ngày cuối tháng theo các trình tự sau:
◇1 Hàng tháng, nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như Bảng
chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy xin nghỉ, bảng thanh toán tiền lương, các chứng từ liên quan đến tiền lương (phiếu chi lương, giấy tạm ứng…) đã được kiểm tra và xét duyệt bởi kế toán trưởng và Giám đốc để phân loại và lập chứng từ ghi sổ. Đồng thời từ các chứng từ đó kế tốn viên cũng phân loại và lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Hạch tóan chi tiết TK 338, 335) và ghi vào sổ lương (Hạch toán chi tiết TK 334) được theo dõi hàng tháng và ghi vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh (Hạch toán chi tiết TK 964) để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh (tài khoản 911). Ngoài ra các chứng liên quan đến tiền mặt như phiếu chi lương, giấy tạm ứng…sẽ được kế toán kiểm tra và ghi vào sổ quỹ tiền mặt (Hạch tốn chi tiết TK 111) theo trình tự thời gian để theo dõi thu, chi và số dư của Quỹ.
◇2 Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến Kế toán trưởng ký
duyệt, ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian
◇3 Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào các sổ Cái liên quan đến tiền lương nhưSổ Sổ
cái TK111, 334, 338, 642.
◇4 Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở Sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
◇5 Đối chiếu và kiểm tra số liệu trên các sổ quỹ tiền mặt, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ chi tiết với bảng cân đối tài khoản. Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và khớp với số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số số dư Nợ và số dư Có của từng tài khoản trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết thuộc phần kế toán chi tiết các TK 334, 335, 338.
◇6 Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên. Bảng cân đối tài
khoản
- Nguyên tắc lập chứng từ và chu chuyển chứng từ liên quan đến kế toán tiền lương:
+ Chứng từ kế toán tiền lương của Công ty được lập căn cứ trên chế độ lao động, tiền lương và các chế độ kế toán liên quan khác do Nhà nước ban hành. Các mẫu biều chứng từ được thống nhất áp dụng phải hợp lý, hợp pháp. Đối với mẫu biểu bắt buộc như Sổ lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Giấy xin nghỉ hưởng BHXH…kế toán phải áp dụng đúng, ngồi ra Cơng ty đã thống nhất và lâp ra các mẫu biểu riêng cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty như bảng chấm công, giấy xin nghỉ… Tất cả nhân viên trong công ty đều phải dùng các biểu mẫu đã được thống nhất áp dụng. Vì thế khi lập chứng từ phải đảm bảo đúng biểu mẫu hợp lý, hợp pháp để làm căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán.
+ Khi các chứng từ chuyển đến phịng kế tốn: Kế tốn phải kiểm tra sự hợp lý, hợp pháp của chứng từ ví dụ đúng biểu mẫu chưa? Có ghi đủ nội dung trong biểu mẫu khơng? Nội dung có chính xác với nghiệp vụ thực tế phát sinh khơng? Có đủ chữ ký xác nhận của những người liên quan khơng?.. Sau đó kế tốn sẽ phân loại và ghi sổ kế toán. Các chứng từ sẽ được kế toán lưu giữ tại tủ lưu trữ của phịng kế tốn.
+ Trình tự chu chuyển chứng từ kế toán tiền lương:
Bước 1: Phịng hành chính nhân sự lập Bảng chấm cơng
Bước 2: Bảng chấm công sẽ được gửi cho trưởng phòng của các phịng ban xác nhận và sau đó là gửi cho Giám đốc xét duyệt.
Bước 3: Bảng chấm đã được kiểm tra xét duyệt sẽ được chuyển đến Phịng Kế tốn. Kế tốn sẽ xử lý số liệu và tính tốn tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế tốn sẽ lập các Bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương gửi cho Giám đốc xét duyệt.
Bước 4: Sau khi các chứng từ đó được Giám đốc xét duyệt, kế toán sẽ lập phiếu chi lương gửi Giám đốc xét duyệt lần nữa. Tiếp đó sẽ gửi phiếu chi đó cho Thủ quỹ chi lương.
Bước 5: Sau khi các chứng từ tiền lương được ký xét duyệt và thực hiện xong, kế toán sẽ ghi sổ kế tốn theo các trình tự trong sơ đồ hạch tốn kế tốn tiền lương đã nêu ở trên.
- Chứng từ, sổ sách sử dụng liên quan đến hạch toán kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương.
Bảng chấm cơng (theo mẫu riêng của Công ty_Mẫu 1): Mặc dù số lượng nhân viên không nhiều nhưng Bảng chấm công được lập riêng cho 3 phòng: Phịng Kinh doanh, phịng Kế tốn, phịng Hành chính nhân sự). Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công làm thực tế, ngày nghỉ…của toàn thể nhân viên trong công ty. Vào ngày 28 hàng tháng, Bảng chấm cơng đã có xác nhận của trưởng phòng và được Giám đốc duyệt được tập hợp lại gửi cho phòng Kế toán. Gửi kèm theo Bảng chấm cơng phải có giấy xin nghỉ phép hoặc giấy xin nghỉ không lương cho từng người theo mẫu của Công ty trong trường hợp có người nghỉ làm trong tháng. Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ này để tính lương cho từng nhân viên.
Cơng ty Cổ phần Thương mại và Du lịch Hiro Phịng: Kinh doanh Mẫu 1 BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 năm 2006 S T T Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 42 25 26 27 28 29 30 31 Số ngày công Số ngày nghỉ phép Số ngày nghỉ không lương
1 Nguyễn Đăng Thu TP C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21
2 Hà Vân Anh NV C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 3 Trần Văn Hùng NV C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 4 Đỗ Văn Giang NV C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C 21 5 Nguyễn Thị Linh NV C C C C C C P P C C C C C C C C C C C C C 19 2