1.2.2.2 .Phương phỏp kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty thơng mại thuốc lá
2.1.1 Q trình hình thành và phát triển
Cơng ty Thơng mại Thuốc lá là doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, tiền thân là công ty Dịch vụ và Vật t Thuốc lá thuộc Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, đợc thành lập theo quyết dịnh số 1990/QĐ/TCCB ngày 20/7/96 của Bộ trởng Bộ công nghiệp nhẹ.
Ng y 27/7/2000, Chủ tịch hội đồng quản trị thuộc Tổng công ty Thuốcà
lá Việt Nam ra quyết định số: 11/TLVN_QĐ_TC ngày 3/8/2000 về việc phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của chi nhánh công ty dịch vụ và vật t thuốc lá (nay là công ty Thơng mại Thuốc lá ) và quyết định số 42/TLVN_QĐ_TC ngày 3/8/2000 về việc phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của chi nhánh công ty Dịch vụ và Vật t thuốc lá ( nay là chi nhánh công ty Thơng mại Thuốc lá ).
Ngày 30/8/2000, chủ tịch hội đồng quản trị Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam ra quyết định số: 14/TLVN_QĐ_TC về việc giao thêm nhiệm vụ kinh doanh mua bán thuốc lá điếu các loại và chính thức hoạt động từ ngày 1/9/2000.
Kể từ ngày 1/1/2000, công ty Dịch vụ và Vật t Thuốc lá đợc đổi tên thành công ty Thơng mại Thuốc lá theo quyết định số 23/TLVN_QĐ_TC ngày 17/11/2000 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Tên tiếng anh: Tobacco trading company.
+ Cơng ty có một chi nhánh: cơng ty Thơng mại Thuốc lá thành phố Hồ Chí Minh - Địa điểm: 362-364 Nguyễn Thị Minh Khai _Quận 3_ thành phố Hồ Chí Minh.
+ Tổng số cán bộ nhân viên khi thành lập: 150 ngời Trong đó:
Cán bộ quản lý : 48 ngời
Cán bộ trình độ cao đẳng, đại học, trên đại học: 66 ngời Cán bộ có trình độ trung cấp : 19 ngời
Cán bộ công nhân viên : 49 ngời
Ngồi ra cịn có trên 100 ngời là lao động khốn việc.
+ Sản lợng tiêu thụ hàng năm: khoảng 250 triệu bao thuốc lá. Trong đó:
Thuốc lá Vinataba: trên 200 triệu bao.
Thuốc lá Marlboro và các loại thuốc lá khác: trên 30 triệu bao. + Doanh thu: khoảng trên 1600 tỷ VNĐ/năm.
Trong đó:
Thuốc lá bao khoảng 1580 tỷ VNĐ/năm Dịch vụ vận chuyển trên 15 tỷ VNĐ/năm
+Năng lực kinh doanh: sản lợng tiêu thụ tăng trởng 3- 10%/năm + Tổng vốn kinh doanh: 17994430218 đồng
Trong đó:
Vốn cố định: 5707911587 đồng Vốn lu động: 12286518631 đồng + Nộp ngân sách hàng năm: trên 50 tỷ đồng.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức kinh doanh.
Công ty Thơng mại Thuốc lá là doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập, thành viên của Tổng công ty Thơng mại Thuốc lá Việt Nam - Bộ công nghiệp. Công ty đăng ký kinh doanh ngành nghề: vận chuyển nguyên phụ liện, vật t, máy móc, thiết bị, thuốc lá điếu phục vụ trong ngành thuốc lá theo đăng ký kinh doanh số 103378 ngày 25/09/1996 của Sở kế hoạch và Đầu t Hà Nội. Ngày 02/08/2000 đợc cấp phép bổ xung ngành nghề kinh doanh: mua bán thuốc lá điếu các loại.
Cơng ty có t cách theo pháp luật Việt Nam. Trụ sở chính tại số 10 Yết Kiêu- Quận hoàn kiếm Hà Nội (nay chuyển sang số 79 Bà Triệu). Cơng ty có điều lệ tổ chúc và hoạt động đợc chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty thuốc lá Việt Nam phê duyệt theo quyết định số 11/TLVN_QĐ_TC ngày 27/07/2000 công ty chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng cơng ty Thuốc lá Việt Nam.
2.1.2.2.Thuận lợi và khó khăn .
* Thuận lợi:
- Đợc sự quan tâm và chỉ đạo của hội đồng quản trị, ban giám đốc của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, sự hỗ trợ nhiệt tình của các phịng ban, các đơn vị thành viên Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam, dặc biệt là sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên công ty.
- Sự cộng tác và giúp đỡ nhiệt tình của cơng ty Thuốc lá Singapore (STC) trong lĩnh vực Marketing, tạo điều kiện cho công ty tiếp tục chiếm lĩnh, phát triển thị trờng, tiêu thụ sản phẩm Vinataba ở phía Bắc và đang mở rộng thị trờng phía Nam.
- Thuốc lá Vinataba là một sản phẩm có uy tín trên thị trờng nhiều năm nay với thị phần trên 70% sản phẩm thuốc lá cao cấp ở khu vực thị trờng phía Bắc. Có hệ thống phân phối chặt chẽ, lâu năm, nhiều kinh nghiệm trên toàn quốc đối với sản phẩm Vinataba.
- Nhà nớc có một số chính sách mới về quản lý và phân phối theo nghị định 76/2001/QĐ_CP ngày 22/10/2001 của Chính phủ đối với sản phẩm Thuốc lá.
- Thuốc lá là mặt hàng Nhà nớc hạn chế sản xuất và tiêu dùng,cấm quảng cáo, do vậy cơng ty gặp nhiều khó khăn trong khâu giới thiệu, tiếp thị, khuyến mại.
- Trên thị trờng, Thuốc lá nhập lậu đa vào trong nớc ngày càng tăng làm tăng lợng cung so với cầu. Có thời điểm đã xuất hiện Thuốc lá Vinataba Sài Gòn giả, tâm lý nguời tiêu dùng a chuộng Vinataba Sài Gịn. Đó là những nguyên nhân gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của cơng ty.
-Tình hình tiêu thụ thuốc lá Vinataba bao của công ty phụ thuộc cơ bản vào nhu cầu của thị trờng, trong khi đó các nhà máy lại sản xuất theo kế hoạch do Tổng công ty giao, do vậy dẫn đến cung cầu mất cân đối tại một số thời điểm làm ảnh hởng đến khâu diều hành hoạt động của công ty.
2.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế tốn ở cơng ty
2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý ở công ty Thơng mại thuốc lá.
Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc có một phó Giám đốc. Phó Giám đốc kiêm Giám đốc chi nhánh, các trởng phịng và các phịng ban chức năng.
Giám đốc cơng ty: Có quyền quyết định cao nhất về mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc công ty Thuốc lá Việt Nam, trớc pháp luật về các quyết định đó .
Phó Giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc; quản lý các văn bản trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơc giao theo sự uỷ quyền của Giám đốc; có quyền kiểm tra tất cả các khâu về đảm bảo chất lợng và thoả mãn khách hàng.
Đại diện lãnh đạo về chất lợng: chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về mọi hoạt động của hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001_2000.
Phó Giám đốc kiêm Giám đốc chi nhánh: có quyền quyết định cao nhất về mọi hoạt động của chi nhánh.
Phó Giám đốc chi nhánh: Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các cơng việc nhiệm vụ của mình.
Phịng/ban tổ chức hành chính: Tham mu cho Giám đốc thực hiện nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực: công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lơng, xây dựng cơ bản, bảo hộ lao động, thi đua khen thởng, kỷ luật; chế độ h- u trí, BHXH, BHYT.... Cơng tác hành chính, pháp chế quản trị phục vụ cho cho quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty/chi nhánh theo quy định của công ty, Tổng công ty và Nhà nớc .
Phòng/ ban kinh doanh: tham mu cho giám đốc thực hiện quản lý điều hành hoạt dộng kinh doanh về các lĩnh vực, kế hoạch, vận chuyển, tiêu thụ, kiểm tra chất lợng sản phẩm.
Phòng/ ban thị trờng: Tham mu cho Giám đốc về công tác thị trờng Phịng/ ban kế tốn tài chính: Giúp Giám đốc công ty/chi nhánh chỉ đạo và tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn tài chính, thống kê về giá cả của công ty/chi nhánh theo đúng các quy định của luật pháp Nhà nớc và Tổng công ty.
Ngồi ra ở phía Bắc cơng ty có 4 cửa hàng gới thiệu sản phẩm ở Gia Lâm, Quán Thánh, Thanh Xuân, Yết Kiêu và một kho hàng chính ở Thanh
Xuân. ở phía Nam cơng ty có 20 cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Cơng ty có quan hệ giao dịch với ngân hàng cơng thơng Thanh Xuân_Hà Nội, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam_chi nhánh Quận Hai Bà Tr- ng_Hà Nội, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam_chi nhánh Kim Mã.
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy và hệ thống quản lý chất lợng của công ty. Sơ đồ 2: Trình tự và mối tơng tác giữa các q trình
Bangiám đốc Phịng kinh doanh Phịng TC KT Phịng Thị tr ờng Phịng Thị tr ờng Phịng TC HC Chi nhánh P.GD Chi nhánh Ban thị tr ờng Ban TC KT Ban KD Ban TC HC Q uá tr ìn h K D +Xem xét y/c khách hàng khả năng thực hiện + Mua hàng + Bảo quản + Vận chuyển + Giao hàng Giám đốc Chính sách mục tiêu Hệ thống văn bản Các phòng ban T he o dõ i, đo l ờ ng q tr ìn h, k iể m s ố t s ản ph ẩm p hù h ợp h àn h độ ng K PP N K há ch h àn g Trao đổi thơng tin Đánh giá hài lịng khách hàng Nguồn lực Đánh giá nội bộ Xem xét lãnh đạo Sơ đồ 1 Sơ đồ 2
2.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty:
Lĩnh vực hoạt động chính của cơng ty là kinh doanh mua bán thuốc lá bao các loại, ngồi ra cịn kinh doanh vận chuyển. Cơng tác kế tốn phải đáp ứng đợc yêu cầu của các hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thơng tin thờng xun, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của cơng ty. Nhiệm vụ chủ yếu của kế tốn trong cơng ty:
Ghi chép, phản ánh tính tốn số liệu và tình hình ln chuyển, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn cũng nh các quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh thuốc lá bao, vận chuyển, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh tốn, kiểm tra bảo vệ an toàn cho tài sản và phát hiện ngăn ngừa những hiện tợng tiêu cực trong kinh doanh.
Cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho việc điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị, cung cấp số liệu, tài liệu và quản trị doanh nghiệp, cung cấp thơng tin phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm sốt của Nhà nớc đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Bộ máy kế tốn:
Tơng ứng với mơ hình quản lý và đặc điểm kinh doanh, mô hinh tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty là mơ hình nửa tập trung nửa phân tán. Việc tổ chức hạch tốn đợc tập chung tại phịng kế tốn tài chính. Cịn chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh có ban kế tốn riêng nhng chỉ hoạch toán kết quả hoạt động kinh doanh (lãi hoặc lỗ) rồi chuyển số liệu ra trụ sở chính tại Hà Nội để tiến hành trích lập các quỹ.
Các thành phần cơng việc kế tốn đợc phân chia rõ ràng cho các kế tốn viên trong phịng. Chính vì vậy cơng tác kế tốn dần đợc chun mơn hố, phù hợp với khối lợng cơng việc và đáp ứng đợc yêu cầu của quản lý. Tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ: (trang 32).
Trong đó:
* Kế tốn trởng: + Phụ trách tồn bộ các cơng tác tài chính kế tốn, đối nội, đối ngoại của phịng, cơng tác tổ chức, đào tạo của phịng, cơng tác thi đua khen thởng. Kế toỏn trưởng Phú phũng kế toỏn Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn ngõn hàng Kế toỏn HH, vật tư Kế toỏn mua hàng Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn tổng hợp Thủ quỹ Kế toánT SCĐ và cửa hàng GTSP
+ Ký các chứng từ thu chi, hoá đơn bán hàng, hoá đơn khuyến mại, các báo cáo tài chính
* Phó phịng kế toán kiêm kế toán lơng, BHXH, KPCĐ.
+ Ký thu chi, các hoá đơn bán hàng, khuyến mại, cá báo cáo tài chính ...khi trỏng phòng đi vắng, tham gia kiểm kê quỹ tiền mặt
+ Trích lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng vào giá thành, hàng quý lập báo cáo quỹ lơng có tổng hợp số liệu của chi nhánh theo mẫu quy định của Tổng cơng ty và phịng
+ Đầu tháng làm báo cáo nhanh tiền lơng, đề xuất mức chi lơng Kỳ II cho cơng ty.
+ Phối hợp với phịng TC-HC đối chiếu các báo cáo BHXH, BHYT hàng quý
+ Thống kê tình hình chi thởng từ quỹ lơng, thởng hàng quý, năm báo cáo lãnh đạo phịng và cơng ty để có phơng án chi thởng q, 6 tháng, các ngày lễ.
+ Lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, quý, năm.
+ Làm thủ tuc thế chấp cho khách hàng khu vực Hà Nội, Hà Tây. In báo cáo thế chấp hàng tháng báo cáo Trởng phòng và lu quyết tốn của cơng ty. * Kế toán tiền mặt:
+ Lập phiếu thu chi, rút số d trong cuối ngày báo cáo cho trởng phòng, cuối tháng kiểm kê quỹ, lập báo cáo quỹ tiền mặt.
+ Làm báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định . * Kế toán ngân hàng.
+ Theo dõi, lập chứng từ thu chi ngân hàng hàng ngày, theo dõi công nợ với ngân hàng, thanh toán các khoản thuế, các khoản phải nộp khác...
+ Cuối tháng, quý lập báo cáo tiền gửi ngân hàng. * Kế toán TSCĐ và cửa hàng GTSP.
+ Kế toán các cửa hàng, theo dõi các cửa hàng về bán hàng, thu nhập tiền lơng, thông báo giá bán lẻ, kiểm kê hàng hoá và vật phẩm khuyến mại các cửa hàng.
+ Kế toán TSCĐ, lập báo cáo tăng giảm tài sản, nguồn vốn theo mẫu. Trích khấu hao vào giá thành và phân bổ khấu hao, tham gia làm thủ tục thanh lý TSCĐ.
+ Theo dõi và quản lý hoá đơn bán hàng, lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo quy định, cơng tác văn th của phịng.
* Kế toán hàng hố vật t khuyến mại.
+Theo dõi tình hình xuất nhập vật t hàng hoá khuyến mại, kiểm kê hàng hoá khuyến mại tồn kho hàng tháng, tạm ứng khuyến mại.
+ Tổng hợp tình hình khuyến mại chi nhánh và báo cáo theo quy định. * Kế toán mua hàng
+Hàng ngày theo dõi hố đơn nhập hàng, cơng nợ đến hạn với các nhà máy, theo dõi tình hình cơng nợ với nhà máy.
+Kê khai VAT đầu vào, tính tốn chi phí hàng nhập kho, giá vốn hàng hố tiêu thụ, trích chi phí vận chuyển hàng tháng vào giá thành. Lập báo cáo công nợ với ngời bán.
*Kế toán bán hàng.
+Xác nhận chứng từ thanh toán trên hoá đơn bán hàng, tham gia làm thủ tục ký hợp đòng tiêu thụ và thanh lý.
+Rút số d cơng nợ phải thu hàng ngày, kiểm tra chi phí tiêu thụ trong kỳ kiên quan đến tiêu thụ hàng hoá, kê khai VAT đầu ra hàng tháng và gửi cục thuế Hà Nội.
* Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.
+ Tổng hợp chi phí kinh doanh, lập báo cáo kết quả kinh doanh tháng, quý, năm, báo cáo thuế theo thu nhập doanh nghiệp gửi cơ quan thuế.
+ Gửi báo cáo tài chính các cơ quan liên quan (cục TCDN 6 tháng một lần, thuế 1 năm một lần, tổng công ty gửi hàng quý) làm thế chấp cho khách hàng ở các khu vực ngoài Hà Nội, Hà Tây.
+Báo cáo định kỳ theo quy định, lập kế hoạch tài chính q, năm, cơng tác ISO của phịng, cơng tác tin học và thơng tin kế tốn tài chính.
* Thủ quỹ.
+Giữ tiền mặt và các chứng từ có giá, tài kiệu hồ sơ thế chấp, vàng bạc ngoại tệ.
+Rút số d hàng ngày đơí chiếu với kế toán tiền mặt, chủ động nộp tiền mặt vào ngân hàng, chấm công lao động.
Giữa các phần kế tốn có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thơng nhất về phạm vi, phơng pháp tính tốn và ghi chép. Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời. Cơng ty áp dụng phơng pháp tính VAT theo phơng pháp