Đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị của từn- 123docz.net

3.1. Quan điểm tổ chức công tác KTQT tại các doanh nghiệp thủy sản

3.1.2. Đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị của từng doanh nghiệp

Thông tin từ nhà quản trị rất đa dạng, phục vụ việc ra nhiều quyết định khác nhau từ việc ra quyết định hàng ngày cho đến việc ra quyết định dài hạn trong tương lai. Điều này đòi hỏi hệ thống KTQT phải cung cấp những thông tin tổng hợp, phục vụ cho mục đích phân tích và đánh giá. Bên cạnh cung cấp thơng tin ra quyết định, cần thiết chú trọng đến vấn đề kiểm sốt chi phí nhằm làm giảm chi phí để tăng khả năng cạnh tranh tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Để làm được điều đó, cần xây dựng được các định mức chi phí, xây dựng dự tốn chi phí chính xác, vừa thiết kế ghi nhận chi phí thực hiện theo từng đơn đặt hàng, từng hợp đồng cụ thể để tính

tốn các biến động, tìm ra ngun nhân, đưa ra giải pháp và đánh giá hiệu quả hoạt động.

3.1.3. Tính phù hợp và hài hịa giữa chi phí và lợi ích

Nội dung của phương pháp cân đối chi phí-lợi ích là phải thiết lập mối liên hệ giữa chi phí và lợi ích kinh tế mà nó đem lại. Chi phí được xem là hữu ích khi nó tạo ra một giá trị hữu dụng, chi phí được xem là hiệu quả khi nó tạo ra một giá trị hữu dụng tương ứng với một giá trị gia tăng hoặc nguồn thu nhập, tiềm năng kinh tế lớn hơn chi phí.

Nguyên tắc cơ bản khi tổ chức công tác KTQT cho doanh nghiệp phải cân nhắc giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra. Hệ thống KTQT phải mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, tức là vừa phải đảm bảo được các thông tin cung cấp vừa đảm bảo tính hài hịa giữa lợi ích và chi phí khi tổ chức thực hiện.

3.1.4. Phải tích hợp KTQT và kế tốn tài chính trong cùng một hệ thống để thực hiện mục tiêu KTQT

Kế tốn tài chính và KTQT đều là công cụ quan trọng phục vụ cho mục tiêu quản lý doanh nghiệp.

Kế tốn tài chính và KTQT đều ghi chép, cung cấp thơng tin kinh tế tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Xây dựng KTQT trên cơ sở kết hợp hài hịa với kế tốn tài chính là tất yếu khách quan, vừa bổ sung cho nhau, vừa đảm bảo tính lợi ích kinh tế khi tổ chức công tác KTQT cho doanh nghiệp. Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa hiệu quả các thông tin nhằm phục vụ công tác quản lý và ra quyết định đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế của sản xuất thì cần phải tích hợp tốt cơng tác KTQT và kế tốn tài chính trong cùng một hệ thống để thực hiện mục tiêu KTQT.

3.2. Tổ chức công tác KTQT tại các doanh nghiệp thủy sản trên địa bàn tỉnh BạcLiêu Liêu

Với mục tiêu tổ chức KTQT cho các doanh nghiệp thủy sản trên địa bản tỉnh Bạc Liêu kết hợp với kết quả khảo sát thực tế việc tổ chức cơng tác kế tốn này.

Theo Phạm Ngọc Toàn (2010), tác giả xác lập nội dung tổ chức KTQT tại các doanh nghiệp này theo những mơ hình sau:

- Mơ hình 1: tập trung xây dựng hệ thống chi phí sản xuất phục vụ cho quản trị chi phí, khơng lập dự tốn. Mơ hình này phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ.

- Mơ hình 2: tập trung xây dựng hệ thống chi phí cùng với hệ thống dự tốn có giới hạn gồm dự toán sản xuất, dự toán tiêu thụ, dự tốn tồn kho. Mơ hình này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

- Mơ hình 3: tập trung xây dựng hệ thống chi phí, hệ thống dự tốn và kế tốn trách nhiệm dựa trên chức năng cũng như thơng tin thích hợp cho việc đưa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn. Mơ hình này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mơ vừa. Khi doanh nghiệp phát triển thành doanh nghiệp lớn thì sẽ áp dụng đầy đủ các nội dung của KTQT.

Tùy vào điều kiện hoạt động, hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể áp dụng mơ hình thích hợp cho đơn vị mình. Mơ hình 1 có thể chuyển tiếp thành mơ hình 2 và mơ hình 2 có thể chuyển tiếp thành mơ hình 3 tùy theo u cầu quản lý và phát triển doanh nghiệp trong từng khả năng nhất định.

3.2.1. Nhận diện, phân loại chi phí

Ngồi cách phân loại chi phí mà đơn vị đang sử dụng nhằm mục đích hoạch định, kiểm sốt chi phí trong việc đưa ra các quyết định của nhà quản lý, KTQT cần phân loại chi phí theo cách ứng xử, nghĩa là mức độ hoạt động thay đổi thì chi phí sẽ biến động như thế nào. Theo cách này các khoản chi phí phát sinh được phân loại thành biến phí (chi phí biến đổi), định phí (chi phí cố định) và chi phí hỗn hợp (biến phí + định phí). Như vậy, doanh nghiệp có thể phân loại chi phí như sau:

Bảng 3.1: Phân loại chi phí trong doanh nghiệp thủy sản theo cách ứng xử

Khoản mục chi phí Biến

phí Định phí Chi phí hỗn hợp Ghi chú I. Bộ phận sản xuất

1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp X

3. Chi phí nhân cơng gián tiếp X

4. Chi phí cơng cụ, dụng cụ X

5. Chi phí khấu hao tài sản cố định X

6. Chi phí điện, nước trong phân xưởng sản

xuất X

7. Chi phí kiểm tra X

8. Chi phí bảo dưỡng máy móc, thiết bị X

9. Chi phí khác (điện thoại,…) X

II. Bộ phận bán hàng

1. Chi phí nhân cơng X

2. Chi phí vật liệu, dụng cụ bán hàng X

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định X

4. Chi phí điện, nước, internet X

5. Chi phí điện thoại X

6. Chi phí quảng cáo X

7. Chi phí hoa hồng bán hàng X

III. Bộ phận quản lý doanh nghiệp

1. Chi phí nhân cơng X

2. Chi phí vật liệu, dụng cụ X

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định X

4. Chi phí điện, nước, internet X

5. Chi phí hội họp, tiếp khách X

……

Nhằm phục vụ việc lập kế hoạch, phân tích và quản lý chi phí, KTQT cần phải phân tích các chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí. Việc phân tích này được thực hiện bằng các phương pháp như: phương pháp cực đại-cực tiểu, phương pháp bình phương bé nhất, phương pháp đồ thị phân tán. Tuy nhiên, nếu mức độ chi phí hỗn hợp không lớn, yêu cầu chi tiết của doanh nghiệp thủy sản chưa địi hỏi phân

tích sâu thì có thể xem chi phí hỗn hợp là biến phí nếu tỷ trọng biến phí trong chi phí hỗn hợp lớn và là định phí trong trường hợp ngược lại.

Việc phân loại một số chi phí như bảng 3.1. chỉ mang tính chất tham khảo, tùy vào tình hình thực tế mỗi doanh nghiệp mà có cách phân loại chi phí trong từng loại chi phí thành biến phí, định phí hay chi phí hỗn hợp khác nhau.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

- Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực tế của sản phẩm. Nguyên vật liệu chính tại Cơng ty bao gồm chủ yếu tôm, cá, mực. Chi phí nguyên vật liệu chính chiếm từ 80% đến 90% trong tổng chi phí.

- Nguyên vật liệu phụ: bao gồm các vật liệu xuất dùng không trực tiếp cấu thành nên sản phẩm mà để phục vụ cho công tác bảo quản, nâng cao chất lượng mẫu mã sản phẩm. Gồm khay xốp, túi PE, đá lạnh, clorine, nước, dây niềng, sticker, carton, muối tinh, thuốc nhuộm, bột ngọt, phèn…Đây là các khoản chi phí chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng chi phí.

Chi phí nhân cơng trực tiếp:

Chi phí nhân cơng trực tiếp tại các doanh nghiệp thủy sản bao gồm tiền lương (tiền lương sản phẩm và tiền lương thời gian), tiền ăn trưa, các khoản trích theo lương và các khoản phụ cấp khác (nếu có) của cơng nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nếu công nhân sản xuất làm việc mỗi ngày hai ca thì doanh nghiệp sẽ hỗ trợ chi phí giữa ca cho cơng nhân.

Chi phí sản xuất chung:

Bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong phạm vi nhà máy như:

- Chi phí nguyên vật liệu dùng cho phân xưởng: vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ.

- Chi phí dụng cụ sản xuất: bao gồm chi phí về trang phục bảo hộ lao động, bàn ghế, xô chậu, rổ rá…

- Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm khoản tiền trích khấu hao của nhà xưởng, máy móc thiết bị dùng trong sản xuất.

- Chi phí tiền lương (lương và các khoản trích theo lương): chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của quản đốc nhà máy và các nhân viên quản lý nhà máy.

- Chi phí khác phục vụ phân xưởng: bao gồm các chi phí như tiền điện, điện thoại, chi phí sửa chữa, chi phí bằng tiền khác... phục vụ sản xuất.

Chi phí bán hàng:

Chi phí bán hàng tại các doanh nghiệp thủy sản thơng thường là các khoản chi phí phát sinh cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao sản phẩm thủy sản cho khách hàng, bao gồm các khoản chi phí như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, hoa hồng đại lý, hàng mẫu, chi phí giám định, bảo hiểm hàng hóa, chi phí quảng cáo, hội chợ triễn lãm, lương nhân viên bán hàng, khấu hao tài sản cố định,…

Chi phí quản lý doanh nghiệp:

Đối với các doanh nghiệp thủy sản, đây là tồn bộ chi phí chi ra cho nhu cầu tổ chức và quản lý chung trong tồn doanh nghiệp như: chi phí cơng cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, đồ dùng quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại,…), lương nhân viên quản lý, chi phí tiếp khách,…

3.2.2. Phân tích biến động chi phí

Hiện nay, một số doanh nghiệp thủy sản qua khảo sát đã có xây dựng hệ thống định mức chi phí do bộ phận kỹ thuật cung cấp thơng tin. Bên cạnh đó, vào đầu mỗi năm, phòng kế hoạch của doanh nghiệp cũng tiến hành lập các kế hoạch chi phí. Tuy nhiên, sau mỗi kỳ kinh doanh, các doanh nghiệp chỉ tính tốn chênh lệch của những chi phí này giữa thực hiện với kế hoạch một cách rất đơn giản mà khơng tiến hành phân tích xem những biến động đó là vì những ngun nhân nào, bộ phận nào chịu trách nhiệm. Vì vậy, không phát huy được tác dụng của các kế hoạch, cũng như khó có thể đề ra giải pháp để tiết kiệm và kiểm sốt chi phí. Do đó, tác giả đề xuất giải pháp là các doanh nghiệp thủy sản trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu nên tiến hành phân tích biến động các loại chi phí nhằm đi sâu vào xem xét các chi phí đó đã tăng

hay giảm so với kế hoạch đã đề ra, từ đó tìm hiểu ngun nhân và đề xuất biện pháp để khắc phục.

3.2.2.1. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của các doanh nghiệp thủy sản phần lớn là chi phí mua tơm, cá, mực ngun liệu từ các nhà cung cấp trong và ngồi tỉnh. Có thể thiết lập phương trình chi phí ngun vật liệu trực tiếp như sau:

CV = n(Q x mi x pi)

Trong đó:

Q: sản lượng sản xuất (tấn)

mi: định mức tiêu hao nguyên vật liệu i để chế biến được 1 tấn sản phẩm thủy sản (kg/tấn)

pi: đơn giá mua nguyên vật liệu i để chế biến được 1 tấn sản phẩm thủy sản (triệu đồng/kg)

Sau khi thiết lập phương trình, tiến hành tính tốn chênh lệch chi phí ngun vật liệu trực tiếp giữa thực hiện với dự tốn và sử dụng phương pháp loại trừ phân tích ảnh hưởng của các nhân tố đến mức biến động chi phí ngun vật liệu trực tiếp theo trình tự sau:

+ Nhân tố sản lượng sản xuất:

CV-Q = n (Q1 x m0i x p0i ) – n (Q0 x m0i x p0i )

+ Nhân tố định mức tiêu hao nguyên vật liệu i để sản xuất được 1 tấn sản phẩm thủy sản:

CV-m = n (Q1 x m1i x p0i ) – n (Q1 x m0i x p0i )

+ Nhân tố đơn giá mua nguyên vật liệu i để để sản xuất được 1 tấn sản phẩm thủy sản:

Sau khi tính tốn chênh lệch cũng như lượng hóa được sự ảnh hưởng của từng nhân tố, tiến hành đánh giá và tìm hiểu nguyên nhân cũng như đề ra biện pháp khắc phục. Ví dụ minh họa được trình bày ở phụ lục 4.

3.2.2.2. Phân tích biến động chi phí nhân cơng trực tiếp

Phân tích biến động chi phí nhân cơng trực tiếp được tiến hành qua việc đánh giá sự biến động của chỉ tiêu quỹ tiền lương công nhân sản xuất.

Quỹ tiền lương CNSX ( Số lượng bình quân = ∑ từng loại CNSX

Tiền lương bình qn )

từng loại CNSX

Nếu kí hiệu: TL: Quỹ tiền lương công nhân khai thác S: Số lượng công nhân khai thác T: Tiền lương một công nhân khai thác

Ta có: TL = S x T

Sau khi thiết lập phương trình, tiến hành tính tốn chênh lệch quỹ tiền lương nhân công trực tiếp giữa thực hiện với dự toán và sử dụng phương pháp loại trừ phân tích ảnh hưởng của các nhân tố đến mức biến động chi phí nhân cơng trực tiếp theo trình tự sau:

+ Nhân tố số lượng công nhân sản xuất:

TLS = S1 x T0 – S0 x T0 + Nhân tố tiền lương một công nhân sản xuất:

TLT = S1 x T1 – S1 x T0

3.2.2.3. Phân tích biến động chi phí sản xuất chung

Trong chi phí sản xuất chung của doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau, có loại thay đổi theo sự thay đổi của mức độ hoạt động, có loại lại khơng thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Do đó, để đảm bảo tính chính xác và hợp lý khi phân tích biến động chi phí sản xuất chung thì trước khi tiến hành so sánh giữa

thực hiện với dự tốn cần điều chỉnh chi phí sản xuất chung dự toán bằng cách điều chỉnh những khoản mục chi phí có thể biến đổi theo tỷ lệ hồn thành kế hoạch sản xuất. Trong đó:

hoạch sản xuất Tổng lượng sản phẩm sản xuất dự toán

Trong trường hợp này, ta tiến hành phân tích theo trình tự các bước như sau: - Bước 1: Phân loại chi phí sản xuất chung theo cách ứng xử của chi phí và điều

chỉnh theo Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất. - Bước 2: Lập bảng phân tích chi phí sản xuất chung.

- Bước 3: Rút ra nhận xét, đánh giá, tìm ngun nhân và kết luận. Ví dụ minh họa được trình bày trong phụ lục 4.

3.2.3. Xây dựng hệ thống dự toán ngân sách

Dự toán là một kế hoạch hoạt động, nó lượng hóa các mục đích của doanh nghiệp theo các mục tiêu về tài chính, cùng với chức năng hệ thống hóa việc lập kế hoạch, các thơng tin trên dự tốn cũng đưa ra những tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả hoạt động, hồn thiện sự truyền tải thơng tin và sự hợp tác trong nội bộ tổ chức. Mục đích của việc lập dự tốn ngân sách là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi lựa chọn mơ hình dự tốn phải căn cứ vào các đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp trong quản lý,… Theo Phạm Ngọc Tồn (2010), có 3 mơ hình dự tốn có thể chọn lựa cho các doanh nghiệp:

- Mơ hình 1: áp dụng dối với doanh nghiệp siêu nhỏ, khơng cần lập dự tốn.

- Mơ hình 2: áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, áp dụng mơ hình thơng tin từ trên xuống. Các loại dự toán được lập gồm: dự toán doanh thu, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.

Tỷ lệ hồn thành kế

- Mơ hình 3: áp dụng một trong ba mơ hình lập dự tốn: mơ hình thơng tin từ trên