7. Kết cấu luận văn
1.3. Lợi ích trong việc sử dụng bộ chỉ số KPI truyền hình
1.3.1. Cơ sở cho việc đánh giá hiệu suất hiện thời và lâu dài
KPI giúp cho nhà quản lý có cơ sở để đánh giá, phân tích và ra quyết định liên quan tới kết quả và hiệu quả cơng việc. Với một hệ chỉ tiêu lƣợng hóa và khách quan, việc đánh giá trở nên minh bạch và khách quan hơn, có nhiều hơn những số liệu giúp cho nhà quản lý ra quyết định tốt hơn.
“Bản thân nhân viên cũng rõ hơn tiến độ thực hiện và chất lƣợng cơng việc
của mình qua hệ thống theo dõi thực hiện hàng kỳ, thấy rõ đƣợc tính khách
quan và cơng bằng trong đánh giá”. (Phỏng vấn sâu Bà Lê Thị Khánh
Ly - Chuyên gia nghiên cứu về KPI , Khoa Đào tạo Quốc tế, ĐH Duy Tân, Thành phố Hồ Chí Minh).
Trong các ngành kinh tế lớn, để đo lƣờng sự thành công và hiệu quả, các nhà quản trị thƣờng xây dựng những chỉ số nhất định, thống nhất để so sánh giữa các đơn vị với nhau. Đây là những chỉ số đã đƣợc nghiên cứu và thống nhất trong toàn
ngành, dễ dàng trong quá trình theo dõi, đánh giá và chỉ cần qua một vài chỉ số đo lƣờng hoạt động để có thể biết các đối thủ cạnh tranh của mình đang hoạt động và phát triển ra sao. Và trong lĩnh vực truyền hình cũng vậy, việc xây dựng các bộ chỉ số KPI sẽ giúp tạo nên những cơ sở cho việc đánh giá hiệu suất hiện thời và lâu dài khơng chỉ cho đơn vị mình mà cịn cho cả hệ thống kênh truyền hình hiện nay tại Việt Nam.
Theo thống kê của website businessdictionary.com: hiện nay trên thế giới đã có khoảng gần 20 ngành kinh tế áp dụng các chỉ số này để đo lƣờng hiệu quả hoạt động, nhƣ:
- Ngành hàng không, vận tải (gồm 84 chỉ số) - Ngành ngân hàng, bảo hiểm (gồm 57 chỉ số) - Ngành nghiên cứu, giáo dục (gồm 71 chỉ số) - Ngành giải trí (gồm 22 chỉ số)
- Ngành nông nghiệp (gồm 45 chỉ số) - Ngành sản xuất hàng hóa (gồm 12 chỉ số)....
Truyền hình khơng chỉ là một lĩnh vực hoạt động quan trọng của báo chí, đây cịn là một lĩnh vực kinh tế khá sôi động, Khi hoạt động nhƣ một thực thể doanh nghiệp, cơ quan truyền hình hồn tồn có thể đƣợc đánh giá bởi các bộ chỉ số KPI.
Theo David Parmenter trong cuốn Các chỉ số đo lƣờng hiệu suất, NXB Tổng hợp TP HCM, từ những phân tích và tổng quát và các cuộc thảo luận với hơn 1500 ngƣời tham gia vào các chƣơng trình hội thảo về các chỉ số hiệu suất, bao gồm phần lớn các loại hình doanh nghiệm và tổ chức trong các khu vực tƣ cũng nhƣ cơng, có thể thấy rằng một đặc điểm khá quan trọng là các chỉ số KPI đƣợc đánh giá một cách thƣờng xuyên.
Các chỉ số KPI, đặc biệt là các chỉ số KPI cốt yếu phải đƣợc theo dõi 24/7, đối với một vài chỉ số việc theo dõi có thể diễn ra định kỳ hàng tuần. Chỉ số theo dõi hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm không phải là các chỉ số KPI cốt yếu vì nó không phải là cốt yếu đối với những hoạt động của kênh nếu theo dõi chỉ số theo
kiểu "sự đã rồi". Do đó, chỉ số KPI là những chỉ số hiện tại hoặc tƣơng lai, đối lập với những chỉ số quá khứ. Nhìn vào hầu hết các chỉ số đánh giá của một tổ chức hay doanh nghiệp có thể thấy, đa phần chúng là các chỉ số đo lƣờng những gì đã diễn ra tháng trƣớc hoặc quý trƣớc. Các chỉ số này không phải và cũng không thể là các chỉ số KPI hiệu suất cốt yếu.
Cũng theo David Parmenter, hầu hết các tổ chức nói chung thƣờng có 5 chỉ số KPI cốt yếu phải báo cáo ít nhất một tuần một lần (Khơng kể các chỉ số báo các hàng ngày). Đồng thời cũng phải có thêm các chỉ số hiệu suất tập trung vào mức độ hồn thành cơng việc. Hàng tuần các dự án thực hiện chậm và các báo cáo quá hạn đều phải đƣợc giải trình trƣớc đội ngũ quản lý.
Hình 1.2: Khung hoạt động báo cáo đề xuất
Việc đo lƣờng định kỳ và thƣờng xuyên giúp cho những ngƣời quản lý kênh ln có những bảng chỉ số thơng tin về hoạt động của kênh mình để đánh giá kịp thời các hoạt động của kênh. Tất cả các hoạt động đều đƣợc đánh giá và quản lý một cách kịp thời và chính xác. Từ những chỉ số đo lƣờng đó sẽ cho những ngƣời quản lý biết họ cần phải làm gì, chiến lƣợc hành động trƣớc mắt và lâu dài sẽ là gì. Bộ chỉ số KPI và những KPI cốt yếu trong từng giai đoạn phát triển chiến lƣợc là những thƣớc đo giúp cho chính những ngƣời lãnh đạo kênh và toàn thể nhân viên
Bảng cho Ban giám đốc kênh Thẻ điểm cân bằng cho đội ngũ quản trị và các nhóm Bảng đồng hồ hàng tháng cho 10 chỉ số KPI cốt yếu nhƣ: chỉ số đo lƣờng sự hài lòng của khách hàng, giá trị lợi nhuận trƣớc thuế và chƣa tính lãi
Bảng điểm hàng tháng của tổ chức dành cho các chỉ số KPI cốt yếu hàng đầu
Bảng điểm hàng tháng của nhóm và đơn vị kinh doanh
Thẻ điểm hàng tuần cho 05 chỉ số KPI cốt yếu hàng đầu
Báo cáo hàng ngày hoặc 24/7 cho một hoặc hai chỉ số hiệu suất cốt yếu.
đƣợc tập trung phản ánh chiến lƣợc hiện thời của kênh, những chỉ số đƣợc điều chỉnh phản ánh sự thay đổi trong hoạt động.
1.3.2. Nền tảng xây dựng chiến lƣợc và quyết định hành động
Trong bộ chỉ số KPI, những chỉ số KPI cốt yếu sẽ giúp cho những ngƣời quản lý và toàn bộ đội ngũ kênh thấy đƣợc họ cần phải làm gì. Ví dụ chỉ số hiệu suất cốt yếu về tỉ lệ khách hàng quay then chốt quay lại đặt hợp đồng quảng cáo với kênh bị sụt giảm, ngay lập tức đƣa ra một câu hỏi cho toàn bộ những bộ phận liên quan thấy rằng cần phải tập trung tìm cách bù lại những số tiền đã thâm hụt trong quãng thời gian thâm hụt đó. Các nhân viên bộ phận quảng cáo, kỹ thuật viên, bộ phận nội dung...sẽ phải làm tất cả những gì đặc biệt để có thể tìm lại những khoản thu tài chính đó, đồng thời vẫn phải duy trì mọi hoạt động diễn ra một cách chuẩn mực bình thƣờng nhƣ trƣớc kia.
Những ngƣời quản lý kênh khi cập nhật đƣợc những thông tin về sự thụt giảm khách hàng then chốt của kênh, sẽ phối hợp cùng các bộ phận khác tính tốn rủi ro về mức độ ảnh hƣởng tới kênh, tìm ra những hƣớng đi thích hợp để khắc phục lại chỉ số đó. Rõ ràng có một yếu tố nào đó chi phối đến việc thay đổi chỉ số này, và những ngƣời quản lý cần tìm ra đƣợc nguyên do hay đƣa ra đƣợc những chiến lƣợc để đảm bảo lại hoạt động phát triển cân bằng tại kênh mình.
Hiệu quả khi áp dụng KPI đƣợc biểu hiện rõ rệt trong việc quản lý và giám sát cơng việc. Bởi vì trong tiêu chuẩn KPI cũng thể hiện rất rõ: anh phải làm nhƣ thế nào? Bao nhiêu thời gian? Hao phí cái này là bao nhiêu lâu là anh phải xong? Bao nhiêu thời gian là anh phải hoàn thành?… Nhƣ vậy KPI rất tốt cho ngƣời quản lý, KPI sẽ giúp những ngƣời quản lý tối ƣu hóa về mặt cơng cụ lao động, tối ƣu hóa về mặt thiết bị (Phỏng vấn sâu
Bà Nguyễn Hương Giang - PGĐ Kênh truyền hình Quốc Phịng).
Một chỉ số KPI cốt yếu hiệu quả sẽ ảnh hƣởng đến hầu hết các yếu tố cơ bản quyết định thành cơng của kênh mình. Hay cụ thể hơn đó là khi những ngƣời quản lý và nhân viên kênh truyền hình đó tập trung vào chỉ số KPI cốt yếu nào đó, nghĩa là cả tổ chức và doanh nghiệp sẽ đạt đƣợc mục tiêu đề ra trên mọi mặt phƣơng diện. Một chỉ số hiệu suất hiệu quả cũng sẽ tạo nên hiệu ứng dây chuyền. Sự cải thiện
trong chỉ số đo lƣờng lƣợng khách hàng then chốt quảng cáo quay lại với kênh truyền hình của mình sẽ tạo ra tác động tích cực đến nhiều chỉ số đánh giá khác. Khi nguồn quảng cáo của những khách hàng thƣờng xuyên tăng lên, đồng nghĩa với việc doanh thu từ quảng các sẽ tăng lên, việc hoạt động của kênh đang tiến triển theo chiều hƣớng tốt, các hoạt động nội dung và quan hệ với công chúng đang tốt lên, tạo sự quan tâm tới các khách hàng có mối quan hệ
1.3.3. Kiểm sốt hoạt động tổ chức và từng bộ phận:
Bộ chỉ số KPI đƣợc xây dựng dựa trên nền tảng của hai phƣơng pháp quan trọng, đó là phƣơng pháp quản trị theo mục tiêu và phƣơng pháp quản trị theo quy trình.
Về cơ bản, bản chất của quá trình quản trị theo mục tiêu đó chính là khốn việc, các nhà quản trị kênh chỉ tập trung vào kết quả và mục tiêu cần đạt đƣợc cho từng chiến lƣợc mà mình đã đề ra. Lúc này, cấp dƣới, nhân viên hay các bộ phận khác trong kênh - là những ngƣời đóng vai trị sáng tạo, chủ động trong cơng việc, hƣớng tới việc đạt đƣợc mục tiêu mà cấp trên giao phó. Ngƣợc lại, những ngƣời quản trị chỉ tập trung vào công tác quản lý, sắp xếp làm sao cho đạt đƣợc hiệu quả nhất.
Phƣơng pháp quản trị thực chất đó là nền tảng xây dựng hệ thống ISO, trong
đó việc thực hiện đúng q trình là nền tảng xây dựng hệ thống quản. Phƣơng pháp này hƣớng tới việc hoạt động đúng theo quy trình, đảm bảo tính chuẩn mực và thống nhất trong tất cả các hoạt động.
Cả hai phƣơng án trên là hai phƣơng án đƣợc các kênh truyền hình hiện nay áp dụng vào quá trình hoạt động của mình. Nhƣng cả hai phƣơng án này đều có những điểm ƣu và nhƣợc điểm riêng. Để phát huy những ƣu thế và khắc phục những hạn chế, KPI truyền hình ra đời.
Mỗi một bộ phận cấu thành trong kênh truyền hình khi ra đời đều có một nhóm chức năng riêng, chịu trách nhiệm về những đầu ra cụ thể, từ đó các bộ phận kết hợp lại với nhau tạo nên thành công của kênh truyền hình. Vậy để quản trị hiệu quả chức năng của các bộ phận, cần có những hệ thống đánh giá và các chỉ số đánh
giá cụ thể cho từng bộ phận riêng lẻ, và cho chung cả bộ máy. Nghiên cứu việc xây dựng chỉ số KPI truyền hình trong việc kiểm soát hoạt động tổ chức và từng bộ phận cụ thể nhƣ sau:
- Ban quản trị kênh đƣa ra những mục tiêu lớn mà kênh cần đạt.
- Từ đó, các mục tiêu chia nhỏ hơn, phân bổ về các bộ phận trong kênh, xoay quanh mục tiêu lớn.
- Dựa trên mục tiêu bộ phận, các mục tiêu chi tiết đƣợc phân bổ về từng vị trí cho những nhân sự cụ thể trong bộ phận. Đảm bảo các mục tiêu phải đáp ứng đúng theo yêu cầu của nó, trong đó quan trọng nhất là chúng phải có thời hạn hồn thành.
- Việc xây dựng và hoàn thành mục tiêu của mỗi cá nhân phải đảm bảo thỏa mãn việc phối hợp hiệu quả các cá nhận hoặc bộ phận liên quan nhằm đạt đƣợc các mục tiêu cuối cùng.
Hơn nữa, việc áp dụng KPI vào đánh giá hiệu suất kênh truyền hình sẽ đảm bảo đƣợc việc đánh giá chất lƣợng công việc cũng rất là minh bạch, đó là điều cực kỳ quan trọng. Tuy nghề chúng ta là nghề sáng tạo thật nhƣng hoạt động truyền hìnhcũng mang trong mình yếu tố kỷ luật rất cao. Cho nên nếu nhƣ khơng có bộ KPI thì chúng ta sẽ ln ln bị động. Hơn nữa việc đánh giá do mang yếu tố cảm tính nên nhiều khi mức độ đánh giá nhiều khi dẫn đến tình trạng "khơng phục nhau". Nghề báo nói chung và truyền hình nói riêng đƣợc coi là nghề “văn mình vợ người” cho nên rất khó phục nhau. Vì vậy khi đã đƣa ra bộ KPI rồi, đó là tiêu chuẩn rồi, đƣa ra đánh giá là sẽ có những căn cứ hẳn hỏi. Rất là thuận lợi, mọi ngƣời đều phải theo và đều phải tuân thủ, tránh những trƣờng hợp tranh cãi khơng cần thiết. Đó là
thuận lợi trong việc đánh giá chất lƣợng sản phẩm (Phỏng vấn sâu bà
Nguyễn Hương Giang - PGĐ Kênh truyền hình Quốc Phòng).
Nhƣ vậy. việc sử dụng các chỉ số KPI sẽ giúp cho từng bộ phận, từng cá nhân và cả tổ chức của kênh truyền hình hồn thành đƣợc mục tiêu đã vạch ra, không bị phân tách và sai lệch trong trong quá trình phát triển. Và điều quan trọng
nhất là, điều này giúp cho việc kiểm soát hoạt động của tổ chức và bộ phận luôn hƣớng tới một cái đích cụ thể, một kết quả đúng và trúng.
Trong tƣơng lai hoạt động của một kênh truyền hình mang tính chất chun nghiệp sẽ cần một hệ thống các chỉ số quản trị về con ngƣời, lịch sản xuất, giờ phát sóng... Việc áp dụng KPI trong quản trị kênh truyền hình sẽ là xu thế phát triển tất yếu (Phỏng vấn sâu Ơng Lê Tân - Phó Giám
đốc VTC2, Đài truyền hình Kỹ thuật số VTC).
1.3.4. Tác động liên kết hệ thống lãnh đạo và nhân viên
Việc theo đuổi thành công mục tiêu cải tiến và phát triển kênh truyền hình nói riêng và doanh nghiệp nói chung địi hỏi phải thiết lập đƣợc mối quan hệ cộng tác hiệu quả giữa những ngƣời quản lý, đại diện của ngƣời lao động trong tổ chức, các đoàn thể đại diện cho ngƣời lao động, khách hàng chủ chốt và những nhà cung cấp chính.
Tất cả các chỉ số KPI hiệu quả đều tạo ra đƣợc sự khác biệt, thu hút sự chú ý của ban quản lý kênh với những cuộc gọi và trao đổi công việc thƣờng xuyên với các nhân viên và các bộ phận liên quan. Việc trao đổi những thông tin phản hồi hạn chế là điều mà tất cả các bộ phận và nhân viên đều không muốn lặp lại nhiều lần, trong khi gặp những khó khăn đó, các bộ phận phải chủ động sáng kiến để tìm và khắc phục những lỗi đó, quy trình sáng tạo và đổi mới liên tục đƣợc phát triển.
Trong một kênh truyền hình, chỉ số KPI cốt yếu của kênh có thể gắn với từng cá nhân riêng lẻ. Điều này, có nghĩa là dựa vào một chỉ số cốt yếu, ngƣời quản lý kênh có thể gọi bất kỳ một nhân viên nào tới và đặt một câu hỏi: "Tại sao lại nhƣ vậy?" Lợi nhuận hàng tháng và vị trí mà kênh đạt đƣợc đó là kết quả của nhiều hoạt động của nhiều bộ phận tạo nên, dƣới sự quản lý và điều hành của những ngƣời quản trị.
Nhƣ vậy, các chỉ số KPI cụ thể trong một hệ thống chỉ số đo lƣờng hiệu suất cụ thể, vừa gắn với các cá nhân bộ phận đơn lẻ, vừa là các móc xích trong một hệ thống liên kết liên tục không rời. Để vận hành và quản lý một cách chặt chẽ, các
KPI, đặc biệt là các KPI cốt yếu tác động liên kết tới toàn bộ hệ thống lãnh đạo và nhân viên của tồn kênh truyền hình đó.