợ : + Giá nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, th gia cơng, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có : + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, th ngồi gia cơng chế biến, hoặc góp vốn đầu tư.
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. + Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ : Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
Trong đó TK này được chia làm 2 TK cấp 2: + TK 1521: Nguyên giá NVL
+ TK 1522: Chi phí liên quan đến q trình mua bán NVL.
- TK 331 “Phải trả cho người bán” Bên Nợ : + Số tiền đã trả cho người bán.
+ Số tiền ứng trước cho người bán (chưa nhận hàng). + Số tiền người bán chấp thuận giảm giá.
+ Chiết khấu mua hàng người bán cho DN giảm trừ vào nợ phải trả + Số kết chuyển giá trị hàng trả lại cho người bán, phần giá trị thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nghiệm.
Bên Có : + Số tiền phải trả cho người bán.
+ Điều chỉnh giá tạm tính bằng giá thực tế. Dư Có : Số tiền cịn phải trả cho người bán
Dư Nợ : Số tiền đã ứng trước cho người bán
- TK 621 “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”
Bên Nợ : Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, lao vụ trong kỳ hạch tốn.
Bên Có : + Trị giá vật liệu sử dụng không hết được nhập lại kho.
thành sản phẩm. Và nhiều TK khác.....
* Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế tốn.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản nguyên vật liệu nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị vật tư, hàng hóa trên sổ kế tốn có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.
* Các loại sổ sách mà cơng ty sử dụng để hạch tốn NVL là:
- Thẻ kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ NVL, CCDC, sản phẩm, hàng hóa ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Thẻ kho là sổ tờ rời, nếu đóng thành quyển gọi là sổ kho. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho.
- Sổ thẻ kế toán chi tiết: được mở theo yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị, thơng thường với hạch tốn nguyên vật liêu doanh nghiệp thường mở sổ chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ.
- Sổ chi tiết các tài khoản thanh toán (TK131, TK331, TK138, TK338...) - Sổ kế toán tổng hợp:
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ + Sổ cái hình thức Chứng từ – ghi sổ + Báo cáo tổng hợp xuất – nhập – tồn NVL
2.3. KẾ TỐN CHI TIẾT NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY. 2.3.1. Chứng từ sử dụng.
Công ty TNHH May Phú Khang đã thiết lập và quy định thống nhất các thủ tục nhập, xuất NVL của đơn vị mình theo đúng mục đích nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển chứng từ.
NVL của công ty chủ yếu được nhập từ hai nguồn: mua ngoài và NVL sử dụng không hết được nhập lai kho. Đối với NVL mua ngồi nhập kho, căn cứ vào hóa đơn bán hàng của người bán, hóa đơn kiêm phiếu nhập kho...
NVL trong Cơng ty có nhiều chủng loại khác nhau, tính năng tác dụng để phục vụ cũng khác nhau, nếu thiếu 1 loại nào đó có thể phải ngừng sản xuất. Vì thế khi mua NVL về cán bộ thu mua mang hóa dơn của đơn vị bán, hóa đơn cước phí vận chuyển… lên phịng KT
- Hóa đơn GTGT thường đi kèm hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng. -Biên bản kiểm nghiệm: Do ban kiểm nghiệm lập để xác định chất lượng, quy cách vật tư, CCDC trước khi nhập kho hoặc xuất kho NVL.
- Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho
2.3.2. Trình tự luân chuyển chứng từ.
Do chứng từ có nhiều loại với các đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn cụ thể của quá trình luân chuyển chứng từ cũng khác nhau
* Phiếu nhập kho:
+>Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:
Đối tượng Các bước CV Người có nhu cầu nhập hàng Ban kiểm nghiệm Cán bộ phịng cung ứng Phụ trách phần cung ứng Kế tốn hàng tồn kho Thủ kho 1.Đề nghị nhập hàng 1 2.Lậpbiên bản kiểm nghiệm 2 3.Lập phiếu nhập kho 3 4.Ký phiếu nhập kho 4
5.Nhập kho 5
6.Ghi sổ 6
7.Bảo quản, lưu trữ
7
- Người giao hàng có thể là người trong nội bộ DN hoặc người ngoài DN tùy theo từng loại hàng giao hoặc từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm. - Cán bộ phòng cung ứng lập phiếu nhập kho. - Phụ trách phần cung ứng ký phiếu nhập kho.
- Thủ kho : +Kiểm nhận hàng bằng phương pháp kiểm kê. +Ghi số lượng hàng thực nhập vào phiếu nhập.
+Cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho, sau đó ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho cho từng danh điểm vật tư, hàng hóa theo từng chỉ tiêu số lượng.
- Kế toán hàng tồn kho:
+Định kỳ xuống kho thu nhận phiếu nhập kho. +Ghi đơn giá và tính ra thành tiền trên phiếu nhập kho.
+Dùng phiếu nhập để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. - Kế toán hàng tồn kho bảo quản chứng từ.
* Phiếu xuất kho:
+>Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:
Đối trượng luân Chuyển Các bước Cơng việc Người có nhu cầu hàng Cán bộ phịng cung ứng Thủ trưởng, kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Thủ kho 1.Đề nghị xuất hàng 1 2.Duyệt lệnh xuất 2
3.Lập phiếu xuất kho 3
6.Ghi sổ 6
7.Bảo quản, lưu trữ 7
-Người có nhu cầu về hàng có thể là nơi sản xuất cần cung ứng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý hoặc khách hàng mua sản phẩm hàng hóa theo phương pháp trực tiếp sẽ đề nghị xuất hàng.
-Thủ trưởng hoặc kế tốn trưởng sẽ duyệt lệnh xuất. -Cán bộ phịng cung ứng sẽ lập phiếu xuất kho.
-Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng sẽ ký phiếu xuất kho. -Thủ kho:
+Kiểm kê giao hàng.
+Ghi số thực xuất vào phiếu xuất.
+Cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho.
+Ghi số lượng xuất của từng danh điểm vật tư lên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. -Kế toán hàng tồn kho:
+Xuống kho thu nhận chứng từ xuất.
+Phân loại chứng từ và định khoản vào chứng từ. +Ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
+Căn cứ vào phương pháp tính giá xuất điền vào cột đơn giá trên phiếu xuất kho.
2.3.3:Phương pháp hạch tốn chi tiết NVL
Cơng ty TNHH May Phú Khang hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song.
1) Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn sau mỗi lần N-X. Hàng ngày, sau khi ghi xong vào the kho, thủ kho phải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phịng kế tốn kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập.
2) Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ N-X vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ và ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
3) Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư, thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết.
4) Căn cứ vào số liệu từ sổ (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn sau đó tổng hợp theo từng nhóm, loại NVL
Ghi chú:
Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.1: Phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ chi tiết vật liệu Chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Sổ tổng hợp
2.3.4: Quy trình ghi sổ chi tiết
Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư tại Công ty TNHH May Phú Khang đã kết hợp chặt chẽ hạch toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghi chép trùng lắp giữa các loại hạch toán đồng thời tăng cường kiểm tra giám sát của kế toán đối với hạch tốn nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Vì thế, cơng ty đã lựa chon hạch tốn chi tiết NVL bằng phương pháp thẻ song song.
Bảng số 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN MS: 01GTKT3/01 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:VM/11P
Liên 2: Giao người mua Số: 0000413 Ngày 7 tháng 10 năm 2012
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT MỸ Mã số thuế: 0500422793
Địa chỉ: Thôn Quất Tỉnh, xã Quất Đơng, huyện Thường Tín, TP.Hà Nội Điện thoại: (84-4) 3376 1546
Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH May Phú Khang
Địa chỉ: Số 86 Đường Điện Biên– TP Hưng Yên - Hưng Yên
Hình thức thanh tốn : Chuyển khoản MST: 0900260233
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Vải các màu Mét 2110,00 43.000 90.730.000
Cộng tiền hàng: 90.730.000
Tổng cộng tiền thanh tốn: 99.803.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi chín triệu tám trăm linh ba nghin đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm 3 người: trưởng ban, thủ kho, đại diện bên kỹ thuật. Sẽ tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho
Biên bản này được phòng kế hoạch lập thành 3 liên: - 01 liên giao cho người bán
- 01 liên giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đó chuyển cùng phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập lên phịng kế tốn
- 01 liên do phịng kế hoạch giữ.
Đơn vị : Cơng ty TNHH May Phú Khang Mẫu số 03 - VT
Địa chỉ: : Số 86 Đường Điện Biên ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC TP Hưng Yên- Hưng Yên Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
vật tư,sản phẩm hàng hoá ngày 07 tháng 10 năm 2012
Căn cứ vào hố đơn số 0000413 ngày 07/10/2012 của cơng ty Cổ phần Việt Mỹ Ban kiểm nghiệm gồm: - Bà : Nguyễn Thị Kim Hoa Trưởng ban
- Bà : Nguyễn Thị Thúy Uỷ viên - Bà : Nguyễn Thị Hạnh Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư
STT Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lượng đúng QCPC Số lượng sai QCPC
1 Vải các màu toàn diện Mét 2110 2110
2
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư đủ, chất lượng tốt.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (kí,họ tên) ( kí,họ tên) (kí,họ tên)
Sau khi tất các thủ tục kiểm tra đã hoàn tất, chất lượng đảm bảo đúng yêu cầu của hợp đồn mua bán, thủ kho tiến hành các thủ tục nhập kho và ghi phiếu nhập.
Biểu số 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN MS: 01GTKT3/01 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: DT/11P Liên 2: Giao người mua Số: 0001159
Ngày 13 tháng 10 năm 2012 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH PTTM ĐỒNG TÂM Mã số thuế: 0104822854
Địa chỉ: Số 1181 Giải Phóng, P.Thịnh Liệt, Q.Hoang Mai, TP.Hà Nội Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH May Phú Khang
Địa chỉ: Số 86 Đường Điện Biên– TP Hưng Yên - Hưng Yên
Hình thức thanh tốn : Chuyển khoản MST: 0900260233
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 2 3
Chỉ 5000m Vải màu Grey Vải màu Beige
Kg Mét Mét 1191,40 1027 982 44.545 45.455 43.636 53.070.913 46.682.285 42.850.552 Cộng tiền hàng: 142.603.750
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 14.260.375
Tổng cộng tiền thanh toán: 156.864.125
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm sáu triệu tám trăm sáu mươi tư nghìn một trăm hai lăm đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Đơn vị : Công ty TNHH May Phú Khang Mẫu số 03 - VT
Địa chỉ: : Số 86 Đường Điện Biên ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC TP Hưng Yên- Hưng Yên Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
vật tư, sản phẩm hàng hoá ngày 13 tháng 10 năm 2012
Căn cứ vào hoá đơn số 0001159 ngày 13/10/2012 của công ty TNHH PTTM Đồng Tâm.
Ban kiểm nghiệm gồm: - Bà : Nguyễn Thị Kim Hoa Trưởng ban - Bà : Nguyễn Thị Thúy Uỷ viên - Bà : Nguyễn Thị Hạnh Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư
STT Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng QCPC Số lượng sai QCPC 1 Chỉ 5000m Toàn diện Kg 1191,4 1191,4
2 Vải màu Grey Toàn diện Mét 1027 1027
3 Vải màu Beige Toàn diện Mét 982 982
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư đủ, chất lượng tốt.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Biểu đồ 2.5: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN MS: 01GTKT3/01 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HN/11P
Liên 2: Giao người mua Số: 0001170 Ngày 16 tháng 10 năm 2012
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH ĐẠI PHÁT Mã số thuế: 0100946270
Địa chỉ: Số 167 Nguyễn Thái Học, P. Điện Biên, Q. Ba Đình, TP.Hà Nội VPGD: Số 1239 đường Giải Phóng, Q. Hoàng Mai, TP. Hà Nội
ĐT: 04 36811009 Fax: 04 36811008 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH May Phú Khang
Địa chỉ: Số 86 Đường Điện Biên– TP Hưng Yên - Hưng Yên
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MST: 0900260233
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn vị Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Chỉ 3000m Kg 1670 43.000 71.810.000
Cộng tiền hàng: 71.810.000
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 7.181.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 78.991.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi tám triệu chín trăm chín mươi mốt nghìn đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Căn cứ vào hố đơn của đơn vị bán, phòng kế hoạch, kỹ thuật xem xét tính hợp lý của hố đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 3 liên phiếu nhập kho.
- Liên 1: Lưu ở phòng Kế hoạch.
- Liên 2: Chuyển cho phịng Kế tốn để ghi sổ.
- Liên 3: Cán bộ cung tiêu giữ (người đi mua vật tư) kèm theo hoá đơn thanh toán.
Đơn vị : Công ty TNHH May Phú Khang Mẫu số 03 - VT
Địa chỉ: : Số 86 Đường Điện Biên ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC TP Hưng Yên- Hưng Yên Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
vật tư, sản phẩm hàng hoá ngày 16 tháng 10 năm 2012
Căn cứ vào hố đơn số 0001170 ngày 16/10/2012 của cơng ty Cổ phần Đại Phát