Sơ đồ 3.1: Quy trình bán hàng
Khách hàng: là những nhà phân phối sau khi ký hợp đồng kinh tế, hợp đồng ký
quỹ (nếu có) thì thủ tục bán hàng theo quy trình như sau: ( Phụ lục 1)
Đơn đặt hàng: Khách hàng lập đơn đặt hàng có chữ ký xác nhận của người đại
diện hoặc người ủy quyền đại diện gửi trực tiếp hoặc fax về phòng bán hàng. Nội dung đơn hàng ghi rõ số lượng, tên hàng, số xe hoặc tên người nhận hàng.
Phiếu xuất kho: Nhân viên phịng bán hàng có trách nhiệm xác nhận đúng là
nhà phân phối cấp 1 của Công ty sẽ viết phiếu xuất kho thành 4 liên: liên 1: lưu, liên 2: khách hàng, liên 3: thủ kho, liên 4: phòng kinh doanh.
Phiếu thu / UNC: trường hợp khách hàng mua hàng và thanh tốn trực tiếp tại
phịng bán hàng thì kế toán lập phiếu thu. Ủy nhiệm chi dùng trong trường hợp khách hàng mua hàng thanh tốn bằng chuyển khoản thì phải gửi hoặc fax về phịng bán hàng kèm đơn hàng.
Hóa đơn GTGT: Sau khi làm thủ tục xuất hàng và thủ tục thanht ốn hồn tất,
kế tốn có trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng.
Thủ kho: nhận phiếu làm thủ tục xuất hàng, kiểm tra hàng trên xe đúng số
lượng ký xuất hết cho xe ra khỏi kho.
Bảo vệ: Kiểm tra hàng hóa trên xe căn cứ trên phiếu xuất kho của khách hàng,
ghi lại số liệu trong sổ nhật ký hàng ngày, số liệu khớp đúng đóng mộc đã xuất hết cho xe ra khỏi cổng.
Bán hàng xuất khẩu: Quy trình tương tự như bán hàng trong nước
3.2.1.3. Kế toán doanh thu bán hàng
Công ty tuân thủ theo chuẩn mực 14 “doanh thu và thu nhập khác” ban hành theo thơng tư số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2011.
Ví dụ 1 (phụ lục 2) Hóa đơn GTGT 0000291 ngày 24/06/2011 bán hàng cho Công ty
vật liệu xây dựng Quế Đơng với tổng giá trị thanh tốn 387.477.720 Đ, gồm VAT: 10% thanh toán bằng chuyển khoản.
Nhập số liệu vào phần mềm máy tính ,bút tốn doanh thu được hạch tốn như sau:
Nợ TK 1121 : 387.477.720 đồng
đồng
Có TK 3331 : 35.222.520 đồng
3.2.1.4. Kế tốn giá vốn hàng bán
Căn cứ theo ví dụ 1 bút tốn giá vốn hàng bán được hạch toán theo PPKKTX như sau:
Nợ TK 632 : 272.573.270 đồng
Có TK 155 : 272.573.270
đồng
3.2.1.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu gồm:
a. Chiết khấu Thương Mại, tài khoản sử dụng 521 b. Giảm giá hàng bán, tài khoản sử dụng 532 c. Hàng bán bị trả lại, tài khoản sử dụng 531.
Trong việc hạch tốn, kế tốn cơng ty Hạ Long không sử dụng các loại tài khoản giảm trừ doanh thu: TK 521. TK 532, TK 531.
Đối với chiết khấu thương mại: Công ty Hạ Long trả chiết khấu cho các nhà phân phối, nhân viên tiêu thụ bằng sản phẩm. căn cứ vào qui định trả hàng chiết khấu cho nhà phân phối theo mức độ hoàn thành doanh thu của tháng này, nhà phân phối sẽ được nhận phần chiết khấu được hưởng bằng hàng vào tháng sau.
Khi nhận hàng chiết khấu cơng ty sẽ xuất hóa đơn cho hàng chiết khấu với đơn giá > = 10% đơn giá bán thực tế, kế toán hạch toán tương tự bút toán bán hàng.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Ví dụ 2:( phụ lục 2) Xuất trả hàng chiết khấu tháng 5 cho đại lý Quế Đông với số
tiền chiết khấu được hưởng là:15.915.125đồng theo hóa đơn GTGT số 0000301 ngày 26/06/2011. Trị giá hóa đơn 1.767.172đ gồm VAT 10%, thanh tốn bằng tiền mặt.
Nhập số liệu vào phần mềm máy tính
Trị giá xuất kho theo PP BQGQ bút toán doanh thu được hạch tốn như sau: Nợ TK 1111 : 1.767.172 đồng
Có TK 5111 : 1.606.520 đồng Có TK 3331 : 160.652 đồng
Căn cứ vào bảng BC chi tiết bán hàng tháng 07 của cty hạch toán được tổng doanh thu bán hàng:
Nợ TK 1121 : 128.364.140.275 đồng. Có TK 5111 :116.694.672.977 đồng. Có TK 3331 : 11.669.467.298 đồng
- Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng, xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 511: 116.694.672.977 đồng
Có TK 911: 116.694.672.977 đồng Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Căn cứ theo ví dụ 2 ở trên bút toán giá vốn hàng bán ngày 26/06 được hạch tốn như sau:
Nợ TK 632 : 15.890.152 đồng
Có TK 155 : 15.890.152 đồng
Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn tổng giá vốn hàng bán của công ty trong tháng 07/2011 :
Nợ TK 632 : 88.770.062.045 đồng Có TK 155 :88.770.062.045 đồng
Kết chuyển giá vốn hàng bán, xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: : 88.770.062.045 đồng
Có TK 632: : 88.770.062.045 đồng
Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại là do hàng kém phẩm chất, sản phẩm bị
cong vênh vượt mức cho phép hay màu sắc không đồng đều công ty sẽ đổi lô hàng khác đạt tiêu chuẩn cho khách. Công việc phải làm trước khi đổi là lập biên bản xác nhận hàng kém phẩm chất có chữ ký của nhân viên thị trường, thủ kho, bộ phận KCS.
Đối với trường hợp giảm giá hàng bán: Phía khách hàng sẽ gửi về cơng ty một
tờ Đơn xin mua hàng giảm giá, sau khi được Tổng giám đốc hay người được ủy quyền ký vào đơn đồng ý bán, kế toán sẽ tiến hành xuất hàng và xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo đơn giá được giảm trực tiếp trên giá bán. Khi đó việc hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng giống như hạch toán giống như xuất bán hàng bình thường.
3.2.1.6. Kế tốn chi phí bán hàng gồm:
Chi phí lương bộ phận bán hàng, mua cơng cụ, dụng cụ phục vụ phịng bán hàng,bảo hiểm, ăn ca, hao mịn tài sản….
Ví dụ 3: Căn cứ bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào hóa đơn GTGT số 0037602
ngày 27/04/2011 chi tiền quảng cáo trên báo cưu chiến binh trị giá 9.090.909 đồng, gồm VAT 10%.Thanh toán bằng tiền mặt. ( phụ lục 5)
Kế tốn hạch tốn bút tốn chi phí:
Nợ TK 641 : 8.181.818 đồng
Nợ TK 3331 :909.091 đồng
Có TK 1111 : 9.090.909 đồng
Căn cứ số liệu phòng kế tốn – Bảng tổng hợp chi phí bán hàng tháng 07/2011 của Cơng ty là 10.374.148.773 đồng
Kết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 : 10.374.148.773 đồng
Có TK 641 : 10.374.148.773 đồng
3.2.1.7. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí lương bộ phận bán hàng, mua công cụ, dụng cụ phục vụ phòng bán hàng,bảo hiểm, ăn ca, hao mòn tài sản….
Chi lương tháng 06 cho bộ phận quản lý doanh nghiệp 1.129.209.562đồng ( số liệu tháng 07/2011P. TC-KT_ Sổ cái chữ T tài khoản 642 – phụ luc 4)
Kế tốn hạch tốn bút tốn chi phí:
Nợ TK 642 : 1.129.209.562đồng Có TK 334 :1.129.209.562đồng
Căn cứ số liệu phịng kế tốn – Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 07/2011 của Công ty là 3.170.991.942 đồng
Kết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 : 3.170.991.942 đồng
Có TK 642 : 3.170.991.942 đồng
3.2.1.8. Chi phí khác và thu nhập khác
Theo số liệu tháng 07/2011 P.TC-KT sổ cái chữ T tài khoản 911. Thanh lý TSCĐ: 169.326.613 đồng
Hạch tốn :
Nợ TK 1121 : 1.129.209.562đồng Có TK 711 :1.129.209.562đồng Kết chuyển thu nhập khác xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 711 : 1.129.209.562đồng
Có TK 911 : 1.129.209.562đồng
Theo số liệu tháng 07/2011 P.TC-KT, kế tốn hạch tốn TK chi phí khác: Nợ TK 811 : 13.900.000 đồng