3.2.3 .Tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại
3.2.5. Hồn thiện cơng tác quản lý tài chính của cơng ty
Cơng ty CP xuất nhập khẩu tạp phẩm có qui mô lớn, lại phân bố trên địa bàn rộng nên tổ chức cơng tác kế tốn tài chính theo mơ hình tập trung như hiện nay là chưa phù hợp. Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung này có ưu điểm là giúp ban lãnh đạo Cơng ty nắm được kịp thời tịan bộ thơng tin về hoạt động của tồn Cơng ty. Sự chỉ đạo cơng tác tài chính kế tốn được thống nhất , chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kịp thời , tạo điều kiện trong phân công lao động , trong nâng cao trình độ, chun mơn hố lao động, trong trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật... Tuy nhiên hình thức này lại có nhược điểm lớn nhất là tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin và nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin nên tác động ngược trở lại gây khó khăn cho cơng tác quản lý. Thơng tin thường bị chậm so với thời điểm lập báo cáo tài chính do khơng có số liệu đầy đủ từ các chi nhánh chuyển lên.
Vì vậy, Cơng ty nên nghiên cứu để các chi nhánh và xí nghiệp TOCAN hạch tốn độc lập. Bằng cách này một mặt sẽ giảm bớt khối lượng công việc quản lý trực tiếp cho các lãnh đạo cấp trên, mặt khác sẽ tránh được sự ỷ lại , phát huy được sự chủ động, năng động, tự hạch toán , tự chịu trách nhiện của các đơn vị.
Bên cạnh đó, các phịng kinh doanh cịn chưa chú ý tới tính hợp pháp của chứng từ. Do đó phịng kế tốn cần quản lý chặt chẽ hơn, có phương án hướng dẫn các phòng nghiệp vụ lập chứng từ sao cho hợp lệ và hợp lý, tổ chức ghi chép và lưu hồ sơ có khoa học hơn để tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tốn nội bộ và cơng tác thanh tra kiểm tra của Nhà nước.
Là một cơng ty có qui mơ lớn, việc quản lý tài chính gặp rất nhiều khó khăn. Để bộ máy quản lý tài chính hoạt động có hiệu quả. Cơng ty nên chú trọng hơn nữa tới cơng tác kiểm tốn nội bộ cũng như thường xuyên quan tâm tới cơng tác kiểm tốn nội bộ, cơng tác phân tích hoạt động kinh doanh để có được những thơng tin chính xác kịp thời , phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Trong khối kinh doanh vẫn còn bất hợp lý về thu nhập , nguyên nhân chủ yếu là do các phòng nghiệp vụ chưa nhận thấy yếu kém thực sự của mình, khơng lường trước hiệu quả kinh doanh cuối cùng mà vẫn tạm ứng lương cao.
Ngoài ra để ngăn chặn nguy cơ bị chiếm dụng vốn, phịng tài chính kế tốn phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được giám đốc duyệt, đối chiếu chứng từ giúp các đơn vị hoạch tốn chính xác. Bên cạnh đó phải xây dựng quy chế, giám sát việc sử dụng vốn, bảo lãnh vay vốn ngân hàng và nắm chắc chu trình chu chuyển vốn. Cơng ty qui định, việc vay trả dứt khoát phải được thể
hiện bằng khế ước, trong khế ước phải ghi rõ lãi suất trách nhiệm hoàn trả vốn của người vay. Kế ước là một văn bản quan trọng mang tính pháp lý khơng mang tính hình thức. Vì vậy khi đã ký vay vốn thì mọi trách nhiệm phải được thực hiện đúng khế ước đã ký. ( Cơng ty tính lãi suất 0,8%/tháng). Ngồi ra cơng ty cịn có những qui định chặt chẽ hơn nữa để bảo toàn vốn vay và gắn trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể như:
Mỗi thương vụ kinh doanh theo phương thức nào là do phòng nghiệp vụ quyết định. Những phương án nào có cơng nợ dứt khốt phải có ý kiến của phịng tài chính kế tốn ( trưởng phịng hoặc phó phịng) trước khi đưa lên giám đốc duyệt. Mức ký quỹ cho từng hợp đồng phải bằng qui định của Ngân hàng trong từng thời kỳ. Đặc biệt đối với hàng uỷ thác thì khơng được dưới mức qui định của Ngân hàng.
Phương án phải đúng với thực tế, tính tốn đầy đủ mọi yếu tố và phương pháp tiến hành. Khi phương án đã được duyệt phịng nghiệp vụ có trách nhiệm thực thi đúng phương án đã xây dựng nếu việc không thực hiện đúng những qui định trong phương án và những đóng góp của phịng quản lý vào phương án, để xảy ra tổn thất thì cán bộ mặt hàng và trưởng phòng nghiệp vụ phải tự giải quyết và khắc phục hậu quả.
Những phương án đã ghi tự doanh, phòng nghiệp vụ phải thực sự quản lý hàng hóa, tự thuê kho. Thu tiền đến đâu giao hàng đến đấy, hợp đồng thuê kho phải ghi rõ trách nhiệm bảo quản hàng hoá của người thuê kho. Thủ tục xuất kho phải có chữ ký của bên xuất hàng. Phải xuất hố đơn tài chính cho người nhận hàng.
Những thương vụ đã được ghi khốn gọn số lãi phải nộp có nghĩa là phòng nghiệp vụ được tự chủ xử lý đầu vào và đầu tư ra tự nộp thuế,
tự vay vốn hoàn trả đúng khế ước và nộp lãi theo kế hoạch đã được duyệt.
Cán bộ kế toán theo dõi mặt hàng và trưởng phịng kế tốn có trách nhiệm thu hồi vốn, lãi theo đúng khế ước qui định, báo cáo kịp thời và có biện pháp xử lý những trường hợp ứ đọng vốn, quá hạn. Nếu do quản lý lỏng lẻo, không nhắc nợ dẫn đến vốn bị chiếm dụng, vốn không thu hồi được hoặc không kiểm tra phát hiện kịp thời, báo cáo sai sự thật, để các đơn vị thực hiện sai chính sách chế độ quản lý tài chính của Nhà nước, qui định của Cơng ty làm thất thốt tiền vốn, thất thu khoản nộp, tính sai các khoản lương, chi phí, chi vượt phương án dẫn đến tổn thất hoặc thua lỗ thì trưởng phịng kế tốn và những cán bộ có liên quan phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và liên đới chịu trách nhiệm với phòng nghiệp vụ.
Những phương án được duyệt sau khi có cơ chế khốn nếu phương án, hợp đồng của phòng nào xảy ra nợ quá hạn, Cơng ty sẽ đình chỉ khơng tiếp tục cho phịng đó vay vốn để thực hiện kinh doanh những lô hàng sau cho đến khi giải quyết xong nợ quá hạn.
Hàng tự doanh hay uỷ thác thì cán bộ nghiệp vụ mặt hàng có trách nhiệm thu đủ tiền thuế của khách, thực hiện hợp đồng đúng đủ, kịp thời theo qui định của Nhà nước, nếu khoán trắng cho khách hàng tự nộp, xảy ra gian lận thuế, không nộp bị phạt nộp chậm thì cán bộ mặt hàng phải đền bù. Cơng ty không chi tiền cho các loại tiền phạt (phạt thuế, phạt lưu kho...) phịng tài chính kế tốn có chức năng thường xun đối chiếu số tồn kho sổ sách và tồn kho thực tế.
Hàng tháng, các bộ phận kinh doanh được tạm ứng một khoản tiền chi phí cần thiết cho kinh doanh theo bản dự tính cho phí như cơng tác phí, phí giao dịch, chi phí văn phịng phẩm,... và các chi phí khác
nếu cần. Cuối tháng, đem chứng từ về phịng kế tốn để quyết tốn tài chính của tháng trước. Công ty thu đủ lợi nhuận vốn, lãi vay vốn, chi phí quản lý, tạm ứng... Số còn lại đơn vị chỉ được thanh tốn khi có chứng từ hợp lệ.