I. NHỮNG LƯ UÝ TRONG Q TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TỐN BẰNG
3.Chứng nhận xuất xứ:
Ở khâu này, thường gặp những phát sinh trên các chứng từ như sau:
- Nội dung trên C/O đều dựa trên B/L, Invoice, Packing List. Khi nội dung trên các chứng từ này sai (về lỗi chính tả: tên cảng đi, cảng đến, số Invoice...) dẫn đến chứng từ này sai theo. Khi phát hiện có sai sót đối với C/O, phải làm lại bộ hồ sơ đăng ký cấp mới.
- Không thống nhất thông tin thể hiện trên C/O và các chứng từ khác: đây thực ra cũng là lỗi về chính tả. VCCI kiểm tra sự phù hợp thông tin trên C/O và các chứng từ khác, nếu phát hiện có sự khơng phù hợp, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại, đồng nghĩa với việc công ty mua Form C/O khác để xin đăng ký lại.
Nguyên nhân của những phát sinh này mang tính chủ quan xuất phát từ tính bất cẩn của nhân viên làm chứng từ, có thể do sơ sút trong q trình đánh máy... khiến tốn nhiều thời gian, cơng sức và chi phí cho mỗi lần đăng ký.
4. Hối phiếu:
Trong phương thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để địi tiền người nhập khẩu, do đó phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho đúng. Cần lưu ý một số điểm sau:
- Số tiền ghi trên hối phiếu không được bé hơn hoặc lớn hơn số tiền ghi trên hố đơn và nói chung khơng được vượt q kim ngạch của L/C.
- Trị giá của hối phiếu phải được diễn đạt bằng cùng một loại tiền với L/C và số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải phù hợp nhau.
- L/C yêu cầu hối phiếu ghi như thế nào thì phải làm đúng như vậy, không được tự ý sửa chữa, bổ sung về nội dung và hình thức của u cầu đó.
- Tên họ và địa chỉ đầy đủ của người thụ trái cần phải được ghi chính xác. - Hối phiếu phải được đề ngày trong vòng thời gian trước ngày hết hiệu lực của L/C.
- Hối phiếu phải được ghi tên ngân hàng phát hành, số của L/C và ngày phát hành.
- Đối với trường hợp giao hàng vượt quá kim ngạch của L/C thì phải lập hối phiếu và hố đơn như sau:
• Lập hai hố đơn, một hoá đơn đúng với kim ngạch của L/C, một hoá đơn với số tiền vượt quá kim ngạch của L/C. Lập hối phiếu theo từng hoá đơn một. Hối phiếu của số tiền vượt quá không thể “ký phát theo L/C số...” mà phải ký phát thẳng cho người nhập khẩu rồi nhờ ngân hàng thu tiền hộ.
• Trường hợp khơng lập hai hố đơn được thì hối phiếu vẫn phải làm riêng biệt thành hai hối phiếu như trên và trên hối phiếu của số tiền vượt quá L/C phải ghi rõ là “Phần tiền vượt quá dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection).