1.2.2.2 .Phương phỏp kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn
2.2.3 Tổ chức cơng tác kế tốn trên máy vi tính:
Hiện nay, cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn AFSYS của cơng ty cổ phần Thơng mại và phần mềm tin học AFSYS là phần mềm chạy trên hệ đièu hành MS Windows (95, NT) vì thế nó kế thừa đầy đủ những gì mà mơi trờng Windows hỗ trợ. Nó đợc thiêt kế cho hệ thống đa ngời dùng và có tính bảo mật cao. Cho phép phân quyền sử dụng chi tiết đến các khối chức năng công việc của từng nhân viên. AFSYS đợc thiết kế theo hệ thống mở cho phép ngời dùng lựa chọn, khai báo tham số phù hợp điều kiện đặc thù của từng doanh nghiệp, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán phong phú, đa dạng (trên 80 biểu). Đối với đơn vị có nhiều đơn vị thành viên trực thuộc AFSYS có thể giúp bạn cơng việc tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị thành viên thành báo cáo chung của toàn doanh nghiệp.
Hàng ngày, căn cứ vào các chúng từ gốc nh: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai thu thuế ...kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại. Chứng từ thuộc phần hành nào thì đợc phản ánh tại phần hành đó và đợc bảo quản, lu trữ. Máy tính sẽ xử lý thơng tin và lên các loại sổ sách nh các sổ kế chi tiết, sổ cái các tài khoản. Cuối kỳ , máy tính sẽ lập các bảng biểu kế tốn và các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ trên máy vi tính đợc thể hiện qua sơ đồ sau.
cỏc chứng từ gốc xử lý chứng từ Nhập dữ liệu: + Ctừ đó được xử lý. + Bỳt toỏn k/c, điều chỉnh Mỏy thực hiện + Lờn sổ sỏch + Lập :bảng In cỏc thụng tin theo yờu Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ TM,
TGNH Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn, giảm nhẹ bớt đợc những phần việc đơn giản. Tuy nhiên việc này cũng có một số hạn chế nhất định vì nó phụ thuộc vào kỹ thuật của ngời lập trình phần mềm. Cơng ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, điểm nổi bật của phơng pháp này là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, cơng việc kế tốn đợc phân công đều trong tháng và dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên nếu việc ghi chép đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ cơng thì việc ghi chép trùng lặp nhiều nên số liệu kế toán phải làm đồng đều, phải thờng xuyên kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ. Nhng công ty sử dụng phần mềm kế tốn nên khơng những khắc phục đợc những nhợc điểm mà tiến độ xử lý thơng tin, lập các báo cáo và tính tốn các chỉ tiêu quản lý nhanh chóng và thuận tiện hơn so với kế tốn thủ cơng, có sử dụng đăng ký chứng từ ghi sổ.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để thanh toán hàng tồn kho, đảm bảo cung cấp thơng tin thờng xun, chính xác về tình hình biến động của hàng hố nhập kho. Trong hoạch toán chi tiết hàng tồn kho kế toán áp dụng phơng pháp ghi thể song song.
2.3 Kế toán giá vốn hàng bán :
Đặc điểm của hàng hố và q trình tiêu thụ hàng hố ảnh hởng đến kế toán giá vốn hàng bán
• Cơng ty Thơng mại Thuốc lá là doanh nghiệp kinh doanh trên các lĩnh vực sau:
- Mua bán thuốc lá bao các loại.
-Tổ chức vận chuyển các loại nguyên liệu, vật t, phụ liệu và thuốc lá bao phục vụ cho sản xuất thuốc lá điếu của công ty.
- Tiến hành hoạt động khác trong phạm vi cho phép của tổng công ty. Trong kinh doanh mua bán thuốc lá bao các loại, hiện nay công ty chỉ bán trong nớc. Hàng hố của cơng ty đợc nhập từ các nhà máy sản xuất thuốc lá: Thăng Long, Sài Gịn, Thanh Hố, Bắc Sơn. Các mặt hàng chủ yếu của công ty là: Vinataba Tcty, Vinataba Sài Gịn, Vina Premium, Marlboro. Ngồi ra cơng ty cịn kinh doanh vận chuyển nhng doanh thu vận chuyển chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu.
Tình hình tiêu thụ hàng hố ở công ty luôn đợc chú trọng về các mặt: Quy cách phẩm chất: Hàng hoá trớc khi nhập xuất kho phải đợc kiểm tra kỹ lỡng về chất lợng cũng nh quy cách. Chính vì vậy trờng hợp hàng bán bị trả lại rất ít khi xảy ra do hàng bị kém phẩm chất.
Giá cả: Hàng hố của cơng ty là giá kế hoạch do Tổng công ty phê duyệt. Công ty không đợc quyền chủ động quyết định giá bán ra của hàng hố. Tuy nhiên, giá bán ra của hàng hố cơng ty trên thị trờng trong những
năm qua là khá ổn định, đảm bảo cho khách hàng có lợi nhuận, giá bán của khách hàng nhìn chung đảm bảo có lợi nhuận tối thiểu từ 50 đến 70 đ/bao.
Cơng tác thị trờng và chăm sóc khách hàng: Tăng cờng, triển khai công tác bán lẻ và tập trung, đẩy mạnh công tác khuyến mại cho ngời tiêu dùng ở các thị trờng cạnh tranh.
Chính sách phân phối sản phẩm: Ký hợp đồng theo quý và bán hàng theo kế hoạch tháng, tuần cho các khách hàng, kết hợp với kiểm tra, giám sát chặt chẽ từng khu vực thị trờng, giao hàng sát với nhu cầu thị trờng.
Riêng năm 2004 tình hình tiêu thụ và giá cả hàng hố bán ra nh sau:
Sản lợng tiêu thụ năm 2004 so với năm 2003 tăng trên 28 triệu bao, xấp xỉ đạt 112% .
Sản lợng tiêu thụ năm 2004 đã tăng ổn định và tăng vững chắc ở tất cả các khu vực thị trờng truyền thống.
Các thi trờng cạnh tranh với sản phẩm Virnia Gold: Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dơng,Thái Bình ...sản lợng đạt 42 triệu bao/năm chiếm 16% sản l- ợng tồn cơng ty, tăng hơn 10 triệu bao so với cùng kỳ năm trớc.
Thị trờng Nghệ An, Hà Tĩnh do cạnh tranh quyết liệt với sản phẩm White Horse. Sản lợng năm 2004 đạt 6,5 triệu bao, giảm so với năm 2003 là 2 triệu bao.
Giá cả: Từ ngày 01/01/2004, tổng công ty điều chỉnh tăng giá bán Vinataba Sài Gòn từ 7390 đ/bao lên 7535 đ/bao, Vinataba Tổng công ty tăng từ 6800đ/bao lên 7040đ/bao. Sau khi tăng giá tháng 11 và 12 năm 2004 giá bán trên thị trờng tiếp tục đợc giữ ổn định từ 7650 đến 7700đ/bao kích thích tiêu dùng tăng.
• Q trình bán hàng hoá
Lập kế hoạch bán hàng:
+ Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ tháng đã đợc GĐ phê duỵệt, phòng/ban kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng theo tháng, tuần cho các khách hàng phù hợp với hợp đồng đăng ký.
+ Dựa vào kế hoạch bán hàng, cán bộ phịng/ban kinh doanh thơng báo cho khách hàng để khách hàng có kế hoạch thực hiện (thơng báo bằng điện thoại).
Thực hiện bán hàng:
Căn cứ yêu cầu mặt hàng của khách hàng bằng fax, giấy giới thiệu phù hợp với kế hoạch bán hàng và đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng đã quyết định, phòng kinh doanh lập hố đơn GTGT chuyển về phịng kế tốn. Nếu đủ điều kiện về thanh toán tiền hàng, lãnh đạo phịng kế tốn ký, hố đơn sau đó chuyển về phịng/ban kinh doanh ký hoá đơn theo uỷ quyền của Giám Đốc.
+Cán bộ phụ trách cùng viết giấy đề nghị vận chuyển theo biểu mẫu QT- 140 HĐTL- F04 gửi cho đơn vị vận chuyển do công ty thuê, yêu cầu vận chuyển cho từng khác hàng và chuyển hoá đơn bán hàng cho thủ kho.
+Thủ kho căn cứ vào số lợng ghi trên hoá đơn tiến hành xuất hàng, lu biên lai giao nhận hàng hoá.
Đối với khách hàng của chi nhánh:
+Khách hàng phái Nam: Cán bộ phòng thị trờng phối hợp cùng bộ phận vận chuyển (ban kinh doanh) sẽ nhập hàng tại kho nhà máy, giao cho đơn vị vận chuyển và chuyển hàng hóa tới khách hàng.
+Khách hàng phía Bắc: Ban kinh doanh lập lệnh vận chuyển và phiếu vận chuyển nội bộ, bộ phận vận chuyển nhận hàng tại kho nhà máy chuyển hàng ra kho Lạc Trung, thủ kho Lạc Trung nhập hàng và sau đó xuất hàng cho khách hàng phía Bắc theo hố đơn bán hàng của chi nhánh.
_Việc bốc xếp và vận chuyển theo quyết định vận chuyển thuốc lá bao QT19.02.VC
Hiện nay, tại công ty trị giá của hàng hố xuất kho đợc tính theo phơng pháp Nhập trớc_Xuất trớc, tức là hàng hố nào nhập kho trớc sẽ đợc đem xuất trớc. Với các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra liên tục thì phơng pháp này phản ánh khá chính xác trị giá hàng xuất kho, phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty.
2.3.1 Phơng pháp xác định giá thực tế hàng hoá xuất kho bán:
Hàng hố của cơng ty mua về nhập kho hay xuất bán thẳng đều đợc phản ánh, ghi chép trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đều hạch tốn theo giá thực tế.
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy việc xuất bán hàng hoá phải đợc ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để theo dõi tình hình biến động của từng loại hàng hố, kế toán sử dụng sổ chi tiết TK 156 (xem biểu 1.1). Cuối quý, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK 156 kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lên Báo cáo bán hàng và lập sổ Cái TK 156 (xem phần phụ lục). TK 156 đợc mở chi tiết:
TK 1561CT: Giá mua hàng hố tại cơng ty
TK 1561TX: Giá mua hàng hoá tại cửa hàng Thanh Xuân TK 1561GL: Giá mua hàng hoá thại cửa hàng Gia Lâm. TK 1561YK: Giá mua hàng hoá tại cửa hàng Yết Kiêu. TK 1561QT: Giá mua hàng hoá tại cửa hàng Quán Thánh. TK 1562CT: Chi phí thu mua hàng hố tại cơng ty.
Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm : Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán.
Trong đó:
+ Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Khi hàng hoá xuất kho, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 1561CT
+ Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán: do chi phí mua hàng mà chủ yếu là chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều chủng loại hàng hoá, với mỗi loại hàng hoá đợc cung cấp từ các nhà máy sản xuất khác nhau, liên quan đến cả khối lợng hàng hoá trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ nên đợc phân bổ. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hố xuất kho của cơng ty phí này hàng tháng đợc trính trớc nh sau:
` + Cuối quý ( hay cuối tháng) căn cứ vào sản lợng nhập kho thực tế của từng nhà máy dể tiến hành trích trớc chi phí vận chuyển, chi tiết cho từng nhà máy:
Nhà máy thuốc lá Sài Gịn: Chi phí thu mua 36,8 đ/bao. Nhà máy thuốc lá Thanh Hố: Chi phí thu mua 7,1428 đ/bao. Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn: Chi phí thu mua 3,33 đ/bao. Nhà máy thuốc lá Thăng Long: Chi phí thu mua 0 đ/bao. Kế tốn hạch toán cho từng nhà máy theo định khoản:
Nợ TK 1562CT Có TK 3353
Đồng thời cuối tháng kế tốn tiêu thụ căn cứ vào sản lợng xuất bán thực tế trong tháng tại kho và lợng hàng xuất chuyển kho tới các cửa hàng giới thiệu sản phẩm (chi tiết theo từng nhà máy), hạch tốn chi phí vận chuyển:
Nợ Tk 632
Có TK 1562CT
Khi nhận đợc hoá đơn thanh toán vận chuyển của các nhà máy gửi đến, kế toán ngân hàng phản ánh nghiệp vụ sau:
Nợ TK 3353 Có TK 112
Đối chiếu giữa chi phí thu mua thực tế với số liệu trích trớc, nếu số thực tế nhỏ hơn số trích trớc, kế tốn tiêu thụ tiến hành hoàn nhập số d theo định khoản:
Nợ TK 3353 Có TK 632
Cụ thể tháng 12/2004 Chi phí vận chuyển đợc tập hợp chi tiết cho từng nhà máy:
Công ty Thơng mại Thuốc lá.
Chi phí vận chuyển tơng ứng của hàng hoá xuất kho. Tháng 12 năm 2004
Stt Tên đơn vị Xuất trong kỳ (bao)
Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4
Nhà máy thuốc lá Sài Gòn Nhà máy thuốc lá Thanh Hoá
Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn Nhà máy thuốc lá Thăng Long 9833590 1456000 2970500 5206183 36,8 7,1428 3,33 0 361876112 10399917 9891765 0 Tổng cộng 19466273 382167794
Căn cứ vào Báo cáo bán hàng tháng 12/2004, tổng giá mua hàng hoá là 121810479600 đồng. Vậy giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho tháng 12/2004:
121810479600 + 382167794 = 122192647394 (đ)
2.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán.
Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632: Giá vốn hàng bán. TK này đợc chi tiết thành các TK sau:
TK63213: Giá vốn thuốc lá bao, hàng hoá khác.
TK63213GL: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Gia Lâm TK63213QT: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Quán Thánh TK63213TX: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Thanh Xuân TK63213YK: Giá vốn thuốc lá bao ở cửa hàng Yết Kiêu TK63232: Giá vốn dịch vụ vận chuyển
TK63288: Giá vốn hàng hoá khác.
Trong cơng ty mạng lới máy vi tính đợc kết nối nội bộ nên sau khi phịng kế tốn nhận đợc hóa đơn GTGT do thủ kho chuyển lên, hàng hoá xuất bán đ- ợc phịng kinh doanh lập Hố đơn xuất bán hàng hoá và kế toán tiêu thụ trên phịng kế tốn sẽ tiến hành định khoản phản ánh giá vốn hàng xuất bán trên Hoá đơn xuất bán hàng hoá. Đồng thời lập Chứng từ ghi sổ. Số liệu từ đây sẽ tự động kết chuyển vào các sổ liên quan nh: sổ chi tiết TK 632 (xem biểu 1.2), cuối tháng giá vốn đợc tập hợp trên Sổ Cái TK 632(xem phàn phụ lục).
Cụ thể: Ngày 05/10/2004 công ty xuất bán thuốc lá điếu VINATABA (Sài Gịn) cho cơng ty Thơng Mại Du Lịch Yên Bái với số lợng là 25000 bao, tổng giá vốn 157500000. Sau khi thủ kho xuất hàng hoá và chuyển hoá đơn GTGT lên phịng kế tốn, phịng kinh doanh vào phần Hoá đơn xuất bán hàng hoá và nhập dữ liệu vào các tiêu thức: Loại chứng từ, mã khách VAT, mã KH công nợ, mã đối tợng tập hợp, kho xuất, ngày, số hoá đơn, số sere VAT, diễn giải, mã hàng hoá,...cụ thể xem giao diện Hoá đơn xuất bán hàng hoá ở trang sau. Trên phịng kế tốn, kế tốn tiêu thụ tiến hành phản ánh giá vốn theo định khoản:
Nợ TK 63213 157500000 Có TK 1561CT 157500000 Cơng ty Thơng mại Thuốc lá
Chứng từ ghi sổ
Năm 2004
TK 632: Giá vốn hàng bán
Ngày, số chứng từ, diễn giải Tk Nợ TK Có Tiền Nợ Tiền Có ... + 05/10/2004, 00735, xuất bán kho 01- Cty TM du lịch Yên bái ... 1561CT 157500000 Tổng cộng
2.3.6 Kế toán doanh thu:
"Tiêu thụ là điều kiện tồn tại và phát triển" đó chính là tâm niệm của ban lãnh đạo cơng ty, vì vậy mọi qet định đa ra đều nhằm mục đích thúc đẩy q trình tiêu thụ hàng hố của cơng ty.
Cơng tác tiêu thụ ln đợc đảm bảo đó là nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt giữa các bộ phận phịng ban trong cơng ty, cơng ty đã giữ dợc uy tín và đã tạo mối quan hệ với khách hàng trong những năm qua. Chính vì vậy, trong cuộc cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trên thị trờng, sản phẩm của cơng ty ln giữ vị trí quan trọng, điều đó tạo cho hoạt động kinh doanh của cơng ty trong những năm gần đây đạt nhiều thành tích.
Hiện nay phơng thức bán hàng chủ yếu là: _ Bán buôn _Bán lẻ Với hai hình thức thanh tốn: _Bán hàng thu tiền ngay
_Bán hàng thu tiền chậm
*Đối với hình thức bán bn: Diễn ra chủ yếu đối với khách hàng đợc lựa chọn:
• Khách hàng là pháp nhân kinh tế: Doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty cổ phần và doanh nghiệp t nhân.
• Điều kiện để trở thành khách hàng theo thông t số30/1999/TT_BTM ngày 09/09/1999 của Bộ Thơng Mại.
Đây là hoạt động bán hàng chính, hàng năm đem lai doanh thu lớn nên