1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh tốn:
Nhân viên phịng kinh doanh tiến hành kiểm tra tất cả các loại chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký của các chủ thể liên quan). Ngoài ra, nhân viên lại tiếp tục kiểm tra xem các nội dung trong bộ chứng từ đã được phản ánh rõ ràng, đầy đủ hay chưa. Toàn bộ nội dung trong bộ chứng từ đều không được cạo sửa, tẩy xoá...(tên, địa chỉ, số tài khoản, số lượng, trọng lượng, khối lượng hàng hoá, giá cả, thành tiền...) và những nội dung đó cịn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng thương mại, các điều khoản trong tín dụng thư.
2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ:
Trong bộ chứng từ thanh tốn - hố đơn thương mại giữ vị trí trung tâm và tất cả các chứng từ khác - từ vận đơn cho đến các giấy chứng nhận hàng hoá đều phải phù hợp với hoá đơn thương mại. Chính vì vậy mà nhân viên phịng kinh doanh cơng ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự phù hợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn...cũng như sự phù hợp về số lượng, trọng lượng, khối lượng, chất lượng và xuất xứ của các hàng hố được kê khai. Bởi khi có sự khơng phù hợp thì bộ chứng từ sẽ khơng có giá trị.
3. Kiểm tra danh mục và số lượng các loại chứng từ:
Để đảm bảo danh mục và số lượng các loại chứng từ đủ theo quy định của thư tín dụng hoặc của hợp đồng thương mại thì người bán phải chịu trách nhiệm lập bảng kê khai danh mục và số lượng các loại chứng từ. Công việc này cũng do nhận viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra và lên danh mục, số lượng chứng từ cụ thể. Trong khi đó, ngân hàng và người mua kiểm tra số lượng thực tế của các loại chứng từ. Tất cả đểu phải khớp đúng giữa bảng kê và số lượng chứng từ thực tế.
4. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ:
Đây là cơng đoạn địi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của nhân viên phòng kinh doanh nhằm tránh những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra. Đây là việc kiểm tra từng chi tiết trên mỗi chứng từ để khẳng định sự chính xác của các số liệu trong các chứng từ đó. Các chứng từ như hoá đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm và các giấy chứng nhận hàng hố khơng những kiểm tra chi tiết mà còn đối chiếu với hợp đồng thương mại và tín dụng thư để kết luận một cách chính xác. Đối với các chứng từ tài chính như hối phiếu cũng phải được kiểm tra cụ thể từng yếu tố nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ.
III. XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƯỢC THANH TOÁN:
Sau khi lập đủ bộ chứng từ và nhận được vận đơn đường biển từ đại lý hãng tàu. Nếu kiểm tra khơng thấy sai sót gì, cơng ty sẽ gởi bộ chứng từ sang ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với L/C thì ngân hàng thơng báo xác nhận đã kiểm tra vào bảng kê chứng từ rồi gửi ngay bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành L/C. Nếu bộ chứng từ có sai sót hoặc chưa đủ thì ngân hàng sẽ thơng báo cho cơng ty bổ sung, sửa chữa cho đầy đủ rồi sau đó mới gởi đi cho ngân hàng phát hành. Thời gian cho ngân hàng thông báo kiểm tra và xử lý bộ chứng từ là 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ chứng từ do công ty nộp vào.
Một lưu ý quan trọng là cơng ty phải xuất trình bộ chứng từ trong thời gian hiệu lực của L/C. Thơng thường cơng ty xuất trình bộ chứng từ dưới 2 hình thức:
• Nếu L/C quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì cơng ty sẽ xuất trình bộ chứng từ tại ngân hàng này .
• Nếu L/C khơng quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì cơng ty có thể xuất trình tại bất cứ ngân hàng nào để được thanh tốn. Tuy nhiên cơng ty thường