tại Cơng ty TNHH TMTH Tuấn Việt
2.3.1 Đặc điểm hình thức bán hàng của Công ty
Mỗi doanh nghiệp đều lựa chọn cho mình một hoặc nhiều hình thức bán hàng riêng, phù hợp với mặt hàng họ đang kinh doanh. Đối với mặt hàng thuộc lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh nói chung và mặt hàng sữa nói riêng, Tuấn Việt
lựa chọn cho mình hình thức bán bn và bán lẻ nhằm tận dụng tất cả các hình thức phân phối sao cho hàng hóa đến tay người tiêu dùng nhanh và thuận tiện nhất, cách sử dụng kết hợp các hình thức này của Tuấn Việt là nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục phần nào nhược điểm của từng hình thức.
Đối với hình thức bán lẻ
Là bán cho người tiêu dùng cuối cùng, số lượng đông tuy nhiên họ không đến Công ty chỉ để mua một vài lốc, hộp sữa mà chủ yếu họ mua qua trung gian là các cửa hàng bán lẻ vì sữa là mặt hàng thiết yếu, hầu như bất cứ cửa hàng bán lẻ nào cũng có đủ các loại sữa phục vụ ngay gần nhà, rất thuận tiện nên họ mua ngay từ các điểm bán lẻ đó. Nhận thức được điều này Tuấn Việt đã mở một cửa hàng có quy mơ vừa mang tên Tuấn Việt trên đường Phan Đình Phùng để phục vụ khách hàng. Ngồi ra, Cơng ty có bố trí một lực lượng nhỏ thâm nhập và bán hàng đến tận tay người tiêu dùng, tuy nhiên gọi là bán cho cá nhân người tiêu dùng nhưng họ phải mua đúng số lượng quy định. Ví dụ như muốn mua sữa Yomost thì phải mua một lốc (4 hộp) chứ khơng bán từng hộp, với những khách hàng này thì khối lượng hàng bán ra không nhiều. Tuy nhiên, Công ty vẫn muốn duy trì hình thức này nhằm tiếp cận trực tiếp với khách hàng, sẽ thu thập được nhiều thơng tin có ích cho việc phân phối của mình.
Đối với hình thức bán bn
Bán cho người bán lẻ: Số lượng này tương đối lớn, họ có thể trực tiếp nhập hàng từ Cơng ty hoặc cũng có thể nhập hàng thơng qua trung gian là người bán buôn khi họ ở xa địa điểm kinh doanh của Cơng ty. Loại khách hàng này có ưu điểm là thanh tốn ngay sau khi nhận hàng nhưng có nhược điểm là mỗi lần giao dịch số lượng không lớn.
Bán cho người bán buôn: do Công ty kinh doanh với lượng lớn và địa điểm kinh doanh riêng ở mỗi huyện khơng có, trong khi đó để mặt hàng sữa đến được tay người tiêu dùng ở tận mọi ngóc ngách, vùng sâu, vùng xa nên ở các huyện lại đặt ra yêu cầu phải có các nhà bn lớn nhập từ Cơng ty về và từ đây phân phối cho hệ thống bán lẻ của các làng xã. Đây là lực lượng khách nhập hàng với số lượng lớn, họ có thể tự vận chuyển hoặc Cơng ty có thể dùng hệ thống xe tải của mình vận chuyển đến tận nơi theo yêu cầu của khách hàng.
2.3.2 Phương thức thanh toán
Đối với một doanh nghiệp thương mại mua và bán ra như Tuấn Việt, việc quay vòng vốn nhanh là rất cần thiết, hơn nữa với nguồn lực tài chính chưa thực sự mạnh như hiện nay, thì việc Tuấn Việt lựa chọn sử dụng chủ yếu phương thức thanh toán ngay là lẽ tất nhiên. Tại Tuấn Việt, sử dụng phương thức này khơng có sự bất hợp lý, nhất là khi Cơng ty đang kinh doanh các loại hàng tiêu dùng nhanh, đây là loại hàng hóa thiết yếu mà người tiêu dùng cần sử dụng hàng ngày, thông thường khoảng một đến hai tuần người bán lẻ sẽ bán hết lượng hàng đã lấy, hơn nữa lượng hàng họ lấy cũng không quá nhiều nên phương thức thanh tốn chậm ít cần thiết. Tuy nhiên đối với khách hàng bán buôn hoặc bán lẻ thân thiết chưa kịp xoay vốn, Công ty linh hoạt để họ thanh toán chậm khoảng một tuần là tối đa, nếu giá trị hàng cao thì chỉ cho thanh tốn chậm một phần để tránh rủi ro. Phương thức thanh toán mà Tuấn Việt lựa chọn khơng hỗ trợ được khách hàng của mình nhiều về vốn, đơi lúc có thể làm giảm lượng hàng bán ra. Nhưng trong tình hình hiện tại đó là phương thức đảm bảo cho Tuấn Việt.
2.3.3 Hệ thống phân phối
a. Kênh phân phối
Để lựa chọn được một kênh phân phối hợp lý thì Cơng ty dựa trên cơ sở phân tích các mục tiêu và đặc điểm của sản phẩm, đặc điểm kinh doanh, thị trường để hình thành nên kênh phân phối tối ưu.
Do mục tiêu là cần phải thoả mãn nhu cầu khách hàng về thời gian, địa điểm, cũng như việc làm sao tăng khả năng chiếm lĩnh, kiểm sốt thị trường với mức chi phí thấp nhất. Nên Cơng ty lựa chọn kênh phân phối của mình bao gồm kênh 1, 2 và 3. Mặt khác, do Công ty chỉ là người mua để bán nên không sử dụng các đại lý cho mình. Vậy nên kênh phân phối có dạng như sơ đồ sau được Công ty lựa chọn:
Công ty Người tiêu dùng cuối cùng Người bán lẻ Người bán buôn Người bán lẻ
Lực lượng bán hàng của Công ty (Kênh 1)
Lực lượng bán hàng (Kênh 2)
Lực lượng bán hàng (Kênh 3)
Hình 2.2 Hệ thống kênh phân phối của Cơng ty
Từ sơ đồ trên ta thấy cơ cấu kênh của Cơng ty khá đa dạng, vai trị của mỗi kênh trong hệ thống kênh của Công ty là rất khác nhau, tuỳ từng thời điểm mà tỷ lệ của mỗi kênh trong tổng khối lượng bán là khác nhau. Dưới đây là tổng doanh số bán hàng của Công ty qua các kênh trong năm 2008, 2009 và 2010.
Năm Kênh
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Lượng (thùng) Giá trị (1000đ) Lượng (thùng) Giá trị (1000đ) Lượng (thùng) Giá trị (1000đ) Kênh (1) 1817 1735494 2293 2081653 2813 2675292 Kênh (2) 15024 13883955 17721 15896258 20371 19372805 Kênh (3) 20721 19090438 21682 19681081 25318 24077628 Tổng 37562 34709888 41696 37658992 48502 46125725
Bảng 2.4: Doanh số bán hàng theo các kênh.
Theo số liệu bảng trên, ta thấy về mặt lượng, kênh (3) có khối lượng lưu chuyển hàng hố ln lớn nhất, sau đó đến kênh (2) và cuối cùng là kênh (1), tương ứng với nó là về mặt giá trị cũng giảm dần từ kênh (3) xuống kênh (2) và sau đó xuống kênh (1), như năm 2010 về giá trị thì kênh (3) đạt 24,078 triệu đồng, kênh (2) là 19,372 triệu đồng còn kênh (1) là 2,675 triệu đồng.
Trên đây mới là các con số tuyệt đối, nên nó chưa nói chính xác được tỷ lệ đóng góp của các kênh đối với tổng doanh thu bán hàng của Công ty đạt được những năm qua, sau đây ta đi tìm hiểu về tỷ lệ từng kênh qua các năm để thấy được vai trò của từng kênh:
Năm 2008 2009 2010 2009/2008 2010/2009 Tlệ các kênh (%) (%) (%) Lần Lần Kênh (1) 5 5.5 5.8 1.1 1.05 Kênh (2) 40 42.5 42.0 1.06 0.99 Kênh (3) 55 52.0 52.2 0.95 1.004 Bảng 2.5: Tỷ lệ các kênh
Từ bảng trên ta thấy được sự chênh lệch của các kênh mà Công ty sử dụng, sở dĩ như vậy là: lượng khách hàng của kênh (3) tuy không nhiều như kênh (2) nhưng mỗi lần mua hàng, họ đều mua về với số lượng lớn, tập trung vào kênh này sẽ có thể quay vịng vốn nhanh, cịn đối với kênh (2) mặc dù số lượng giao dịch mỗi lần không nhiều nhưng trên thị trường loại khách hàng này chiếm số đông, khai thác loại kênh này sẽ mang lại lợi nhuận nhờ việc giảm bớt trung gian. Trong ba năm qua tỷ lệ đóng góp của kênh (3) có xu hướng giảm nhẹ tuy nhiên luôn đạt tỉ lệ trên 50%, trong khi đó kênh (2) cũng có vai trị rất quan trọng với tỉ lệ 40 – 42 %, mặc dù Công ty có sử dụng kênh (1) để đưa hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng, tuy nhiên chưa thể đủ điều kiện để đáp ứng tất cả nhu cầu của họ, thế nên tỉ lệ của kênh này chỉ khoảng 5 - 5,8%.
b. Mạng lưới phân phối
Hiện nay hệ thống phân phối đưa hàng đến tận tay người tiêu dùng của Tuấn Việt chỉ có một cửa hàng ở thành phố Đồng Hới. Tất cả mọi hoạt động phân phối phụ thuộc vào lực lượng bán hàng của Công ty. Thực tế, Tuấn Việt đang tập trung vào bán bn vì nguồn vốn khơng đủ mạnh, Tuấn Việt cần khắc phục điều này bằng phương thức bán hàng nào chu chuyển hàng hóa nhanh và nhiều nhất sẵn sàng vốn cho kì chu chuyển hàng mới. Hơn nữa đầu tư vào điểm kinh doanh là một vấn đề lớn, nơi này phải đảm bảo được cơ sở vật chất hiện đại cho quá trình kinh doanh, như vậy chi phí đầu tư ban đầu sẽ rất lớn, xét đến vay
vốn để phát triển mạng lưới kinh doanh hiện nay khi tình hình lạm phát đang ở mức hai con số, lãi suất vay vốn tăng đang được Tuấn Việt xem xét khá kĩ càng. Với việc phân chia lực lượng bán hàng theo tuyến như hiện nay, Tuấn Việt đã tạo được độ phủ khá dày trên địa bàn các huyện của Quảng Bình để phân phối cho các điểm bán lẻ gần người tiêu dùng nhất.
2.3.4 Chính sách giá của Cơng ty
Đối với các sản phẩm sữa của Dutch Lady mà Tuấn Việt phân phối, giá bán cuối cùng đến tay người tiêu dùng không do Tuấn Việt định giá mà do Công ty Dutch Lady quy định, tất nhiên Tuấn Việt cũng phải góp phần đảm bảo mức giá đó, một số loại sữa được công bố sẵn giá bán lẻ trên trang web của Dutch Lady như: Dutch Lady 123 hộp giấy 400g, giá bán lẻ đề nghị 56.000 đồng/ hộp; lon thiếc 400g, giá bán lẻ đề nghị 64.500 đồng/lon… tuy nhiên giá này khơng được cập nhật thường xun, nhà bán lẻ có thể nâng giá dù khơng nhiều nhưng vẫn cao hơn quy định, có thể ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của người tiêu dùng, gây thắc mắc, so sánh giá cả…do vậy Tuấn Việt thường xuyên khảo sát giá bán lẻ trên các tuyến để kiểm sốt vấn đề này.
Cịn giá khi Tuấn Việt bán cho các nhà bán sỉ, bán lẻ là do thỏa thuận giữa hai bên sao cho lợi nhuận đạt được như hai bên mong muốn mà vẫn đảm bảo giá bán cuối cùng đến người tiêu dùng mà nhà sản xuất quy định.
Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Tuấn Việt sử dụng giá bán để thúc đẩy bán ra, bằng cách khuyến khích khách hàng mua sản phẩm với số lượng lớn theo quy định, họ sẽ nhận được khoản chiết khấu trên giá bán sản phẩm. Phần trăm chiết khấu cịn tùy thuộc vào đó là nhà bán bn hay bán lẻ nữa:
% chiết khấu theo giá bán Số lượng (thùng) Nhà bán buôn Nhà bán lẻ <=1 60 - 100 6 1.2 120 8 1.4 140 10 1.6 160 12 1.8 180 14 >= 2 > 200 > 15
Bảng 2.6 Bảng tỉ lệ chiết khấu trên giá bán của Công ty
(Nguồn: Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt)
Trên đây là bảng chiết khấu được quy định bởi Công ty, tuy nhiên nhân viên bán hàng không cần cứng nhắc áp dụng bảng này mà cịn tùy theo hồn cảnh, loại khách hàng mới hay đã gắn bó lâu dài, quy mô kinh doanh của khách hàng như thế nào mà sự điều chỉnh hợp lý.
2.3.5 Tổ chức vận chuyển, bảo quản
Nhằm đảm bảo nguyên vẹn chất lượng sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng, bởi đây là yếu tố quan trọng nhất giữ khách hàng trở lại với Tuấn Việt, Công ty phải đưa ra những kế hoạch về thực hiện, giám sát việc vận chuyển, bốc xếp, bảo quản tại kho và trong quá trình vận chuyển rất chặt chẽ,
Từ khâu bốc xếp, vận chuyển: không được để sản phẩm bị va đập mà quá trình làm việc phải diễn ra nhanh chóng, tránh ánh nắng mặt trời tối đa nhất là đối với sữa nước. Phương tiện vận chuyển cần được kiểm tra kĩ càng trước khi đưa vào hoạt động, các thiết bị liên quan đến việc điều chỉnh nhiệt độ, nhằm đảm bảo điều kiện phù hợp đối với sản phẩm. Trước q trình vận chuyển hàng đường xa, bộ phận này có nhiệm vụ cập nhật tình hình khí hậu, thời tiết để có phương án chuẩn bị ứng phó.
Việc bảo quản tại kho khá phức tạp, vì Cơng ty kinh doanh nhiều nhóm hàng, mỗi nhóm địi hỏi điều kiện bảo quản khác nhau. Để tiện việc bảo quản, kiểm tra, tại kho sữa, Tuấn Việt chia thành những khu vực khác nhau với từng loại máy hỗ trợ công tác bảo quản riêng, bên cạnh đó, các hệ thống phịng cháy cũng được lắp đặt để đảm bảo an tồn. Mỗi ngày đều có nhân viên trực, kiểm tra máy móc, điều kiện bảo quản hàng thường xuyên.
2.3.6 Tiến trình bán hàng
a. Chào hàng
Đối với khách hàng cũ
Theo tính tốn trong một khoảng thời gian (một đến hai tuần), hầu như người bán lẻ trên tuyến của một nhân viên bán hàng Tuấn Việt hết hàng, nhân viên này sẽ đến để chào hàng. Khách hàng sẽ yêu cầu lấy thêm một số lượng
hàng nhất định, tuy nhiên người bán hàng phải tính tốn xem số lượng đó đã đủ doanh số đặt ra đối với mỗi khách hàng của mình chưa, dù đủ hay chưa thì người bán hàng cũng sẽ thuyết phục người mua bằng khuyến mãi (nếu cơng ty có chương trình), chiết khấu (theo quy định), hoặc tùy theo trường hợp mà nắm bắt tâm lý khách hàng để thuyết phục.
Đối với khách hàng mới (hoặc khi có hàng mới)
Khi tiếp xúc khách mới nhân viên bán hàng hàng sẽ đưa mẫu hàng cho khách xem hoặc dùng thử tùy theo loại sữa và yêu cầu của Cơng ty. Có thể đối với loại sữa bột nhân viên giới thiệu mẫu mã, cơng dụng, đặc tính vượt trội của sản phẩm, cịn đối với sữa nước có thể mời dùng thử rồi thuyết phục khách.
b. Nhận đơn hàng
Sau quá trình thuyết phục khách hàng, lượng hàng đã được thống nhất nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp gõ vào máy palm – tên, địa chỉ, số điện thoại khách hàng, loại hàng đã có sẵn trong máy, chỉ cần gõ lượng hàng vào máy. Tất cả các thơng tin sẽ tự động chuyển về máy vi tính của kế tốn bán hàng ngành Sữa.
c. Đồng bộ IDSS
Khi nhận thông tin từ máy palm, kế tốn bán hàng sử dụng máy tính xử lý đơn hàng dựa theo theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Mỗi mặt hàng đều có mã hàng riêng tùy theo ngày nhập kho, từ đó cho ra đơn hàng cần thiết.
d. Xuất hóa đơn
Sau khi đồng bộ IDSS, kế tốn xuất hóa đơn tổng (hóa đơn Giá trị gia tăng) gồm bốn liên: kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng mỗi người giữ một liên và hóa đơn lẻ.
e. Xuất hàng
Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ lên phịng kế tốn lấy hai hóa đơn tổng mang xuống kho, đưa một tờ hóa đơn tổng cho thủ kho để nhận hàng và hóa đơn lẻ sẽ đưa cho khách hàng khi giao hàng.
f. Giao hàng và thanh toán
Sau khi lấy hàng từ kho, hàng được nhân viên bốc xếp lên xe rồi đưa đi giao. Kiểm kê hàng được giao đầy đủ cho khách thì nhân viên giao hàng sẽ nhận
tiền thanh toán ngay, về giao lại cho kế toán ghi sổ. Trường hợp khách hàng quen muốn thanh toán chậm (chỉ trong vịng một tuần), thì sau đó nhân viên bán hàng sẽ thu số tiền này.
Quá trình bán hàng diễn ra tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt sẽ được đơn giản hóa qua sơ đồ sau:
Hình 2.3 Tiến trình bán hàng của Công ty.
Cần chú ý rằng mỗi ngày nhân viên bán hàng sẽ luân phiên nhau đi chào hàng ở ba khu vực nhưng ba khu vực này không trùng ngày trước đó và khơng trùng với tuyến nhân viên khác đã đi. Sau một khoảng thời gian nhất định, khách
Chào hàng
Nhận đơn hàng
Đồng bộ IDSS
Xuất hóa đơn
Giao hàng Thanh tốn Xử lí đơn hàng - Hóa đơn tổng - Hóa đơn lẻ Xuất hàng
hàng đã bán sắp hết hàng sẽ quay trở lại khu vực cũ để chào hàng. Khoảng sáu tháng thì đổi tuyến giữa các nhân viên một lần, để tránh tình trạng nhân viên đã quen thân với khách hàng có thể thơng đồng gian lận, bên cạnh đó để nhân viên của mình ln phải trau dồi kiến thức, nỗ lực bán hàng, Tuấn Việt sẽ thuyên chuyển qua tuyến mới để họ có thể học hỏi những điều mới.
Mỗi lần sản phẩm tăng giá Tuấn Việt sẽ được Dutch Lady báo trước một tuần, tuy nhiên công ty chỉ báo trước cho nhà bán bn, bán lẻ của mình trước