Mọi hoạt động bán hàng của Công ty đều phải đợc lập các chứng từ đầy đủ, kịp thời. Đây là khâu hạch toán ban đầu của nghiệp vụ bán hàng để làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng. Khi xuất kho thành phẩm đem bán, phòng kế hoạch - thị trờng phải lập hố đơn GTGT ( Cơng ty dệt 19/5 Hà Nội sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT, thuế suất GTGT là 10% ). Hố đơn GTGT là chứng từ của Cơng ty xác nhận số lợng, chất lợng, đơn giá, số tiền bán sản phẩm cho ngời mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để Công ty ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho ngời mua vận chuyển hàng trên đờng, ghi sổ kế toán của khách hàng.
Hố đơn GTGT đợc phịng kế hoạch - thị trờng lập thành 03 liên, sau đó chuyển cho kế tốn trởng, giám đốc ký duyệt, đóng dấu. Trong trờng hợp khách hàng thanh tốn ngay tiền hàng thì hố đơn GTGT đợc chuyển đến cho thủ quỹ để làm thủ tục thu tiền mặt hoặc thu séc.
Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch - thị trờng. Liên 2: Hoá đơn đỏ giao cho ngời mua.
Liên 3: Thủ kho giữ lại, ghi vào thẻ kho và chuyển cho phịng kế tốn ghi sổ kế toán, làm thủ tục thanh toán.
Nếu khách hàng cha thể thanh tốn tiền ngay cho Cơng ty thì khách hàng sẽ trả tiền qua tài khoản tại ngân hàng bằng các chứng từ hợp lệ nh: Giấy uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản...
2.2.2 Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội:
2.2.2.1 Tổ chức kế tốn chi tiết doanh thu bán hàng:
Tại Cơng ty Dệt 19/5 Hà Nội, kế toán chịu trách nhiệm theo dõi doanh thu bán hàng chỉ phải theo dõi doanh thu bán hàng ra bên ngồi, khơng phải theo dõi doanh thu bán hàng trong nội bộ. Sở dĩ nh vậy là vì: Cơng ty Dệt 19/5 Hà Nội là một đơn vị kinh tế độc lập, đầu vào của dây chuyền sản xuất chủ yếu là sợi, bông các loại, sản phẩm đầu ra là các loại vải công nghiệp. Do vậy mà tại Cơng ty khơng có sự tiêu dùng nội bộ về sản phẩm do chính Cơng ty sản xuất ra phục vụ cho bất kỳ một loại hoạt động nào. Nhân viên kế toán của Cơng ty cịn phải theo dõi doanh thu của từng loại vải theo qui định phân loại của Cơng ty. Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng thức bán hàng mà kế tốn cịn phải theo dõi cả doanh thu bán hàng trả tiền ngay và doanh thu bán hàng chịu.
Từ những hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT phịng kế tốn tổng hợp số liệu của các loại vải mà khách hàng mua trong tháng để vào sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng theo dõi doanh thu của từng loại vải bán ra: Vải mộc, vải lọc, vải gia công... Trong sổ chi tiết bán hàng này, kế tốn cịn phải theo dõi cả doanh thu bán hàng trả tiền ngay và doanh thu bán hàng chịu.
Sau khi vào sổ chi tiết bán hàng, phần doanh thu bán hàng chịu sẽ đợc tổng hợp để ghi vào sổ chi tiết TK 131 “ Phải thu của khách hàng ” theo dõi doanh thu bán chịu và theo dõi tình hình của khách hàng.
Ngồi ra, hàng tháng kế tốn của Cơng ty cịn lập các báo cáo: Báo cáo theo đối tợng mua hàng, báo cáo tiêu thụ theo mặt hàng, báo cáo tình hình khách hàng nhằm phân tích hoạt động tiêu thụ, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ của Công ty, tăng cờng khả năng thu tiền của khách.
2.2.2.2 Tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội:
Tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội, việc tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng đợc chia riêng theo từng loại vải, theo cách phân loại riêng của Công ty: Vải mộc, vải màu, vải lọc...
Việc tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng cũng đợc theo dõi, tổ chức cùng với tổ chức kế toán chi tiết doanh th bán hàng, xác định giá trị vốn hàng xuất bán, việc tập hợp, phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh mghiệp cho từng loại vải.
Cơng ty Dệt 19/5 Hà Nội là một loại hình doanh nghiệp sản xuất có tần xuất nhập - xuất tồn thành phẩm lớn. Kế tốn của Cơng ty đã áp dụng ph- ơng pháp tính giá vốn hàng xuất bán ( giá thành sản xuất thực tế ) theo phơng pháp bình quân gia quyền ( bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ )
Đơn giá
bình quân Giá thành thực tế TP tồn đầu kỳ + Giá thành thực tế TP nhập trong kỳ
đơn vị thực Sản lợng thực tế TP tồn đầu kỳ + Sản lợng thực tế TP nhập trong kỳ tế bình qn)
Để tính đợc đơn giá bình quân của thành phẩm xuất kho đem bán, kế toán căn cứ vào bảng nhập kho thành phẩm trong kỳ, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn thành phẩm đã tổng hợp của kỳ trớc. Khi đó tính trị giá vốn hàng xuất bán sẽ phải căn cứ vào đơn giá bình quân và sản lợng thực tế thành phẩm xuất bán trong kỳ: sản lợng thực tế thành phẩm xuất bán trong kỳ sẽ đợc biểu hiện trên bảng tổng hợp thành phẩm xuất kho đem bán.
Việc tập hợp các chi phí thời kỳ: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK 641 và TK 642. Khi tập hợp đợc kế toán sẽ tiến hành phân bổ và kết chuyển toàn bộ cho từng loại vải bán ra để xác định đợc kết quả bán hàng trong kỳ ( tháng ).
Tại Công ty Dệt 19/5 Hà Nội kế tốn tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại vải bán ra theo doanh thu bán hàng thuần. Nghĩa là:
CPBH ( CP Tổng CPBH ( CPQLDN ) x DT bán hàng thuần của vải mộc
QLDN ) phân =
bổ vải mộc Tổng doanh thu bán hàng thuần các loại vải
Để tổ chức kế toán chi tiết xác định kết quả bán hàng, kế tốn của Cơng ty đã sử dụng sổ chi tiết tiêu thụ - kết quả nhằm xác định kết quả bán hàng cho từng loại vải.
2.2.3 Tổ chức kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng - xác định kết quả bán hàng tại Công ty Dệt 19 - 5 Hà Nội.