Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.3 – trang 11) Hằng ngày nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ gốc, sau khi kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc. Cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào Sổ Cái. Cuối tháng khóa sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên Sổ Cái, tiếp đó căn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng
cân đối số phát sinh phải khớp nhau và khớp với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết thuộc phần kế toán chi tiết. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự kế toán ghi sổ
Ghi chó:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số PS Báo cáo tài
chÝnh
Bảng tổng hợp chi tiết
Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với Sổ Cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo biểu kế toán.