Sổ chi tiết
2.2.3.1: Nội dung chi phí và các chứng từ sử dụng
Máy móc dùngcho thi cơng (gọi chung là xe, máy) là một phần tài sản của công ty, để tạo quyền chủ động cho các đội XDCT, Công ty giao tài sản xe, máy cho các đội. Lái xe, máy phải thực hiện chế độ thanh toán xăng, dầu với đội hàng ngày và thực hiện chế độ bảo dỡng xe, máy.
Máy thi công của công ty gồm: Trục vận thăng, máy trộn, máy cắt, đầm bàn, đầm dài, máy ủi, máy xúc… Với những loại máy
69
cần cho thi công nhng ở cơng ty khơng có hoặc khơng đủ, cơng ty sẽ th ngồi. Chi phí sử dụng máy thi cơng là những chi phí liên quan trực tiếp đến việc sử dụng máy thi công nhằm thực hiện cơng tác xây lắp bằng máy gồm: chi phí nhiên liệu phục vụ trực tiếp cho hoạt động của máy; lơng cơng nhân điều khiển máy; chi phí sửa chữa lớn theo kế hoạch; khấu hao; chi phí vật liệu phụ, cơng cụ dụng cụ, chi phí khác…
Chi phí sử dụng máy thi cơng đợc kế tốn công ty tập hợp hàng quý. Chi phí sử dụng máy thi cơng của cơng trình nào thì tập hợp cho cơng trình đó.
Các chứng từ sử dụng
Khi có nhu cầu sử dụng máy Đội gửi yêu càu Công ty giao máy để thực hiện thi công. Sau khi xem xét khả năng cung ứng máy công ty sẽ giao máy cho các đội. Máy sẽ đợc các đội chủ động điều khiển để tạo điều kiện thuận lợi đẩy nhanh tiến độ thi công. Các đội phải thờng xuyên báo cáo công tác hoạt động của máy thi công và bộ phận quản lý qua chứng từ ban đầu là bảng theo dõi hoạt động máy thi công. Đến cuối tháng các chứng từ này cùng các chứng từ khác liên quan nh: Phiếu xuất kho vật t sử dụng cho máy chạy, hoá đơn bán hàng, bảng chấm công của cơng nhân điều khiển máy thi cơng, chi phí nhiên liệu tiêu hao, phụ từng thay thế sửa chữa bảng tính khấu hao, nhật trình sử dụng máy… nếu sử dụng máy thi cơng th ngồi thì Đội trởng đội thi cơng tập hợp chứng từ, hợp đồng thuê máy, biên bản thanh lý hợp đồng và các hố đơn chi phí xăng, dầu chạy máy để chuyển về phịng kế tốn làm căn cứ phân bổ cho từng đối tợng liên quan,
chi phí máy thi cơng sử dụng cho cơng trình nào thì đợc tính vào chi phí cho cơng trình đó.
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi công” để phân bổ và tập hợp chi phí sử dụng máy phục vụ trực tiếp cho thi công.
Bên Nợ TK623: Tập hợp các chi phí liên quan đến sử dụng máy thi cơng
Bên Có TK623: Kết chuyển tồn bộ chi phí sử dụng máy thi cơng phân bổ vào TK154.
TK623 cuối kỳ khơng có số d
2.2.3.3. Kế tốn chi tiết
Máy thi cơng dùng cho cơng trình nào thì tập hợp chi phí trực tiếp cho cơng trình đó, nên khơng phân bổ. Kế tốn đội thu thập chứng từ liên quan đến chi phí máy thi cơng của từng cơng trình, tổng hợp rồi chuyển lên phòng kế tốn cơng ty. Phịng kế tốn sẽ dựa vào chứng từ đội đã tổng hợp kiểm tra tính chính xác của các chứng từ và làm căn cứ để ghi sổ kế tốn
* Nếu máy thi cơng là của cơng ty: Hàng quý, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để tính ra khấu hao của từng máy thi công. Tại công ty TNHH TM & XD Tân Nhật Linh, khấu hao máy thi cơng đợc tính theo phơng pháp tuyến tính theo tháng sử dụng
71Giá trị Giá trị khấu hao trích theo tháng = Nguyên giá TSCĐ Tổng số tháng đợc tính sử dụng của TS
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế + Chi phí lắp đặt chạy thử máy
Biểu 8: Trích khấu hao TSCĐ
Bảng trích khấu hao TSCĐ Q 1/2010 ST T Tên máy Số đầu năm Giá trị cịn lại Khấu hao cơ bản quý 1/2010 Nguyên giá Hao mòn
1 2 Trục vận thăng 23409 TQ Máy trộn bê tơng B2O2 ................. 45.900.00 0 895.000.0 00 13.251.00 0 227.000.0 00 32.649.0 00 668.000. 000 5.624.000 18.327.00 0 ............... Tổng 213.803.7 00 Căn cứ vào bảng trích khấu hao máy thi cơng của tồn Cơng ty dựa vào bảng theo dõi hoạt động của máy thi cơng kế tốn tiến hành phân bổ cho từng cơng trình, cơ sở để phân bổ là số ca máy chạy cho từng cơng trình.
Bảng theo dõi hoạt động máy thi công
Quý 1/2010 ST
T
Tên máy Khối lợng hoạt động Ghi chú 1
2
Trục vận thăng 23409 TQ
Máy trộn bê tông B202 ........................
88 ca 46 ca ..........
Tổng 2.765 ca
Chi phí khấu hao cơ bản máy thi cơng phân bổ cho từng cơng trình đợc xác định nh sau:
Biểu 10: Trích bảng tổng hợp chi phí khấu hao tài sản cố định.
Bảng tổng hợp chi phí khấu hao TSCĐ.
Cơng trình: Bu điện văn hố Văn Mồ Quý 1/2010
STT Tên, ký hiệu TSCĐ Số tiền phân bổ khấu hao 73 Chi phí khấu hao cơ bản phân bổ cho cơng Tổng chi phí khấu hao phân bổ cho toàn quý Tổng số ca hoạt động của máyphục vụ Số ca hoạt động của máy phục vụ cơng trình A = x
1 Máy trộn bê tông B202 1.195.239 2 Máy xúc đất KT37HK ……….. 10.238.522 Tổng 32.987.211
Cụ thể khi phân bổ khấu hao cho cơng trình Bưu điện văn hoỏ
Văn Mồ kế toán ghi:
Nợ TK 623 32.987.211 Có TK 214 32.987.211
Tại công ty TNHH TM & XD Tân Nhật Linh chi phí nhân cơng điều khiển phục vụ máy thi cơng bao gồm tiền lơng của công nhân trực tiếp điều khiển máy, phục vụ xe và gồm cả các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo quy chế của bộ tài chính đều đợc hạch tốn vào TK623.
Căn cứ vào bảng chấm công của công nhân điều khiển phục vụ máy do nhân viên theo dõi dới cơng trình, Kế tốn tiến hành thanh tốn lơng cho cơng nhân điều khiển máy.
Khi tính ra tiền lơng cho cơng nhân điều khiển máy, phụ máy kế toán ghi:
Nợ TK 623(6231) 8.950.000 Có TK 334 8.950.000
Đối với chi phí cơng cụ dụng cụ, vật liệu dùng cho máy thi cơng bao gồm chi phí cơng cụ dụng cụ, vật liệu xuất kho hoặc
Khi xuất vật liệu phục vụ máy thi công Nợ TK 623(6232) 860.000
Có TK 152 860.000
Chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí bằng tiền khác ở đội máy thi công là những chi phí như th ngồi sửa chữa máy, tiền điện nước, tiền thuê TSCĐ...
Cụ thể theo chứng từ số 139 ngày 11/01/2010 chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cơng trình Bưu điện văn hoỏ Văn Mồ .
Nợ TK 623(6238) 396.000 Nợ TK 133 39.600
Có TK111 435.600
* Nếu máy thi cơng là máy thuê ngoài. Do đặc điểm của sản xuất xây lắp mang tính đơn chiếc khơng tập trung và do máy móc thiết bị có hạn nên để tiện lợi trong thi cơng và tăng tiến độ thi cơng cơng trình nên Cơng ty vẫn th ngồi một số máy móc thiết bị thi cơng như cẩu, máy lu…Khi cơng việc hồn thành, máy thi cơng và chi phí th máy thi cơng được tính trọn vào một khoản trên hợp đồng thuê máy và tính riêng cho từng cơng trình. Đội trưởng đội thi công tập hợp các chứng từ gốc thuê thiết bị bao gồm: Hợp đồng thuê máy, Biên bản thanh lý hợp đồng gửi lên phịng kế tốn. Phần lớn máy móc thi cơng đều do cơng nhân của đội sử dụng do đó khoản chi phí nhân cơng trực tiếp này đã được tính ở trên.
Máy thi cơng th ngồi dùng cho cơng trình nào thì tập hợp trực tiếp cho cơng trình đó nên khơng phân bổ. Khi thanh lý hợp
đồng th ngồi máy thi cơng kế tốn ghi:
Nợ TK 623(6237) 6.850.000 Nợ TK 133 685.000
75
Có TK 111 7.535.000